C-247-2019

GENERALIDADES SOBRE LA ADMISIBILIDAD DE LAS CONSULTAS DE LA AUDITORÍA INTERNA. SOBRE LOS LIBROS CONSTITUIDOS CONFORME LA LEY N° 8454 Y LA OBLIGACIÓN DEL USO DE LA FIRMA DIGITAL. SOBRE LOS LIBROS EN FORMATO TECNOLÓGICO QUE LEGALICE LA AUDITORÍA INTERNA.

En el oficio AI-OF-027-19 el órgano fiscalizador de la Municipalidad de Flores consulta lo siguiente:

“1- ¿Qué libros legales debe autenticar las Auditorías Internas, conforme la legalidad vigente?

2- ¿Con la reglamentación de la firma digital, el auditor o auditora, dejaran de legalizar libros, por la desmaterialización de los mismos?

3- […] ¿Los auditores y auditoras deberán foliar y autenticar los libros desmaterializados?

4- Se debe reglamentar la desmaterialización de ciertos libros legales, como, por ejemplo, los contables, los que lleva la proveeduría como las actas de las comisiones de licitaciones y aperturas de ofertas, así como de otras comisiones internas (sic).

5- Se pueden desmaterializar los libros de las distintas comisiones que están establecidas en el Código Municipal, y que son las conforman miembros del Concejo Municipal (sic).

6- Se pueden desmaterializar los libros de actas que llevan las diferentes sub comités de deportes, de un determinado cantón (sic).”

Por medio del dictamen C-247-2019, el Lic. Jorge Andrés Oviedo Álvarez, Procurador Adjunto, y el Lic. Robert William Ramírez Solano, Abogado Asistente, concluyen:

1.      Que los documentos, archivos y libros emitidos en soporte electrónico, conforme la Ley de Certificados, Firmas Digitales y Documentos Electrónicos, Ley N° 8454, son equivalentes plenamente a si fueran físicos, manteniendo su valor jurídico, en el tanto se apliquen las medidas de seguridad necesarias para garantizar su inalterabilidad, se posibilite su acceso o consulta posterior y se preserve, además, la información relativa a su origen y otras características básicas.

2.      Que la migración a una gestión de documentos, archivos y libros físicos a soporte electrónico, no dispensa a la Administración de la obligación de cumplir con los demás requisitos que el ordenamiento jurídico disponga para ese acto, como lo advierte el artículo 10 de la Ley Nº 8454.

3.      Que conforme el artículo 22 inciso e) de la Ley Nº 8292, es obligación de la Auditoría Interna la legalización de los libros contables y de las actas de los órganos colegiados de la administración a la cual este adscrita, así como de aquellos libros que se considera necesario legalizar por control interno. La Auditoría Interna, para legalizar libros electrónicos o digitales, debe hacer uso de la firma digital, debidamente certificada conforme la Ley Nº 8454.

4.      Es facultad de la Administración y de la Auditoría definir los mecanismos y la reglamentación para la gestión y conservación de archivos y libros en soporte electrónico, lo cual deberá observar la normativa nacional sobre archivo de documentos públicos.