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Ficha del Pronunciamiento
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Texto Dictamen 169
 
  Dictamen : 169 del 29/08/2017   

29 de agosto de 2017


C-169-2017


 


Lic. Geovanny Chinchilla Sánchez


Auditor Interno


Municipalidad de Flores


 


Estimado señor:


 


Con la aprobación del señor Procurador General de la República, me refiero a su oficio N°AI-OF-018-17 del 17 de febrero de 2017, en los siguientes términos:


 


I.- ASUNTO PLANTEADO


 


Se solicita el criterio de la Procuraduría General en relación con el artículo 43 de la Ley N° 7202 denominada Ley del Sistema Nacional de Archivos, vigente desde el 17 de noviembre de 1990 y el artículo 142 de su Reglamento. Específicamente se nos consulta sobre lo siguiente:


 


“(…) ¿Para los puestos de Archivo Central, pueden las Administraciones Municipales contratar profesionales y/o técnicos en otras ramas como podría ser Bibliotecología, Historiadores y/o Administradores? (…)“


 


 


II.- SOBRE LA ADMISIBILIDAD


                                                 


En razón de los términos de la consulta que se plantea, se impone destacar que la Ley Orgánica de la Procuraduría General de la República, (No. 6815 de 27 de setiembre de 1982 y sus reformas), establece una serie de requisitos de admisibilidad, que deben ser revisados de previo a ejercer la función consultiva.


 


 En el caso que nos ocupa, se cumple que la consulta trata sobre cuestiones jurídicas en genérico y no sobre casos concretos que estén siendo ventilados en el seno de la Administración. En este sentido,  tal  y como lo establece artículo 3 de la Ley Orgánica de esta Procuraduría  se ha señalado reiteradamente que en virtud del efecto vinculante de sus dictámenes no le corresponde entrar a pronunciarse sobre situaciones concretas, así como tampoco le está permitido dirimir los distintos conflictos que se sometan a decisión de los entes públicos.


 


 Además, de conformidad con el numeral 4º ibídem, la presente consulta la interpone directamente el Auditor Interno de dicha Municipalidad y por consiguiente jurídicamente ostenta la legitimación correspondiente para admitirla.


 


 


III.- SOBRE EL FONDO DEL ASUNTO


 


La Ley N° 7202 (Ley del Sistema Nacional de Archivos), vigente desde el 17 de noviembre de 1990 en su artículo 2 indica:


 


“(…) La presente ley y su reglamento regularán el funcionamiento de los órganos del Sistema Nacional de Archivos y de los archivos de los Poderes Legislativo, Judicial y Ejecutivo, y de los demás entes públicos, cada uno con personalidad jurídica y capacidad de derecho público y privado, así como de los archivos privados y particulares que deseen someterse a estas regulaciones. (…)”  (Lo resaltado no es del original)


 


Es claro que la Municipalidad de Flores, se encuentra sujeta a las regulaciones emanadas de esta Ley y su Reglamento, en lo relativo a la gestión del acervo documental que produce y tiene a su cargo.


 


En la consulta que se plantea, interesa tener en consideración que este Órgano Asesor en su jurisprudencia administrativa ya se ha referido sobre la aplicación e interpretación de la  Ley N° 7202, Ley del Sistema Nacional de Archivos N° 7202 y su reglamento. De manera que al no haber motivo para variar el criterio existente, nos permitimos transcribir lo señalado muy recientemente en el Dictamen Nº C-259 del 19 de agosto del 2014, el cual expresa lo siguiente:


 


“(…) Respecto de los archivos administrativos públicos, indica la Ley de comentario en el cardinal 39:


“(…) Son archivos administrativos públicos, los archivos de gestión y los archivos centrales. Los de gestión son los archivos de las divisiones, departamentos y secciones de los diferentes entes a que se refiere el artículo 2 de la presente ley, encargados de reunir, conservar, clasificar, ordenar, describir, seleccionar, administrar y facilitar la documentación producida por su unidad, que forme su prearchivalía y que deba mantenerse técnicamente organizada. Los archivos centrales son unidades que igualmente cumplirán las funciones antes descritas, en la archivalía que organicen, en la que centralizarán la documentación de todo el ente. (…)”


