C-492-2006

13 de diciembre de 2006

 

 

 

 

Señora

Marcela Guzmán Calderón

Secretaria del Concejo Municipal

Municipalidad San Isidro de Heredia

S.      O.

 

 

Estimada señora:

 

            Con la aprobación de la señora Procuradora General de la República, nos es grato referirnos a su oficio N° CM-211-2006 de fecha 20 de junio del 2006, recibido en esta Procuraduría el día 23 del mismo mes.

 

De previo a entrar al desarrollo del presente dictamen, ofrecemos disculpas por el atraso en la emisión del criterio solicitado, todo justificado por el volumen de trabajo que atiende esta Procuraduría.

 

 

I-                               ASUNTO PLANTEADO.

 

Nos informa del Acuerdo N° 743-2006, de la Sesión Ordinaria N° 40-2006, adoptado por el Concejo Municipal de San Isidro de Heredia, el 19 de junio del 2006, que dispone:

 

“El señor presidente Marvin Chaves Villalobos, somete a votación, consultar a la Procuraduría General de la República:

 

En el supuesto que no hayan sido firmadas las últimas actas por parte del Presidente Municipal del período 2004-2006, debido a la realización de un cambio de Regidores a partir del primero de mayo de 2006. ¿Le corresponde al nuevo Presidente del Concejo Municipal 2006-2010, firmar dichas actas, considerando que no formaba parte del órgano colegiado al momento de discutirse y aprobarse dichos acuerdos y por consiguiente que desconoce el contenido de las actas?, para lo cual se adjunta el análisis realizado por el Departamento Legal de esta Municipalidad.”

 

 

II-                            FONDO DEL ASUNTO.

 

Si bien éste órgano asesor no se ha referido puntualmente, a si le corresponde o no al actual Presidente del Concejo Municipal firmar las actas de sesiones celebradas por otros titulares de dicho órgano, de las cuales no formó parte y, por ende, no participó en la deliberación y votación de lo acuerdos consignados en ellas; como bien lo señala el informe de la asesoría legal que se nos remitió, esta Procuraduría, en reiteradas oportunidades, ha externado el criterio que por regla general sólo los miembros de un órgano colegiado que estuvieron presentes en la sesión deben participar en la discusión y aprobación del acta respectiva. En ese sentido, pese a su extensión, resulta de suma importancia citar lo indicado al respecto:

 

“I.- POR REGLA GENERAL, PARA VOTAR LA APROBACION DEL ACTA DE UNA SESION SE DEBE HABER ESTADO PRESENTE EN ELLA:

 

    Dentro de la actividad que desarrollan los órganos colegiados, la aprobación del acta se realiza con la finalidad - entre otras- de que los funcionarios que estuvieron presentes en la sesión respectiva, den fe de la exactitud del documento y de los datos que en él quedaron insertos. La Ley General de la Administración Pública (aplicable en los casos en los cuales no exista regulación especial sobre la materia) exige que en el acta de la sesión se haga constar las personas que asistieron a ella, el lugar y tiempo en que se celebró, los puntos principales de la deliberación, la forma y el resultado de la votación, así como el contenido de los acuerdos. Partiendo de lo anterior, es claro que los directivos que estuvieron ausentes en una sesión, no podrían dar fe de que lo consignado en el acta, respecto a las incidencias de esa sesión, es correcto. Por esa razón deben abstenerse de participar en la votación respectiva.

 

    Ya esta Procuraduría, en pronunciamientos anteriores, ha sostenido esa misma tesis. Así, en nuestro dictamen C-053-2000 del 16 de marzo del 2000, atendiendo una consulta planteada por el Instituto Costarricense de Turismo, indicamos lo siguiente:

 

    "… solo están habilitados para deliberar y aprobar el acta los directores que estuvieron presentes en la sesión anterior. Son ellos, a ciencia cierta, quienes saben si lo que se consigna en el acta corresponde a lo deliberado y acordado en la sesión. Su presencia en la sesión los califica para emitir juicios que corresponden a los hechos, por lo que son ellos quienes realmente saben el contenido de las discusiones, las posturas asumidas por cada miembro sobre cada tema debatido y lo finalmente acordado por la mayoría del colegio.- Todo lo contrario ocurre con un miembro ausente, quien no conoce, de primera mano, lo discutido y lo acordado en la sesión. Más aún, si bien él puede enterarse a través de otro miembro del colegio de lo discutido y lo acordado, e incluso, por medio de la lectura del acta antes de su aprobación, esa forma de obtener la información no lo calificada para emitir un voto cierto, confiable y seguro sobre el contenido del acta.- Desde esta perspectiva, y dada la trascendencia que tiene la aprobación del acta, un miembro que no estuvo presente en una sesión, por una razón lógica, está imposibilitado de participar en la deliberación y aprobación del acta respectiva. En otras palabras, el hecho que exista una norma de carácter general, la cual le permite a un miembro de un colegio participar en todos sus actos no contradice lo dicho ya que la norma debe ser interpretada de acuerdo con las normas de razonabilidad o como dice nuestra Ley General de la Administración Pública, en su artículo 16, en consonancia con los principios elementales de la lógica, de tal manera que si él no estuvo presente en la sesión resulta ilógico o fuera de sentido común que se le permita aprobar el contenido de una acta que recoge las deliberaciones y los actos que se adoptaron en la sesión.- Por las razones anteriores, un miembro que estuvo ausente deberá abstenerse de participar en la deliberación y aprobación del acta."

