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Texto Dictamen 183
 
  Dictamen : 183 del 01/09/2016   

 1 de septiembre de 2016


 C -183-2016


 


Señora


Virginia Chacón Arias


Directora General


Archivo Nacional


 


Estimada señora:


 


            Con la aprobación de la señora Procuradora General Adjunta de la República, me refiero a su oficio DGAN-JA-349-2016 del 3 de mayo de 2016, mediante el cual solicita nuestro criterio en cuanto a la competencia legal de la Junta Administrativa del Archivo Nacional para emitir directrices de carácter obligatorio como órgano rector del Sistema Nacional de Archivos, a las instituciones que forman parte del sistema. Específicamente consulta sobre los Poderes Ejecutivo, Legislativo y Judicial, instituciones públicas descentralizadas, municipalidades, empresas del Estado y los demás entes públicos con personería jurídica y capacidad de derecho público y privado.


De previo debemos señalar que el tema jurídico que subyace a la presente consulta, ha sido abordado por este órgano asesor en otras oportunidades y de manera reciente en los dictámenes C-225-2015 del 26 de agosto de 2015, C-160-2016 del 1 de agosto de 2016 y C-157-2016 del 18 de julio de 2016. Por ello, nos remitimos a lo ahí expuesto, sin perjuicio del análisis específico que se hará en la presente consulta en cuanto a la facultad genérica de la Junta Administrativa del Archivo Nacional de emitir directrices de carácter obligatorio.


 


En cumplimiento de lo dispuesto en el artículo 4 de la Ley Orgánica de la Procuraduría General de la República, se acompaña la presente consulta del criterio emitido por la Asesoría Jurídica de la Dirección General de Archivo Nacional.


 


 


I.                   SOBRE EL PODER DE DIRECCIÓN Y COORDINACIÓN DESDE EL PODER EJECUTIVO


 


El poder de dirección y su correlativo deber de coordinación del Poder Ejecutivo devienen de lo expresado en el numeral 140 inciso 8 de la Constitución Política, el cual le faculta a ejercer un control respecto del adecuado funcionamiento de la Administración en general vigilando “el buen funcionamiento de los servicios y dependencias administrativas”.


 


Sobre el particular, el legislador reconoció el poder de dirección y coordinación al que alude la Constitución, en el numeral 26 de la Ley General de la Administración Pública, señalando:


 


El Presidente de la República ejercerá en forma exclusiva las siguientes atribuciones:


a) Las indicadas en la Constitución Política;


 b) Dirigir y coordinar la tareas de Gobierno y de la Administración Pública central en su total conjunto, y hacer lo propio con la Administración Pública descentralizada;


 c) Dirimir en vía administrativa los conflictos entre los entes descentralizados y entre estos y la Administración Central del Estado


(…)” La negrita no corresponde al original)


 


 


Se reconoce en consecuencia un poder de dirección y coordinación absoluto del Poder Ejecutivo frente a la Administración central, matizándose lo propio con relación a los entes descentralizados pero sin obviar la necesaria coordinación que debe existir entre ellos para lograr la adecuada consecución de los fines públicos.


 


Sobre el particular, señalamos en el dictamen C-145-2009 del 25 de mayo de 2009:


 


 “EL DEBER DE COORDINAR ENTRE ADMINISTRACIONES PÚBLICAS.


 


Indudablemente, la Constitución Política de Costa Rica (CCR) impone a las Administraciones Públicas el deber de cooperar entre sí. Particularmente, en el supuesto de las Administraciones Públicas comprendidas dentro del Poder Ejecutivo, esta obligación encuentra su reconocimiento expreso en el artículo 140, inciso 8 CCR.


 


La norma en comentario establece, que es atribución del Poder Ejecutivo supervisar el buen funcionamiento de las dependencias y servicios administrativos. Esta norma, de un extremo, garantiza la subordinación de los servicios y dependencias administrativos de la Administración Central, a la dirección política del Poder Ejecutivo. Luego, la prescripción constitucional establece que es deber del Poder Ejecutivo asegurar que la acción administrativa sea eficaz e idónea. Esto conlleva el principio de coordinación inter – administrativa. Este principio de coordinación alcanza aún a los órganos desconcentrados.


