PGR-C-176-2023

MINISTERIO DE LA PRESIDENCIA. AUDITORÍA INTERNA. REQUISITOS DE ADMISIBILIDAD. TIMBRE DE ARCHIVO. OBLIGACIÓN TRIBUTARIA. PRINCIPIO DE RESERVA DE LEY. LEY DE CREACIÓN DEL TIMBRE DE ARCHIVO. EMISIÓN DE CERTIFICACIONES. PRINCIPIO DE INMUNIDAD FISCAL. LEY DE EXPENDIO DE TIMBRES. EXENCIÓN ESPECÍFICA POR NORMA ESPECIAL.

  La Auditoría Interna del Ministerio de la Presidencia nos consultó si “…las certificaciones que emitan las oficinas del Poder Ejecutivo deben exigir el pago del timbre de archivo, según lo estipulado en el artículo 6 de la Ley de Creación del Timbre de Archivos y normativa atinente, o por el contrario están exentas”.  

Esta Procuraduría, en su dictamen PGR-C-176-2023 del 18 de setiembre del 2023, suscrito por el Procurador Julio César Mesén Montoya, y por Mariela Villavicencio Suárez, abogada de Procuraduría, arribó a las siguientes conclusiones:

1.- La potestad de imperio le permite al Estado establecer cargas tributarias para administrar, controlar y recaudar todo tipo de tributos.  En relación con la definición de tributo, el artículo 4 del Código de Normas y Procedimientos Tributarios señala que “…son prestaciones en dinero (impuestos, tasas, contribuciones especiales), que el Estado en ejercicio de su poder de imperio, exige con el objeto de obtener recursos para el cumplimiento de sus fines”.

2.- Uno de los pilares en materia tributaria lo constituye el principio de reserva de ley, según el cual, la exigencia del pago de tributos solo puede ser creada, modificada o abolida por la ley.

3.- El artículo 5 del Código de Normas y Procedimientos Tributarios dispone que en cuestiones tributarias solo la ley puede crear, modificar o suprimir tributos; definir el hecho generador de la relación tributaria; establecer las tarifas de los tributos; e indicar el sujeto pasivo.  Además, ese numeral señala que solo la ley puede otorgar exenciones, reducciones o beneficios con respecto a los tributos.  Por su parte, el artículo 31 de ese Código dispone que el “hecho generador” de la obligación tributaria es el presupuesto que establece la ley para tipificar el tributo y cuya realización produce el nacimiento de la obligación tributaria, la cual, según el artículo 11, surge entre el Estado u otros entes públicos y los sujetos pasivos.

4.- La obligación tributaria tiene tres elementos principales que la conforman y cuya regulación está reservada exclusivamente a la ley, a saber: el hecho generador que es la descripción legal o supuesto hipotético que origina el tributo; el sujeto activo, el cual, de conformidad con lo establecido en el artículo 14 del Código de Normas y Procedimientos Tributarios, es el acreedor y titular para exigir el pago del tributo; y el sujeto pasivo, que el artículo 15 de ese mismo cuerpo legal describe como el obligado al cumplimiento de las prestaciones tributarias establecidas a favor del Estado u otros entes públicos, ya sea en calidad de contribuyente o de responsable.

5.- La Ley de Creación del Timbre de Archivo, tal y como se deduce de su nombre, crea un tributo denominado “timbre de archivo”.

6.- El hecho generador de la obligación de pago del timbre de archivo surge cuando se gestiona y lleva a cabo la emisión de una certificación, ya sea en una oficina de la Administración central, o bien de la Administración descentralizada, incluyendo a las municipalidades.  En este caso, quien ostenta el carácter de sujeto pasivo de la obligación tributaria y, por tanto, quien debe asumir el pago tributo, es el beneficiario de dicha certificación, mientras que la condición de sujeto activo recae sobre el Estado, entendido este en un sentido estricto, es decir, la Administración central, debido a su condición de acreedor, pues los ingresos de ese tributo van dirigidos a la Caja Única del Estado.

7.- Existen dos supuestos en los cuales el pago del timbre de archivo no sería exigible a los órganos o entes públicos: cuando aplique el principio de inmunidad fiscal o cuando exista una exención específica.  

8.- Cuando los órganos de la Administración central (sujeto activo del timbre de archivo) soliciten al Ministerio de la Presidencia emitir una certificación, resulta aplicable el principio de inmunidad fiscal, pues estaríamos ante trámites que son gestionados por el mismo Estado para sus propios fines, lo que daría lugar al surgimiento de la causa de extinción de la obligación tributaria por confusión y, por lo tanto, no procede el cobro del timbre de archivo.  Por el contrario, cuando esa misma solicitud sea planteada por algún ente u órgano de la Administración descentralizada, no aplicaría el principio de la inmunidad fiscal, pues no existe la coincidencia subjetiva que se exige para que opere ese principio.

9.- El artículo 5 de la Ley de Expendio de Timbres es una norma de exención que establece quiénes no están obligados a pagar timbres en los actos y contratos realizados en su beneficio. Según esa norma, cuando la Administración central del Estado, las municipalidades, los concejos municipales de distrito, las juntas de protección social, las instituciones de enseñanza superior, las juntas administrativas de enseñanza media, las juntas de educación y las juntas rurales requieran la emisión de una certificación, no deben pagar el timbre de archivo, por estar exentas del pago de ese tributo.  Podrían existir más supuestos en los que, por leyes especiales, otros entes u órganos de la Administración Pública estén exentos del pago del timbre de archivo, en cuyo caso, corresponderá a los interesados alegar la exención y al Ministerio de la Presidencia valorar la posibilidad de acoger esa solicitud. 

10.- En síntesis, no están obligados a pagar el timbre de archivo los órganos de la Administración central, los entes mencionados en el artículo 5 de la Ley de Expendio de Timbres, y los órganos o entes públicos que gocen de alguna exención específica por norma especial.

11.- Toda persona privada, física o jurídica, que solicite una certificación a cualquier órgano o ente del sector público, está obligada al pago del timbre de archivo.