 

    Contra el dictamen recién transcrito en lo conducente, fue planteada una solicitud de reconsideración. Este Despacho, luego de analizar nuevamente el tema, decidió ratificar su posición indicando para ello lo siguiente:

 

    "En el dictamen cuya reconsideración se pide, la Procuraduría concluyó en la imposibilidad jurídica de que un miembro directivo que no estuvo presente concurra con su voto a la aprobación del acta de la sesión en que estuvo ausente. Criterio que objeta el ICT. Examinado de nuevo el punto no estima la Procuraduría procedente la reconsideración. (…) El ordenamiento no pretende que el acta sea aprobada a partir de una información indirecta que el directivo pueda recibir por parte de otro directivo. Supuesto en el cual un tercero podría participar también a dar veracidad al acta. Se requiere, por el contrario, que la certeza del contenido del acta se derive del hecho de que quienes participaron en la sesión están de acuerdo en que el acta recoge fielmente lo discutido y aprobado, con la participación de los diferentes ponentes, si ello fuere procedente. Por demás, si el objeto de la aprobación es dar certeza a partir de lo sucedido en la sesión, debe concluirse que esa aprobación no puede ser el producto de una lectura del acta, porque precisamente del director no se exige que aprehenda el contenido de la sesión por una lectura, sino por su participación. Esa lectura no pretende ese conocimiento por parte del director, sino que la lectura está dirigida a comprobar la exactitud de lo documentado con lo sucedido realmente, por lo que si el directivo solo cuenta con lo leído, carecerá de un elemento de confrontación para determinar la corrección del acta y de lo que ella da cuenta. Cabe recalcar, en ese sentido, que la aprobación no tiende a dar funcionalidad al órgano, sino ante todo certeza en relación con lo deliberado y decidido: qué opiniones se han vertido, cómo fue la votación, por ejemplo". (Dictamen C-087-2000 de 9 de mayo del 2000).

 

    Siendo que la situación analizada en los dictámenes de cita es similar a la que originó la consulta que nos ocupa, y tomando en cuenta que no existen elementos de juicio nuevos que justifiquen cambiar de criterio, debemos ratificar ahora que, por regla general (con las situaciones de excepción que luego analizaremos), solamente los directivos que estuvieron presentes en una sesión están habilitados para participar en la deliberación y aprobación del acta respectiva.

 

(…)

 

II.- SOBRE LA APROBACION DEL ACTA EN EL CASO DE SUSTITUCION DE LOS MIEMBROS DEL ORGANO COLEGIADO:

 

    Dijimos en el apartado anterior que el miembro de un órgano colegiado que no participó en una sesión, no puede participar tampoco en la deliberación y aprobación del acta respectiva. Esa es una regla general que se aplica a situaciones normales, particularmente, a aquellas en las cuales no existe una causa material o jurídica que impida a quienes estuvieron presentes en una sesión, volver a reunirse para acreditar que lo consignado en el acta se ajusta a lo que realmente aconteció y con ello dar firmeza a los acuerdos respectivos.

 

    A pesar de lo anterior, pueden presentarse situaciones de excepción en las cuales quienes participaron en una sesión no pueden volver a reunirse con el propósito mencionado. Piénsese, por ejemplo, en el caso de enfermedad o muerte repentina de alguno o algunos de los integrantes del órgano; o en la sustitución - como sucede en el caso en consulta- de alguno, algunos, o todos sus miembros.

