C-246-2007

20 de julio de 2007

 

Señor

Héctor Maggi Conte

Gerente General

Operadora de Pensiones Complementarias

Caja Costarricense de Seguro Social

 

Estimado señor:

 

            Con la aprobación de la señora Procuradora General, me refiero a su atento oficio N° GG-218-07 de 2 de julio del año en curso, por medio del cual consulta en relación con la posibilidad de que los libros legales sean llevados en hojas sueltas. En ese sentido, se desea conocer “si dada la naturaleza y especificidad de las Operadoras de Pensiones Complementarias como empresas públicas del Estado organizadas como sociedades anónimas, podrían estas llevar sus libros en actas en hojas sueltas debidamente foliadas y selladas para luego imprimirlos a través de un medio electrónico”.

 

            Adjunta Ud. el criterio de la Asesoría Jurídica, oficio de 21 de junio anterior. En dicho oficio, la Asesoría indica que la Dirección de Tributación Directa publicó la resolución DGT-28-06 de 13:52 hrs. de 7 de diciembre de 2006, reformando el artículo 4, inciso 4.5 de la resolución N° DGT-24-06 prohibiendo a las Administraciones Tributarias permitir el uso de hojas sueltas en la legalización de los libros de actas de asambleas y juntas directivas. Lo que impidió a la Operadora legalizar un nuevo libro de actas con hojas removibles, con el fin de que las actas sean impresas mediante computadora, como se ha venido haciendo. El criterio de la Administración Tributaria se funda en el dictamen C-202-82 de 24 de agosto de 1982. Agrega que la Operadora como empresa pública está sujeta a los principios de eficacia y adaptación a todo cambio que satisfaga al usuario o beneficiario del servicio. Señala el criterio que a pesar de que los artículos 49 a 58 de la Ley General de Administración Pública regulan lo relacionado con los órganos colegiados y el registro de las actas, lo cierto es que la Procuraduría hace veinticinco años acudió a lo dispuesto en el derecho mercantil y, en concreto, al artículo 259 del Código de Comercio. El dictamen fue emitido antes de la entrada en vigencia de la actual Ley Orgánica de la Procuraduría General de la República, época que califica de “tecnológicamente primitiva” y es, además, una interpretación literal de una sola norma sin el adecuado análisis de su contexto ni de cómo opera una junta directiva de una empresa pública. A diferencia de una sociedad anónima, la empresa pública sesiona frecuentemente y debe tratar asuntos administrativos. Por lo que escribir manualmente las actas de reuniones semanales requeriría contratar personal para que se dedique exclusivamente a esa tarea. Añade que el objetivo de evitar el extravío o inutilización de las hojas sueltas no se logra mediante la restricción, porque el libro se podría perder, esté o no empastado.  Considera que la interpretación es irrazonable e irracional, porque el artículo 259 del Código de Comercio lo que demanda es que exista un libro que se ha de conservar con sus páginas numerado y empastado, lo que podría hacerse como se hace con los protocolos de hojas removibles.  Considera que no existe proporcionalidad entre el medio escogido y la finalidad (evitar al máximo la pérdida de páginas). Añade que la aplicación del dictamen no toma en cuenta que las actas del Comité de Riesgo y del de Inversiones son electrónicas, por orden de la SUPEN y es en ambos comités donde se adoptan las decisiones relevantes de la Operadora. Concluye señalando que la Dirección de Tributación desconoce la Ley N° 8454 de 30 de agosto de 2005, Ley de Certificados, Firmas digitales y documentos digitales, cuyo artículo 1 faculta a las empresas públicas para usar documentos electrónicos. Por lo que recomienda que se solicite a la Procuraduría General que reconsidere de oficio el dictamen N° C-202-82 de 24 de agosto de 1982.

 

            La Junta Directiva de la Operadora de Pensiones Complementarias de la Caja Costarricense de Seguro Social es un órgano colegiado, cuyo funcionamiento se sujeta al régimen jurídico-administrativo. Las actas de sus sesiones deben ser levantadas conforme lo dispuesto en ese ordenamiento. Por consiguiente, en el levantamiento del acta y en su transcripción deben observarse los principios de eficacia y razonabilidad que rigen toda actuación administrativa.

 

A.-       LA JUNTA DIRECTIVA ES UN ORGANO COLEGIADO PUBLICO

 

            En diversos pronunciamientos la Procuraduría General ha afirmado la naturaleza de empresa pública propia de las sociedades anónimas creadas por entes públicos para participar en el mercado de pensiones (así, dictámenes Ns. C-180-2003 de 16 de junio de 2003, C-129-2004  de 3 de mayo de 2004, C-224-2004 de 6 de julio de 2004 y C-058-2005 de 11 de febrero de 2005, entre otros).

 

            Como empresas públicas, las Operadoras pueden ser consideradas entes públicos. En el caso específico de la consultante, ente público organizado como sociedad anónima por decisión del legislador. En efecto, el artículo 74 de la Ley de Protección al Trabajador dispone que la Caja Costarricense de Seguro Social constituirá una sociedad anónima para funcionar como operadora de pensiones. 

 

            La Operadora de Pensiones está integrada por un conjunto de órganos que deben reputarse órganos públicos, en razón de que pública es la naturaleza de la Operadora. Este es el caso de la junta directiva de la Operadora. Esta no sólo es un órgano público sino que debe ser considerado un órgano colegiado (cf. entre otros, los dictámenes N° C-129-2004 de 3 de mayo de 2004 y C-058-2005 de 11 de febrero de 2005). Como órgano colegiado, se le aplica el régimen jurídico propio de esos órganos.

 

1.-        Un órgano colegiado de naturaleza pública

 

Los órganos administrativos se clasifican desde diversos puntos de vista. Si se toma en cuenta los titulares, tenemos que el órgano puede ser individual o colegiado. Puesto que una junta directiva está compuesta por distintas personas y todas ellas son titulares del órgano y como tales, se encuentran colocadas en la misma posición,  se sigue que se está en presencia de un órgano colegiado. La particularidad de un colegio u órgano colegial reside en que el titular del órgano es un grupo o conjunto de personas físicas, que actúan en plano de igualdad unos respecto de los otros. Así, el órgano colegiado se caracteriza porque es un órgano pluripersonal; las personas físicas que lo componen están llamadas a deliberar simultáneamente (de acuerdo con las normas de organización) a efecto de formar la voluntad del órgano.

