MINISTERIO DE TRABAJO Y SEGURIDAD SOCIAL

(Esta norma fue derogada por la directriz MTSS-DMT-DR-006-2018  del 30 de abril de 2018, “Procedimiento administrativo para la recuperación de acreditaciones que no corresponden en pensiones con cargo al presupuesto nacional”)

        Nº 008-2011.—Ministerio de Trabajo y Seguridad Social.—Despacho de la Ministra.—San José, a las once horas con once minutos del veintiocho de febrero del año dos mil once.

Resultando:

        I.—Que es imprescindible establecer un procedimiento reglado para la recuperación de sumas giradas de más en Pensiones con cargo al Presupuesto Nacional y Regímenes Especiales, que delimite de manera clara y contundente la jerarquía, ubicación dentro del procedimiento, las competencias, funciones y procedimiento especifico a seguir, por cada una de las instancias ministeriales que en naturaleza de su función, tienen una obligada participación en el trámite de recuperación de sumas giradas de más.

        II.—Que es de vital importancia lograr la coordinación de las distintas instancias ministeriales que participan en la recuperación de sumas giradas de más en pensiones con cargo al Presupuesto Nacional y Regímenes Especiales, en procura de la obtención de resultados de optimización en el procedimiento.

Considerando:

        I.—Que el procedimiento administrativo de recuperación de sumas giradas de más en pensiones con cargo al Presupuesto Nacional se fundamenta en las siguientes disposiciones todas de obligado cumplimiento:

-       El artículo 69 de la Ley Orgánica del Ministerio de Trabajo.

-       Los artículos 23 inciso e, 24 incisos b y c y 25 inciso d, del Decreto Ejecutivo 34384-MTSS Reglamento de Organización y Funcionamiento de la Dirección General de Pensiones.

-       El artículo 27 de la Ley 7302 del 08 de julio de 1992, Ley de Creación del Régimen General de Pensiones con cargo al Presupuesto Nacional, de Otros Regímenes Especiales y Reforma a la Ley Nº 7092 del 21 de abril de 1988 y sus Reformas, Ley del Impuesto sobre la Renta.

-       Los artículos 56, 57 y 58 de su Reglamento.

-       Los artículos 10, 149, 150, 308 siguientes y concordantes de la Ley General de la Administración Pública.

-       Los artículos 169 y 170 del Código de Normas y Procedimientos Tributarios

- El artículo 9 del Reglamento General para el Control y Recuperación de Acreditaciones que no Corresponden, Decreto Ejecutivo Nº 34574-H de 14 de mayo de 2008.

-       El oficio DR-088-2004 del 27 de agosto de 2004 de la Dirección de Tributación Directa del Ministerio de Hacienda.

-       El artículo 1 de la Circular TN-877-2009 de 31 de agosto de 2009, de la Tesorería Nacional sobre Monto Exiguo para las Acreditaciones que no Corresponden.

Por tanto,

LA MINISTRA DE TRABAJO Y SEGURIDAD SOCIAL,

RESUELVE:

        Se establece el Procedimiento Administrativo para la Recuperación de Sumas Giradas de Más en Pensiones con Cargo al Presupuesto Nacional y Regímenes Especiales, el cual se regirá por las siguientes cláusulas:

I.—Procedimiento Administrativo para la Recuperación de Sumas Giradas de Más en Pensiones con Cargo al Presupuesto Nacional y Regímenes Especiales en los casos de caducidades.

a) La Dirección Nacional de Pensiones, en cada una de sus dependencias y en las distintas etapas en las que conforme a sus funciones actúen en los procesos de reajuste de pensión o cualquier otro tramite relacionado con las pensiones, que tengan conocimiento de una posible caducidad, deberán remitir el expediente administrativo al Departamento de Declaración de Derechos, para que se proceda al análisis correspondiente y posterior declaratoria de caducidad.

b) Una vez determinada la caducidad, el Departamento de Declaración de Derechos, emitirá resolución fundada, declarando la caducidad del derecho a pensión y consignará la orden inmediata de exclusión de planillas por medio del Núcleo de Pago de Regímenes Especiales y el traslado del expediente al Departamento de Gestión de Pagos de la Dirección Nacional de Pensiones, para la elaboración de un informe técnico contable, que determine la posible existencia de sumas giradas indebidamente al ex beneficiario de la pensión.