 

    Ante situaciones límite como las ejemplificadas, no es posible pretender que la regla a la cual se hizo referencia en el apartado anterior se aplique de manera inflexible. Lo ideal - si es posible prever que una cuestión de ese tipo va a ocurrir- sería declarar firmes los acuerdos adoptados en la sesión respectiva, con lo cual no sería necesario aprobar el acta para dar firmeza a los acuerdos. Pero si ello no se hizo, lo procedente es buscar la solución que mejor se ajuste al interés público y a los principios generales del Derecho Administrativo. (Dictamen C-012-2003 del 23 de enero del 2003)

 

III. Análisis de la consulta y conclusión

 

(…) nuestra conclusión es que, de principio, no pueden los actuales miembros del Concejo Municipal aprobar actas de sesiones celebradas por otros titulares de dicho órgano colegiado, en las cuales, como es obvio, no tomaron parte y, por consiguiente, están en imposibilidad de avalar lo recogido en las mismas en torno a los acuerdos adoptados. (…)

 

La afirmación contenida en el párrafo anterior se indica "de principio" en tanto no exista, en algún caso particular –que no es de nuestra competencia analizar- la posibilidad de considerar la existencia de un supuesto de "fuerza mayor" que, eventualmente, podría autorizar la aprobación excepcional de alguna acta por parte de los actuales miembros del Concejo Municipal. Esta excepcionalidad se remite a lo ya indicado en el dictamen oportunamente citado.” (Dictamen N° C-223-2003 del 23 de julio del 2003, en sentido similar el dictamen N° C-144-2006 del 7 de abril del 2006). (Lo subrayado en negrita no corresponde al original).

 

Así las cosas, ha sido clara la posición de esta Procuraduría en torno a la indispensable presencia del miembro en la sesión respectiva, para que éste pueda participar en la posterior deliberación y aprobación del acta de dicha sesión. Ello por cuanto, un miembro ausente no podría dar fe de que el contenido plasmado en el acta, se ajuste con exactitud a lo acontecido, deliberado y acordado en la sesión; cuando lo que se busca, precisamente, es que los miembros que participaron de ella puedan comprobar la fidelidad del contenido del documento levantado.

 

Bajo esa perspectiva, si un miembro ausente no puede participar en la deliberación y aprobación del acta, por una razón lógica, tampoco podría el actual Presidente de ese Concejo proceder a firmar actas de las cuales, al momento de discutirse y aprobarse, no formaba parte del órgano colegiado.

 

            En ese sentido, no podemos obviar que la firma acredita el consentimiento del firmante con el contenido de las manifestaciones que suscribe. El Diccionario de la Real Academia Española en su página web http://www.rae.es/ define el concepto firma como: “Nombre y apellido, o título, que una persona escribe de su propia mano en un documento, para darle autenticidad o para expresar que aprueba su contenido.”

 

Por su parte, el “Diccionario Enciclopédico de Derecho Usual” precisa la firma de la siguiente manera:

 

“Nombre y apellido, o título, que se pone al pie de un escrito, para acreditar que procede de quien lo escribe, para autorizar lo allí manifestado u obligarse a lo declarado en el documento (…) La firma acredita la comparecencia de la persona y la conformidad con los hechos y declaraciones que suscribe, salvo haber sido obtenida por sorpresa, engaño o violencia”. (Cabanellas, Guillermo. Editorial Heliasta. Tomo IV. 28ª Edición. Año 2003. Página 76).

 

            Entonces, no podría el actual Presidente del Concejo Municipal firmar actas de sesiones celebradas por otros titulares de dicho órgano colegiado, toda vez que su ausencia en dichas sesiones le impediría avalar o expresar su consentimiento con respecto al contenido de lo consignado en las mismas, es decir, estaría imposibilitado para consentir, mediante su firma, que lo plasmado en el acta se ajusta con exactitud a lo acontecido, deliberado y acordado en la sesión respectiva. 

 

Sin embargo, siguiendo el criterio desarrollado por este órgano asesor en el dictamen supra transcrito, lo dicho en el párrafo anterior podría encontrar situaciones de excepción o de "fuerza mayor", correspondiendo a la Administración efectuar el  análisis respectivo en cada caso concreto.

 

 

III-                         CONCLUSIÓN.

 

En virtud de lo expuesto, es criterio de la Procuraduría General de la República que:

 

1- El actual Presidente del Concejo Municipal no podría firmar actas de sesiones celebradas por otros titulares de dicho órgano colegiado, toda vez que su ausencia en dichas sesiones le impediría avalar o expresar su consentimiento con respecto al contenido de lo consignado en las mismas, es decir, estaría imposibilitado para consentir, mediante su firma, que lo plasmado en el acta se ajusta con exactitud a lo acontecido, deliberado y acordado en la sesión respectiva. 

 

2- Lo anterior podría encontrar situaciones de excepción o de "fuerza mayor", correspondiendo a la Administración efectuar el análisis respectivo en cada caso concreto.

 

Sin otro particular, deferentemente,

 

 

 

 

 

Ana Cecilia Arguedas Chen Apuy                   Alejandro Arce Oses

            Procuradora Administrativa                             Abogado de Procuraduría

 

 

 

 

 

 

ACACHA/AAO/gas