 


Es necesario remarcar que el principio de coordinación comprende también la relación entre el Poder Ejecutivo y los entes descentralizados. Dimensionándose entonces como una relación inter subjetiva pública. La jurisprudencia constitucional ha reconocido expresamente que la autonomía de las instituciones descentralizadas subsiste, sin perjuicio de los poderes de coordinación de los órganos superiores del Poder Ejecutivo. Al respecto, citamos la sentencia N.° 3855-1993 de las 9:15 horas del 11 de agosto de 1993…” (La negrita y el subrayado no son del original)


 


 


Ese deber de coordinación que vincula al Poder Ejecutivo (Administración Central) con la Administración Descentralizada, ha sido reconocido también por la jurisprudencia constitucional, como un medio para preservar y garantizar los derechos fundamentales de las personas, a través de una acción administrativa bien orientada. Consecuentemente, se encuentra relacionado con los principios constitucionales de eficacia y eficiencia que deben ordenar la actividad administrativa.


 


Precisamente dentro de ese ámbito de dirección y coordinación del Poder Ejecutivo, se justifica su potestad reglamentaria y la posibilidad de emitir directrices, aunque según analizaremos, esa atribución deberá ejercerse con mayor o menor contención según sea el grado de autonomía reconocida al órgano o ente administrativo.


 


II.                SOBRE LA COMPETENCIA DE LA JUNTA ADMINISTRATIVA DEL ARCHIVO NACIONAL COMO ÓRGANO RECTOR DEL SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVOS


 


La Junta Administrativa del Archivo Nacional fue creada mediante Ley 5574 del 17 de setiembre de 1974, pero en lo que respecta a su competencia dentro del Sistema Nacional de Archivos, resulta de relevancia lo dispuesto en la Ley 7202 del 24 de octubre de 1990. Al respecto, la citada Ley le reconoce su condición de máxima autoridad y órgano rector del sistema, señalando en lo que interesa:


 


“Artículo 11.-


La Junta Administrativa del Archivo Nacional, creada por ley No. 5574 del 6 de setiembre de 1974, será la máxima autoridad del Sistema Nacional de Archivos, actuará como órgano rector de dicho sistema, y tendrá como objetivos principales dotar de un edificio funcional a la Dirección General del Archivo Nacional, lo mismo que mantener una estrecha relación archivística y técnica entre los archivos del sistema. Su domicilio estará en la ciudad de San José, y será el mismo que tenga la Dirección General del Archivo Nacional…” (La negrita no es del original)


 


 


Nótese que de la norma citada se extrae la obligación de la Junta Administrativa del Archivo Nacional de mantener una estrecha relación archivística y técnica entre los archivos del sistema. Adicionalmente y para efectos de esta consulta, se le reconocen en la misma norma las siguientes atribuciones:


“(…)


e) Establecer las políticas archivísticas del país y recomendar estrategias para un adecuado desarrollo del Sistema Nacional de Archivos.


f) Formular recomendaciones técnicas sobre la producción y la gestión de documentos.


g) Velar por la óptima organización de los archivos públicos de Costa Rica.


h) Formular recomendaciones técnicas sobre la administración de documentos producidos por medios automáticos.


(…)


l) Todas las demás funciones que se le asignen en otras leyes o reglamentos.”


            Es así como el legislador le ha reconocido a la Junta Administrativa del Archivo Nacional la potestad general de emitir las políticas archivísticas del país y formular recomendaciones técnicas sobre la producción, gestión y administración de documentos. Esta potestad, sin duda, es exclusiva y se ejerce sin perjuicio del poder de dirección y/o coordinación que eventualmente ejerce el Poder Ejecutivo sobre los órganos y entes públicos.


            Adicionalmente, debe considerarse que paralelo a las competencias reconocidas a favor de la Junta Administrativa del Registro Nacional, la Ley 7202 crea a la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos como órgano de la Dirección General del Archivo Nacional encargado de dictar las normas sobre selección y eliminación de documentos de acuerdo con su valor científico cultural. Señala dicha ley:


“CAPITULO IV


De la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos


Artículo 31.-


Créase la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos, como el órgano de la Dirección General del Archivo Nacional encargado de dictar las normas sobre selección y eliminación de documentos, de acuerdo con su valor científico-cultural, y de resolver las consultas sobre eliminación de documentos de los entes productores a los que se refiere el artículo 2 de la presente ley.”


