19 de agosto de 2014

C-259-2014

Señora

Geannina Dinarte Romero

Viceministra

Ministerio de Economía, Industria y Comercio

Estimada señora:

Con la aprobación de la señora Procuradora General de la República, me refiero a su oficio de fecha 11 de junio de 2014, recibido en esta Procuraduría el 13 de junio de este año, mediante el cual consulta:

“(…) Me permito solicitarle criterio sobre la integración del Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos del MEIC, en cuanto a la necesidad de que uno de sus miembros deba ser un profesional en Archivo, y no un profesional en Bibliotecología (…)”

            Se adjunta el criterio de la Unidad Asesora de Asuntos Jurídicos del Ministerio en cuestión en el que se concluye:

“(…) En virtud de los razonamientos esgrimidos y normativa legal citada, considera este órgano asesor que en aplicación de los principios y finalidades de la Ley 7202 y su reglamento, la Comisión Institucional de Selección y Eliminación de Documentos del MEIC, debe estar integrada por el encargado del archivo central; siendo que conforme a la normativa legal, debe ser un técnico profesional en archivo; por lo que en ausencia del mismo, la Comisión se ve imposibilitada en sesionar, esto en aplicación del principio de legalidad, el cual es claro al indicar que “La Administración Pública actuará sometida al ordenamiento jurídico y sólo podrá realizar aquellos actos o prestar aquellos servicios públicos que autorice dicho ordenamiento” (artículos 11 de la Constitución Política y 11 de la Ley General de la Administración Pública).

Con la reciente reestructuración parcial de la Institución, oficializada por medio del Decreto Ejecutivo n° 37457, si bien el archivo central no se configura como un departamento exclusivo, ya que es parte integral del Departamento de Gestión de Información, los procesos que se deben desarrollar por las funciones del archivo central deben estar a cargo de un técnico profesional especialista en la materia. (…)”

                                                                                                                                                I.            Fondo de la Consulta.-

            La Ley N° 7202, Ley del Sistema Nacional de Archivos n° 7202, vigente desde el 17 de noviembre de 1990 en su artículo 2 indica:

“(…) La presente ley y su reglamento regularán el funcionamiento de los órganos del Sistema Nacional de Archivos y de los archivos de los Poderes Legislativo, Judicial y Ejecutivo, y de los demás entes públicos, cada uno con personalidad jurídica y capacidad de derecho público y privado, así como de los archivos privados y particulares que deseen someterse a estas regulaciones. (…)”

            Es claro que el Ministerio de Economía, Industria y Comercio, se encuentra sujeto a las regulaciones emanadas de la Ley y su Reglamento, en lo relativo a la gestión del acervo documental que produce y tiene a su cargo.

            Respecto de los archivos administrativos públicos, indica la Ley de comentario en el cardinal 39:

“(…) Son archivos administrativos públicos, los archivos de gestión y los archivos centrales. Los de gestión son los archivos de las divisiones, departamentos y secciones de los diferentes entes a que se refiere el artículo 2 de la presente ley, encargados de reunir, conservar, clasificar, ordenar, describir, seleccionar, administrar y facilitar la documentación producida por su unidad, que forme su prearchivalía y que deba mantenerse técnicamente organizada. Los archivos centrales son unidades que igualmente cumplirán las funciones antes descritas, en la archivalía que organicen, en la que centralizarán la documentación de todo el ente. (…)”

            Asimismo, el artículo 41 de la Ley establece el deber de toda institución de contar, tanto con el archivo de gestión como el central. En adición a lo anterior y en relación con el tema de la especialización del personal que labora en ese centro señala el artículo 43: “(…) Cada archivo central tendrá dentro de su personal, cuando menos, a un técnico profesional en archivística y a los técnicos necesarios de la misma especialidad. (…)

            Ahora bien, a fin de gestionar adecuadamente el patrimonio documental de la Nación, la  Ley crea la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos, “(…) encargado de dictar las normas sobre selección y eliminación de documentos, de acuerdo con su valor científico-cultural, y de resolver las consultas sobre eliminación de documentos de los entes productores a los que se refiere el artículo 2 (…)” (Artículo 31).