 

A diferencia de las otras Operadoras de Pensiones de naturaleza pública, la Operadora de la Caja presenta una particularidad en orden a su órgano colegiado. Esa particularidad está dada por lo dispuesto en el artículo 74, segundo párrafo, de la Ley de Protección al Trabajador. La junta directiva de la Operadora debe reflejar en su integración la conformación que ha sido dispuesta por el ordenamiento para la Junta Directiva de la Caja Costarricense de Seguro Social. Una conformación de carácter tripartita, de manera que represente efectivamente a los sectores laboral y patronal, para lo cual se establecen reglas específicas dirigidas a garantizar el principio democrático, el principio representativo en orden a los diversos sectores productivos y trabajadores. Una regla de integración que solo es posible en tratándose de un órgano público y que, por el contrario, resulta inconcebible en tratándose de una sociedad anónima. La constitución del colegio de la Operadora consultante se sujeta a disposiciones de Derecho Público. Por otra parte, su funcionamiento también se sujeta a esas disposiciones. Tómese en cuenta que ni el artículo 74 de la Ley de Protección al Trabajador ni el artículo 55 de la Ley Reguladora del Mercado de Valores disponen que las juntas directivas de las sociedades anónimas de las operadoras de pensiones creadas por los entes públicos se sujetarán a las reglas del Código de Comercio. De lo anterior se sigue, que en ausencia de una disposición específica en el ordenamiento, las juntas directivas de estas empresas públicas se rigen por lo dispuesto en la Ley General de la Administración Pública.

 

A efecto del ejercicio de la función del colegio, el ordenamiento establece un régimen de funcionamiento particular, que lo diferencia del accionar de un órgano unipersonal.  Parte de ese ordenamiento está dirigido a regular las sesiones y el proceso mismo de formación de la voluntad del colegio. Así, por ejemplo, las disposiciones en orden al quórum integral, estructural y funcional, cuyo respeto determina la validez y eficacia del accionar del órgano y, por ende, de los acuerdos que llegare a adoptar.

 

De esas sesiones debe levantarse un acta, documento que contendrá los elementos esenciales de lo acontecido en la sesión. Dispone nuestra Ley General de la Administración Pública, en lo conducente:

 

"Artículo 56.-

1.    De cada sesión se levantará una acta, que contendrá la indicación de las personas asistentes, así como las circunstancias de lugar y tiempo en que se ha celebrado, los puntos principales de la deliberación, la forma y resultado de la votación y el contenido de los acuerdos.

2.    Las actas se aprobarán en la siguiente sesión ordinaria. Antes de esa aprobación carecerán de firmeza los acuerdos tomados en la respectiva sesión, a menos que los miembros presentes acuerden su firmeza por votación de dos tercios de la totalidad de los miembros del Colegio.

3.    Las actas serán firmadas por el Presidente y por aquellos miembros que hubieren hecho constar su voto disidente".

 

 

"Artículo 57.-

1. Los miembros del órgano colegiado podrán hacer constar en el acta su voto contrario al acuerdo adoptado y los motivos que lo justifiquen, quedando en tal caso exentos de las responsabilidades que, en su caso, pudiera derivarse de los acuerdos".

 

El acta es el documento que contiene los acuerdos a que ha llegado el órgano colegiado en sus sesiones, así como los motivos que llevaron a su adopción y cómo se llegó a ese acuerdo (puntos principales de la deliberación, forma y resultado de la votación, personas que han intervenido, las circunstancias de lugar y tiempo en que se reunió el Colegio,  etc). Por lo que cabe considerarla como una formalidad esencial, un requisito sustancial cuya aprobación determina la eficacia de los acuerdos adoptados, como lo ha puesto de manifiesto la Procuraduría en anteriores dictámenes. El acta es una formalidad substancial y un documento íntegro cuya redacción es el término de un proceso de elaboración de actos administrativos de los cuales da cuenta. Puede reseñar uno o varios, dependiendo de los acuerdos que fueron aprobados en la sesión que documenta, pero no se divide ni se confunde con esos acuerdos.

 

Ese documento es el medio normal para que terceros conozcan el accionar del órgano colegiado, los aspectos fundamentales de la deliberación y del acuerdo que se ha adoptado. Como documento público, su acceso es garantizado por el artículo 30 de la Constitución Política y 10 de la Ley del Sistema Nacional de Archivos.

 

Formalidad sustancial cuya aprobación determina la eficacia de los acuerdos del órgano colegiado, para el ordenamiento resulta importante conservar y mantener la integridad del acta. El punto es si esos objetivos imponen que las actas se lleven o almacenen en una determinada forma.

 

2.-        Los libros de actas

 

            Como documento público, el acta es parte del acervo documental del ente de que se trate,  por lo que debe ser conservado y custodiado de acuerdo con las normas establecidas al efecto. Pero, además, debe garantizarse la inalterabilidad de su contenido, a efecto de que permita probar la decisión adoptada en la sesión correspondiente, así como el cumplimiento de los requisitos establecidos por el ordenamiento para la celebración de sesiones por parte de un órgano colegiado.

 

Ciertamente estos objetivos de protección y conservación pueden lograrse de diversas maneras. Tradicionalmente, la protección determina que el acta debe tener un soporte en papel. Así, el ordenamiento puede contener disposiciones dirigidas a garantizar la autenticidad, integridad y conservación del acta a través del papel.

 

Uno de los mecanismos por medio de los cuales se pretenden alcanzar esos objetivos de autenticidad e integridad del acta es su transcripción en un libro de actas. El libro de actas tiene como función primera contener todas las actas (cada una de las cuales constituye un documento), lo que permite determinar la existencia del acta, su autenticidad, su integridad y conservación. En ese sentido, determina que las actas son las oficiales. Además, el libro de actas es un medio para lograr la publicidad de la actividad del órgano colegiado, que permite ejercer distintos controles, tanto internos como externos. 

 

De acuerdo con el Diccionario de la Real Academia, el término “libro” hace referencia a un conjunto de hojas de papel manuscritas o impresas que, cosidas o encuadernadas, forman un volumen. Este es el cuerpo material del libro encuadernado, contenga una obra completa o una parte de ella. Es decir, un libro puede ser manuscrito o impreso. Lo que importa que forme una unidad, sea como consecuencia de una labor de cosido, sea producto de la encuadernación.

 

La definición común de libro refiere a un soporte de papel. El libro es en papel, independientemente de que la escritura que allí se contenga sea manuscrita o impresa o de que previamente las hojas que lo conforman hubieran estado sueltas o fueran removibles. Lo importante es que luego formen un volumen. 

 

Empero, el libro en papel no es el único medio con el cual los objetivos propios del “libro de actas” se alcanzan. Hoy en día existen formas de registro de la información que permiten conservar y proteger la información con igual seguridad que la que proporciona el libro de actas. Cabe recordar, al efecto, que en la actualidad  la información puede ser sometida a diversos tratamientos informáticos que aseguran también la producción y conservación de la documentación.

 

Y es este posible uso lo que, en el fondo, genera la consulta que nos ocupa.

