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Ficha del Pronunciamiento
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Texto Dictamen 309
 
  Dictamen : 309 del 12/12/2018   

12 de diciembre de 2018


C-309-2018


 


Señora


Sheirys Villalobos Campos


Auditora Interna


Municipalidad de San Isidro


 


Estimada señora:


 


Con la aprobación del Procurador General de la República, damos respuesta al oficio No. AI-109-2017 de 14 de diciembre de 2017, mediante el cual, requiere nuestro criterio en relación con el levantamiento y firma de las actas del Concejo Municipal.


 


Concretamente, requiere nuestro pronunciamiento sobre lo siguiente:


 


“¿Es necesario que exista identidad entre la persona que funge como secretario del Concejo cuando recoge la información que sustentará el acta, y la persona que prepara el acta para ser sometida a aprobación?


 


¿Afectaría la validez de las actas el que la persona que acuda a las sesiones, ostentando el carácter de secretario, sea distinta a la persona que elabora las actas para aprobación?


 


¿En tales casos, cuál de las dos personas debe firmar el acta junto con el Presidente para cumplir con lo estipulado en el numeral 46 del Código Municipal?”


 


En primer término, debe tenerse en cuenta que, según el artículo 12 del Código Municipal (Ley No. 7794 de 30 de abril de 1998) el Concejo es un órgano colegiado y deliberativo, que adopta decisiones por medio de acuerdos. Y que, según los artículos 47 y 48 de esa misma norma, de todas las sesiones debe levantarse un acta en la que consten, de manera sucinta, las deliberaciones y los acuerdos adoptados.


 


Concretamente, esos artículos disponen lo siguiente:


 


Artículo 47. - De cada sesión del Concejo se levantará un acta; en ella se harán constar los acuerdos tomados y, sucintamente, las deliberaciones habidas, salvo cuando se trate de nombramiento o elecciones, de los cuales únicamente se hará constar el acuerdo tomado.


Una vez que el Concejo haya aprobado las actas, deberán ser firmadas por el Presidente Municipal y el Secretario, y se colocarán en las respectivas curules, dos horas antes de iniciarse la sesión siguiente.


 


Artículo 48. - Las actas del Concejo deberán ser aprobadas en la sesión ordinaria inmediata posterior; salvo que lo impidan razones de fuerza mayor, en cuyo caso la aprobación se pospondrá para la siguiente sesión ordinaria.


Antes de la aprobación del acta, cualquier regidor podrá plantear revisión de acuerdos, salvo respecto de los aprobados definitivamente conforme a este código. Para acordar la revisión, se necesitará la misma mayoría requerida para dictar el acuerdo.”


 


La obligación de levantar un acta de las sesiones de un órgano colegiado, busca asegurar la transparencia en el ejercicio de sus competencias, pues, al consignarse la deliberación llevada a cabo, se convierte en el instrumento idóneo para que cualquier interesado se entere del proceso argumentativo que siguió el Concejo Municipal para arribar a una decisión. Y, además, el acta es un requisito de validez y eficacia de los acuerdos adoptados en las sesiones del Concejo.


 


Puntualmente, sobre la naturaleza constitutiva del acta, doctrinariamente se ha dispuesto que:


 


“Lo más importante de un acta es su función respecto del acto colegiado, que es la de parte constitutiva, formalidad ad substantiam y no ad probationem. El acta es elemento constitutivo del acto colegiado, no meramente prueba fehaciente del mismo. En tal condición es causa del efecto adscrito al acto colegial con igual fuerza determinante que el voto de mayoría y la proclamación de este último. Si el acta falta, la deliberación no existe y por ello el acuerdo no documentado, incluso si el acta existe, es también inexistente. Si el acta es nula o ineficaz, iguales trabas tendrá el acto colegiado para producir efectos jurídicos. Si el acta es anulada o se pierde la oportunidad para sanearla o convalidarla, desaparece el acto colegial que documenta. Puede afirmarse, por ello, que el acta condiciona no sólo la existencia sino también la eficacia y la validez de la deliberación colegial.”  (ORTIZ ORTIZ, Eduardo, Tesis de Derecho Administrativo, San José, Editorial Stradtmann, 1° Edición, 2000, tomo II, pág. 81)


 


            Al respecto, la Procuraduría ha indicado que:


 


“…las actas son el instrumento jurídico a través del cual se consignan, en lo conducente o de forma total, las discusiones del órgano pluripersonal, plasmándose además en aquella los acuerdos, votos disidentes, a favor y las incidencias trascendentales que se suscitaron en la sesión. Siendo que, una vez aprobada los conciertos de voluntad adoptados adquieren firmeza.” (Dictamen No. C-205-2016 de 5 de octubre de 2016).


 


Lo anterior, evidencia la importancia que tienen las actas en la adopción de los acuerdos municipales, y la necesidad de que éstas sean levantadas conforme al ordenamiento jurídico, para que, en los términos del artículo 128 de la Ley General de la Administración Pública, los acuerdos adoptados y el acta como tal, sean actos administrativos válidos.


