C-044-84

San José, 27 de enero de 1984.

Señora

Luz Alba Chacón León

Directora General

Archivo Nacional

Estimada señora:

Con la aprobación del señor Procurador General Adjunto, doy contestación a su nota u oficio N° 00013 de fecha de 06 de enero de 1984, en el cual consulta concretamente sobre la dependencia administrativa del Archivo Nacional, de la siguiente forma:

Para formar un criterio se debe tener en cuenta la siguiente normativa aplicable al caso sub-examine:

1- Ley N° 5574 del 17 de setiembre de 1974, que crea la Junta Administrativa del Archivo Nacional.

2- Decreto Ejecutivo N° de 4664-G de 4 de febrero de 1975, en que se dicta el Reglamento de la Junta Administrativa del Archivo Nacional.

3- Decreto Ejecutivo N° de 5679 de 25 de noviembre de 1975, en que se dicta el Reglamento Interior de Trabajo del Archivo Nacional.

4- Ley 3661 de 10 de enero de 1966, Ley del Archivo Nacional.

5- Ley General de la Administración Pública del 2 de mayo de 1978.

Consideraciones Generales:

La concreta y particular aplicación de los conceptos de Relación Jerárquica con imprescindibles para poder dar debida respuesta al problema aquí planteado, toda vez que tenemos ante nosotros la distinción que debe hacerse entre dos órganos jerárquicamente vinculados: por un lado la JUNTA ADMINISTRATIVA DEL ARCHIVO NACIONAL, creada mediante ley número 5574 del 17 de setiembre de 1974, que ha nacido para: “Dictar las medidas generales de organización y funcionamiento del Archivo Nacional, para el debido cumplimiento de los fines indicados en su ley de creación, b) dictar los presupuestos, acordar los gastos y promover las licitaciones …, c) formular los programas de mejoras a la institución, de acuerdo con las necesidades de la misma, (artículo 2° de la Ley de Creación de la Junta Administrativa del Archivo Nacional), y por otro el DIRECTOR GENERAL DEL ARCHIVO NACIONAL; de quien la Ley dice lo siguiente: “El archivo tendrá un Jefe con la denominación de Director es responsable de la marcha del Archivo” (artículo 6° de la Ley del Archivo Nacional), y continúa el cuerpo legal preceptuando las atribuciones que le competen.

El Director General del Archivo Nacional es el personero ejecutivo de la Junta Administrativa, tendrá su representación judicial y extrajudicial, (según artículo 6° de la Ley de Creación de la Junta Administrativa del Archivo Nacional), ya que la Junta Administrativa del Archivo Nacional es un órgano colegiado, en consecuencia a lo estipulado por los artículos 49 y siguientes de la Ley General de la Administración Pública, siendo además el Superior Jerárquico de la institución de acuerdo con su propia ley de creación, pues le corresponde dictar medidas o políticas generales de organización y funcionamiento del Archivo Nacional de conformidad con su artículo 4°.

Por cuanto como bien lo dice el tratadista Miguel S. Marienhoff en su obra intitulada “Tratado de Derecho Administrativo, Tomo I; “No se concibe una organización administrativa donde todos los individuos adscritos a ella –funcionarios y empleados- tuvieren igual rango, lo cual impediría que unos dieran órdenes o directivas y otros las cumpliesen. No habría coordinación, imperaría el caos y todo sería inoperante. De ahí la existencia de “superiores” e “inferiores”, vinculados entre sí por una relación de supremacía y subordinación, respectivamente. Ello determina la llamada “jerarquía”, instituto esencial en toda eficiente organización administrativa. Defínase la jerarquía como una relación de supremacía de los funcionarios superiores respecto a los inferiores, y de subordinación de éstos o aquéllos… La jerarquía se expresa a través del “poder de mando” o “poder jerárquico” que prácticamente, y en términos generales se concreta en lo siguiente: 1° Posibilidad de que el superior jerárquico dirija e impulse la acción del inferior, dando las “órdenes” pertinentes. 2° Posibilidad de dictar normas de carácter interno, de organización o de actuación, tales como instrucciones, circulares, etc. 3° Posibilidad para el superior de nombrar los integrantes de los órganos inferiores, así como formalizar los contratos en la rama concreta de competencia. 4° Posibilidad de avocación de facultades de competencia. 5° Facultad de vigilancia, de control o de fiscalización por parte del superior, de oficio o a pedido de parte, sobre actos o sobre personas. 6° Facultad de resolver los conflictos o cuestiones de competencia que se produzcan entre órganos inferiores.

A la serie de poderes del superior jerárquico, corresponden otros tantos deberes del inferior. Los deberes del inferior en el ordenamiento jerárquico se concretan en la “subordinación” al superior… La “subordinación” se manifiesta en el deber de obediencia, que apunta el autor tiene sus “razonables límites jurídicos” y que en ningún caso puede pretenderse una subordinación del funcionario o empleado que vaya más allá del interés de la función pública.