 

B.-       LOS LIBROS DE ACTAS DE HOJAS “SUELTAS”

 

            La Operadora de Pensiones consulta a la Procuraduría a efecto de que se establezca que puede llevar su libro de actas en hojas “sueltas” debidamente foliadas y selladas.  La preocupación por el no uso de hojas “sueltas” se une a la circunstancia de que no podrían utilizarse medios tecnológicos para efecto de producción del acta como documento y de su conservación.

 

1.-        El uso de la tecnología

 

Las nuevas tecnologías de la informática y la comunicación son hoy día parte esencial de la Administración. Su empleo se propicia como una forma de modernización de la Administración Pública. Se habla, al efecto, de una Administración electrónica o digital. Los administrados deben beneficiarse de las tecnologías de la información y de las comunicaciones en sus intercambios con los servicios públicos, de forma que se acceda rápidamente a todas las informaciones, pero también que obtenga una ayuda personalizada por ese mecanismo y pueda realizar en línea sus diferentes gestiones o trámites, a fin de que no  sea obligado a desplazarse.

 

El uso de esta tecnología innova, entonces, los medios de gestión de la Administración Pública; así, aparece el expediente electrónico y, por ende, la posibilidad de procedimientos administrativos utilizando la electrónica. Asimismo, las nuevas técnicas de transmisión de información empiezan a manifestarse en la notificación y publicación de los actos administrativos. Pero más importante que esta manifestación de la Administración electrónica es el hecho de que la tecnología permite una relación más cercana y estrecha con el público. Importa que el fenómeno administrativo sea apreciado por el ciudadano como algo propio, accesible e incluso posible bajo formas “normales” de relación con el resto de los agentes económicos y sociales. El avance tecnológico permite también que la población pueda percibir en forma más clara e inmediata los avances en la calidad, eficacia y eficiencia en la prestación de los servicios.

 

En ese sentido, las tecnologías de la información y conocimiento se conciben como un instrumento de gestión pública eficaz y de un gobierno accesible para el ciudadano. Objetivos que, por demás, son inseparables del concepto de modernización de la Administración y reforma del Estado.

 

            El Estado deviene obligado a desarrollar o impulsar infraestructuras de redes de información y comunicación de amplia cobertura, que sean accesibles y asequibles y que utilicen la mejor tecnología disponible en cada momento como base para el desarrollo económico y social y, por ende, para mejorar el bienestar de la sociedad y de los individuos. Pero también deviene obligado a regular dichos procesos y la información que ellos generan, lo que incluye su almacenamiento y conservación.

 

            Pues bien, como consecuencia misma del empleo de las nuevas tecnologías en el funcionamiento cotidiano de la sociedad y de la Administración, el Estado ha dictado normativa que tiende a amparar la expresión tecnológica. Procede recordar, al efecto, que en nuestro medio, el concepto de documento abarca el documento digital o electrónico. El artículo 368 del Código Procesal Civil establece que es documento “todo objeto mueble que tenga carácter representativo o declarativo”.

 

Asimismo, el artículo 1 de la Ley N° 7425 de 9 de agosto de 1994, Ley de Registro y Secuestro de Documentos Privados e Intervención de las Comunicaciones, considera como documentos privados “la correspondencia epistolar por fax, télex, telemática o cualquier otro medio; los videos, los casetes, las cintas magnetofónicas, los discos, los disquetes, los escritos, los libros, los memoriales, los registros, los planos, los dibujos, los cuadros, las radiografías, las fotografías y cualquier otra forma de registrar información de carácter privado, utilizados con carácter representativo o declarativo, para ilustrar o comprobar algo”. Pareciera, entonces, que el bien mueble que represente o declare algo, puede válidamente ser considerado un documento.

 

            El artículo 3 de la Ley del Sistema Nacional de Archivos, N° 7202 de 24 de octubre de 1990, considera como documento no solo los “textuales, manuscritos o impresos”, sino también los “legibles por máquina”, ejemplificando que puede tratarse de diskettes.

 

Igualmente, la Ley Orgánica del Poder Judicial No.7333 de 5 de mayo de 1993, artículo 6 bis, contiene una serie de disposiciones en materia de documentos electrónicos y utilización de ellos como medio de prueba, que afirman la naturaleza de documento de los electrónicos:

 

“ARTICULO 6 bis.- Tendrán la validez y eficacia de un documento físico original, los archivos de documentos, mensajes, imágenes, bancos de datos y toda aplicación almacenada o transmitida por medios electrónicos, informáticos, magnéticos, ópticos, telemáticos o producidos por nuevas tecnologías, destinados a la tramitación judicial, ya sea que contengan actos o resoluciones judiciales. Lo anterior siempre que cumplan con los procedimientos establecidos para garantizar su autenticidad, integridad y seguridad.

Las alteraciones que afecten la autenticidad o integridad de dichos soportes los harán perder el valor jurídico que se les otorga en el párrafo anterior.

Cuando un juez utilice los medios indicados en el primer párrafo de este artículo, para consignar sus actos o resoluciones, los medios de protección del sistema resultan suficientes para acreditar la autenticidad, aunque no se impriman en papel ni sean firmados.

Las autoridades judiciales podrán utilizar los medios referidos para comunicarse oficialmente entre sí, remitiéndose informes, comisiones y cualquier otra documentación. Las partes también podrán utilizar esos medios para presentar sus solicitudes y recursos a los tribunales, siempre que remitan el documento original dentro de los tres días siguientes, en cuyo caso la presentación de la petición o recurso se tendrá como realizada en el momento de recibida la primera comunicación.

La Corte Suprema de Justicia dictará los reglamentos necesarios para normar el envío, recepción, trámite y almacenamiento de los citados medios; para garantizar su seguridad y conservación; así como para determinar el acceso del público a la información contenida en las bases de datos, conforme a la ley”.

 

            Se reconoce que tiene carácter documental los archivos de documentos, mensajes, imágenes, bancos de datos y toda aplicación almacenada o transmitida por medios electrónicos, informáticos, magnéticos, ópticos, telemáticos o producidos por nuevas tecnologías. Y, además, estos documentos se equiparan en cuanto a su validez y eficacia a los documentos en papel.

 

            La equiparación entre documento físico y documento electrónico es reafirmada por la Ley de Certificados, Firmas digitales y documentos electrónicos, N. 8454 de 30 de agosto de 2005. Dispone dicha Ley:

 

“Artículo 3º—Reconocimiento de la equivalencia funcional. Cualquier manifestación con carácter representativo o declarativo, expresada o transmitida por un medio electrónico o informático, se tendrá por jurídicamente equivalente a los documentos que se otorguen, residan o transmitan por medios físicos.