            En consonancia con lo anterior, el numeral 33 de la Ley establece que: “(…) cada una de las entidades mencionadas en el artículo 2 de la presente ley integrará un comité institucional de selección y eliminación, formado por el encargado del archivo, el asesor legal y el superior administrativo de la entidad productora de la documentación (…)”

            El objeto del Comité Institucional de Selección y Eliminación de acuerdo con el mismo numeral, es “(…) evaluar y determinar la vigencia administrativa y legal de sus documentos y consultar a la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos cuando deba eliminar documentos que hayan finalizado su trámite administrativo. (…)”

            Para determinar la especialidad con la que debe contar el encargado del archivo, nos remitimos al Decreto Ejecutivo n° 24023, Reglamento a la Ley del Sistema Nacional de Archivos, vigente desde el 7 de abril de 1995, artículos 138 y 142 respectivamente:

“(…) Artículo 138.-Cada una de las entidades mencionadas en el artículo 2° de la Ley que se reglamenta integrará un Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos, que estará formado por el asesor legal, el superior administrativo y el Jefe o Encargado del Archivo de la entidad productora de la documentación, o por quienes éstos deleguen, siempre y cuando reúnan las mismas condiciones profesionales. Entre esos miembros se nombrará, de acuerdo con lo que establece al respecto la Ley General de la Administración Pública, un presidente y un secretario, electos por mayoría absoluta, quienes durarán en el cargo un año, pudiendo ser reelectos. El Comité establecerá sus normas de trabajo y la frecuencia de las reuniones

(…)Artículo 142.-El jefe o encargado de cada Archivo Central será cuando menos un Técnico Profesional con especialidad en Archivística, a quien le corresponderá planificar, coordinar, controlar y supervisar las funciones archivísticas de su unidad. (…)”

            El Reglamento es específico y contundente, al señalar en primer término que el Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos deberá estar integrado por el Jefe o Encargado del Archivo o quien el delegue, haciendo énfasis en que ante una eventual delegación, quien ejerza tal función deberá reunir la misma condición profesional del Jefe o Encargado.

            Así, al establecer en el artículo 142 que el Jefe o Encargado debe ser cuando menos un técnico profesional con especialidad en Archivística, no queda duda alguna respecto del ámbito de conocimiento de quien forme parte de la Comisión.

            En ese mismo orden de ideas, de acuerdo con la Dirección General de Servicio Civil, Archivística y Bibliotecología conforman ámbitos de formación y ejercicio profesional distintos, clasificados así en su Manual de Especializaciones, por lo que también las atinencias son disímiles entre sí.

            La Archivística se define de la siguiente forma:

“(…)1. DEFINICION Comprende la actividad dirigida a reunir, conservar, clasificar, seleccionar, administrar y facilitar documentación de valor administrativo, legal o científico - cultural.

2. CARACTERISTICAS Los puestos que responden a este grupo de especialidad se dedican a actividades relativas a reunir, seleccionar, ordenar, y conservar los documentos que se custodian en unidades organizacionales catalogados como "Archivo Central" y/o "Archivo Especializado", en los cuales se administran la documentación tramitada en las oficinas de una entidad o dependencia. En sentido archivístico se entiende documento como cualquier testimonio material, escrito, gráfico o audiovisual entre estos actas, acuerdos, cartas, decretos, informes, leyes, resoluciones, mapas, planos, carteles, fotografías, filmes, grabaciones, cintas magnéticas, diskettes, etc.; los que poseen una información que ha sido producida en función de las actividades de una entidad o persona y que se conservan con una finalidad administrativa, jurídica, o científico - cultura. (…)”

            Por su parte, la especialidad de Bibliotecología involucra:

“(…)1. DEFINICION La especialidad "Bibliotecología" es de aplicación en puestos cuya actividad se relaciona con la selección, adquisición, catalogación, clasificación, préstamo y restauración de libros, periódicos y otros documentos escritos. Dentro de esta especialidad, se incluyen aquellos cargos con tareas relativas a la asignación, supervisión, dirección y coordinación de las labores señaladas.

2. CARACTERISTICAS El objeto primordial de quien lleve a cabo esta actividad, consiste en planificar, organizar y poner a disposición materiales bibliográficos, divulgativos y de carácter didáctico, que permitan orientar y satisfacer las necesidades de información de los usuarios de bibliotecas y de centros de documentación.

            Se colige, que Archivística y Bibliotecología abarcan ámbitos cognitivos y profesionales distintos, en razón de ello su diversa clasificación y la imposibilidad de tenerlos como especialidades atinentes.

            Por ende, no resulta posible dado el grado de especificidad de la norma, interpretar que la especialidad de Archivística pueda asimilarse a la de Bibliotecología, ello aunado a que la misma Dirección de Servicio Civil establece claramente la diferencia entre ambas.

            En consecuencia, quien integre el Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos, sea el Jefe o Encargado del Archivo o bien un tercero a quien se le delegue tal función, deberá tener como mínimo el grado de técnico profesional con especialidad en archivística, ello por disposición reglamentaria expresa.

            Atentamente,

                                                                       Paula Azofeifa Chavarría.

                                                                       Procuradora.-