C-291-2002

29 de octubre del 2002

 

 

 

Señora

Xinia María Ramírez Berrocal

Alcaldesa

Municipalidad de Montes de Oca

Presente

 

 

 

Estimado señor:

    Con la aprobación del señor Procurador General Adjunto, nos referimos a oficio número Of-598-e-04-02 del 30 de abril del año en curso, suscrito por el Ing. Eulogio Domínguez Vargas, entonces Alcalde, mediante el cual solicita el criterio de éste Órgano Consultivo sobre la interpretación que debe realizarse del artículo 2 de la ley número 8220, denominada Ley de Protección al Ciudadano del Exceso de Requisitos y Trámites Administrativos.

    Se remite a su vez el criterio legal del Lic. Gerardo González, Jefe del Departamento Legal de esa Municipalidad, el cual señala:

"Este artículo es muy claro respecto a lo siguiente:

El párrafo primero define que el administrado está en la obligación de presentar documentos ante la Administración SOLO UNA VEZ. La administración está legalmente impedida para volverlos a solicitar ya sea por extravío, quema, robo o lo que sea, ya que no se contempla excepción alguna, ni siquiera para otro trámite diferente. La norma presupone, entonces, que si una persona ya presentó papales para patente por ejemplo, y después quiere hacer otro trámite diferente, como solicitar un permiso de construcción, los documentos que había presentado para la patente deben servirnos por fuerza para obtener los datos que ellos contengan, tales datos no los podemos volver a pedir. Al mismo tiempo, si en el trámite del permiso se necesitan datos que fueron dados en para la patente, es obligación obtenerlos de allí, no se los podemos pedir de nuevo al administrado. Desde luego, sí podemos pedir aquellos datos que el administrado no hubiese proporcionado antes a ninguna otra oficina dentro de la Municipalidad. Esto prácticamente obliga a la creación del EXPEDIENTE UNICO que pienso yo podría crearse a partir del número de cédula, si bien esto presenta un problemita según se verá en el párrafo siguiente.

El párrafo segundo define que, a pesar de lo dicho, el administrado deberá dar el permiso para que una oficina le dé los datos a otra. (...) El inconveniente que yo le veo a esto, es que limita la posibilidad de crear un EXPEDIENTE UNICO, que hubiera sido lo ideal, por que al consultar ese expediente no se estaría requiriendo del permiso indicado, a no ser que se diseñe una fórmula en la que el permiso venga ya incluido como machote.

El párrafo tercero solamente establece la única excepción a todo lo dicho: LAS PERSONERIAS JURIDICAS. Esto tiene su razón de ser en que las personerías jurídicas, así como pueden permanecer iguales por años, pueden variar constantemente. Por eso sí es legal y razonable pedirlas luego de cada vencimiento, que es de tres meses por ley, como toda certificación."

 

Análisis del asunto planteado

a. Normativa relevante

    El artículo 2º de la Ley de Protección al Ciudadano del Exceso de Requisitos y Trámites Administrativos, N°8220 de 4 de marzo del 2002, sobre el cual versa la consulta, dispone expresamente:

"Presentación única de documentos. La información que presenta un administrado ante una entidad, órgano o funcionario de la Administración Pública, no podrá ser requerida de nuevo por estos, para ese mismo trámite u otro en esa misma entidad u órgano. De igual manera, ninguna entidad, órgano o funcionario público, podrá solicitar al administrado, información que una o varias de sus mismas oficinas emitan o posean.

Para que una entidad, órgano o funcionario de la Administración Pública pueda remitir información del administrado a otra entidad, órgano o funcionario, la primera deberá contar con el consentimiento del administrado.

Quedan exceptuadas de la aplicación de este artículo las personerías jurídicas."

    Un adecuado análisis de la norma supra transcrita requiere estudiar los diversos aspectos que en ésta se regulan de manera separada.

 

b.- Prohibición para la Administración de solicitar un documento para un mismo trámite

    La parte inicial del artículo 2º de estudio, indica que la información que presenta un administrado ante una entidad, órgano o funcionario de la Administración Pública, no podrá ser requerida de nuevo por éstos, para ese mismo trámite u otro, en esa misma entidad u órgano.