Todo lo anterior, analizado a la luz de los artículos 101 y siguientes de la Ley General de la Administración Pública nos aclara favorablemente el panorama, deduciendo sin mayor esfuerzo lo siguiente:

1.- Existe relación jerárquica, puesto que ambos órganos desempeñan funciones de la misma naturaleza, y la competencia de la Junta Administrativa del Archivo Nacional abarca, por así decirlo, la del Director General del Archivo, habida cuenta de que así lo estipula concreta y claramente la ley de su creación (artículos 2°, 5°, 6° 9° 12° y 13°) y el Reglamento respectivo (artículos 7°, 8°, 9°, 10°, 11°, 12°, 13° y 14°).

          2.- La Junta Administrativa del Archivo Nacional, posee todas las prerrogativas que como superior jerárquico le han establecido los artículos 102 y 103 de la Ley General de Administración Pública.

          3.- Finalmente, en punto a la discusión sobre la dependencia administrativa del personal nombrado por la Junta, cabe decir que la Administración Pública es un sistema articulado, lógico y consecuente con los fines que persiga y sea menester satisfacer: vemos como se plantea la articulación de dos órganos, uno colegiado y el otro unipersonal (Junta y Directivo respectivamente), donde si bien es cierto, el Director General del Archivo es un subordinado de la Junta; (artículo 6° de la Ley de Creación de la Junta Administrativa del Archivo Nacional, 14 y 17 del Reglamento), también es cierto que asumiendo la construcción piramidal de la Relación Jerárquica, donde existen superiores o inferiores, este Director General es superior jerárquico de todos los demás funcionarios y empleados que laboren en la institución, lo cual es una manifestación de su ubicación en la pirámide o cadena de mando de aquel órgano. La Ley supracitada le otorga al Director General las mismas potestades, prerrogativas y órdenes o instrucciones sobre sus subordinados, entiéndase los demás funcionarios que le sigan en grado descendente, Subdirector, etc., hasta aquellos otros órganos o personas que realicen labores interdisciplinarias y/o específicas en el cumplimiento de sus labores, en grados inferiores, quienes deben estar sujetos a la Dirección General y acatarán las directrices u órdenes que dimanen de tal dirección, puesto que es el Superior Jerárquico inmediato de ellos.

Tales potestades se encuentran contenidas en los artículos 101 y siguientes de la Ley General de Administración Pública, y particularmente el artículo 104 inciso 2, contempla la articulación o vinculación que debe prevalecer ante la paralela existencia de jerarca colegiados y otro jerarca unipersonal de tipo ejecutivo, estipulando: “corresponderá al principio nombrar a éste último, a sus suplentes y a los demás altos funcionarios del ente que indique el reglamento, y corresponderá al jerarca ejecutivo el nombramiento del resto del personal”.

Así se explica que el personal remunerado de la Junta Administrativa del Archivo Nacional, aún cuando no haya sido nombrado por la Dirección General, es parte de la Administración Pública, son servidores públicos, puesto que prestan servicios de índole pública como parte de su organización, en virtud de un acto válido de investidura, con entera independencia en este caso del carácter remunerativo (artículos 111 de la Ley General de Administración Pública), encontrándose subordinados de manera inmediata y directa por esa razón a la Dirección General quien es la responsable de la marcha cotidiana y constante de la institución, por ello tales funcionarios nombrados por la Junta, en virtud de una sana administración de personal están subordinados a las órdenes, directrices y potestades del Director, dentro de los límites establecidos por la ley, al igual que los restantes funcionarios y empleados del Archivo Nacional, se encuentra vinculados a tal deber de obediencia. La racional distribución y ejecución del trabajo a desempeñar en el Archivo Nacional indica además que sea lo conveniente, toda vez que el Director General es el sujeto-órgano que se encuentra con mayor permanencia en ese centro de trabajo. Se confirma entonces la validez y eficacia de la relación jerárquica donde existen superiores o inferiores, vinculados entre si por esa relación de supremacía de la que nos habla Marienhoff, siendo funcionarios inferiores al director General los nombrados por la Junta Administrativa.

CONCLUSIÓN:

Los funcionarios, empleados y servidores nombrados por la Junta Administrativa del Archivo Central Nacional, deben obedecer las directrices, órdenes o circulares que el Director General expida, toda vez que éste es el Superior Jerárquico inmediato de ellos, por estar facultado por lay para ejecutar las medidas y políticas que la Junta Administrativa acuerdo, para el oportuno y racional cumpliendo los fines u objetivos del Archivo Nacional.

De usted se despide con toda consideración,

Lic. Luis Francisco Madriz Soto                            Juan José Soto Cervantes

Procurador de Relaciones de Servicio                  Asistente

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