 

En cualquier norma del ordenamiento jurídico en la que se haga referencia a un documento o comunicación, se entenderán de igual manera tanto los electrónicos como los físicos. No obstante, el empleo del soporte electrónico para un documento determinado no dispensa, en ningún caso, el cumplimiento de los requisitos y las formalidades que la ley exija para cada acto o negocio jurídico en particular

 

Artículo 4º—Calificación jurídica y fuerza probatoria. Los documentos electrónicos se calificarán como públicos o privados, y se les reconocerá fuerza probatoria en las mismas condiciones que a los documentos físicos”.

 

El ordenamiento claramente reconoce que existe equivalencia funcional entre documento físico o en papel y los documentos electrónicos o informáticos. De acuerdo con lo cual no podría diferenciarse, salvo expresa disposición del ordenamiento, entre un documento en papel y un documento con soporte electrónico. Por otra parte, ya se señaló que el vocablo “libro” no permite concluir que el libro es el escrito manualmente, sino que para la acepción normal libro es el impreso.

 

Por otra parte, el artículo 104 del Código de Normas y Procedimientos Tributarios admite una concepción amplia del documento, de manera de abarcar aquéllos producidos en forma informática, telemática o que tengan un soporte tecnológico. Dispone ese artículo:

 

“ARTICULO 104.-

Requerimientos de información al contribuyente.

Para facilitar la verificación oportuna de la situación tributaria de los contribuyentes, la Administración Tributaria podrá requerirles la presentación de los libros, los archivos, los registros contables y toda otra información de trascendencia tributaria, que se encuentre impresa en forma de documento, en soporte técnico o registrada por cualquier otro medio tecnológico.

Sin perjuicio de estas facultades generales, la Administración podrá solicitar a los contribuyentes y los responsables:

a)    Copia de los libros, los archivos y los registros contables.

b)    Información relativa al equipo de cómputo utilizado y a las aplicaciones desarrolladas.

c)    Copia de los soportes magnéticos que contengan información tributaria.

Los gastos por la aplicación de los incisos anteriores correrán por parte de la Administración Tributaria”.

 

El punto es  si para los libros de actas puede diferenciarse entre distintos documentos en papel a partir del medio que interviene en su producción. Concretamente, si puede diferenciarse entre esos documentos por el hecho de que unos sean producidos manualmente y otros por medios que permitan la impresión.

 

2.-        El ordenamiento permite el uso de hojas sueltas impresas

 

            En el dictamen C-202-82 de 24 de agosto de 1982 la Procuraduría debía pronunciarse sobre la posibilidad de que un órgano colegiado de naturaleza pública, el Consejo Nacional de Salarios, llevara un libro de actas a máquina, en hojas corrientes, o si debía utilizar un modelo determinado para el libro de actas.

 

            Pues bien, la Procuraduría consideró que la Ley General de la Administración Pública no regula el punto; ante lo cual  decidió recurrir al Código de Comercio en sus disposiciones sobre el libro de actas de las sociedades anónimas. No tomó en cuenta la distinta naturaleza y las normas de organización del Consejo y, en general, de los órganos públicos respecto de las juntas directivas de las sociedades anónimas.     Se aplicó, entonces, el artículo 259 del referido Código, que dispone:

 

“ARTÍCULO 259.-

En el libro de Actas, que deberá ser encuadernado y foliado, se asentará la minuta detallada de cada asamblea ordinaria o extraordinaria, consignando:

1)    Lugar y fecha en que se celebra la reunión;

2)    Número de acciones o cuotas de capital que concurran a la asamblea;

3)    Cómputo de votos; y

4)    Acuerdos tomados, haciendo constar los votos salvados que se emitan”.

 

            A partir de los términos “encuadernado y foliado”, interpretó la Procuraduría que las actas no podían ser levantadas a máquina, así como tampoco procedía escribirlas en hojas sueltas. Se indicó al efecto:

 

“En razón del contenido de las normas citadas supra, resulta imperativo que el Secretario del Consejo Nacional de Salarios debe llevar un libro de actas de las sesiones de ese organismo colegiado, con sujeción a lo dispuesto en el artículo 56 de la Ley General de la Administración Pública ya transcrita.

 

Sin embargo, tanto el Decreto Ley Nº 832 de 4 de noviembre de 1949 (Ley de Creación del citado Consejo), como su Reglamento, y la Ley General de la Administración Pública, son omisos en punto a las formalidades que deben observarse al llevar dichas actas.

 

En virtud de las razones anteriores, y con apoyo en lo establecido por el párrafo 1) del artículo 9º de la Ley General de la Administración Pública, puede aplicarse al caso en estudio del derecho privado y sus principios, los cuales en lo tocante al procedimiento de llevar actas, se encuentran regulados en el artículo 259 del Código de Comercio.

 

Con base en las normas transcritas supra, podemos afirmar que existe, impedimento legal para que las actas puedan ser escritas a máquina, toda vez que las mismas no se pueden llevar en hojas sueltas aunque ellas estén foliadas, con numeración corrida, y debidamente selladas. Ello, en virtud de que el párrafo primero del artículo 259 del Código de Comercio establece expresamente que los libros de actas deban ser encuadernados y foliados, sea, deben ser llevados en forma de "cuaderno" (que es un conjunto o agregado de algunos o varios pliegos de papel, doblados y cosidos en forma de libro, según la acepción del Diccionario Manual de la Real Academia y diccionario "Pequeño Larousse Ilustrado").

 

3)- CONCLUSION:

Fundamentados en lo anteriormente expuesto, podemos arribar a la conclusión de que el libro de actas del Consejo Nacional de Salarios no puede ser llevado a máquina, en hojas sueltas, aunque las mismas estén previamente foliadas y selladas”.

 

Criterio que fue reafirmado en el dictamen C-010-90 de 31 de enero de 1990. Dicho dictamen fue rendido a solicitud del Ministro de Economía y Comercio, que solicitaba criterio en orden a los elementos o factores que debían considerarse para la conservación de las actas de juntas y comisiones constituidas en el seno de ese Ministerio. La Asesoría Jurídica del Ministerio estimaba que procedía levantar las actas  en hojas separadas, debidamente identificadas y escritas a máquina. La Procuraduría no compartió el criterio de la Asesoría y por el contrario, dictaminó:

 

“No coincidimos con usted cuando señala que no existen criterios institucionales vertidos en dictámenes de esta Procuraduría General, por cuanto sí los hay, y particularmente uno de ellos resulta plenamente aplicable y vigente a la situación formulada en su consulta. En efecto, ante un problema semejante, y constatando la carencia de normativa particular en lo que atañe al modo y forma de llevar un libro de actas en las que se asentaran con rigurosidad todos los detalles deliberativos de los órganos colegiados, esta Procuraduría General mediante dictamen C-202-82 de 24 de agosto de 1982 expresó que en virtud de esa ausencia normativa "... y con apoyo en lo establecido por el párrafo 1) del artículo 9º de la Ley General de la Administración Pública puede aplicarse al caso en estudio el derecho privado y sus principios, los cuales en lo tocante al procedimiento de llevar actas se encuentran regulados en el artículo 259 del Código de Comercio...

