OJ-048-2017

02 de mayo de 2017

Licenciada

Silma Elisa Bolaños Cerdas

Jefa de Área

Comisión Permanente Ordinaria de Asuntos Económicos

Asamblea Legislativa

Estimada señora:

Con la aprobación del señor Procurador General de la República, me refiero al oficio número ECO-426-2016 del 06 de octubre del 2016, mediante el cual, solicita  criterio respecto al proyecto de ley denominado “REFORMA DEL ARTÍCULO 238 DEL CÓDIGO FISCAL PARA ADECUAR EL TAMAÑO DEL PAPEL OFICIO” el cual, se tramita en el expediente legislativo N°19437.

De previo a emitir el criterio solicitado, resulta necesario indicar que tomando en consideración la competencia de la Procuraduría, la naturaleza del órgano consultante y la materia sometida a nuestro conocimiento, lo vertido se circunscribe a una mera opinión jurídica y se emite como una colaboración institucional dirigida a la importante labor realizada por nuestros legisladores.

Aunado a lo anterior, y como ha sido criterio reiterado de esta Procuraduría, al no estarse en los supuestos que prevé el artículo 157 del Reglamento de la Asamblea Legislativa (consulta al Tribunal Supremo de Elecciones, la Universidad de Costa Rica, el Poder Judicial o una institución autónoma), a la solicitud que nos ocupa no le es aplicable el plazo de ocho días hábiles que dicha norma dispone.

SOBRE EL PROYECTO DE LEY SOMETIDO A CONSIDERACIÓN:

El señor Diputado Luis Alberto Vásquez Castro, impulsor del Proyecto de Ley “Reforma del Artículo 238 del Código Fiscal para Adecuar el Tamaño del Papel de Oficio”, plantea la necesidad de establecer un tamaño de papel oficio que se ajuste a las necesidades de los notarios y a los distintos cambios tecnológicos que surjan en el transcurso del tiempo.  Lo anterior, se colige de la presentación que éste realiza de la reforma en cuestión, donde deja en evidencia las dificultades e inconvenientes que enfrentan los notarios al utilizar el actual papel tamaño oficio en sus impresoras, así también, se refiere a la preocupación de la Dirección Nacional de Notariado y del Archivo Nacional sobre tal situación. En lo conducente, manifestó el Diputado Vargas:

“El desarrollo tecnológico impone nuevas condiciones al desarrollo de las actividades normales. Es frecuente tener que cambiar la forma de hacer las cosas, incluir nuevos productos o actividades e incluso capacitarse en nuevos programas y tecnologías. Ninguna actividad o profesión escapa a esta realidad.

El caso que aborda este proyecto de ley, es la necesidad de notarios de ajustar el tamaño de los folios de sus protocolos para poder utilizarlos en las impresoras actuales. El Código Fiscal regula el tamaño del papel oficio y este no es adecuado a las condiciones actuales de las impresoras y por lo tanto, la mayoría de estas, no admiten el grosor original de los mismos.

Por esta razón, es común que los notarios se vean en la necesidad de alterar el protocolo, a través del refilado de las hojas para permitir que puedan ser utilizadas en las impresoras. No obstante, no existe una norma que lo autorice y por lo tanto, los notarios se ven enfrentados a una disyuntiva, toda vez que la norma establece el tamaño del papel oficio y por lo tanto, el refilado constituye una falta a la norma. Esto a pesar de que esta práctica no afecta el protocolo como soporte instrumental del reservorio cartular, debe estar seguro y resguardado.

Pero mide cero punto cuarenta y un centímetro más que la hoja de tamaño oficio.

Tanto la Dirección Nacional de Notariado como en el Archivo Nacional, establecen que no existe una autorización escrita para esta práctica. Y que los notarios al refilar los protocolos actúan bajo su entera responsabilidad. Esto porque están violentando la norma que instaura las medidas de los protocolos y estas se encuentran establecidas en el Código Fiscal y que su reducción solamente es posible a través de una reforma legal, base de este proyecto de ley.

Esta disposición superada, obliga al fedatario a acoplarse a lo dispuesto en la misma a contrapelo de lo que implica la tecnología, pues lo cierto es que el papel del protocolo no cabe en el 99% de las impresoras”.