 


En ese sentido, al referirnos a las disposiciones de la LGAP sobre los órganos colegiados y las funciones de sus secretarios, hemos indicado:


 


“…es indudable que las actas constituyen un documento de vital importancia dentro del funcionamiento de los órganos colegiados, y es por ello que es de interés que sea levantada por la persona a quien por disposición legal le fue encargada esa labor -el Secretario-, ya que no solo se debe garantizar que el contenido del acta cumpla con los requerimientos exigidos por la LGAP (artículo 56.1), sino porque también se ha señalado que el Secretario goza de fe pública administrativa, siendo ésta una garantía de la veracidad y exactitud de lo que en ella se consigna…”


 


En el caso de los Gobiernos Locales, debe observarse que la responsabilidad de levantar las actas del Concejo recae en su secretario:


 


Artículo 53. — Cada Concejo Municipal contará con un secretario, cuyo nombramiento será competencia del Concejo Municipal. El Secretario únicamente podrá ser suspendido o destituido de su cargo, si existiere justa causa. Serán deberes del Secretario:


a) Asistir a las sesiones del Concejo, levantar las actas y tenerlas listas dos horas antes del inicio de una sesión, para aprobarlas oportunamente, salvo lo señalado en el artículo 48 de este código.


b) Transcribir, comunicar o notificar los acuerdos del Concejo, conforme a la ley.


(…)


 


A esas funciones de asistir a las sesiones del Concejo, levantar las actas y tenerlas listas antes del inicio de las sesiones, y transcribir los acuerdos del Concejo, debe agregarse la dispuesta por el artículo 47 antes citado, de firmar las actas junto con el Presidente, una vez que hayan sido aprobadas por el Concejo.


 


Ahora bien, pese a que la transcripción de los acuerdos del Concejo y el levantamiento de las actas es una función del Secretario, lo cierto es que, de conformidad con el artículo 65 de la LGAP, el Secretario podría contar con la asistencia de otro funcionario de la Secretaría del Concejo, para la ejecución material de las tareas que sean necesarias para llevar a cabo esas funciones.


 


Es decir, dependiendo de la organización y estructura interna, es posible que otro funcionario, que podría ser un asistente de la Secretaría del Concejo, coadyuve al Secretario, por ejemplo, a transcribir la grabación de una sesión o a tomar nota durante una reunión del Concejo, en la que debe estar presente el Secretario, para que éste último, finalmente, elabore el acta.


 


El artículo 65 de la LGAP dispone que “todo órgano será competente para realizar las tareas regladas o materiales internas necesarias para la eficiente expedición de sus asuntos.


 


La transcripción de una sesión del Concejo o la toma de apuntes, son tareas materiales, y el hecho de que sean llevadas a cabo por otro funcionario a lo interno de la Secretaría del Concejo con el fin de asistir al Secretario, no hace desaparecer la responsabilidad de éste último sobre la exactitud y contenido del acta, por lo cual, el Secretario siempre deberá revisar y avalar la transcripción efectuada.


 


Esa circunstancia tampoco elimina la obligatoriedad de que el Secretario firme el acta junto con el Presidente, una vez aprobada por el Concejo.


 


Entonces, según lo expuesto y contestando sus preguntas, sí es posible que el Secretario sea asistido en el ejercicio de sus funciones y que otro funcionario que forme parte de la Secretaría del Concejo, sea el que lleve a cabo la tarea material de transcribir o de tomar nota sobre lo indicado en las sesiones del Concejo Municipal.


 


Lo anterior no hace desaparecer la responsabilidad del Secretario de estar presente en las sesiones, de elaborar las actas y tenerlas listas antes de las sesiones, del contenido y exactitud de éstas, y de firmarlas junto con el Presidente. Se trata de contar con el apoyo de otros funcionarios en la realización de ciertas tareas materiales, para el ejercicio eficiente de las funciones que le corresponden.


 


Dado que la responsabilidad y las funciones de levantar, tener listas y firmar las actas corresponden, en exclusiva, al Secretario, el hecho de que la ejecución material de la tarea de transcribir, de tomar nota o de cualquier otra actividad material necesaria para el ejercicio de esas funciones, recaiga en otro funcionario de la Secretaría, no afecta la competencia del Secretario, ni la validez del acta.


 


La validez del acta se vería afectada si el Secretario no asiste a la sesión, si delega por completo su función de elaborar el acta y de tenerla lista antes de la sesión correspondiente, y si no la firma junto con el Presidente.


 


Reiteramos, la posibilidad de que el Secretario se apoye en otro funcionario de la Secretaría del Concejo para la ejecución de tareas materiales necesarias para el ejercicio de sus competencias, no debe implicar una delegación de sus funciones, ni le resta responsabilidad en el ejercicio de sus competencias.


 


De usted, atentamente,


 


 


 


 


Elizabeth León Rodríguez                         Ángela Garro Contreras


Procuradora                                               Abogada


 


 


 


 


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