C-155-2019

PRINCIPIO DE LEGALIDAD. SEGURIDAD JURÍDICA. JUNTA VIAL CANTONAL. ACTA DE ACUERDOS MUNICIPALES. FUNCIONES DEL SECRETARIO DE LA JUNTA VIAL CANTONAL.

Mediante oficio AI-078-2018 del 07 de setiembre de 2018, se nos consulta si ¿La Junta Vial Cantonal al ser un Órgano Colegiado los actos que se realicen deben constar en un libro de actas debidamente legalizado por la Auditoría Interna?. Asimismo, se cuestiona si ¿puede la Junta Vial Cantonal tener la transcripción de las actas atrasada por un período superior de tres años?. Y ¿Si es procedente que el Concejo Municipal apruebe los presupuestos de la Ley 8114 y 9329, con transcripción de las actas de la Junta Vial Cantonal, que no consta en un libro legalizado?. En ese sentido consulta sobre […] ¿a quién le corresponde realizar la labor del Órgano decisor? […] y cual sería la responsabilidad tendría el Auditor Interno de una Institución Pública, si ante una situación de atraso en la transcripción de actas en un libro previamente legalizado, se niega a legalizar libros para se transcriban actas con atrasos superiores a un año? ¿tiene alguna validez legalizar libros para que se transcriban actas con períodos atrasados?

Por medio del dictamen C-155-2019, Jorge Oviedo Álvarez y Robert Ramírez Solano concluyen:

-      La Junta Vial Cantonal, como parte de la Municipalidad, está sujeta al Principio de Legalidad, por lo que debe cumplir con el régimen jurídico de los órganos colegiados (convocatoria, orden del día, quorum, acta y aprobación), previsto en la Ley General de la Administración Pública, Ley No. 6227, como lo dispone el artículo 10 del Decreto No. 40138-MOPT.

-      El acta, es un requisito sustancial exigido por el ordenamiento jurídico para los órganos colegiados, por ende es innegable que   en orden a garantizar  la validez de sus sesiones y acuerdos, debe levantar las mismas registrando el desarrollo de la sesión, la votación y los acuerdos tomados. El acta debe ser aprobada en la sesión ordinaria inmediata siguiente, sin la aprobación –firmeza-, los acuerdos no pueden ser ejecutados.

-      La responsabilidad de la confección, custodia y orden de las actas recae en el Secretario de la Junta Vial Cantonal. El Secretario debe levantar el Acta inmediatamente terminada la sesión, para para poner en conocimiento previamente y en un plazo razonable a los miembros de la Junta Vial Cantonal, para después, su eventual aprobación y firmeza en la próxima sesión ordinaria de la Junta Vial Cantonal. Al Presidente de la Junta Vial Cantonal se le ha asignado por ley el compromiso de velar porque el Secretario cumpla su función con el acta, y es competencia del Presidente y del Secretario firmar las actas, so pena de incurrir en responsabilidad. 

-      La Junta Vial Cantonal, sólo puede emitir sus recomendaciones, informes criterios al Concejo Municipal, mediante acuerdo en firme, amparado en el acta respectiva, de no ser así, se incumple con los principios de legalidad, seguridad jurídica y transparencia de las actuaciones públicas, impidiendo al Concejo Municipal, como superior jerárquico, velar por el buen funcionamiento, orden y ejercer el control sobre las actuaciones de la Junta Vial Cantonal.

-      En principio, el Libro de Actas de la Junta Vial Cantonal, debe estar autorizado por la Auditoria Interna de la Municipalidad, al tenor del artículo 22 inciso e) de la Ley General de Control Interno, Ley No.8292. Las Actas y acuerdos que hayan sido documentados en hojas de un libro no autorizado por la Auditoria Interna, sin embargo, son válidos.