A efecto de analizar la propuesta de reforma planteada, resulta necesario tener claridad respecto al actual artículo 238 del Código Fiscal, el cual dispone lo siguiente:

“Artículo 238- Habrá un solo tipo de papel de oficio de buena calidad, que consistirá en una hoja simple de treinta y dos centímetros de largo por veintidós de ancho, y que llevará siempre un sello de agua con el escudo nacional; tendrá el anverso orlado en el centro de la parte superior con la siguiente inscripción: Papel de Oficio, e impresas dos líneas verticales, colocadas una a tres centímetros del borde izquierdo y la otra a dos centímetros del borde derecho; entre ellas tendrá impresas treinta líneas horizontales, fuera de las cuales no deberá escribirse, y separadas una de otra por un espacio de ocho y medio milímetros de la hoja. En el reverso será igual, salvo que no llevará la inscripción anteriormente indicada.” (Así reformado por el artículo 47 de la Ley Nº 6955 de 24 de febrero de 1984).

            La norma transcrita establece los requisitos que debe cumplir el papel de oficio, dentro de los cuales se encuentran las medidas exigidas consistentes en treinta y dos centímetros de largo por veintidós de ancho. Tales dimensiones son objeto de reforma en el Proyecto bajo estudio, cuya propuesta indica: 

“Artículo 238.- Habrá un solo tipo de papel de oficio de buena calidad, que consistirá en una hoja simple de treinta y cinco coma cincuenta y seis centímetros de largo por veintiuno coma cincuenta y nueve centímetros de ancho, y que llevará siempre un sello de agua con el escudo nacional; tendrá el anverso orlado en el centro de la parte superior con la siguiente inscripción: Papel de Oficio, e impresas dos líneas verticales, colocadas una a tres centímetros del borde izquierdo y la otra a dos centímetros del borde derecho; entre ellas tendrá impresas treinta líneas horizontales, fuera de las cuales no deberá escribirse, y separadas una de otra por un espacio de ocho y medio milímetros, y colocada la primera a veinticinco milímetros del borde superior de la hoja. En el reverso será igual, salvo que no llevará la inscripción anteriormente indicada.

El Ministerio de Hacienda podrá modificar el tamaño del papel de oficio para adecuarlo a las nuevas condiciones tecnológicas y los requerimientos de la actividad legal.”

Asimismo, el Transitorio I, dispone lo siguiente:

“Transitorio I.- Se autoriza el refilado del papel de oficio actuales, de forma que pueda ser utilizado en las impresoras, en el tanto se emiten los nuevos papeles de oficio.”

De lo expuesto se desprende claramente que el objetivo del proyecto es dotar de seguridad jurídica a los Notarios Públicos, mediante el establecimiento de un tamaño del papel de oficio que responda a la realidad tecnológica, es decir, a las impresoras o multifuncionales que utilicen en su oficina. Lo anterior, por cuanto el artículo 76 del Código Notarial ordena la utilización del papel tamaño oficio para la expedición de documentos  notariales, al indicar: 

“ARTÍCULO 76.- Uso de papel de tamaño oficio

Todas las actuaciones del notario deben escribirse siempre en papel de tamaño oficio. Los documentos notariales deberán expedirse siempre en ese tipo de papel, el cual siempre deberá contener mecanismos de seguridad que garanticen la autenticidad y pertenencia al notario autorizante, según lo disponga la Dirección Nacional de Notariado.”  (El resaltado y subrayado no es del original)

La norma transcrita supra evidencia que el papel de tamaño oficio tiene un uso fundamental para el ejercicio del notariado. Por ello, variaciones en su tamaño resultan de especial atención, toda vez que podría ponerse en riesgo aspectos de formalidad, conservación y seguridad jurídica. Asimismo, resulta necesario que el legislador tome en consideración que el papel de tamaño oficio también es utilizado en la elaboración de otro tipo de documentos. Situación que no ha sido valorada en la reforma propuesta, a efecto de determinar el impacto que la variación de las dimensiones pueda generar en otros escenarios. 