    Para la interpretación correcta de ese aparte del texto de la Ley, nos remitimos directamente a las actas de discusión de la Asamblea Legislativa.

"Entonces, ella presenta el caso de una información que se presentó hace mucho tiempo y que esta pierda su validez, con el tiempo y se pretende que la información tenga la misma validez que esta tenía cuando se presentó en el tiempo que puede ser, inclusive meses o años después.

La lógica de la aplicación de esta ley nos indica que esos casos no se van a dar en el sentido de (sic) hay un plazo muy corto para que la Administración, si se dio o no se dio el permiso, si se dio o no se dio la licencia, los documentos que el administrado presenta para que le den una licencia, una autorización, un permiso u otro tipo de resolución de la administración, fueron utilizados en ese procedimiento.

No puede darse el caso bajo la lógica de esta ley, que una documentación se quede invernando, en stand by o en una pausa durante meses o años para que estos eventualmente, sean utilizados. La desactualización de algún informe, si se aplica la ley como debe, no debe preocupar.

En todo caso, el Poder Ejecutivo deberá tomar en cuenta su inquietud.(...)

En la ley quedó a salvo, en el tercer párrafo, las personerías jurídicas. De tal manera que la personería jurídica requiere estar actualizándose, por que puede ser que alguien cambie en la junta directiva y, de un momento a otro, una persona que era representante ya no lo es y se den algunos problemas en ese sentido.

Entonces lo único que queda exceptuado de la aplicación de este artículo son las personerías jurídicas, las cuales sí tienen que estarse renovando constantemente. El reglamento establecerá cada cuánto debe renovarse, si es cada dos, tres o seis meses.

Pero en relación con los otros documentos, no debiera haber mayor preocupación porque muchos de estos trámites van a consumir ese estudio de factibilidad. (...) Entonces, con la lógica de esta ley no se va a dar la situación de que tarden meses o años en pronunciarse. Van a tener un mes para pronunciarse, los documentos están presentados y ya no habrá la preocupación de que pierden su vigencia." Acta de Sesión Plenaria N° 118, celebrada el martes 19 de febrero del 2002, Folio 425 y 426.

    De acuerdo con el texto de la Ley y la intención del legislador al dictarla, se tiene que se está prohibiendo expresamente el requerir por parte de la Administración documentos varias veces para la resolución del mismo trámite.

    Lo anterior resulta acorde con la jurisprudencia, principalmente de la Sala Constitucional, que tiende a hacer efectivo el derecho del administrado de obtener pronta respuesta a sus gestiones ante la Administración Pública.

"El derecho de petición y pronta resolución, regulado en el artículo 27 y 41 de la Constitución Política, establece la obligación del Estado de recibir peticiones de los administrados, y -correlativamente- también la de dar una pronta resolución. Este derecho se complementa a su vez con las garantías establecidas en los artículos 30 y 41 de la Constitución Política, a saber: el libre acceso a los departamentos administrativos con propósitos de información sobre asuntos de interés público y el derecho a tener acceso a una justicia pronta y cumplida. De esta manera, si todo ciudadano tiene la facultad de dirigirse por escrito a los órganos públicos, a fin de que éstos, le informen o resuelvan asuntos de su interés, la Administración pública necesariamente estará en la obligación de contestarle por escrito dentro de un plazo determinado lo cual no supone en modo alguno, que la contestación será favorable." Sala Constitucional de la Corte Suprema de Justicia, Resolución Nº 753-98.

    Es decir, con el presente artículo se plasma en la ley, lo que se encuentra consagrado en el artículo 27 de la Constitución Política. Esta consideración, es además acorde con la intención de esta ley, la cual es establecer un marco sobre el los cual se oriente la actuación del servidor público y del administrado. Con lo cual, se pretende "inyectar racionalidad, celeridad y precisión a la Administración Pública con beneficios tanto para la Administración como para el administrado." (Dictamen Afirmativo unánime, Expediente 14.235 Asamblea Legislativa).

