1 de abril del 2013

C-052-2013

 

Ingeniero

Ronald Peters Seevers

Director Ejecutivo

Instituto del Café de Costa Rica

 

Estimado señor:

 

Con la aprobación de la señora Procuradora General de la República, me refiero al oficio número DEJ/1047/2012 de fecha 18 de setiembre del 2012, mediante el cual, solicita solicite criterio en torno a la aprobación de Actas. Específicamente se peticiona dilucidar lo siguiente:

 

“…aclarar el procedimiento correcto que debe seguir la Junta Directiva para la aprobación de sus actas ante los casos de ausencia de sus Directores Propietarios… además de la aprobación  de actas cuando se dé el caso de cambio de Junta Directiva tras el cumplimiento de su período… también… el quórum mínimo con el que puede sesionar la Junta Directiva del ICAFE… ”

 

 

I.- SOBRE LOS ANTECEDENTES

 

Cabe mencionar que, conjuntamente con el oficio mediante el cual se solicita criterio, se adjuntó el pronunciamiento del Departamento Legal de la institución consultante, el cual, referente al tema de interés, concluyó lo siguiente:

 

1.                      “Que el Instituto del Café de Costa Rica (ICAFE) como Ente Público de carácter no Estatal debe apegar todos los actos estrictamente al Principio de Legalidad, a saber, debe cumplir literalmente lo expresamente contemplado en el ordenamiento jurídico.

 

2.                      Que el acta es el documento que contiene los acuerdos a que ha llegado el órgano colegiado en sus sesiones, así como los motivos que llevaron a su adopción y como se llego a ese acuerdo (puntos principales de la deliberación, forma y resultado de la votación, personas que han intervenido, las circunstancias de lugar y tiempo en que se reunió el Colegio.

 

3.                      Que la aprobación del acta tiene como objeto permitir a los miembros que participaron en la deliberación del órgano dar certitud de lo conocido, deliberado y decidido en una sesión. El acta prueba que se realizo la sesión y el debate que en ella se produjo.

 

4.                      Que existen dos momentos distintos en relación con los acuerdos; el primero, cuando se adoptan en la sesión del órgano y son consignados en un documento -acta-, y posteriormente, la aprobaci6n de ese documento, como condición para que aquellos se tengan como firmes y eficaces.

 

5.                      Que el acta debe ser aprobada por los miembros que estuvieron presentes en la sesión correspondiente.

 

6.                      Que la aprobación de las actas tiene un alcance meramente declarativo que responde a la necesidad de que el propio órgano supervise una actividad que, por exigencia de eficacia, corresponde realizar a una sola persona con arreglo a su criterio personal.

 

7.                      En el caso limite de que a todos los miembros de un colegio se les venza el período de nombramiento en X fecha, la situación de impasse se evita si los directivos deciden dar firmeza de los acuerdos aprobados.

 

8.                      EI ordenamiento no pretende que el acta sea aprobada a partir de una información indirecta que el directivo pueda recibir por parte de otro directivo.

 

9.                      En orden a la responsabilidad de quien aprueba un acto, del que carece de elementos para determinar su corrección, corresponde recordar que el miembro directivo que está ausente de una sesión, no asume responsabilidad directa por los acuerdos que hayan sido tomados. La responsabilidad que le puede caber por aprobar el acta no deriva de los acuerdos, sino de la propia aprobación del acta. Ello en el tanto estaría afirmando que la sesión tuvo lugar en los términos en que indica el acta, sin que su criterio sea fundamentado.

 

10.                  Que el miembro de un órgano colegiado que no participo en una sesión, no puede participar tampoco en la deliberación y aprobación del acta respectiva. Esa es una regla general que se aplica a situaciones normales, particularmente, a aquellas en las cuales no existe una causa material a jurídica que impida a quienes estuvieron presentes en una sesión, volver a reunirse para acreditar que lo consignado en el acta se ajusta a lo que realmente aconteció y con ello dar firmeza a los acuerdos respectivos

 

11.                  Para que los acuerdos adoptados en la última sesión de la Junta Directiva anterior sean eficaces, no es necesario aprobar el acta respectiva, pues tales acuerdos se presumen tornados en firme, salvo que expresamente se hubiese dispuesto lo contrario. Por ello. si nada se discutió acerca de la firmeza de los acuerdos, bastara con que los nuevos integrantes de la Junta Directiva tomen nota del acta de la sesión anterior. ”

 

 

4.       