 


Sobre la potestad establecida en dicho artículo esta Procuraduría señaló en el dictamen C-420-2006 del 20 de octubre de 2006:


 


“...el artículo 31 de la Ley del Sistema Nacional de Archivos ha creado la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos, como un órgano con una competencia técnica especializada en materia de gestión documental.


En ejercicio de esta competencia técnica, la Comisión tiene la potestad de dictar normas aplicables para la selección y eliminación de documentos que carezcan de valor científico cultural, así como para definir el valor histórico cultural de documentos. Este poder normativo tiene por objeto establecer regulaciones técnicas generales que faciliten la gestión documental de los entes públicos, estableciendo los criterios de selección que la llevarán a determinar si un documento en particular tiene valor científico cultural y bajo qué presupuestos un documento puede ser eliminado. A tenor del numeral 2 de la misma Ley, estas normas técnicas son de aplicación general para el Estado y todos los demás entes públicos.”


 


De lo anterior deriva que tanto la Junta Administrativa del Registro Nacional como la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos cuentan con poder normativo en lo que respecta a sus respectivas competencias asignadas por ley. En el caso de la primera para dictar políticas archivísticas, y en el caso de la segunda para fijar los criterios de cuándo un documento deberá considerarse con valor histórico cultural.


 


Ahora bien, ese poder normativo de ambos órganos así como la obligación de coordinación que tiene la Junta Administrativa del Archivo Nacional de mantener una estrecha relación archivística y técnica entre los archivos del sistema, puede ejercerse a través de reglamentos técnicos, directrices o recomendaciones.


 


No obstante ello, debe señalarse que si bien en lo que respecta a los archivos públicos de la Administración centralizada no existe reserva alguna en cuanto a la competencia de la Junta y la Comisión para emitir disposiciones y órdenes concretas en esta materia, es lo cierto que el poder normativo comentado debe ser interpretado conforme al grado de autonomía conferido a los distintos entes públicos, según ha sido reconocido por esta Procuraduría en los recientes dictámenes C-225-2015 del 26 de agosto de 2015, C-160-2016 del 1 de agosto de 2016 y C-157-2016 del 18 de julio de 2016, entre otros. Sobre esto ahondaremos en los siguientes apartados.


 


 


III.             LA EMISIÓN DE DIRECTRICES Y NORMATIVA TÉCNICA EN MATERIA ARCHIVÍSTICA FRENTE A LA AUTONOMÍA DE LAS INSTITUCIONES AUTÓNOMAS, MUNICIPALIDADES Y  ENTES UNIVERSITARIOS


 


Como hemos venido señalando, el poder de dirección y coordinación del Poder Ejecutivo frente a la Administración central debe matizarse tratándose de los entes descentralizados, según el grado de autonomía que se les ha reconocido, aunque ello no enerva la obligación de coordinación entre las distintas dependencias públicas.


 


Lo dicho aplica de la misma manera en lo que respecta a las atribuciones normativas ya comentadas, conferidas a la Junta Administrativa del Archivo Nacional y a la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos, en materia archivística.


 


  En varios dictámenes emitidos por esta Procuraduría hemos aceptado que las instituciones descentralizadas se encuentran sometidas a las disposiciones de la Ley del Sistema Nacional de Archivos N°7202, pues así lo establece el numeral 2 de dicho cuerpo normativo al señalar:


 


“Artículo 2.-



La presente ley y su reglamento regularán el funcionamiento de los órganos del Sistema Nacional de Archivos y de los archivos de los Poderes Legislativo, Judicial y Ejecutivo, y de los demás entes públicos, cada uno con personalidad jurídica y capacidad de derecho público y privado, así como de los archivos privados y particulares que deseen someterse a estas regulaciones.
(La negrita no es del original)


 


 


Dicho artículo somete de manera expresa a todos los entes públicos a las disposiciones de la citada ley, por lo que en principio los entes descentralizados se encuentran dentro de su ámbito de aplicación.


 


De ahí que los criterios técnicos en materia archivística previstos en la Ley, resulten aplicables a las distintas organizaciones públicas en aras de una buena gestión documental, entre ellos lo relativo a determinar el valor científico-cultural de los documentos.