 

c. Prohibición de la Administración de solicitar información suministrada por el administrado para otro trámite

    En primer término, debemos señalar que estos presupuestos deben ser entendidos en beneficio del administrado, pues es optativo para él decidir presentarlos nuevamente ante la Administración.

    El numeral de comentario le prohibe a la Administración solicitarle al administrado información que él suministrara en otro trámite.

    Nótese que el supuesto de análisis implica, a contrario sensu, que la Administración puede utilizar la información brindada por un administrado para un determinado trámite, en otro que él presente.

    En razón de lo anterior, debe precisarse que la información suministrada por el administrado para un trámite, y que no pueda ser solicitada en otro, es aquella que no sea de interés privado, ya que, una interpretación en otro sentido podría violentar, entre otros, el derecho a la intimidad y la inviolabilidad de los documentos privados.

    En el dictamen C-073-2002 de 12 de marzo del 2002, se analizó la confidencialidad que pueden tener documentos aportados en un expediente administrativo. Al efecto se señaló:

"A.- EL PROCEDIMIENTO DEBE TUTELAR EL DERECHO A LA INTIMIDAD

En el dictamen C-344-2001 de 12 de diciembre de 2001 se hizo referencia a que en los procedimientos regulados por la Ley N. 7472 de 20 de diciembre de 1994, la Unidad Técnica de la Comisión debe valorar previamente e incluso de oficio si determinada información es de interés público o es de interés privado, para efectos de separar los legajos relativos a la información pública y a la confidencial. Y ello tanto si la información ha sido aportada voluntariamente por la empresa como si lo ha hecho por requerimiento administrativo. No puede olvidarse que los administrados tienen un derecho a conocer la información constante en una oficina pública que sea de interés público. La Administración es garante de ese derecho, por cuanto si determina que esa información es de interés público no podría denegar el acceso a ella. Pero, correlativamente, la Administración es también garante del derecho a la intimidad e inviolabilidad de la información privada, respecto de la cual la regla es la confidencialidad y no la publicidad.

Podría decirse que toda autoridad administrativa es susceptible de enfrentarse al problema de definir si una determinada información es o no pública y, por ende, si puede o no divulgarla. Pero esa determinación es más evidente en tratándose de procedimientos como los que regula la Ley de Promoción de la Competencia y su Reglamento. Para resolver esos procedimientos se requiere información e información que recae directamente sobre el accionar y políticas de empresas privadas que intervienen en el mercado y que, por ende, normalmente tienen un interés porque determinada información no llegue, no sólo al público, sino ante todo a las empresas con que compiten en el mercado. De allí el acto de determinación previo que corresponde a la Unidad Técnica, regulado en el artículo 37, a cuyo tenor:

"ARTÍCULO 37.- Información confidencial

Durante toda la tramitación, el acceso a los expedientes se regulará por lo dispuesto en los numerales 272 a 274 de la LGAP.

La Unidad Técnica de la CPC, como órgano director de los procedimientos, deberá determinar cuál información de la aportada por las partes tiene carácter confidencial, ya sea de oficio o a petición de la parte interesada. La información determinada como confidencial deberá conservarse en legajo separado y a ella sólo tendrán acceso los representantes o personas debidamente autorizadas de la parte que aportó la información.

La Unidad Técnica podrá requerir a la parte que suministró información confidencial, que presente un resumen no confidencial de la misma, el cual pasará a formar parte del expediente".

Conforme dicho artículo, la parte puede solicitar que una determinada información sea tenida como confidencial. Facultad que no vincula a la Unidad, la cual puede jurídicamente sostener que la información presentada como confidencial no lo es y, por ende, puede ser comunicada a terceros. Con su actuación, la Unidad Técnica de la Comisión fiscaliza el cumplimiento de lo dispuesto en los artículos 24 y 30 de la Carta Política y, por ende, de los derechos de acceso a la información y el derecho a la intimidad y a la inviolabilidad de los documentos privados.

La Administración debe velar porque la información de carácter confidencial sea protegida mediante su conservación en legajo separado, a fin de que únicamente los representantes o personas autorizadas por la parte que la aportó tengan acceso a ella.

