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Texto Dictamen 026
 
  Dictamen : 026 del 04/02/2003   

C-026-2003
4 de febrero de 2003
 
 
 
Señora
Virginia Chacón Arias
Directora General
Dirección General del Archivo Nacional
S. O.
 
 
 
Estimada señora:

    Con la aprobación del señor Procurador General Adjunto, nos referimos a su oficio N° DG-669-2002, del pasado 28 de agosto, recibido el 30 de agosto, mediante el cual se plantea una inquietud de orden jurídico que, de seguido, analizamos:


  1. PLANTEAMIENTO DE LA CONSULTA.

    2. Nos permitimos transcribir la interrogante sometida a nuestra consideración:


    De conformidad con el artículo 106 de la Ley de Derechos de Autor y Derechos Conexos, N° 6683 de 14 de octubre de 1982, la Dirección General del Archivo Nacional recibe, en depósito legal un ejemplar de cada obra reproducida por medios impresos, magnéticos, electrónicos, electromagnéticos, etc. En cumplimiento de dicha disposición, la Dirección General del Archivo Nacional recibe y conserva obras de las diversas áreas del saber, muchas de las cuales no tienen relación con la naturaleza y funciones de la institución. Por lo tanto, se solicita criterio sobre la procedencia de que la Dirección General conserve en su biblioteca Especializada únicamente aquellas obras relacionadas con las Ciencias Sociales y la Archivística, disponiendo de las demás obras no referidas a estas materias, sea donándolas, canjeándolas o eliminándolas; por cuanto consideran que no tiene objeto mantener y conservar material que no va a ser consultado, dada la naturaleza de la Biblioteca, lo cuál resultaría de más utilidad para otras instituciones.


  2. SOBRE EL FONDO.

A.- ANALISIS DEL EXPEDIENTE DE LA ASAMBLEA LEGISLATIVA N°. 10.655

    Antes de proceder al análisis de fondo, resulta importante ubicarnos en el momento de la reforma a la Ley N°. 6683, Ley de Derechos de Autor y Derechos Conexos, llevada a cabo mediante Ley N°. 7397 de 3 de mayo de 1994, cuyo espíritu y fin, era sanar la omisión involuntaria del legislador, de no haber incluido a la Biblioteca de Archivos Nacionales, como uno de los entes donde se deban depositar las obras nacionales, como a continuación se observa:


"… el Estado debe asegurar a las futuras generaciones la conservación de todos los documentos de interés científico – cultural. El Estado también debe ofrecer a la Administración Privada, a las familias, a las personas individuales las seguridades necesarias para los documentos que producen… En otro orden de asuntos, señalamos que el Archivo Nacional posee una biblioteca que es consultada por sus usuarios, cuyo promedio es de 100 personas al día. Hasta 1982 la legislación disponía que los autores nacionales entregarían al Archivo dos ejemplares de sus publicaciones, por cuanto la investigación en las fuentes primarias que son las del Archivo Nacional, se complementa con la que se realiza en las obras impresas. Sin embargo, por omisión involuntaria, en la Ley N°. 6683 del 14 de octubre de 1982, no aparece el Archivo Nacional como uno de los entes donde se deban depositar las obras citadas. Por lo tanto, para llenar ese vacío, se reformará el artículo 2 de la Ley citada en líneas anteriores y se agregará el nombre del Archivo Nacional, a la lista de lugares de depósito bibliográfico obligatorio…Como ya se dijo, el Archivo Nacional es la entidad pública responsable de custodiar el patrimonio documental del país, que forma parte muy significativa del patrimonio cultural nacional…Como quedó expuesto, parte esencial del pasado de Costa Rica se condensa en el patrimonio documental del Archivo. En consecuencia, conservar adecuadamente los documentos es rescatar la identidad del ser costarricense; es poder ofrecer a las generaciones presentes y futuras la oportunidad de conocer sus raíces, su pasado, para preparar un mañana pleno de identificación con sus costumbres y tradiciones… ". (Asamblea Legislativa, Expediente N°. 10655, folios 2-6).