 


A partir de lo dispuesto en los numerales 3 y 31 de la Ley 7202, el legislador creó una Comisión encargada de dictar los lineamientos técnicos y determinar cuándo un documento tendrá valor científico-cultural. Precisamente por su valor histórico-cultural, los documentos que han sido valorados como tales requieren de un régimen jurídico particular, que abarca su conservación y custodia en los archivos centrales de las instituciones que los producen, y luego pasan a formar parte del fondo que custodia la Dirección General del Archivo Nacional (artículos 4 y 8).


 


No hay duda entonces del sometimiento de los entes descentralizados a la Ley del Sistema Nacional de Archivos, y en consecuencia, su obligación de acatar lo ahí dispuesto al momento de realizar su gestión documental.


 


No obstante ello, es a partir de dichas disposiciones que surge la inquietud sobre la forma en que la Junta Directiva del Archivo Nacional, y específicamente la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos, deben ejercer su potestad normativa frente a los entes descentralizados.


 


En cuanto a la posibilidad de la Junta Administrativa de emitir recomendaciones técnicas al amparo de lo dispuesto en el artículo 11 de la Ley 7702, no parece que exista discusión alguna, en el entendido que dichas recomendaciones no tienen carácter vinculante. Sin embargo, en cuanto a la competencia específica de emitir directrices de carácter obligatorio se produce la discusión.


 


Sobre el particular, debemos señalar que a pesar de la literalidad de las normas legales indicadas, este órgano asesor se ha referido previamente a la necesidad de interpretar dichas normas conforme a las normas constitucionales que garantizan la respectiva autonomía a los diferentes entes autónomos.


 


Así las cosas, tratándose de las instituciones referidas en los numerales 188 y 189 de la Constitución que cuentan únicamente con autonomía administrativa o de primer grado, hemos señalado que el Poder Ejecutivo no tiene competencia para dar órdenes concretas, pero sí cuenta con una potestad de dirección general. Adicionalmente, dichas instituciones se encuentran sujetas a la ley en materia de gobierno, por lo que su autonomía administrativa no implica que se encuentren completamente desarticulados de las políticas generales del Poder Ejecutivo y tampoco que gocen de un régimen de inmunidad frente a la ley, pues se encuentran sometidas a ella en materia de gobierno.


 


De ahí que es válido que desde el Poder Ejecutivo y específicamente desde la Junta y la Comisión se giren directrices obligatorias a las instituciones autónomas, dentro del marco de sus respectivas competencias, pero siempre y cuando éstas sean de carácter general, pues no podrían existir lineamientos específicos u órdenes concretas sobre el campo de sus funciones descentralizadas (Ver dictamen C-157-2016 del 18 de julio de 2016). Tampoco podría sujetarse su actividad al control concreto de una Comisión del Poder Ejecutivo sin quebrantar su autonomía. De ahí que la competencia de la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos sea genérica y se ejerza a través de regulaciones técnicas generales que faciliten la gestión documental de esas instituciones (Ver dictamen C-225-2015 del 26 de agosto de 2015).


 


Es así que las instituciones autónomas pueden dictar su propia normativa en materia de archivo y eliminación de documentos, aunque se encuentran sometidos a las directrices generales del Poder Ejecutivo y a la normativa técnica que emita la Comisión Nacional de Eliminación de Documentos para otorgar valor científico cultural a los documentos (reglamentos). Por ello, la determinación del valor científico-cultural de los documentos corresponde a la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos como órgano técnico en la materia, y por tanto sus criterios o lineamientos generales deben ser incorporados en la normativa específica dictada por cada ente autónomo. Consecuentemente existe una prohibición de eliminar documentos que, de acuerdo con la reglamentación técnica, pueden llegar a  ser declarados de valor científico cultural.


 


En cuanto a las Municipalidades y las universidades estatales nos referimos recientemente en los dictámenes C-160-2016 del 1 de agosto de 2016 y C-157-2016 del 18 de julio de 2016. En ambos criterios se reconoció que tanto las municipalidades como las universidades estatales se encuentran sometidas a las normas de la Ley 7202 por así disponerlo el artículo 2 de dicha normativa, aunque dada la independencia reforzada que les ha sido garantizada constitucionalmente, las atribuciones reconocidas a la Junta Administrativa del Archivo Nacional y a la Comisión Nacional de Eliminación de Documentos, deben ser interpretadas conforme a dicha autonomía.