 

II. SOBRE LA NATURALEZA JURÍDICA DEL ICAFE

 

Tomando en consideración que el tópico sometido a criterio de este órgano técnico asesor, refiere a la aprobación de los acuerdos adoptados por el Cuerpo Colegiado del  Instituto del Café de Costa Rica, conviene, como punto de partida, analizar la naturaleza jurídica de este último, con la finalidad de evacuar lo consultado de la mejor manera.  

Sobre el particular, la jurisprudencia administrativa, ha sostenido:

“…El Instituto del Café de Costa Rica, se encuentra actualmente regulado por la Ley N° 2762, titulada “Ley sobre el Régimen de Relaciones entre Productores, Beneficiadores y Exportadores de Café”.

Dicha norma en su numeral 102, establece la naturaleza jurídica de la entidad, al señalar que se trata de una entidad pública de carácter no estatal, por lo que “(…) tiene personería y patrimonio propios, (…) capacidad para celebrar contratos y dictar actos (…), todo ello dentro del marco normativo que le ha señalado la misma Ley.

Su naturaleza se encuentra dada, por la misma composición que tiene el Instituto, ya que posee como órgano supremo al Congreso Nacional Cafetalero, órgano superior de dirección y administración, según indica el artículo 109, el cual se encuentra a su vez integrado por un conglomerado de sectores, como lo es en éste caso, el de productores, el de beneficiadores y exportadores entre otros.

Se considera un ente público no estatal, puesto que le han sido delegadas en forma expresa, una serie de funciones de orden público, a fin de que sea esa entidad especializada, quien vele por los intereses de quienes se encuentran negociando en el mercado del café costarricense.

En relación con ese mismo Instituto, la Procuraduría General de la República expresó en el Dictamen C-397-2005 del 15 de noviembre de 2005 lo siguiente:

“(…) Se trata de una entidad de carácter corporativo de base privada dirigida hacia la consecución de un fin sectorial: lograr un régimen equitativo de relaciones entre productores, beneficiarios y exportadores de café, que garantice una participación racional y cierta de cada sector en el negocio cafetalero (artículo 1 de la Ley N.° 2762)(...).

(...) la intención del legislador fue crear una entidad de base asociativa, de modo que su órgano superior, integrado con los representantes de todos los sectores de la actividad, es el encargado de adoptar las decisiones fundamentales del ente. En este sentido, el artículo 109 de la Ley N.° 2762 dispone expresamente que el Congreso Nacional Cafetalero es el órgano superior de dirección y administración del ICAFE…

…el Instituto, cuando ejercita las competencias que le han sido expresamente delegadas, realiza función pública y por ende, para tales efectos, se encuentra sujeto al principio de legalidad, sin embargo, en las demás áreas de su quehacer, se rige por el derecho privado, lo que no exime a sus máximos jerarcas de cumplir con el deber de probidad en el ejercicio de sus funciones…” [1]

De la transcripción realizada se sigue sin mayor dificultad que el ICAFE se constituye un ente público no estatal, conformante de la Administración Pública, en tanto ejerza las funciones de orden público que le han sido delegadas explícitamente. Siendo que, en el resto de sus actividades se rige por el Derecho Privado.   

III.- SOBRE LAS ACTAS Y LA RELEVANCIA QUE DETENTAN RESPECTO DE LOS CUERPOS COLEGIADOS

 

El tópico sometido a conocimiento de este órgano técnico asesor refiere, entre otros, a la aprobación del instrumento jurídico denominado acta, por lo que, valga establecer, como punto de partida, qué se entiende por esta y la importancia jurídica que detenta.  

 

 En este sentido, este órgano técnico asesor, ha sostenido:

“…De cada sesión que celebra un órgano colegiado debe producirse un acta, documento que contendrá los elementos esenciales de lo acontecido en la sesión. Dispone nuestra Ley General de la Administración Pública, en lo conducente:

"Artículo 56.-

1. De cada sesión se levantará un acta, que contendrá la indicación de las personas asistentes, así como las circunstancias de lugar y tiempo en que se ha celebrado, los puntos principales de la deliberación, la forma y resultado de la votación y el contenido de los acuerdos.