Asimismo, el artículo 41 de la Ley establece el deber de toda institución de contar, tanto con el archivo de gestión como el central. En adición a lo anterior y en relación con el tema de la especialización del personal que labora en ese centro señala el artículo 43: “(…) Cada archivo central tendrá dentro de su personal, cuando menos, a un técnico profesional en archivística y a los técnicos necesarios de la misma especialidad. (…)


Ahora bien, a fin de gestionar adecuadamente el patrimonio documental de la Nación, la  Ley crea la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos, “(…) encargado de dictar las normas sobre selección y eliminación de documentos, de acuerdo con su valor científico-cultural, y de resolver las consultas sobre eliminación de documentos de los entes productores a los que se refiere el artículo 2 (…)” (Artículo 31).


En consonancia con lo anterior, el numeral 33 de la Ley establece que: “(…) cada una de las entidades mencionadas en el artículo 2 de la presente ley integrará un comité institucional de selección y eliminación, formado por el encargado del archivo, el asesor legal y el superior administrativo de la entidad productora de la documentación (…)”


El objeto del Comité Institucional de Selección y Eliminación de acuerdo con el mismo numeral, es “(…) evaluar y determinar la vigencia administrativa y legal de sus documentos y consultar a la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos cuando deba eliminar documentos que hayan finalizado su trámite administrativo. (…)”


Para determinar la especialidad con la que debe contar el encargado del archivo, nos remitimos al Decreto Ejecutivo n° 24023, Reglamento a la Ley del Sistema Nacional de Archivos, vigente desde el 7 de abril de 1995, artículos 138 y 142 respectivamente:


“(…) Artículo 138.-Cada una de las entidades mencionadas en el artículo 2° de la Ley que se reglamenta integrará un Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos, que estará formado por el asesor legal, el superior administrativo y el Jefe o Encargado del Archivo de la entidad productora de la documentación, o por quienes éstos deleguen, siempre y cuando reúnan las mismas condiciones profesionales. Entre esos miembros se nombrará, de acuerdo con lo que establece al respecto la Ley General de la Administración Pública, un presidente y un secretario, electos por mayoría absoluta, quienes durarán en el cargo un año, pudiendo ser reelectos. El Comité establecerá sus normas de trabajo y la frecuencia de las reuniones


(…)Artículo 142.-El jefe o encargado de cada Archivo Central será cuando menos un Técnico Profesional con especialidad en Archivística, a quien le corresponderá planificar, coordinar, controlar y supervisar las funciones archivísticas de su unidad. (…)”


El Reglamento es específico y contundente, al señalar en primer término que el Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos deberá estar integrado por el Jefe o Encargado del Archivo o quien el delegue, haciendo énfasis en que ante una eventual delegación, quien ejerza tal función deberá reunir la misma condición profesional del Jefe o Encargado.


Así, al establecer en el artículo 142 que el Jefe o Encargado debe ser cuando menos un técnico profesional con especialidad en Archivística, no queda duda alguna respecto del ámbito de conocimiento de quien forme parte de la Comisión.


En ese mismo orden de ideas, de acuerdo con la Dirección General de Servicio Civil, Archivística y Bibliotecología conforman ámbitos de formación y ejercicio profesional distintos, clasificados así en su Manual de Especializaciones, por lo que también las atinencias son disímiles entre sí.


         La Archivística se define de la siguiente forma:


“(…)1. DEFINICION Comprende la actividad dirigida a reunir, conservar, clasificar, seleccionar, administrar y facilitar documentación de valor administrativo, legal o científico - cultural.


2. CARACTERISTICAS Los puestos que responden a este grupo de especialidad se dedican a actividades relativas a reunir, seleccionar, ordenar, y conservar los documentos que se custodian en unidades organizacionales catalogados como "Archivo Central" y/o "Archivo Especializado", en los cuales se administran la documentación tramitada en las oficinas de una entidad o dependencia. En sentido archivístico se entiende documento como cualquier testimonio material, escrito, gráfico o audiovisual entre estos actas, acuerdos, cartas, decretos, informes, leyes, resoluciones, mapas, planos, carteles, fotografías, filmes, grabaciones, cintas magnéticas, diskettes, etc.; los que poseen una información que ha sido producida en función de las actividades de una entidad o persona y que se conservan con una finalidad administrativa, jurídica, o científico - cultura. (…)”