 


En cuanto a los entes universitarios hemos reconocido que éstos quedan comprendidos dentro del alcance de la Ley del Sistema Nacional de Archivos por así disponerlo los artículos 1 y 2, y además por cuanto la protección del patrimonio histórico, cultural, científico tienen rango constitucional. Sin  embargo, a diferencia de las demás instituciones autónomas, la Universidad no puede someterse a las directrices del Poder Ejecutivo en materia donde goza de autonomía plena ni tampoco a la ley en materia de administración o gobierno.   Tampoco puede sujetársele al control concreto que realiza la Comisión sobre la Eliminación de Documentos.


De ahí que las disposiciones que otorgan competencia a la Dirección General del Archivo Nacional y, en particular a la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos deben ser interpretadas de conformidad con la autonomía universitaria. Ergo, debe interpretarse que la consulta a la referida Comisión no es obligatoria ni vinculante para las universidades estatales.


Consecuentemente, en el caso de las universidades, la Dirección General del Archivo Nacional y específicamente la Comisión, no pueden emitir directrices ni ejercer control concreto sobre sus documentos. A pesar de ello, sí pueden emitir normativa técnica general (reglamentos) y recomendaciones. Por ello, dichos entes deben estructurar sus regulaciones internas a la normativa técnica que emita la Junta Administrativa del Archivo Nacional y específicamente la Comisión indicada como órgano técnico para determinar los criterios de selección para la declaratoria sobre el valor científico cultural de los documentos y bajo qué criterios pueden eliminarse. Ello implica al igual que para los demás entes autónomos, una prohibición de eliminar documentos que, de acuerdo con la reglamentación técnica, pueden llegar a  ser declarados de valor científico cultural (Ver dictámenes C-230-2006 del 5 de junio de 2006, C-420-2006 del 20 de octubre de 2006 y y C-157-2016 del 18 de julio de 2016).


En lo que respecta  a las municipalidades, hemos señalado que la autonomía política de los entes municipales los excluye del poder de dirección del Poder Ejecutivo pues la autonomía política es plena: no pueden ser sometidos a la ley en materia de gobierno. Dado ello, tienen poder reglamentario autónomo y pueden auto estructurarse, regular el servicio que prestan, decidir libremente su personal, entre otras.


Dentro del poder de auto regulación de los entes municipales, se encuentra su potestad para dictar su propia normativa en materia de selección y eliminación de documentos, sobre todo tomando en consideración que muchos de sus documentos no revisten ningún interés científico cultural. Sin embargo, al emitir su propia normativa deben ampararse en lo dispuesto en la Ley del Sistema Nacional de Archivos a la cual están sometidos, y además, deben acatar la normativa técnica general que emita la Junta Administrativa del Archivo Nacional como órgano rector, y la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos como órgano encargado de la declaratoria del interés histórico cultural de los documentos.


 


De ahí que si bien los entes municipales no quedan sometidos a lineamientos concretos, sí deben ajustar su normativa a los criterios técnicos para declarar documentos con valor científico y cultural y, por tanto, están impedidos para eliminar documentos que pueden ser declarados como tales. Por ende, el poder normativo que tiene la Junta Administrativa del Archivo Nacional y la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos, debe ejercerse frente a los entes municipales a través de disposiciones generales, particularmente reglamentos y recomendaciones, no a través de órdenes concretas (Ver dictámenes C-157-2016 del 18 de Julio de 2016 y C-160-2016 del 1 de agosto de 2016)


 


IV.             LA EMISIÓN DE DIRECTRICES Y NORMATIVA TÉCNICA EN MATERIA ARCHIVÍSTICA FRENTE A LOS PODERES LEGISLATIVO Y JUDICIAL


La regulación de la Ley del Sistema Nacional de Archivos parte no solo del carácter público del archivo, sino que tiende a evitar que documentos que pueden llegar a ser parte del patrimonio de la Nación sean destruidos. Precisamente por tal motivo en el artículo 2 de la Ley, según hemos comentado, se incluye dentro de su ámbito normativo a los archivos de los Poderes Legislativo, Judicial y Ejecutivo, y de los demás entes públicos, cada uno con personalidad jurídica y capacidad de derecho público y privado, así como de los archivos privados y particulares que deseen someterse a estas regulaciones.”