Con base en las normas transcritas supra, podemos afirmar que existe impedimento legal para que las actas puedan ser escritas a máquina, toda vez que las mismas no se pueden llevar en hojas sueltas aunque ellas esten foliadas con numeración corrida, y debidamente selladas. Ello en virtud de que el párrafo primero del artículo 259 del Código de Comercio establece expresamente que los libros de actas deben ser encuadernadas y foliadas..."

Aunque entendemos lo incómodo que puede resultar sujetarse al sistema allí descrito, es ineludible la obligación de cumplir el mandato legal contenido en el artículo 259 del Código de Comercio, aplicable supletoriamente en la especie. Obsérvese que el sentido último de tal obligación es el de garantizar la absoluta fidelidad de las deliberaciones y la conservación completa y unida de los documentos.

Además, tal es la severidad de la obligación que el artículo 264 siguiente del mismo Código de Comercio prescribe: "Es absolutamente prohibido arrancar hojas o alterar la encuadernación o foliación de los libros a que este capítulo se refiere. Cuando una o varias hojas se inutilizaren o anularen no por eso dejarán de figurar en el lugar que les corresponde a efecto de no alterar el orden de los folios".

En conclusión, debe reiterarse la obligatoriedad de mantener un libro de actas encuadernado y foliado para conservar como documento útiles las actas de los distintos organismos o comisiones que existan en el Ministerio, la utilización de otros sistemas más flexibles, por su misma conformación podrían permitir el extravío o la destrucción parcial, involuntaria o intencional, de importantes actuaciones administrativas de esos órganos, y es menester reducir al máximo ese tipo de riesgos”.

 

Es de advertir que con posterioridad a los citados dictámenes la Procuraduría se ha referido a la producción de actas en hojas sueltas, afirmando su procedencia. En ese sentido, se ha partido de que es un mecanismo legítimo para levantar las actas. Criterio que se explica porque en el estado actual de la tecnología y dentro de un contexto en que se exige de la Administración una actuación eficaz y un uso eficiente y razonable de los recursos públicos, no pareciera procedente que se exija el levantado manual de las actas. Por demás, como veremos de seguido, a la fecha en que se emitió el primer dictamen ya existía una norma iuspublicística que permitía las hojas sueltas para los libros de actas: el Código Municipal para las actas de los Concejos Municipales.

 

En este orden de ideas, debe señalarse que la Procuraduría ha considerado el libro de actas como un registro para contener las actas aprobadas y que puede ser formado por hojas sueltas que después se unen. Ha indicado la Procuraduría en dictamen C-043-1999 de 22 de febrero de 1999:

 

“Ahora bien, es razonable interpretar que, necesariamente, las actas de cada uno de los distintos órganos colegiados (sean administrativos o legislativos) deban figurar en un registro especializado y consecutivo, que pueda ser consultado por cualquier interesado y que es justamente el libro de actas (aunque, como bien se hace ver en uno de los criterios legales aportados, dicho término podría comprender también hojas sueltas sujetas a posterior encuadernación, como sucede con el protocolo de los notarios públicos).

 

Recuérdese que, tal y como lo sosteníamos en nuestro pronunciamiento nº C-094-97, del 12 de junio de 1997, de los artículos 27 y 30 de la Constitución Política se deriva el derecho de todo ciudadano de pedir y obtener de los órganos públicos información de interés público. Conforme a tal principio constitucional, la actuación de las autoridades públicas se rige por el principio de publicidad. Un principio que tiende a dar transparencia y claridad a tal actuación, de forma tal que cualquier interesado pueda enterarse y examinar esa actuación, según conste en los registros y archivos que habrán de llevarse. Dicha publicidad sólo puede ser afirmada, tanto en el terreno administrativo como en el parlamentario, si cada uno de los órganos colegiados cuenta con un libro de actas especial (en el caso del procedimiento legislativo, dicha obligación se agrega a la de adjuntar copia de las respectivas actas a los expedientes de los distintos proyectos, según lo prevé el artículo 214 del Reglamento)”.

 

En otro dictamen se indicó:

 

“Ahora bien, es razonable interpretar que, necesariamente, las actas de cada uno de los distintos órganos colegiados (sean administrativos, municipales o legislativos) deban figurar en un registro especializado y consecutivo, que pueda ser consultado por cualquier interesado y que es justamente el libro de actas, que puede comprender también hojas sueltas sujetas a posterior encuadernación, como sucede con el protocolo de los notarios públicos.

 

Se ha juzgado como conveniente la legalización de los libros de actas, entendido por ello la colocación de distintivos( razón de apertura, sellos, firmas, etc) en sus folios, a fin de asegurar su autenticidad y evitar su manipulación maliciosa. Dicho juicio se encuentra implícito dentro del artículo 63 de la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República, que atribuye a las auditorias internas de las distintas unidades administrativas la competencia de "autorizar, mediante razón de apertura, los libros de contabilidad y de actas que, legal o reglamentariamente, deban llevar los órganos sujetos a su jurisdicción institucional". También ha quedado entendido por la propia Contraloría que tal competencia no sólo se ejerce en relación con los libros a que se refiere la legislación mercantil, sino en general a todo registro de actas que por mandato legal o reglamentario deban llegar los órganos públicos, como es el caso del Concejo Municipal.

 

Ahora bien, el Código Municipal no exime de la obligación de legalizar los libros de actas ni tampoco lo encarga a otro órgano interno de la Municipalidad, distinto de su auditoría. Mientras no se introduzca una norma reglamentaria que así lo disponga (de existir, prevalecería en relación con el precepto legal de comentario), rige la regla general prevista en la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República.

 

Por lo dicho las actas Municipales deben figurar en un registro especializado y cronológico, de suerte que estén dentro de un libro especial para tal efecto (ya sea empastado desde su inicio o que se trate de hojas sueltas destinadas a su posterior encuadernación), dictamen N° C-143-2000 de 28 de junio del 2000.

 

            Es de recordar, además, que a lo largo de los últimos años el ordenamiento se ha venido inclinando por el empleo de las “hojas sueltas”. Como se indicó ya tempranamente el anterior Código Municipal disponía que:

 

“Artículo 51.-

       De toda sesión del Concejo se levantará un acta en las que se hará constar, los acuerdos tomados y sucintamente las deliberaciones habidas, salvo casos de nombramientos o elecciones, en los que se hará constar únicamente el acuerdo tomado.