        Por su parte, la especialidad de Bibliotecología involucra:


“(…)1. DEFINICION La especialidad "Bibliotecología" es de aplicación en puestos cuya actividad se relaciona con la selección, adquisición, catalogación, clasificación, préstamo y restauración de libros, periódicos y otros documentos escritos. Dentro de esta especialidad, se incluyen aquellos cargos con tareas relativas a la asignación, supervisión, dirección y coordinación de las labores señaladas. 2. CARACTERISTICAS El objeto primordial de quien lleve a cabo esta actividad, consiste en planificar, organizar y poner a disposición materiales bibliográficos, divulgativos y de carácter didáctico, que permitan orientar y satisfacer las necesidades de información de los usuarios de bibliotecas y de centros de documentación.


Se colige, que Archivística y Bibliotecología abarcan ámbitos cognitivos y profesionales distintos, en razón de ello su diversa clasificación y la imposibilidad de tenerlos como especialidades atinentes.


Por ende, no resulta posible dado el grado de especificidad de la norma, interpretar que la especialidad de Archivística pueda asimilarse a la de Bibliotecología, ello aunado a que la misma Dirección de Servicio Civil establece claramente la diferencia entre ambas.


En consecuencia, quien integre el Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos, sea el Jefe o Encargado del Archivo o bien un tercero a quien se le delegue tal función, deberá tener como mínimo el grado de técnico profesional con especialidad en archivística, ello por disposición reglamentaria expresa.” [1]


 


Como puede observarse, en dicho dictamen esta Procuraduría siguió el criterio de que Archivística y Bibliotecología abarcan ámbitos cognitivos y profesionales distintos, en razón de ello su diversa clasificación y la imposibilidad de tenerlos como especialidades atinentes.


 


Por consiguiente, no resulta posible dado el grado de especificidad de la norma, interpretar que la especialidad de Archivística pueda asimilarse a la de Bibliotecología, ello aunado a que la misma Dirección de Servicio Civil establece claramente la diferencia entre ambas.


 


  En consecuencia, quien integre el Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos, sea el Jefe o Encargado del Archivo o bien un tercero a quien se le delegue tal función, deberá tener como mínimo el grado de técnico profesional con especialidad en archivística, ello por disposición reglamentaria expresa.


 


Bajo esa tesitura y no existiendo mérito para variar el criterio que ha desarrollado este Órgano Asesor en su jurisprudencia administrativa,  se  reitera que la profesión relativa a la materia Archivística  es distinta  a  la profesión propia de la Bibliotecología,  pues abarca campos de formación y aplicación diferentes.


 


En ese orden de ideas, como bien se indicó, el profesional en archivística es el encargado de resguardar y conservar debidamente todos los documentos de valor administrativo, legal, científico o cultural, mientras que el profesional en bibliotecología dirige mayormente su actividad a la clasificación de distintos documentos escritos, sin interesarse por su conservación en razón al valor que ostentan para la administración, en este caso de la Municipalidad. De ahí que el artículo 43 Ley Nº7202 del Sistema Nacional de Archivos y 142 de su Reglamento, establecen de forma clara que las personas que pueden encargarse del Archivo Central como mínimo debe ser un técnico profesional con especialidad en archivística, es decir únicamente podrán contratarse para desempeñar puestos en el Archivo Central un profesional en archivística o un técnico en la materia.


 


            Ahora bien, respecto a la consulta sobre la atinencia de las profesiones como Administración o Historia para ocupar  puestos del Archivo Central, de acuerdo con el Manual de Especializaciones de la Dirección General de Servicio Civil  se define y las caracteriza de la siguiente manera:


 


1.             “…Administración


 


“(…)1. DEFINICION: Se define esta actividad para aquellos puestos cuyas tareas se orientan al proceso de planeación, dirección, organización, coordinación, control, evaluación y ejecución de labores administrativas en las áreas técnicas y profesionales, con el objeto de satisfacer la misión institucional.


 


2. CARACTERISTICAS: La Administración es un concepto muy amplio en cuanto a su aplicación (…)”[2]


 


Historia


“(…)1. DEFINICION: Esta ciencia investiga el desarrollo de las sociedades humanas en el tiempo y en el espacio. Como especialidad es aplicable a los puestos en los cuales se reúnen documentos históricos, se conservan y se analizan, se determina su validez y se dan a conocer los resultados de sus trabajos.