Es claro que el legislador ha decidido incluir a los Poderes Legislativo y Judicial dentro del ámbito de aplicación de la Ley del Sistema Nacional de Archivos. Sus fondos documentales se protegen porque pueden tener un valor histórico-cultural, en cuyo caso formarán parte del  patrimonio histórico-cultural de la Nación, que debe ser protegido para su preservación y conservación para las futuras generaciones.


Los Poderes Legislativo y Judicial son parte de ese Sistema y en esa condición están sujetos a la Ley del Sistema Nacional de Archivos sin poder disponer libremente de su gestión documental.


             A pesar de ello, la separación de funciones garantizada constitucionalmente (artículo 9), lleva a la necesidad de interpretar las competencias normativas de la Junta Administrativa del Archivo Nacional y de la Comisión Nacional de Archivos frente a la independencia garantizada a ambos poderes del Estado.


 


            Debe insistirse que en el caso de las recomendaciones que emite la Junta Administrativa del Archivo Nacional no hay discusión, en la medida que éstas no son de carácter obligatorio. Sin embargo, en cuanto a la posibilidad de emitir directrices de carácter obligatorio, debemos interpretar que, por su grado de autonomía, el tratamiento que debe dárseles a estos poderes del Estado debe ser similar al comentado en cuanto a las universidades y municipalidades.


 


            Es claro que dichos Poderes se encuentran sometidos a la Ley, y por tal motivo y por disposición expresa del artículo 2 de la Ley 7202, deben ajustar sus disposiciones internas a lo ahí señalado. Lo que no encuentra justificación constitucional es que órganos del Poder Ejecutivo (gobierno central), dirijan directrices u órdenes concretas en materia archivística, pues ello atenta contra la independencia que se les ha reconocido para estructurar su función administrativa.     


            Precisamente en el caso del  Poder Judicial, esta Procuraduría se refirió en el dictamen C-405-2008 del 11 de noviembre de 2008, al señalar:


 


  “No existe duda de que el Poder Judicial está sujeto a la Ley del Sistema Nacional de Archivos, artículo 2.  Por consiguiente, dicha Ley regula la gestión documental de dicho Poder. La excepción está referida a lo dispuesto expresamente por el artículo 47 bis de cita, que constituye una norma especial en el ámbito que regula (los expedientes).


 


  Esta norma especial libera al Poder Judicial del deber de consulta dispuesto en los artículos 31 y 35 de la Ley del Sistema Nacional de Archivos. Para destruir los expedientes judiciales y administrativos el Poder Judicial no está obligado a solicitar el criterio de  la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos. Esta, por ende, no tiene que emitir  una resolución de efecto vinculante en orden de los expedientes que se pretende eliminar.


 


Empero, la ausencia del deber de consultar no significa que el Poder Judicial tenga libertad para eliminar los expedientes.


 


En primer término, el artículo 47 bis no autoriza a eliminar expedientes que tengan  valor científico-cultural. Continúa siendo válido que los documentos que pueden ser eliminados son los que carecen de valor histórico,  científico o cultural. Pero determinar qué expedientes tienen valor histórico, cultural o científico no es competencia del Poder Judicial. Esa determinación continúa siendo del resorte de la Comisión Nacional.


(…)


 


  Luego, el artículo 47 bis tampoco permite considerar que el Poder Judicial puede emitir normas sobre archivística y eliminación de documentos haciendo completa abstracción a la Ley del Sistema Nacional de Archivos, su Reglamento y las normas técnicas emitidas por la Dirección del Archivo Nacional o sus órganos.  El contenido del artículo 47 bis no permite considerar que dicha Ley no es aplicable al Poder Judicial. Por consiguiente, el que dicho Poder esté liberado de una consulta obligatoria y vinculante sobre eliminación de documentos, no significa que pueda gestionar sus fondos documentales sin apego a la citada Ley y a las normas técnicas que con base en ella haya dictado el Archivo. Cabe recordar, al efecto, que la Ley 7202 establece criterios de alcance general, que requieren precisión tanto a través del Reglamento de la Ley como de diversas disposiciones emitidas por los órganos técnicos. En ejercicio de esa competencia, la Comisión debe determinar los criterios bajo los cuales definirá un documento como de valor científico cultural. Criterios que obligan a todos los integrantes del Sistema Nacional de Archivos, que deben  sujetarse tanto a los referidos criterios como a la aplicación que de estos haga la Comisión. 


