OJ-004-2002

24 de enero de 2002

 

 

 

Señora

Virginia Chacón Arias

Directora Ejecutiva

Archivo Nacional

 

 

 

Estimada señora:

    Con la aprobación del señor Procurador General Adjunto, me refiero a su Oficio JA-401-2001 del 23 de julio de 2001, en el cual consulta la posibilidad de que la Junta Administrativa autorice la venta de cajas para guardar documentos a cualquier Archivo Central del Estado. Lo anterior, por así haberlo decidido dicha Junta por Acuerdo No.7 de sesión No.19-2001 del 4 de julio anterior.

    El 6 de agosto siguiente, se nos remitió el criterio legal requerido por el artículo 4 de la Ley Orgánica de la Procuraduría General de la República, (1) (Ley No.6815 del 27 de setiembre de 1982) constante en Oficio AL-131-2001 de 2 de julio de 2001. En este se concluye que el artículo 20 de la Ley No.7202 de 24 de octubre de 1990 autoriza la venta de interés, sin fines de lucro.

    Al respecto, la Constitución Política (2) (Constitución del 7 de noviembre de 1949, Artículo 183) y la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República, (3) (Ley No.7428 del 7 de setiembre de 1994, artículos 8 primer párrafo, 11, 34 a) y b); y 37 incisos 3) y 6) atribuyen la fiscalización de la hacienda pública a ésta. Forman parte de dicha Hacienda, las normas sobre la contratación administrativa, cuya aplicación fiscaliza ese Organo Contralor. Control que se extiende sobre la legalidad del uso de los fondos públicos.

    Por otra parte, nuestra Ley Orgánica (4) (Artículo 5 de la Ley No.6815 de cita) dispone que los asuntos propios de otros órganos administrativos que posean una jurisdicción especial establecida por ley, no pueden ser objeto de un pronunciamiento vinculante de la Procuraduría. Vista la competencia de la Contraloría en la materia consultada, se emitirá una opinión no vinculante, en un afán de colaboración.

    Pues bien, en virtud del principio de legalidad, (5) (Artículo 11 constitucional y 11 de la Ley General de la Administración Pública (LGAP) la Administración Pública solo puede realizar aquellos actos que la autorice expresamente el Ordenamiento Jurídico. Un acto puede entenderse autorizado cuando el motivo se encuentre regulado, aunque sea de un modo impreciso, supuesto en el cual su definición debe respetar los límites de la discrecionalidad (6) (Artículos 11.2; 133,1; 16, 158,4 y 160 LGAP).

    Es claro que la Junta Administrativa del Archivo Nacional, como Administración Pública, (7) (Con la naturaleza definida en el dictamen C-42-2001 del 20 de febrero de 2001) puede vender sin fines de lucro, los servicios y las publicaciones de carácter cultural y educativo que patrocina (8) (Artículo 20 y 23 incisos c) y ch) de la Ley 7202 del 24 de octubre de 1990, Ley del Sistema Nacional de Archivos). Pero, la ley no definió cuáles debían de ser las nuevas fuentes de financiamiento, (9) (El Archivo Nacional cuenta con dos fuentes de financiamiento actualmente, el timbre establecido en el artículo 3 de la Ley No.43 del 21 de diciembre de 1934 y el impuesto a las cuentas corrientes creado por el artículo 7 de la Ley No.5574 del 6 de setiembre de 1974) cuya búsqueda autorizó expresamente a esa Junta

    Por supuesto que, existe un interés público en la conservación adecuada de los documentos en los archivos públicos, por cuya óptima organización debe velar la Junta consultante (10) (Artículos 1, 11 g) y 41 de la Ley No.7202 de cita y 113 inciso 1) LGAP) De donde, las Administraciones Públicas están autorizadas para contratar los materiales necesarios e indispensables para cumplir con dicho fin público (11) ( Dictamen OJ-66-2000 de 23 de junio de 2000).

    Dicha actividad instrumental es susceptible de llevarse a cabo mediante la contratación directa interadministrativa, como excepción a la regla del concurso público (12) (Sala Constitucional, Voto Nº5882-93; artículo 2, inciso c) de la Ley de Contratación Administrativa Ley No7494 de 2 de mayo de 1995 y en el artículo 78, de su Reglamento General, Decreto No.25038 del 6 de marzo de 1996). Sin embargo, es requerido que las Instituciones Públicas intervinientes, actúen en ejercicio de sus competencias, se presupuesten los recursos, y las prestaciones contractuales guarden equilibrio y razonabilidad (13) (Contraloría General de la República. Oficios DGCA-21-98 de 7 de enero de 1998; Nº11334 (DCGA-1210-97) de 17 de setiembre de 1997 y Oficio Nº 14521 (DGCA-1551-97) de 24 de noviembre de 1997, aparte IV).

    Al respecto, correspondería a la Administración consultante valorar la técnica, justicia y conveniencia de la negociación propuesta. Por su parte, la Contraloría tendría que evaluar si los recursos económicos involucrados pueden ser válidamente presupuestados por aquélla (14) (Artículo 10 de la Ley No.5574 de cita en relación con el 11 c) de la Ley 7202 y 1, 2 y 107 la Ley No.8131 de 18 de setiembre de 2001 o Ley de Administración Financiera y Presupuestos Públicos)

    Sin perjuicio de lo anterior, estimamos que la contratación de interés no se ajusta al marco competencial de la Junta consultante (15) (Artículo 11 de la Ley No.7202 de cita). En efecto, dentro de las funciones administrativas y técnicas atribuidas legalmente, no aparece como actividad ordinaria la compraventa de las cajas de interés (16) (Artículo 12,1 de la LGAP).

    La definición legal del punto consultado es competencia de la Contraloría General de la República. Además, correspondería a la Administración consultante definir el ajuste de la contratación propuesta a los límites de la discrecionalidad administrativa. Sin perjuicio de ello, estimamos que la compraventa de cajas para la conversación de documentos en los Archivos Públicos, no encuadra en el marco competencial de la Junta Consultante.

    Atentamente,

 

MSc. Luis Diego Flores Zúñiga

PROCURADOR CONSTITUCIONAL