 


2. CARACTERISTICAS El propósito de la actividad es realizar investigaciones históricas en diversos campos, por medio de una serie de instrumentos teóricos y metodológicos. Para ello se hace necesario que los funcionarios conozcan las fuentes que en el presente se utilizan en la investigación histórica, así como los términos teóricos y prácticos de cómo se produce ese proceso. De ahí la importancia que estos funcionarios posean una disciplina rigurosa para labores de investigación científica.”[3]


 


En ese sentido, cabe señalar que las profesiones de Historia y Administración son disímiles entre sí y a la vez distintas de las profesiones de archivística y bibliotecología, en razón de que la administración orienta sus actividades a la dirección y control de toda la institución para su correcto funcionamiento y por su parte la profesión de historia se enfoca en la investigación del desarrollo de la sociedades humanas en el tiempo y en el espacio. Si bien es cierto, en ambas profesiones se deben tener conocimientos para la debida utilización y conservación de diversos documentos, quien las ostente no cumple el perfil y requisitos necesarios para ser nombrado en un puesto para desempeñarse en un Archivo Central.


 


De conformidad con lo expuesto y no existiendo mérito para variar el criterio que ha desarrollado este Órgano Asesor en su jurisprudencia administrativa, en torno al tema de las clases de  puestos idóneas  para  desempeñarse en el Archivo Central y respecto a la posibilidad de contratar profesionales en otras ramas distintas a la de Archivística  tales como: Bibliotecología, Historia o Administración, se concluye que los oferentes que no sean profesionales o técnicos en la materia de archivística, no podrán ser contratados para desempeñarse  en  el Archivo Central de la Municipalidad.


 


Por consiguiente, los profesiones en bibliotecología, historia o administración no son atinentes a la profesión de la materia archivística, en razón de que su campo de conocimiento no cumple con todas las exigencias que requiere la clase de puesto  que corresponde a un Archivo Central de acuerdo con lo que establecen los artículos 43 Ley Nº7202 del Sistema Nacional de Archivos y 142 de su Reglamento.


 


 


IV.- CONCLUSIONES:


 


Por lo expuesto, es criterio de la Procuraduría General de la República que:


 


1) A partir de lo dispuesto en los numerales 1 y 2 de la Ley del Sistema Nacional de Archivos N°7202 del 24 de octubre de 1990, las municipalidades quedan comprendidas dentro de los alcances de la Ley en materia archivística, aunque sus disposiciones deben interpretarse conforme al grado de autonomía de la cual goza este ente Municipal.


 


2)Serán idóneos para contratarse y desempeñarse en  la clases de puestos  destinados para el Archivo Central en las Municipalidades los profesionales en archivística o, como mínimo, los técnicos en la materia, en razón a las exigencias del puesto y en cumplimiento del principio de legalidad que rige en la Administración Pública.


 


3)Las carreras de Archivística, Bibliotecología, Historia y Administración son disímiles  y no atinentes entre sí, ya que abarcan campos de investigación y aplicación distintos, motivo por el cual el Manual de Especializaciones de la Dirección General de Servicio Civil que rige en el sistema estatutario las define y las caracteriza de forma separada.


 


 


                                                                                Cordialmente,


 


 


 


 


                                                                                MSc Angie Lucía Azofeifa Rojas


                                                                                Procuradora Adjunta


 


 


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[1] Dictamen Nº C-259 del 19 de agosto del 2014. En línea. Fecha de consulta 14 de marzo del 2017.


[2] Manual de Especialidades. Servicio Civil de Costa Rica. En línea. Fecha de consulta: 26 de abril del 2017. Disponible en: http://www.dgsc.go.cr/dgsc/clases/Manuales%20de%20Especialidades%20actualizado%20al%2026-04-2017/ADMINISTRACION.pdf


[3]  Manual de Especialidades. Servicio Civil de Costa Rica. En línea. Fecha de consulta: 26 de abril del 2017. Disponible en: http://www.dgsc.go.cr/dgsc/clases/Manuales%20de%20Especialidades%20actualizado%20al%2026-04-2017/HISTORIA.pdf