    De lo transcrito, se tiene clara la intención del legislador, no sólo de sanar la omisión, sino de la necesidad y justificación de la misma, en el tanto, el Estado debe garantizar el patrimonio documental nacional, tanto público como privado, labor que se cumple a través del Archivo Nacional, por ser la entidad pública responsable de custodiar ese patrimonio documental nacional.


B.- ANALISIS DE FONDO:

    Para analizar la procedencia de que la Dirección General conserve en su Biblioteca Especializada únicamente aquellas obras relacionadas con las Ciencias Sociales y la Archivística, disponiendo de las demás obras no referidas a estas materias, sea donándolas, canjeándolas o eliminándolas, es requisito indispensable analizar las normas aplicables al caso, siendo de primero el artículo 106 de la Ley de Derechos de Autor y Derechos Conexos, Ley N° 6683 de 14 de octubre de 1982, reformada por Ley N°. 7397 de 3 de mayo de 1994, y por Ley N°. 7979 de fecha 6 de enero de 2000, que textualmente señala:


"Artículo 106.- Toda persona física o jurídica, pública o privada, responsable de reproducir una obra, por medios impresos, magnéticos, electrónicos, electromagnéticos, o por cualquier otro, deberá depositar, durante los ocho días siguientes a la publicación, un ejemplar de tal reproducción en las: bibliotecas de la Universidad Estatal a Distancia, Universidad de Costa Rica, Universidad Nacional, Asamblea Legislativa, Biblioteca Nacional, del Ministerio de Justicia y Gracia, la Dirección General del Archivo Nacional, el Instituto Tecnológico de Costa Rica y el Registro Nacional de Derechos de Autor y Derechos Conexos. El ejemplar para el Registro precitado, deberá acompañarse con los documentos de recibo de las otras instituciones.


El incumplimiento con cualquiera de estas organizaciones se sancionará con una multa equivalente al valor total de la reproducción."


Así reformado por el artículo 1º de la ley Nº 7397 de 3 de mayo de 1994, y posteriormente reformado por Ley N° 7979 del 6 de enero del 2000)

    De la norma transcrita, se infiere la obligación de toda persona física o jurídica, pública o privada, de depositar sus publicaciones en las bibliotecas de las Instituciones citadas, las cuales por imperativo legal deben recibir en depósito las obras publicadas.


    Como se señaló en el apartado anterior, fue por reforma a esa Ley que se incluyó a la Dirección General del Archivo Nacional.


    Como antecedente histórico normativo, debe tenerse presente, que en Ley de creación de ese Archivo, operada antes de 1982, subsistía esa obligación; pero al publicarse la Ley N°. 6683, en el año de 1982, no fue incluida esa obligación, para las personas que producían obras. Al percatarse el legislador de tal omisión, y en aras de proteger el patrimonio documental nacional, incluyó mediante Ley N°. 7397 al Archivo Nacional, quedando la obligación legal de cualquier persona (física o jurídica, pública o privada), de depositar una copia de la publicación a la Dirección General del Archivo Nacional.


    Al existir norma expresa, otorgando la obligación a la Dirección General del Archivo Nacional, de recibir en depósito las obras publicadas y a otras instituciones, y siguiendo el mismo sentido, es necesario recordar el principio de legalidad que rige para la Administración Pública, según lo establece – como desarrollo de lo dispuesto en el artículo 11 de la Constitución Política - la Ley General de la Administración Pública (Ley N° 6227 del 2 de mayo de 1978):


Artículo 2º.-


"1. Las reglas de esta ley que regulan la actividad del Estado se aplicarán también a los otros entes públicos, en ausencia de norma especial para éstos."

Artículo 3º.-


  1. El derecho público regulará la organización y actividad de los entes públicos, salvo norma expresa en contrario." (...)