En el dictamen C-344-2001 se reseñó el criterio de la Procuraduría en orden al carácter público o privado de una información. Al efecto, se enfatizó en la necesidad de respetar la documentación de interés privado en tanto los documentos de esa índole están protegidos por el principio de inviolabilidad de los documentos privados y el derecho a la intimidad. Baste recordar que la inviolabilidad de los documentos privados garantizada en el artículo 24 constitucional "obedece a la necesidad de "proteger" a cualquier persona de injerencias extrañas, en el acceso a sus documentos privados y comunicaciones escritas y orales, que puedan conducir a algún tipo de responsabilidad…" (resolución N. 2351-94 de las 14:39 hrs. del 17 de mayo de 1994).

En dicha resolución, la Sala Constitucional manifiesta que "una cosa es, pues, el derecho y la legitimación de un órgano del Estado para contar y tener la información necesaria proveniente de una empresa privada a los fines pertinentes, y otra muy diferente es que de ahí se derive un derecho para terceros de tener acceso a esa información…". Lo que reafirma que si bien la Administración puede verse autorizada a examinar documentos e información privada, no puede comunicar la información que ha recabado. Lo anterior, unido a que la divulgación de una información sobre el manejo de la empresa pueda afectar la competencia y permitir que otra empresa obtenga beneficios propios de esa divulgación (con alteración de la libertad de concurrencia) obliga a la Administración a mantener la confidencialidad de la información.

Pero no se trata sólo del derecho a la inviolabilidad de los documentos. La obligación concierne el derecho a la intimidad, el cual es "el derecho del individuo a tener un sector personal, una esfera privada de su vida, inaccesible al público salvo expresa voluntad del interesado…" (Sala Constitucional, resoluciones Ns. 678-91 de 14:16 hrs. de 27 de marzo de 1991 y 5376-94 de 11:54 hrs. del 16 de septiembre de 1994). La plena realización del ser humano exige una adecuada protección contra la indebida injerencia de terceros en su vida privada y ello abarca a las empresas competidoras en el mercado.

Se comprende, entonces, que la determinación por parte de la Unidad Técnica del carácter público o privado de una documentación, sea susceptible de afectar el derecho a la intimidad, en general y a la inviolabilidad de los documentos privados en particular. Ello implica que la actuación administrativa debe estar enmarcada por normas que garanticen la adecuada defensa de los derechos del administrado. Por lo que al igual que la Unidad debe ser garante del derecho de las partes a la información pública, debe también serlo de la confidencialidad de la documentación de carácter privado. Por consiguiente, la decisión que adopte debe ajustarse a los principios del derecho proceso sustantivo y formal."

    Retomando el análisis realizado por este Órgano Asesor en el dictamen supra transcrito, cuando se trate de información privada aportada por un administrado dentro de un determinado trámite, esa información no podrá ser trasladada a otro trámite, sin previa autorización del administrado. Sin embargo, en esos supuestos, y de requerirse la información, la Administración podrá solicitarla para efectos de ese nuevo trámite.

    Amén de lo anterior, debe indicarse que si la documentación aportada, por su naturaleza, pierde vigencia (documentos sujetos a plazo) por el lapso de tiempo ocurrido entre un trámite y el otro, éstos podrán ser nuevamente requeridos.

 

d. Prohibición para la administración de solicitar información que la misma oficina emita

    La prohibición para la administración de requerir información al administrado que ella misma emita, debe entenderse que es para aquellos supuestos en que dicha información no violente el derecho constitucional a la intimidad, la inviolabilidad de los documentos privados, el secreto de las comunicaciones y el derecho a la autodeterminación informativa.