2. Las actas se aprobarán en la siguiente sesión ordinaria. Antes de esa aprobación carecerán de firmeza los acuerdos tomados en la respectiva sesión, a menos que los miembros presentes acuerden su firmeza por votación de dos tercios de la totalidad de los miembros del Colegio.

3. Las actas serán firmadas por el Presidente y por aquellos miembros que hubieren hecho constar su voto disidente".

"Artículo 57.- 1. Los miembros del órgano colegiado podrán hacer constar en el acta su voto contrario al acuerdo adoptado y los motivos que lo justifiquen, quedando en tal caso exentos de las responsabilidades que, en su caso, pudiera derivarse de los acuerdos".

El acta es el documento que contiene los acuerdos a que ha llegado el órgano colegiado en sus sesiones, así como los motivos que llevaron a su adopción y cómo se llegó a ese acuerdo (puntos principales de la deliberación, forma y resultado de la votación).

El acta es una formalidad substancial y un documento íntegro cuya redacción es el término de un proceso de elaboración de actos administrativos de los cuales da cuenta. Puede reseñar uno o varios, dependiendo de los acuerdos que fueron aprobados en la sesión que documenta.

Ese documento debe ser levantado por el secretario del órgano colegiado, artículo 50 de la Ley General de la Administración Pública. Además, el acta está sujeta a aprobación. Cabe recordar que la aprobación del acta tiene como objeto permitir a los miembros que participaron en la deliberación del órgano dar certitud de lo conocido, deliberado y decidido en una sesión. El acta prueba que se realizó la sesión y el debate que en ella se produjo (Sala Constitucional, N° 3220-2000 de 10:30 hrs. del 18 de abril de 2000). Y esa certeza se da respecto de un documento que puede contener diversos acuerdos administrativos.

De acuerdo con el numeral 56 antes transcrito, las actas deben expresar ” las circunstancias de lugar y tiempo en que se ha celebrado”. Y una de esas condiciones es, necesariamente, si la sesión se ha celebrado en forma virtual, máxime que esa posibilidad es excepcional. Por consiguiente, tendrá que indicarse cuál de los miembros del colegio ha estado “presente” en forma virtual, en su caso mediante qué mecanismo tecnológico se produjo la presencia, identificación del lugar en que se encuentra el ausente (puesto que estaría reunido en un lugar distinto al previsto normativamente o el que es habitual para sesionar), la compatibilidad y las razones por las cuales la sesión se realizó en la forma indicada. Deberá contener, obviamente, los otros elementos a que se refiere la norma jurídica. Entre ellos, la identidad y el número de miembros presentes en la reunión y el sentido del voto emitido por el miembro presente virtualmente.

En este mismo sentido de documentación, cabría señalar la necesidad de que la convocatoria indique que la sesión se va a desarrollar virtualmente. Ello en el tanto en que la convocatoria deba indicar el lugar en que habrá de celebrarse la sesión, si los mismos datos no hubiesen sido ya fijados por ley o por acuerdos generales del colegio. Lo anterior tomando en cuenta que el respeto al lugar es condición de validez de la sesión, en términos que es inválida la celebrada en momento o lugar distinto al establecido o fijado en la convocatoria…”  [2]

 

IV.- SOBRE LA APROBACIÓN DEL ACTA CUANDO FINALIZA EL PERÍODO DE NOMBRAMIENTO DEL CUERPO COLEGIADO

 

Tocante al tema que nos ocupa, debe decirse que, en tesis de principio, la aprobación de las actas se encuentra reservada de manera absoluta a los miembros que formaron parte de la deliberación y toma de acuerdos en esta plasmados. Entender lo contrario conllevaría desconocer la finalidad última de la aprobación del instrumento que nos ocupa – dar fe del contenido y discusión de las decisiones a las que se arribó-.

 

Empero, ciertamente, al igual que el resto de las reglas generales, la supra citada, admite excepciones que permiten su no utilización o flexibilización, en razón de los distintos cuadros fácticos que pueden suscitarse. Nos referimos a situaciones especiales donde exista una imposibilidad material, jurídica o una fuerza mayor para cumplirla.   