Artículo 11.-

1. La Administración Pública actuará sometida al ordenamiento jurídico y sólo podrá realizar aquellos actos o prestar aquellos servicios públicos que autorice dicho ordenamiento, según la escala jerárquica de sus fuentes.


2. Se considerará autorizado el acto regulado expresamente por norma escrita, al menos en cuanto a motivo o contenido, aunque sea en forma imprecisa.

    Así, de lo transcrito, se infiere que la Dirección General del Archivo Nacional, como ente público, debe ajustar sus actuaciones al principio de legalidad.


    En ese mismo sentido, se debe tener presente la normativa que regula el funcionamiento de la Administración Pública, como consecuencia de la vigencia de la Ley de Administración Financiera y Presupuestos Públicos (Ley N° 8131 del 18 de setiembre de 2001) que establece:


ARTÍCULO 1.- Ámbito de aplicación


La presente Ley regula el régimen económico-financiero de los órganos y entes administradores o custodios de los fondos públicos. Será aplicable a:
  1. La Administración Central, constituida por el Poder Ejecutivo y sus dependencias…".

    De tal forma, que la Ley de Administración Financiera y Presupuestos Públicos es aplicable a la Dirección General del Archivo Nacional. Tal punto es sumamente importante, por lo que establece dicha ley en su numeral 110:


ARTÍCULO 110.- Hechos generadores de responsabilidad administrativa


Además de los previstos en otras leyes y reglamentaciones propias de la relación de servicio, serán hechos generadores de responsabilidad administrativa, independientemente de la responsabilidad civil o penal a que puedan dar lugar, los mencionados a continuación:


p) Causar daño, abuso o cualquier pérdida de los bienes en custodia que reciba un funcionario público, cuyas atribuciones permitan o exijan su tenencia y de los cuales es responsable.


q) Permitir a otra persona manejar o usar los bienes públicos en forma indebida.

    De lo anteriormente transcrito se infiere claramente la responsabilidad administrativa de los funcionarios públicos que dispongan de bienes públicos, como lo podría ser en este caso la donación, el canje o la eliminación de publicaciones que mantenga el Archivo Nacional, sin que exista una ley que así lo autorice.


    En igual sentido, la Ley N°. 8292, Ley General de Control Interno, consagra principios importantes en relación con el tema que nos ocupa, relacionados con la obligación de esa Institución de conservar el patrimonio documental nacional; dispone en su artículo 8 lo siguiente:


Artículo 8:


Concepto de sistema de control interno. Para efectos de esta Ley, se entenderá por sistema de control interno la serie de acciones ejecutadas por la administración activa, diseñadas para proporcionar seguridad en la consecución de los siguientes objetivos:


a) Proteger y conservar el patrimonio público contra cualquier pérdida, despilfarro, uso indebido, irregularidad o acto ilegal.


b) Exigir confiabilidad y oportunidad de la información.


c) Garantizar eficiencia y eficacia de las operaciones.


d) Cumplir con el ordenamiento jurídico y técnico.

    De acuerdo con nuestro ordenamiento jurídico vigente, es imperativo que el Archivo Nacional, reciba todas estas obras y las mantenga bajo su custodia, en aplicación estricta del principio de legalidad que rige para toda la Administración Pública; y por el contrario, no existe una ley que autorice a donar, canjear o eliminar las obras que sean entregadas al Archivo Nacional.


    Si bien la Ley del Sistema Nacional de Archivos, contempla la creación de una Biblioteca especializada en el campo de la archivística y en las ciencias afines, de acuerdo con el numeral 25, ello no es motivo para determinar que esa Institución no pueda garantizar la conservación y custodia del patrimonio documental nacional. Debe tenerse presente que según consta en el Expediente Legislativo, el legislador en la exposición de motivos al incluir a la Dirección General del Archivo Nacional, dentro de las Instituciones en las cuales deberá depositarse un ejemplar de cualquier reproducción, lo hizo con el fin de que se " albergue a todos los repositorios de documentos de la Administración Pública del país y aquellos del Sector Privado ". (Expediente Legislativo N°. 10655, folio 2).