    Este punto fue recientemente analizado por este Órgano Asesor, y refuerza el análisis realizado en el aparte anterior. Al respecto se indicó:

"A.- LA PROTECCIÓN CONSTITUCIONAL DE LOS DATOS PERSONALES

En el seno del Consejo de Seguridad Vial se ha discutido si los datos sobre los conductores, que tiene el Registro de Licencias, están protegidos por el derecho a la intimidad. Lo cual constituiría un límite para el suministro de información. Empero, no se trata sólo del derecho a la intimidad, existen otros derechos relacionados que protegen dicha información y que encuentran fundamento en el artículo 24 de la Constitución Política. En efecto, este artículo consagra los derechos fundamentales a la intimidad, de la inviolabilidad de los documentos privados, el secreto de las comunicaciones y el derecho a la autodeterminación informativa. Todos estos derechos encuentran su fundamento en la dignidad de la persona. El ejercicio de estos derechos supone la autodeterminación consciente y responsable de la propia vida. La dignidad es inherente al ser humano, siendo el mínimo jurídico que se le debe asegurar a la persona con el objeto de que se respete su condición de tal y un mínimo de calidad de vida humana.

El derecho a la intimidad implica, entonces, un derecho al libre desarrollo de la vida propia de los ciudadanos y plantea el problema de la privacidad. Así, el derecho a la intimidad está referido fundamentalmente a la vida interior, ajena a las relaciones que se mantienen con otros individuos, una esfera que le permite identificarse como ser humano y que se funda en que el ámbito de la libertad interior es instrumento para el desarrollo de la personalidad. No obstante, normalmente se extiende el concepto de intimidad para abarcar ámbitos especiales de reserva, respecto de los cuales se establece una confidencialidad. Bajo ese concepto, se afirma el carácter confidencial de determinados datos. Lo confidencial hace referencia a información que se confía a alguien:

‘...con la intención o ánimo de que no sea desvelado a los demás sin el consentimiento del interesado’… Se habla de datos confidenciales cuando los mismos una vez que han sido recabados no son susceptibles de ser utilizados en condiciones y circunstancias ajenas a las que justificaron su almacenamiento. Si la intimidad faculta al individuo a practicar un control eficaz sobre sus propias experiencias y vivencias, la confidencialidad constituye un medio o instrumento de protección de la intimidad. Luego, la intimidad no es tanto una cuestión de ocultamiento o secreto, que corresponda a terceros en atención a las circunstancias que justificaron la revelación, sino de libertad del individuo, de posibilitar la plena disponibilidad sobre su vida y relaciones personales" (A, HERRAN ORTIZ: La violación de la intimidad en la protección de datos personales, Dykinson S.L., 1998, p.13). La cursiva es del original.

El reconocimiento del derecho a la intimidad y el derecho a la privacidad plantean el problema del control sobre el uso de la información concerniente a una persona. Con ello surge el problema de la autodeterminación informativa. Un nuevo derecho fundamental dirigido a la protección de los datos personales, al que nos referimos en el dictamen N. 037-2002 de 8 de febrero de 2002:

‘El reconocimiento de una esfera privada fuera del alcance de terceros, salvo por expresa voluntad del interesado, es base necesaria para la construcción de la autodeterminación informativa entendida como el derecho a tener control sobre las informaciones que terceros ostenten sobre la persona de que se trate. E, indudablemente, la autodeterminación informativa no solo encuentra fundamento en el derecho a la intimidad sino que también la protege en tanto para el tratamiento de los datos personales es indispensable el consentimiento del interesado. El derecho a la autodeterminación informativa busca garantizarle al ser humano el control sobre el manejo de sus datos personales. Control que constituye a su vez una garantía de libertad individual al otorgarle al individuo la posibilidad de fiscalizar quién está haciendo un tratamiento de sus datos personales y con qué objetivo se realiza el referido tratamiento. Pero, además, es un derecho dirigido a proteger la identidad de las personas ya que no sólo otorga la posibilidad de conocer los datos personales que ostenten terceros, sino de "traer" esos datos, de corregirlos o rectificarlos en el caso de que sean incorrectos o de solicitar su eliminación en caso de que no sean necesarios para los fines para los cuales fueron recabados inicialmente. ….