c) Una vez notificada la resolución al ex beneficiario de la pensión, el Departamento de Gestión de la Información, remitirá el expediente junto con la resolución de declaratoria de caducidad del derecho, al Núcleo de Pagos de Regímenes Especiales para que este proceda a la elaboración de la correspondiente Boleta de Exclusión de la planilla, se aplique en el sistema de planilla y posteriormente procedan a delimitar las sumas giradas de mas, en caso de existir.

d) En los casos en los que la declaratoria de la caducidad haya dado lugar a una suma girada indebidamente y que deba ser recuperada, el Núcleo de Pagos de Regímenes Especiales deberá emitir un reporte de sumas giradas de más por caducidades, especificando el mes y año en la cual se generó la suma.

e) Asimismo el Núcleo de Pagos de Regímenes Especiales, deberá adjuntar las Boletas de Exclusión de cada ex beneficiario de pensión, debidamente foliadas al expediente y posteriormente remitirlo al Departamento de Gestión de Pagos, cuyas funciones primordiales en lo que se refiere a recuperación de sumas giradas de más, son estudiar estos casos desde el punto de vista jurídico y/o contable.

f)  El Departamento de Gestión de Pagos deberá rendir los estudios técnicos respectivos, que impliquen la elaboración del cálculo contable de las sumas giradas indebidamente y el análisis jurídico, los cuales deberán contener entre otras cosas el nombre completo del ex beneficiario de la pensión, número de cédula, número de Resolución de otorgamiento de la pensión, el Régimen, la fecha de exclusión de la planilla, la suma girada de más, y el período en que está comprendida, el número de Resolución que declara la caducidad del derecho, junto con la explicación detallada del motivo de la suma girada de mas, e indicación de los folios donde se encuentra esta información.

g) En caso de que en el Departamento de Gestión de Pagos, se determine que la suma girada de más corresponde a Montos Exiguos Administrativos, el (la) jerarca de la Dirección Nacional de Pensiones, procederá de conformidad con lo que establece el oficio TN-877-2009 del 31 de agosto de 2009 de la Tesorería Nacional a elaborar la correspondiente Resolución de Archivo del expediente.

h) Para aquellos casos en los que el importe de la suma girada de más sea superior al Monto Exiguo Administrativo (Monto Exiguo Judicial), el Departamento de Gestión de Pagos, trasladará a este Despacho, a través del Órgano Director del Procedimiento Administrativo, para que se proceda con el procedimiento que corresponda, en atención a lo dispuesto en oficio TN-877-2009 de cita.

i)  La Asesoría Económico Actuarial de la Dirección Nacional de Pensiones, será el encargado de establecer y comunicar a las instancias que participan en la recuperación de sumas giradas de más, la actualización de los montos que resulten para cada semestre, con respecto a los diferentes tipos de monto exiguo que determine la resolución que emite la Dirección General de Servicio Civil con el índice salarial respectivo. Todo de conformidad a lo estipulado en la Circular TN-877-2009 de la Tesorería Nacional y lo que disponga la División Fiscalización y Control de la Tesorería Nacional.

j)  Para los casos en los que determine que existen sumas giradas de más que deben ser recuperadas, la Dirección Nacional de Pensiones emitirá una resolución y los trasladará de forma inmediata al Órgano Director del Procedimiento Administrativo para la recuperación de sumas giradas de más en pensiones, para que éste inicie el procedimiento de cobro.

k) El expediente debe trasladarse al Órgano Director debidamente foliado y el informe contable firmado y sellado por el funcionario que lo elaboró, el Jefe del Departamento y el (la) jerarca de la Directora Nacional de Pensiones.

l)  El Órgano Director del Procedimiento Administrativo nombrado para tales efectos por este Despacho, recibirá la resolución emitida por la Dirección Nacional de Pensiones para los casos en que existan sumas giradas de más y confeccionará un Auto de Apertura y Citación a Audiencia con base en los artículos 249 y 250 de la Ley General de Administración Pública, que debe contener una clara y detallada explicación de los hechos, seguida de la intimación e imputación, la motivación y comunicación de los actos, los plazos, la oralidad, el acceso al expediente y procederá a notificarlo al administrado.