       Las actas deberán ser firmadas por el Presidente y el Secretario, una vez aprobadas por el Concejo.

       Podrán llevarse en hojas sueltas sólo si fueren previamente foliadas y selladas en la Contraloría General de la República”.

 

            Con base en lo cual distintas Municipalidades reglamentaron el uso de libros de actas con hojas sueltas. El actual Código Municipal no contiene una disposición como el artículo 51 de mérito, pero resultaría irrazonable concluir que las actas de las sesiones del Concejo deben llevarse desde un inicio en un libro empastado.

 

La transcripción del artículo 51 demuestra que a la fecha en que la Procuraduría emitió el dictamen C-202-82 desde hacía muchos años (el anterior Código Municipal era de 1970) el ordenamiento jurídico administrativo contenía una disposición que autorizaba el uso de libros de actas de hojas sueltas. Por ende, era innecesario recurrir al Código de Comercio. La aplicación analógica que realizó la Procuraduría resultaba entonces absolutamente improcedente.

 

Pero no sólo el Código Municipal del 70 permitía que para documentos formales se utilizaran las hojas sueltas. La Ley de Notariado fue expresamente reformada para admitir el uso de protocolos con hojas removibles. Dispuso la Ley N° 5020 de 11 de julio de 1973 al reformar la Ley de Notariado:

 

“Artículo 1º.-

Refórmense los artículos 29 y 47 de la Ley de Notariado, Nº 39 de 5 de enero de 1943, para que en lo sucesivo se lean así:

 

"Artículo 29.-

Los protocolos serán libros de cien hojas de papel sellado de la décima clase, numerados de uno a cien. El proveedor de especies fiscales proveerá tales libros a los Notarios, mediante el pago correspondiente.

Habrá protocolos encuadernados y protocolos de hojas sueltas. Los protocolos de hojas sueltas estarán sujetos a las siguientes prescripciones:

 

a)    Las hojas llevarán impresa la palabra Protocolo y la numeración de uno a cien a que se refiere el párrafo primero de este artículo. Además llevarán impresa la serie y numeración adecuada, semejante al sistema establecido para la emisión y control del papel sellado en general. Las hojas sueltas de un protocolo no encuadernado, siempre que no sean la totalidad del mismo, sujetas a la reposición, podrán ser hojas corrientes de papel sellado de la décima clase;

 

b)    Serán sellados por la Secretaría de la Corte Suprema de Justicia al ponerles la razón inicial correspondiente y llevarán indicación de pertenecer al Notario que se indique. La Corte Suprema de Justicia podrá tomar cualesquiera otras medidas para la identificación de los protocolos de cada Notario, y para garantizar la autenticidad de las hojas;

 

c)    Al Notario a quien se le comprobare que ha dado lugar a irregularidades propias del uso de hojas removibles o que no guarden la debida custodia del protocolo, se le privará por la Corte Suprema de Justicia del uso de esta clase de protocolo, y en lo sucesivo sólo podrá ejercer el notariado en protocolos encuadernados, todo sin perjuicio de la corrección disciplinaria que corresponda;

 

d)    Al devolver el Notario el protocolo ya terminado, de conformidad con el artículo 33, hará entrega de las cien hojas referidas.

 

Con las hojas hará entrega, además, del valor fijado por el Archivo Nacional para la encuadernación. Sin ese depósito, no será recibido el protocolo. El Archivo Nacional ordenará la encuadernación. Si la devolución hubiere de hacerse a un Juzgado Civil, éste lo remitirá al Archivo Nacional para la encuadernación y, hecha ésta, el Archivo Nacional lo remitirá nuevamente al Juzgado de su procedencia para su custodia por el término de ley que se contará a partir de la entrega que del mismo haga el Notario;

 

e)    El uso de protocolos de hojas removibles deberá ser autorizado por la Corte Plena para cada Notario, previa solicitud de éste.

 

La Corte negará la autorización a aquellos notarios que hubieren sido objeto de acusación fundada o de sanciones graves. La autorización podrá asimismo ser revocada en cualquier momento por esas causas o por simple decisión de la Corte. Para facilitar el uso de esta clase de protocolos, lo mismo que para revocar la autorización dada, la Corte procederá mediante votación secreta y sin necesidad de expresar motivos. En caso de denegatoria, se devolverá la solicitud y no quedará razón de ello en el acta. La Corte podrá asimismo autorizar el uso de protocolos de hojas removibles con textos impresos para uso de Notarios al servicio de instituciones públicas; y

 

f)     El notario que use protocolos en hojas removibles queda obligado a conservar la copia de las escrituras que autorice, las cuales irán firmadas por las partes en los términos de los originales".

 

Una posibilidad que con el Código Notarial deviene la regla: los tomos de protocolo se forman con doscientas hojas removibles de papel sellado, de serie y numeración corrida y que llevan la palabra protocolo y se identifican con el nombre del notario, mediante el uso del sello autorizado para tal efecto, artículo 44 del Código.

 

El ordenamiento ha tenido particular cuidado en establecer disposiciones en orden a la protección al protocolo, a la seguridad en las negociaciones y actuaciones que allí se autorizan. Pero no obstante la importancia que se le ha otorgado, permite las hojas sueltas.

 

            La mención de estas disposiciones nos permite afirmar que para el ordenamiento legal costarricense el empleo de “hojas sueltas” o removibles no es per se riesgoso o inseguro. Si ello llegare a suceder no seria porque el medio sea en sí mismo inseguro, sino porque han fallado los mecanismos de control establecidos para establecer la fiabilidad de las hojas sueltas.

 

            En este mismo orden de ideas, cabe recordar que la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República, artículo 63 y más recientemente la Ley General de Control Interno, artículo 22, atribuyen al auditor interno la legalización de libros de la organización correspondiente. Esa competencia concierne los libros de actas de la junta directiva de la organización. La Contraloría ha regulado la competencia a través del “Manual sobre normas técnicas que deben observar las unidades de Auditoría Interna Públicas en la legalización de libros”, estableciendo expresamente que los libros de acta pueden ser llevados en hojas sueltas. En efecto, en la Declaración Interpretativa de la Norma 301 se indica expresamente que:

“Referido al término libros se entenderá que comprende también las hojas sueltas y la fórmula continua, sujetas a posterior encuadernación para su cierre”.

 

            Ya se trate de un libro como tal, ya de hojas sueltas o fórmula continúa, se debe verificar, de previo a la legalización, que no hayan sido iniciados, que se encuentren en buen estado y que los folios estén numerados en forma consecutiva y tengan impreso el logotipo de la institución (norma 311). Específicamente para los tomos de hojas sueltas se establece que cada hoja debe llevar impreso el logotipo o nombre de la institución.  La norma 312 habla de la necesidad de encuadernación de las hojas sueltas para hacer la razón de cierre.  Precisamente, porque se permiten las hojas sueltas, una norma especial se refiere a la verificación de la encuadernación y foliado, a efecto de que se determine si faltan hojas, si alguna fue inutilizada o anulada (norma 322).