(…).La autodeterminación informativa reconoce el derecho que tiene todo ser humano de "controlar" el manejo de sus datos personales por parte de terceras personas. Se entiende por controlar el hecho de conocer quiénes manejan su información personal, para qué fines y el tipo de información que manejan, así como los derechos derivados de rectificar los datos incorrectos o solicitar la eliminación de las informaciones innecesarias. Por ello, la autodeterminación informativa cae dentro del ámbito de la autonomía personal y, más específicamente, de la identidad personal, que le permite conocer y fiscalizar la utilización que realicen terceros de sus datos personales. Fiscalización que no solo constituye un ejercicio de la libertad, sino que también genera un marco de protección al individuo contra las actuaciones de terceros que, con el uso indebido o abusivo de su información, podrían colocarse en una situación de poder sobre el interesado’.

La Sala Constitucional ha reconocido este derecho como una ampliación del derecho a la intimidad (así resolución N. 4847-99 de 16:27 hrs. de 22 de junio de 1999), que permitiría ejercer control sobre los datos personales.

Es necesario aclarar que el objeto de la protección son los "datos personales" y que este término no se identifica con datos "íntimos", confidenciales, así como tampoco se circunscribe a los datos susceptibles de ser calificados como "sensibles" (sexo, raza, convicción políticas, religiosas, afinidades sexuales). Por consiguiente, ese derecho puede abarcar esferas no protegidas por el derecho a la intimidad o a la vida privada. El requisito es que se trate de datos personales. Se entiende por tales los que correspondan a una persona identificada o identificable: datos relativos al nacimiento, fallecimiento, estado civil, número de identificación, domicilio, enfermedades, profesión, patrimonio, afiliación política, sexo, raza, creencias políticas o religiosas. El concepto de dato personal está referido a la posibilidad de identificación del titular de esos datos, por lo que bien cubre datos que sean de fácil conocimiento público, como son el sexo o el color de la piel, los cuales incluso son susceptibles de una protección mayor, en tanto como datos sensibles puede dar lugar a discriminaciones. Lo importante, entonces, es que la protección se brinda al dato personal, sea éste público o privado. De allí que:

"... cuando el titular de la misma sea identificado o identificable la información tendrá carácter personal porque el dato será personal desde la simple referencia a la persona, en tanto que a ella se refiere". A. I, HERRAN ORTIZ: op. cit., p. 211.

Se sigue de ello que el término puede referirse a datos que constan en registros públicos, aún cuando la ley no los haya calificado de confidenciales. Ahora bien, por qué una protección a datos que constan en un archivo público? El derecho de autodeterminación informativa implica no sólo un derecho de exclusión a que el dato sea conocido; por el contrario es fundamental el derecho de control sobre la información que tengan terceros sobre una persona. Entonces, el reconocimiento de ese derecho sobre los datos constantes en los registros públicos tiene como objeto asegurar el control del derecho habiente sobre el uso y tratamiento que se dé a esos datos. Ello significa, entonces, que la persona tiene el derecho de controlar el respeto de los terceros (incluido el titular del registro) al fin legal que justifica el registro de sus datos personales. Permítasenos la siguiente cita:

‘Para efectos de alcanzar una tutela de la persona realizable en el estado actual del desarrollo tecnológico, resulta indispensable considerar que los ciudadanos tienen derecho a conservar una facultad de control sobre el flujo de las informaciones personales que circulan en el entorno social’. Sala Constitucional, resolución N. Res: 05802-99 de 15:36 hrs. del 27 de julio de 1999.

Debe tomarse en consideración que la Administración no es libre de tener registros sobre cualquier dato personal de los habitantes del país. La creación de registros, archivos o ficheros responde a un fin determinado. Ergo, la cesión y el tratamiento posterior de esos datos sólo serán lícitos cuando correspondan al fin legal por el cual se registran o se permite su tratamiento. De no estarse ante ese fin, se requeriría el consentimiento expreso de la persona afectada. Lo que implica que el titular del fichero, registro o archivo no podría ceder la información personal de un individuo si no cuenta con el consentimiento de éste. Dicho consentimiento, empero, deja de ser necesario cuando el legislador expresamente señala que el titular de un registro puede ceder para su tratamiento los datos sobre una persona determinada. Como todo derecho fundamental, la autodeterminación informativa no es un derecho absoluto. Por ende, su ejercicio puede encontrar restricciones para mantener el orden público o bien en protección de otros derechos fundamentales. Una de esas restricciones se produce cuando el legislador autoriza la cesión y tratamiento de la información, para un fin determinado diferente de aquél por el cual el particular suministró sus datos. Ello implica que la cesión y el tratamiento son legítimos cuando son necesarios, oportunos y pertinentes respecto de ese fin. Por ende, la restricción del derecho debe ser razonable, caso contrario podría estarse ante una desviación de poder.