    De tal forma, que dentro de la naturaleza y funciones del Archivo Nacional, se encuentra el fungir como garante de todas estas obras; y su misión es la de ser la entidad que reúne, conserva, organiza y facilita los documentos textuales, gráficos, audiovisuales y legibles por máquina, que constituyen patrimonio documental de la Nación y fungir como la entidad rectora del Sistema Nacional de Archivos; además de que existe norma expresa del legislador sobre la necesidad de custodiar las publicaciones, norma que no puede pasar por alto dicha Institución.


    Sumado a lo anterior, a pesar de que por disposición legal únicamente se exija el Archivo Nacional mantener una Biblioteca Especializada sobre aquellas obras relacionadas con las Ciencias Sociales y la Archivística, existe el imperativo legal de que todas las publicaciones – incluidas las generadas mediante la Ley de Derechos de Autor y Derechos Conexos - dadas en custodia para albergue por parte del legislador a esa Institución, cuenten con acceso al público, según lo determinan los derechos de información y petición que garantiza nuestra Constitución Política y el artículo 10 de la Ley del Sistema Nacional de Archivos, Ley N° 7202 del 24 de octubre de 1990, el cual establece:


Artículo 10.- Se garantiza el libre acceso a todos los documentos que produzcan o custodien las instituciones a las que se refiere el artículo 2 de esta ley. Cuando se trate de documentos declarados secreto de Estado o de acceso restringido, perderán esa condición después de treinta años de haber sido producidos, y podrán facilitarse para investigaciones de carácter científico-cultural, debidamente comprobadas, siempre que no se irrespeten otros derechos constitucionales.

    Aunado a lo anterior, cabe recordar que el Archivo Nacional es un órgano adscrito al Ministerio de Cultura, Juventud y Deportes a quien por imperativo legal le corresponde fomentar y preservar la pluralidad y diversidad cultural y facilitar la participación de todos los sectores sociales, en los procesos de desarrollo cultural, artístico, deportivo y recreativo, sin distingo de género, grupo étnico y ubicación geográfica; mediante la apertura de espacios y oportunidades que propicien la revitalización de las tradiciones y manifestaciones culturales, el disfrute de los bienes y servicios culturales, así como la creación y apreciación artística en sus diversas manifestaciones.


    Así las cosas, considera este órgano Asesor Técnico-Jurídico, que la Dirección General del Archivo Nacional no podría donar, canjear o eliminar las publicaciones que recibe por ley, en virtud del principio de legalidad y en concordancia con el cumplimiento de la misión y objetivos que por ley debe realizar la institución mediante el Sistema Nacional de Archivos, para garantizar la debida conservación del patrimonio documental nacional.


III. CONCLUSIÓN.

    Con fundamento en lo todo lo anterior se evacua puntualmente la interrogante sometida a nuestra consideración, en los siguientes sentidos:


  1. No puede el Archivo Nacional donar, canjear o eliminar obras que por ley le corresponde custodiar, en virtud del principio de legalidad que rige a la Administración Pública. Para hacerlo, debe existir una norma que expresamente así lo faculte.
  2. En caso de que algún funcionario del Archivo Nacional proceda a donar, canjear o eliminar alguna obra, incurrirá en una falta administrativa, de conformidad con el ordenamiento jurídico vigente, y la relación de leyes señaladas supra.
  3. Debe garantizarse el acceso al público de todas las obras en custodia de dicha Institución.
Sin otro particular, se suscriben,
 
 
 
Licda. L. Lupita Chaves Cervantes MSc. Hilel Zomer Befeler
PROCURADORA ADJUNTA         ABOGADO DE PROCURADURÍA
 
 
Hzb/dahs