           


            Partiendo de lo indicado podemos señalar que en virtud del principio de separación de funciones, no se justifica que al Poder Judicial y el Poder Legislativo se les someta a un control concreto de una Comisión del Poder Ejecutivo. Tampoco a directrices u órdenes concretas de órganos del Poder Ejecutivo como la Junta y la Comisión.


            No obstante ello, es claro que el sometimiento de dichos Poderes a las disposiciones de la Ley 7202 los compromete a seguir las regulaciones técnicas generales (reglamentos) que se emitan por parte de la Comisión para determinar los criterios sobre el valor científico y cultural de los documentos. Ergo, la normativa interna que dicten el Poder Judicial y el Poder Legislativo para regular su gestión documental, así como sus tablas  de plazos de conservación y eliminación de documentos deben ajustarse a los criterios técnicos que emitan el Archivo Nacional y sus órganos en relación con la gestión documental.


La determinación del valor histórico, cultural o científico de un expediente o incluso de un documento es competencia de la Dirección del Archivo Nacional. Se trata de una determinación que responde a criterios técnicos que son del resorte de este órgano, según lo señala el artículo 3 de la Ley 7202:


“La determinación del valor científico - cultural del documento corresponderá a la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos”.


 


 


En ejercicio de esta competencia técnica, la Comisión tiene la potestad de dictar normas generales aplicables para la selección y eliminación de documentos con valor histórico cultural. Este poder normativo tiene por objeto establecer regulaciones que faciliten la gestión documental de los entes públicos, estableciendo los criterios de selección que la llevarán a determinar si un documento en particular tiene valor científico cultural y  bajo qué presupuestos un documento puede ser eliminado. Poder normativo que no puede ser ejercido a través de un control concreto en el caso de los órganos y entes con independencia de funciones, sino únicamente a través de disposiciones normativas generales (reglamentos) (Al respecto ver dictamen C-420-2006 del 20 de octubre de 2006).


 


 Este razonamiento deber ser aplicado también para las empresas del Estado y los demás entes públicos con independencia administrativa.


 


 


 


 


V.                CONCLUSIONES


 


a)      A partir de lo dispuesto en el numeral 2 de la Ley del Sistema Nacional de Archivos, las instituciones autónomas, universidades estatales, municipalidades, los Poderes del Estado, empresas públicas y demás entes públicos, se encuentran comprendidas dentro del alcance normativo de dicha ley, aunque sus disposiciones deben interpretarse conforme al grado de autonomía de la cual goza cada órgano u ente;


 


 


a)      Consecuentemente, los entes autónomos regulados en los artículos 188 y 189 de la Constitución pueden dictar sus propias normas en materia archivística, pero se encuentran sujetos a las directrices generales del Poder Ejecutivo en esta materia y a la normativa técnica que emita la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos para determinar cuáles documentos cuentan con valor científico  cultural. Por su autonomía administrativa, no se encuentran sometidos a la consulta obligatoria a dicha Comisión;


 


b)      En virtud de la autonomía de gobierno de las municipalidades y de las universidades estatales, así como el principio de separación de funciones reconocido en el numeral 9 constitucional, éstas y los Poderes del Estado no se encuentran sujetos a directrices ni órdenes concretas del Poder Ejecutivo, ni a la consulta obligatoria de la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos. Ergo, el poder normativo que tiene la Junta Administrativa del Archivo Nacional y la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos debe ejercerse frente a ellos, a través de disposiciones técnicas generales, particularmente reglamentos o recomendaciones, no a través de directrices u órdenes concretas;


 


c)      En virtud de ello, los órganos y entes públicos con independencia administrativa garantizada deben ajustar su normativa interna a los criterios técnicos generales del órgano rector y a lo dispuesto en la Ley del Sistema Nacional de Archivos y les está prohibido eliminar documentos que, de acuerdo con la reglamentación técnica, pueden llegar a ser declarados de valor científico cultural;


 


d)     El razonamiento esbozado aplica para las empresas públicas del Estado y los demás entes públicos con independencia en el ejercicio de sus funciones administrativas.


 


 


                              Atentamente,


 


 


                


 


                 Silvia Patiño Cruz


                Procuradora Adjunta


 


 


 


 


 


 


 


 


 


 


SPC/vhv