 

Por otra parte, cabe recordar que un acta levantada en una hoja suelta es en sí misma un documento público. En igual forma, el libro de actas que la contenga es un documento público. Por ende, dichos documentos se someten al régimen propio de los documentos públicos, pero también son susceptibles de sufrir todas las eventualidades que le pueden ocurrir a un documento público con soporte físico en papel. Además, conforme lo dispuesto en la Ley del Sistema Nacional de Archivos, esos documentos son pasibles de eliminación, tal como indicamos en el dictamen N° C-237-2007 de 18 de julio último:

 

“Es de advertir que el libro de actas es un documento administrativo que como tal está sujeto a las reglas que en materia archivística establece el ordenamiento. En consecuencia, con sujeción a las normas correspondientes podría ser eliminado”.

 

Como se ha indicado anteriormente, los pronunciamientos de la Procuraduría parten de la posibilidad de llevar un libro de actas en hojas sueltas. Un libro de actas formado por hojas sueltas implica no sólo que las actas pueden ser levantadas por medio de una máquina de escribir como era  lo frecuente en 1982, sino también por medio de mecanismos informáticos, como es lo usual hoy día. En ese sentido, las actas pueden ser digitalizadas y luego impresas en papel, a efecto de que una vez aprobadas estén destinadas a unirse en un volumen.

Va de suyo, por demás, que precisamente porque los libros de actas deben ser legalizados, sea por el auditor interno del organismo, sea por la Dirección General de Tributación en los casos que así se dispone, se requiere que cada una de las hojas que van a integrar el libro de actas sea foliada, identificada con el logotipo o nombre del organismo de que se trate y que posteriormente las hojas sean encuadernadas.  En ese sentido, los requisitos de foliación y encuadernación son de principio. Empero, la encuadernación puede ser a posteriori.

 

En esa medida, cabría considerar que no existe una diferencia sustancial de regulación entre lo que es exigible para un libro de actas de un órgano público y lo que se exige para las sociedades anónimas por el Código de Comercio. Una divergencia en este punto que nos ocupa sólo puede derivarse por una indebida interpretación de las disposiciones de ese Código. De estas se desprende, ciertamente, que debe haber un libro de actas encuadernado y foliado, pero ninguna de las regulaciones que allí se establece permite afirmar que dicho libro de actas debe ser llevado manualmente y, por ende, que no puede ser de hojas sueltas. Obsérvese al efecto que el artículo 252 del referido Código lo que impone es llevar un libro de actas de asamblea de socios y de la junta directiva, libros que deben ser “foliados” y legalizados por la Dirección General de Tributación. Foliado no se contrapone a hojas sueltas, ya que estas también deben ser foliadas. El artículo 254 íbidem obliga a escribir en castellano, en forma clara, en orden progresivo de fechas, sin dejar espacios en blanco, sin cometer raspaduras ni entrerrenglonaduras, exigencias que no resultan incompatibles con hojas sueltas impresas. Luego, para las sesiones de junta directiva lo que se exige es que el acta consigne fecha y lugar de la sesión, el número de asistentes, si los acuerdos son tomados por unanimidad o por mayoría, consignando literalmente los votos salvados y las razones de los mismos, si así lo piden los interesados. Un contenido similar al del artículo 56 de la Ley General de la Administración Pública. Es de advertir, además, que la norma imperativa del artículo 264 no es incompatible con el levantamiento del acta en hojas sueltas en el tanto en que luego se unan las hojas y se encuadernen. En tanto haya un libro de actas (de un solo tomo o de hojas sueltas) resultará aplicable la prohibición de arrancar hojas o alterar la encuadernación o foliación de los libros. Lo que permitiría concluir que respecto de las sociedades anónimas el dictamen N° C-202-82 no constituye hoy correcta y debida interpretación del artículo 259 del Código de Comercio. Por demás, dicho dictamen implica una desaplicación del artículo 51 del Código Municipal, norma que en ausencia de una disposición específica en la Ley General de Administración Pública, resultaba de aplicación en la materia de conformidad con el artículo 9 de la Ley General.

 

De lo que se sigue que aún cuando se pretendiera que la junta directiva de la Operadora de Pensiones se rige por el Código de Comercio, que no es el caso, sus libros de actas podrían ser de hojas sueltas, a condición de que se presenten para su legalización ya foliadas e identificando claramente la entidad de que se trate. Ahora bien, esa legalización le corresponde a la Dirección de Tributación Directa, en aplicación de los artículos 252 y 263 del citado Código, quien debe normar, con sujeción al ordenamiento, los requisitos necesarios para esa legalización.

 

No desconoce la Procuraduría que su dictamen C-202-82 y su reiteración por dictamen C-010-90 ha generado confusión en la Administración Pública, particularmente porque no se han tomado en cuenta criterios más recientes. En ese orden de ideas, tenemos que la Administración Tributaria partiendo –erróneamente- de que los dictámenes antes citados le eran vinculantes, decidió modificar sus criterios en orden al uso de hojas sueltas en el levantamiento de actas. De esa forma, la Dirección General de Tributación emitió la Directriz N° DGT-07-06 de 11 de diciembre del 2006, “Directriz sobre la Eliminación de Uso de Hojas Sueltas en la Legalización de libros de actas de asamblea y juntas directivas”, dirigida a los gerentes de las Administraciones Tributarias, directriz que se justifica  en los dictámenes C-202-82 de 24 de agosto de 1982 y C-010-90 de 31 de enero de 1990  de la Procuraduría General de la República. Se afirma que conforme el artículo 2 de la Ley Orgánica de la Procuraduría General de la República “los criterios o dictámenes de ese Órgano Procurador son de carácter vinculante, es decir constituyen jurisprudencia administrativa y son de acatamiento obligatorio para la Administración Pública”, por lo que se emite la siguiente directriz:

 

 

“DIRECTRIZ DGT-07-06:

 

1.         A fin de evitar al máximo el extravío o inutilización de las hojas sueltas de libros de actas de Asambleas y Juntas Directivas y brindar mayor seguridad y absoluta fidelidad de las deliberaciones y actuaciones contenidas en las actas respectivas, así como la conservación completa y unida de los documentos y con las salvedades siguientes, ninguna Administración Tributaria deberá permitir el uso de hojas sueltas en la legalización de los libros supra citados.