De lo anterior se deriva, entonces, que la cesión para el tratamiento de los datos sólo es posible cuando consta el consentimiento del afectado o bien, si la ley expresamente lo autoriza. Debe tomarse en cuenta que el término "tratamiento " implica no sólo la inclusión en un registro, central de datos o fichero, sino también la modificación, la interconexión o cesión de datos, así como la reproducción de estos (cfr. A.l. Herrán Ortiz, op. cit. p. 215).

Ello significa que aun cuando la información conste en un registro público, si está referida a una persona determinada no puede ser cedida por la Administración para efectos de otro registro, salvo que se cuente con el consentimiento de esa persona o bien, que la ley autorice dicha cesión y el tratamiento a objeto de satisfacer un fin público determinado. Es por ello que la Ley N. 8220 de 4 de marzo de 2002, relativa a la Protección al ciudadano del exceso de requisitos y trámites administrativos dispone:

‘Artículo 2º—Presentación única de documentos. La información que presenta un administrado ante una entidad, órgano o funcionario de la Administración Pública, no podrá ser requerida de nuevo por estos, para ese mismo trámite u otro en esa misma entidad u órgano. De igual manera, ninguna entidad, órgano o funcionario público, podrá solicitar al administrado, información que una o varias de sus mismas oficinas emitan o posean.

Para que una entidad, órgano o funcionario de la Administración Pública pueda remitir información del administrado a otra entidad, órgano o funcionario, la primera deberá contar con el consentimiento del administrado.

Quedan exceptuadas de la aplicación de este artículo las personerías jurídicas’.

Se prohibe a la Administración Pública solicitar información que consta en otras oficinas, pero éstas deben contar con el consentimiento del administrado para solicitarlas. Requisito que debe entenderse referido a los datos personales." (Dictamen C-238-2002 de 17 de setiembre de 2002)

    En razón de lo anterior, debemos entender que la Administración no le puede solicitar al administrado información que el mismo órgano o entidad posea o emita, siempre que, en tratándose de información protegida, éste manifieste su consentimiento para que ésta sea agregada al expediente. Para mostrar su anuencia bastaría que con señale que la información consta en ese mismo órgano o entidad.

 

e. Traslado de información entre entidades, órganos o funcionarios de dependencias distintas

    El segundo párrafo del artículo 2, es mucho más claro, según ya se indicó en el dictamen supra transcrito, ya que expresamente prevé que se requiere del consentimiento del administrado para el traslado de documentos de una entidad, órgano o funcionario, a otro.

    Valga reiterar que la información de carácter personal que se presenta para un trámite en específico, se encuentra protegida por el derecho a la intimidad, contenido en el artículo 24 de la Constitución Política. Es decir, por mandato constitucional existe una protección a los documentos privados, el cual constituye una limitación para el actuar de la administración.

    La Sala Constitucional se ha manifestado al respecto y ha indicado que: "está consciente de la dificultad de lograr un equilibrio entre los intereses en juego -individuales y sociales-, pero es su deber señalar que en tratándose de la libertad e intimidad de los ciudadanos, el Constituyente les garantizó un ámbito propio, su esfera privada, que en principio es inviolable y sólo parcialmente allanable con intervención de Juez en procura de resguardar bienes jurídicos de mayor jerarquía" (Resolución N° 678-91 de 27 de marzo de 1991).

    Lo anterior se ve reflejado en el requerimiento establecido en la norma para remitir información del administrado referente a datos personales, a otra entidad, órgano o funcionario, para lo cual se debe contar con el consentimiento del mismo.