Sin detrimento de lo anterior, siendo que la presente reforma se dirige a atender una necesidad de índole notarial, se observa que dentro de los antecedentes del proyecto sometido a consulta tampoco existen parámetros técnicos que permitan asegurar que la medida propuesta suple la necesidad requerida por parte de los Notarios Públicos.  No obstante, es importante resaltar que las dimensiones propuestas de treinta y cinco coma cincuenta y seis centímetros de largo por veintiuno coma cincuenta y nueve centímetros de ancho corresponden a la medida estándar que la generalidad de impresoras reconocen como tamaño “oficio” o “legal”, de ahí que resulte razonable la modificación planteada en el Proyecto de Ley que se analiza.

Ahora bien, el Proyecto en cuestión otorga además una facultad al Ministerio de Hacienda para modificar el tamaño del papel de oficio según las necesidades legales y tecnológicas del momento. Aunque eso es una técnica utilizada en la práctica legislativa para evitar la desactualización o inaplicación de las normas por la constante modernización de la industria y la tecnología, no tiene sentido lógico ni jurídico que se establezca una medida estándar del papel tamaño oficio en la Ley y que seguidamente se autorice a que la misma medida pueda ser modificada vía administrativa cuando ello resulte necesario. Ergo, si la finalidad es que el tamaño del papel de oficio pueda variarse según los requerimientos del momento, lo recomendable es que la competencia para hacerlo se establezca sin fijar las dimensiones del mencionado papel para que sea el órgano competente quien lo haga, o en su defecto, fijar las medidas en la Ley sin posibilidad de que sean modificadas por otra vía diferente a esa. 

Sin embargo, de considerarse oportuno que la referida competencia se otorgue al Ministerio de Hacienda, resulta válido que se consulte previamente a la Dirección Nacional de Notariado sobre los cambios en las medidas del papel de oficio, considerando que la Ley exige su utilización para la elaboración de los documentos notariales, y por tanto, una modificación en sus dimensiones incide o repercute directamente en la función notarial que realizan sus supervisados.  Bajo ese entendido, es factible considerar la redacción actual del primer párrafo del artículo 239 del Código Notarial, para que siguiendo la misma línea disponga el numeral 238 propuesto: “El Poder Ejecutivo, por medio del Ministerio de Hacienda, previa consulta a la Dirección Nacional de Notariado, podrá modificar el tamaño del papel de oficio para adecuarlo a las nuevas condiciones tecnológicas y los requerimientos de la actividad legal.”

Asimismo, es importante resaltar que la reforma planteada tiene también como finalidad evitar el refilado del papel por parte de los notarios y notarias, quienes se ven obligados a realizar ese tipo de prácticas para cumplir con las medidas del papel de oficio establecidas actualmente en la Ley, las cuales son tres centímetros más de largo y cuarenta y un milímetros menos de ancho que las dimensiones fijadas en la propuesta que se analiza.  Por ello,  el Transitorio I del Proyecto en estudio plantea la autorización para el refilado del tomo de protocolo. Sin embargo, su redacción refleja incerteza en cuanto al modo y medidas permitidas para que los Notarios Públicos puedan llevarlo a cabo, ya que la única indicación es que pueda ser utilizado en las impresoras. Recordemos, que cada folio del tomo de protocolo, se constituye como una pieza única y fundamental. Y en aquellos casos, donde ya el mismo ha sido utilizado, se convierte en un repositorio de expresiones de voluntad jurídica, por lo que una alteración física del documento, conllevaría en algunos casos a cuestionamientos de nulidad o bien al trámite de reproducción total o parcial de los folios respectivos.

En virtud de lo expuesto, aunque la aprobación o no del proyecto se enmarca dentro del ámbito de discrecionalidad del legislador, se recomienda revisar las deficiencias de técnica legislativa advertidas en esta opinión jurídica.

CONCLUSIÓN

De conformidad con lo expuesto, es criterio de este Órgano Asesor que, el proyecto de Ley “REFORMA DEL ARTÍCULO 238 DEL CÓDIGO FISCAL PARA ADECUAR EL TAMAÑO DEL PAPEL OFICIO” tramitado en el expediente legislativo N°19437 presenta problemas de técnica legislativa que se recomienda revisar. Su aprobación o no es un asunto de resorte exclusivo de la Asamblea Legislativa.

Atentamente,

MSc. Maureen Patricia Vega Sánchez                  Licda. Susana Salas Araya

Procuradora                                                            Abogada de Procuraduría

MPVS/ssa