 

2.         Las Administraciones Tributarias que a la fecha de publicación de la resolución No. DGT-28-06 hayan recibido solicitudes de legalización de libros de actas en hojas sueltas, deberán autorizarlos por única vez, con la salvedad de que los próximos libros deben ser presentados en pasta dura y debidamente cocidos y  engomados.

 

3.         Los interesados que a la fecha de publicación de dicha resolución cuenten con un libro de actas de hojas sueltas debidamente legalizado por alguna Administración Tributaria, podrán continuar con su uso hasta finalizarlo, debiendo solicitar la nueva legalización en un libro de actas de pasta dura. Cuando se presenten a solicitar el cierre del libro de hojas sueltas, las hojas que lo componen deben presentarse en estricto orden de numeración y debidamente empastado.

 

4.         Pasado un plazo de 30 días naturales a partir de la publicación de esa resolución, ninguna Administración Tributaria admitirá para su legalización las hojas sueltas que se indican a lo largo de este documento.

 

5.         La presente directriz deroga en todos sus extremos el oficio No. 001061, de fecha 01 de setiembre de 1993”.

 

            El oficio de septiembre de 1993 había permitido el uso de hojas sueltas en la legalización de libros de actas de las asambleas y juntas directivas. Uso que volvió a ser permitido mediante la resolución DGT-24-06 de 8:00 de 20 de octubre de 2006. Allí se indicaban los requisitos para legalizar esos libros de acta:

 

“4.5 Libros de actas en hojas sueltas:

 

4.5.1 Los libros de actas con hojas sueltas deberán llevar los folios de las hojas numerados en forma consecutiva, tener impresos la razón social y el respectivo número de cédula jurídica. Al igual que en los libros empastados, la razón de legalización deberá ir en el folio No 1, con excepción del caso de transformación, que la llevará adherida en el folio siguiente al último utilizado con el nombre anterior.

 

4.5.2 Cuando se efectúe un trámite de renovación o reposición, el nuevo libro por legalizar deberá iniciar con el folio número uno.

 

4.5.3 Cuando el trámite solicitado es el cierre del libro, las hojas que lo componen deben presentarse en estricto orden de numeración y debidamente empastado”.

 

No obstante, esa Resolución es luego reformada por la DGT-28-06 de 13:52 hrs. de 7 de diciembre de 2006. El motivo de esta reforma estriba en el carácter vinculante de los dictámenes de la Procuraduría General de la República y la directriz DGT-07-06 a que antes se hizo referencia. Con base en lo cual se modifica el formulario para legalización de libros para prohibir los libros de actas en hojas sueltas:

 

“Artículo 5.- Refórmese el inciso 4.5 del artículo 4, para que se lea como de seguido se indica:

 

“4.5     Libros de actas en hojas sueltas:

 

Con el objeto de evitar al máximo el extravío o inutilización de las hojas sueltas de libros de actas de Asambleas y Juntas Directivas ninguna Administración Tributaria deberá permitir el uso de hojas sueltas en la legalización de los libros supra citados.”

 

Artículo 6.- Refórmese el párrafo cuarto del artículo cinco de esta resolución con el objeto de que se lea como sigue:

 

“Con las salvedades que se establecen en los transitorios finales de esta resolución, para efectos de conservación y seguridad y con el fin de garantizar la no sustitución de los folios, todo libro debe ser presentado en pasta dura y debidamente cocido y  engomado.”

 

Artículo 7.- Deróguense en todos sus extremos los subincisos 4.5.1, 4.5.2 y 4.5.3”

            Lo anterior significa que aún cuando la Procuraduría ha admitido expresamente la posibilidad de que los libros de acta sean con hojas sueltas, modificando implícitamente sus criterios anteriores, el hecho de que no se haya hecho mención expresa de que dichos criterios han sido reconsiderados y no formen parte de la jurisprudencia vigente de la Procuraduría, está generando confusión en la Administración Pública, con el riesgo de que se actúe sin sujeción a los principios de legalidad, razonabilidad y eficacia que deben regir toda actuación pública. Ante lo cual se impone reconsiderar de oficio los citados dictámenes. En su lugar reafirmar que las actas de los órganos colegiados, incluidos aquéllos organizados bajo formas de Derecho Privado, pueden ser levantadas en hojas sueltas. Es necesario, sin embargo que esas hojas sean foliadas y selladas y que una vez concluido el período correspondiente sean debidamente encuadernadas para su conservación.

 

 

CONCLUSION:

 

            Por lo antes expuesto, es criterio de la Procuraduría General de la República, que:

 

1-.        La Operadora de Pensiones Complementaria de la Caja Costarricense de Seguro Social es una empresa pública. Carácter público que transfiere a sus órganos.

 

2-.        Por consiguiente, la junta directiva de la Operadora es un órgano público, más concretamente un órgano colegiado. Por lo que le resulta aplicable el régimen jurídico propio de esos órganos.

 

3-.        La constitución y funcionamiento de esa junta directiva se sujeta a disposiciones de Derecho Público. En consecuencia, le resultan aplicables las disposiciones del ordenamiento jurídico-administrativo en orden al levantamiento de actas de las sesiones de órganos colegiados.

 

4-.        La necesidad de garantizar la existencia, la autenticidad e integridad de las actas e incluso el carácter consecutivo de éstas, hace necesario que se reúnan en un libro, el libro de actas.

 

5-.        Diversas disposiciones del ordenamiento propician la utilización de los medios tecnológicos en la gestión administrativa. Para ello se equipara el documento  electrónico con el documento físico o en papel.

 

6-.        Lo que significa que la conducta administrativa puede expresarse a través de la informática u otros medios tecnológicos.  Asimismo, que estos medios pueden ser empleados para formalizar dicha conducta.

 

7-.        En consecuencia, las actas de las sesiones de los órganos colegiados podrían ser levantadas con ayuda de esos medios.

 

8-.        Las actas de las sesiones de los órganos colegiados pueden ser levantadas en hojas sueltas, impresas, debidamente foliadas y que lleven el logotipo o nombre del organismo público de que se trate. Esas actas deben ser luego encuadernadas.

 

9-.        Es de principio que de previo a iniciar el libro de actas de hojas sueltas este debe ser sometido a legalización, por el órgano competente.

 

10-.      Se reconsideran de oficio los dictámenes C-202-82 de 24 de agosto de 1982  y C-010-90 de 31 de enero de 1990. En su lugar, se  reafirma que las actas de los órganos colegiados, incluidos aquéllos organizados bajo formas de Derecho Privado, pueden ser levantadas en hojas sueltas, las cuales deben reunir los requisitos que para cada caso el ordenamiento administrativo establezca.

 

De Ud. muy atentamente,

 

Dra. Magda Inés Rojas Chaves

Procuradora Asesora

 

MIRCH/mvc

Copia:      Lic. Francisco Fonseca Montero

Director General de Tributación