    Esto se deriva expresamente, como se señaló anteriormente, del derecho a la intimidad del artículo 24 constitucional, que ha sido desarrollado por la jurisprudencia en los siguiente términos:

"En la disposición transcrita se encuentra la garantía de inviolabilidad de los documentos privados y de las comunicaciones orales y escritas, que protege lo que la doctrina considera que integra la "vida privada de una persona". Una serie de principios, están involucrados alrededor de este derecho, que debemos señalar. En nuestro sistema, por disposición del artículo 7 de la Constitución Política, los tratados internacionales ratificados por Costa Rica, no sólo son pauta interpretativa de los derechos fundamentales y de las libertades públicas, sino que también forman parte de nuestro ordenamiento jurídico interno. Así, la Declaración Universal de Derechos del Hombre establece en su artículo 12 que: "nadie podrá ser objeto de intromisiones arbitrarias en su vida privada, su domicilio o su correspondencia ni de atentados contra su honor o su reputación. Toda persona tiene derecho a la protección de la ley contra tales intromisiones o atentados".

Como lo reconoce la doctrina del Derecho Constitucional existe una gran dificultad en clarificar los derechos que integran la vida privada. Ello es así porque puede examinarse desde un punto de vista intimista o, por el contrario, introducir en ella todas las libertades fundamentales, corriéndose, en consecuencia, el riesgo de que este derecho pierda especificidad. El derecho a la intimidad tiene un contenido positivo que se manifiesta de múltiples formas, como por ejemplo: el derecho a la imagen, al domicilio y a la correspondencia. Para la Sala el derecho a la vida privada se puede definir como la esfera en la cual nadie puede inmiscuirse..." (Resolución 2000-02898 de 31 de marzo del 2000).

    Es importante indicar además, que el derecho a la intimidad ha sido definido por la Sala como "... el derecho del individuo a tener un sector personal, una esfera privada de su vida, inaccesible al público salvo expresa voluntad del interesado." (Sentencia No.678-91 del 27 de marzo de 1991).

    Como una de sus manifestaciones expresamente contempladas en la Constitución Política se encuentra la inviolabilidad de los documentos privados. Esta garantía que protege la confidencialidad de los documentos e informaciones privadas, impide a los particulares el acceso a ellos y prohibe a las instituciones y los privados su suministro a terceros.

    De lo anterior se deriva que cuando cierta información conste en un registro de la Administración Pública y esté referida a una persona determinada, no podrá ser remitida otro registro, en protección al derecho a la intimidad, salvo que cuente con el consentimiento expreso de dicha persona o bien que por ley se autorice que los datos deben ser conocidos por perseguir un fin público determinado; en estos casos no se requeriría la autorización expresa de la persona afectada. Al respecto se indicó en las actas de discusión del proyecto en la Asamblea Legislativa:

"De tal manera que esa preocupación manifestada por la diputada Aguiluz Barboza debe disiparse en el sentido que no será necesario contar con el consentimiento del administrado para que se le investigue, esa no es lo que pretende cubrir o tocar este artículo. El espíritu de este artículo tiene que ver con aquellos documentos que un administrado presenta ante una dependencia pública, para un trámite, que son documentos privados dicho sea de paso una certificación de propiedad, una certificación de personería, un estudio de factibilidad o lo que fuera, si esa información fuese requerida en otro departamento, entonces firmando una pequeña autorización, esa información puede ser trasladada a ese otro lugar. Entonces, básicamente, ese es el consentimiento al que se refiere esa parte final del segundo párrafo del artículo 2."

    Consecuentemente, lo que se plasma en la ley, es el principio ampliamente desarrollado en la jurisprudencia nacional, acerca del derecho a la intimidad, en lo referente a los documentos privados, y la necesidad de contar con la aprobación del administrado antes de otorgar información a otra entidad, órgano o ente.

De usted con toda consideración,

Atentamente,

 

 

Ana Lorena Brenes Esquivel Mariamalia Murillo Kopper

Procuradora Administrativa          Abogada

 

 

ALBE/albe