m)        Contra este Auto de Apertura y Citación a Audiencia, proceden los recursos ordinarios de Revocatoria y Apelación subsidiaria regulados por la Ley General de la Administración Pública y así se indicará en el mismo. El recurso de Revocatoria será resuelto por el Órgano Director del Procedimiento Administrativo y el Recurso de Apelación será de conocimiento de este Despacho, a través de la Dirección de Asuntos Jurídicos.

n) El Órgano Director del Procedimiento Administrativo, realizará la audiencia conforme a los artículos 309 y siguientes de la Ley General de Administración Pública; valorará las pruebas aportadas; levantará un acta de conformidad con los artículos 270 y 313 de la citada Ley y confeccionará un Informe final que elevará a conocimiento de este Despacho.

o) Este Despacho acogerá o se apartará de las recomendaciones rendidas por el Órgano Director del Procedimiento Administrativo, una vez cumplido el trámite de audiencia y dictará la resolución final. La misma se notificará al administrado. Esta resolución final admite recurso de reposición de conformidad con el artículo 346 de la Ley General de Administración Pública. La resolución que conoce el recurso en caso de que se hubiere formulado, da por agotada la vía administrativa.

p) Una vez firme la resolución final emitida por este Despacho, acreditando la existencia de suma girada de más, el Departamento de Gestión de Pagos elaborará y notificará al interesado el Requerimiento de Pago. En dicho requerimiento se otorga un plazo de quince días hábiles para que se efectúe el pago respectivo. Durante el plazo señalado, el expediente permanece en custodia del Departamento de Gestión de Pagos, quien deberá verificar que se cumpla con el plazo respectivo. El Requerimiento de Pago carece de Recurso alguno.

q) Si se cumple el plazo del requerimiento y no se ha realizado el pago, el expediente se eleva a conocimiento de este Despacho por parte del Departamento de Gestión de Pagos a fin de que se realice el Certificado de Adeudo.

r)  En el caso en que se concluya el procedimiento administrativo y no se haya llegado a un arreglo de pago y se demostrare que el ex beneficiario debe devolver las sumas giradas indebidamente, este Despacho remitirá al Departamento de Cobro Judicial de la Dirección General de Hacienda, el Certificado de Adeudo debidamente firmado y sellado por este Despacho, además de la copia certificada del expediente principal, junto con una Resolución y oficio de envío. Todo lo anterior, con base en lo establecido por el artículo 150 de la Ley General de la Administración Pública y las Directrices DGH-DAE-D-001-2013 y DGH-DAE-D-002-2013 ambas del 22 de febrero de 2013 del Departamento de Cobro Judicial y la División de Adeudos Estatales de la Dirección General de Hacienda.

s) El Órgano Director del Procedimiento Administrativo, deberá mantener un efectivo control, con datos certeros sobre los procesos en los que se haya llegado a arreglo de pago o la cancelación total de la sumas giradas de más, así como los procesos en vía de cobro, remitidos al Departamento de Cobro Judicial de la Dirección General de Hacienda, con certificado de deudo, de conformidad con los procedimientos aquí establecidos. Estos datos deberá a enviarlos a conocimiento de este Despacho y de la Dirección Nacional de Pensiones en forma mensual.

t)  En caso de que se llegue a un arreglo de pago, el Órgano Director del Procedimiento Administrativo, traslada el expediente junto con el legajo del Procedimiento al Departamento de Gestión de Pagos, para la implementación del procedimiento de control para el seguimiento de los acuerdos de pagos formalizados.

u) El Núcleo de Archivo de la Dirección Nacional de Pensiones, recibirá una copia del Certificado de Adeudo, de la Resolución de este Despacho y del oficio de envío al Departamento de Cobro Judicial de la Dirección General de Hacienda, debiendo proceder a su digitalización, foliación e inclusión en los expedientes respectivos y a su archivo.