27 de agosto 2015

C-228-2015

Señor

Carlos Arias Poveda

Superintendente General de Valores

Estimado señor:

Con aprobación de la señora Procuradora General de la República, me refiero a su oficio C02/0 del 23 de julio de 2015,  mediante el cual solicita a este órgano asesor que se refiera a la posibilidad de que en los procedimientos administrativos ordinarios tramitados por la Superintendencia, se sustituya el acta transcrita literalmente de la comparecencia oral y privada, por la grabación de dicho acto.

En cumplimiento de lo dispuesto en el numeral 4 de Ley Orgánica de la Procuraduría General de la República, se acompaña la presente consulta del criterio del Director de la División de Asesoría Legal y la Directora del Departamento de Gestión Jurídica y Cumplimiento, ambos de la Superintendencia General de Valores.

I.                   SOBRE LOS REQUISITOS DE VALIDEZ DEL ACTA DE LA AUDIENCIA ORAL

Para el proceso administrativo sancionatorio se han establecido una serie de elementos esenciales integrantes del debido proceso, dentro de los que se encuentra la realización de una audiencia oral y privada, en la cual pueda evacuarse la prueba y hacerse las manifestaciones que se consideren pertinentes en ejercicio del derecho de defensa de las partes.

Dicha audiencia oral y privada debe estar respaldada –en principio- por un acta que demuestre su realización y cumpla una serie de formalidades dispuestas en la ley, específicamente en el artículo 270 de la Ley General de la Administración Pública que señala:

“Artículo 270.-

1. Las declaraciones de las partes, testigos y peritos, y las inspecciones oculares, deberán ser consignadas en un acta. El acta deberá indicar el lugar y la fecha, el nombre y calidades del declarante, la declaración rendida o diligencia realizada, y cualquier otra circunstancia relevante.

2. El acta deberá confeccionarse, leerse y firmarse inmediatamente después del acto o actuación documentados.

3. El acta, previa lectura, deberá ir firmada por los declarantes, por las personas encargadas de recoger las declaraciones y por las partes si quisieren hacer constar alguna manifestación. Si alguno de los declarantes no quiere firmar o no puede se dejará constancia de ello y del motivo.

4. Cuando las declaraciones y diligencias a que se refiere el párrafo anterior fueren grabadas, el acta podrá ser levantada posteriormente con arreglo a lo dispuesto en el artículo 313.

5. Se agregará al acta, para que formen un solo expediente, todos los documentos conexos presentados por la Administración, o las partes en la diligencia.

6. El órgano director deberá conservar los objetos presentados susceptibles de desaparición, dejando constancia de ello en el acta.” (La negrita no forma parte del original)

De lo anterior se desprende que como requisitos fundamentales para la validez del acta se establecen la indicación del lugar y fecha en que se realiza la actuación administrativa, el nombre y calidades de los declarantes, la  declaración rendida, y la firma de los participantes.

Sin el cumplimiento de esos requisitos, tal como hemos señalado en otras oportunidades, el acta carece de las formalidades esenciales para su validez y por lo tanto no sería posible tener por realizada la comparecencia oral y privada, siendo un elemento sustancial del procedimiento (Ver dictámenes C-084-1996 del 30 de mayo de 1996, C-318-2005 del 5 de setiembre de 2005, C-244-2008 del 15 de julio de 2008, entre otros). 

A pesar de lo indicado, el propio artículo 270 de la Ley General de la Administración Pública, abre una posibilidad distinta para el levantamiento del acta, y es cuando la audiencia ha sido grabada, en cuyo caso, remite a las exigencias dispuestas en el numeral 313 de dicha ley que pasaremos a comentar.

II.                SOBRE LOS REQUISITOS DEL ACTA EN EL CASO DE GRABACIÓN DE LA AUDIENCIA

El artículo 313 de la Ley General de la Administración Pública constituye la excepción de lo dispuesto en el numeral 270 de dicha ley, pues regula aquellos casos donde las comparecencias, incluyendo las realizadas en la audiencia oral y privada cuentan con respaldo de un formato grabado. Al respecto dispone: 

“Artículo 313.-

1. Las comparecencias, en lo posible, serán grabadas.

2. Cuando lo fueren, el acta respectiva podrá ser levantado posteriormente con la sola firma del funcionario director, pero en todo caso deberá serlo antes de la decisión final. Se conservará la grabación hasta la conclusión del expediente.”

Nótese que el legislador flexibilizó el requisito del levantamiento del acta en aquellos casos donde la comparecencia ha sido grabada, pues en estos casos se permite su confección en un momento posterior y únicamente se exige la firma del funcionario director, siempre y cuando se mantenga la grabación hasta que se concluya el expediente.

Lo anterior encuentra su justificación en el hecho de que la grabación por sí misma permite a las partes conocer el detalle de lo sucedido en la comparecencia, lo cual exige lógicamente que dicha grabación sea accesible para las partes en garantía de su derecho de defensa.

La grabación sin embargo no sustituye la elaboración del acta, pues ésta siempre debe confeccionarse como complemento de lo grabado pues así lo exige el legislador, que como ya indicamos únicamente flexibilizó los requisitos para la confección del acta bajo estas circunstancias. Sobre la necesidad de elaborarse el acta aun cuando exista una grabación, señalamos en el dictamen C-244-2008 del 15  de julio de 2008:

“Es importante anotar que el artículo 313 no permite subsanar la ausencia del acta a través de la grabación de la audiencia. Reiteramos, la grabación de la audiencia sólo autoriza a que el acta pueda ser firmada exclusivamente por el funcionario director.

“Artículo 313.-

1. Las comparecencias, en lo posible, serán grabadas.

2. Cuando lo fueren, el acta respectiva podrá ser levantado posteriormente con la sola firma del funcionario director, pero en todo caso deberá serlo antes de la decisión final. Se conservará la grabación hasta la conclusión del expediente.”

En el presente caso, tenemos que se extraña del expediente, el acta de la audiencia oral y privada. Aún (sic) cuando se aporta la grabación de la audiencia. La omisión impide tener por demostrada la celebración efectiva de la audiencia, lo cual es esencial para la validez del procedimiento administrativo.

            A pesar de lo anterior, debemos señalar que el artículo 313 reiteradamente mencionado no exige que el acta se elabore a partir de una transcripción literal de lo sucedido en la audiencia oral y privada.  La norma no sólo no lo exige sino que además no tendría sentido que se obligue a tal literalidad cuando se cuenta adicionalmente con un soporte grabado que puede ser accedido por las partes.

            Es así como en los casos de grabación de la comparecencia, si bien debe elaborarse un acta posteriormente, dicha acta únicamente debe contar con requisitos básicos de identificación de la audiencia, tal como el nombre de los presentes, el lugar, hora y fecha de la realización de la audiencia y una descripción muy sucinta de lo sucedido, sin que sea necesario transcribir literalmente todo lo acontecido. Lo anterior, lógicamente con la firma únicamente del director del proceso, en los términos exigidos por el numeral 313.

            Adicionalmente, debe garantizarse que la grabación sea accesible a todas las partes, en protección de su derecho de defensa.

III.             CONCLUSIÓN

De lo anterior debemos concluir que a partir de lo dispuesto en los numerales 270 y 313 de la Ley General de la Administración Pública, la grabación de la audiencia oral y privada no sustituye la confección del acta escrita. Sin embargo en este caso, no se exige una transcripción literal de lo acontecido sino únicamente una descripción sucinta para identificar la audiencia realizada, firmada por el director del proceso. 

                                                                     Atentamente,

Silvia Patiño Cruz

Procuradora Adjunta

SPC/gcga