 

En este sentido se ha pronunciado este órgano técnico consultor, al establecer:

 

“…Dentro de la actividad que desarrollan los órganos colegiados, la aprobación del acta se realiza con la finalidad - entre otras- de que los funcionarios que estuvieron presentes en la sesión respectiva, den fe de la exactitud del documento y de los datos que en él quedaron insertos. La Ley General de la Administración Pública (aplicable en los casos en los cuales no exista regulación especial sobre la materia) exige que en el acta de la sesión se haga constar las personas que asistieron a ella, el lugar y tiempo en que se celebró, los puntos principales de la deliberación, la forma y el resultado de la votación, así como el contenido de los acuerdos. Partiendo de lo anterior, es claro que los directivos que estuvieron ausentes en una sesión, no podrían dar fe de que lo consignado en el acta, respecto a las incidencias de esa sesión, es correcto. Por esa razón deben abstenerse de participar en la votación respectiva.

Ya esta Procuraduría, en pronunciamientos anteriores, ha sostenido esa misma tesis. Así, en nuestro dictamen C-053-2000 del 16 de marzo del 2000, atendiendo una consulta planteada por el Instituto Costarricense de Turismo, indicamos lo siguiente:

"… solo están habilitados para deliberar y aprobar el acta los directores que estuvieron presentes en la sesión anterior. Son ellos, a ciencia cierta, quienes saben si lo que se consigna en el acta corresponde a lo deliberado y acordado en la sesión. Su presencia en la sesión los califica para emitir juicios que corresponden a los hechos, por lo que son ellos quienes realmente saben el contenido de las discusiones, las posturas asumidas por cada miembro sobre cada tema debatido y lo finalmente acordado por la mayoría del colegio.-

Todo lo contrario ocurre con un miembro ausente, quien no conoce, de primera mano, lo discutido y lo acordado en la sesión. Más aún, si bien él puede enterarse a través de otro miembro del colegio de lo discutido y lo acordado, e incluso, por medio de la lectura del acta antes de su aprobación, esa forma de obtener la información no lo calificada para emitir un voto cierto, confiable y seguro sobre el contenido del acta.-

 

Desde esta perspectiva, y dada la trascendencia que tiene la aprobación del acta, un miembro que no estuvo presente en una sesión, por una razón lógica, está imposibilitado de participar en la deliberación y aprobación del acta respectiva. En otras palabras, el hecho que exista una norma de carácter general, la cual le permite a un miembro de un colegio participar en todos sus actos no contradice lo dicho ya que la norma debe ser interpretada de acuerdo con las normas de razonabilidad o como dice nuestra Ley General de la Administración Pública, en su artículo 16, en consonancia con los principios elementales de la lógica, de tal manera que si él no estuvo presente en la sesión resulta ilógico o fuera de sentido común que se le permita aprobar el contenido de una acta que recoge las deliberaciones y los actos que se adoptaron en la sesión.- Por las razones anteriores, un miembro que estuvo ausente deberá abstenerse de participar en la deliberación y aprobación del acta."

 (…) El ordenamiento no pretende que el acta sea aprobada a partir de una información indirecta que el directivo pueda recibir por parte de otro directivo. Supuesto en el cual un tercero podría participar también a dar veracidad al acta. Se requiere, por el contrario, que la certeza del contenido del acta se derive del hecho de que quienes participaron en la sesión están de acuerdo en que el acta recoge fielmente lo discutido y aprobado, con la participación de los diferentes ponentes, si ello fuere procedente…

Siendo que la situación analizada en los dictámenes de cita es similar a la que originó la consulta que nos ocupa, y tomando en cuenta que no existen elementos de juicio nuevos que justifiquen cambiar de criterio, debemos ratificar ahora que, por regla general (con las situaciones de excepción que luego analizaremos), solamente los directivos que estuvieron presentes en una sesión están habilitados para participar en la deliberación y aprobación del acta respectiva.

(…)

Dijimos en el apartado anterior que el miembro de un órgano colegiado que no participó en una sesión, no puede participar tampoco en la deliberación y aprobación del acta respectiva. Esa es una regla general que se aplica a situaciones normales, particularmente, a aquellas en las cuales no existe una causa material o jurídica que impida a quienes estuvieron presentes en una sesión, volver a reunirse para acreditar que lo consignado en el acta se ajusta a lo que realmente aconteció y con ello dar firmeza a los acuerdos respectivos.

A pesar de lo anterior, pueden presentarse situaciones de excepción en las cuales quienes participaron en una sesión no pueden volver a reunirse con el propósito mencionado. Piénsese, por ejemplo, en el caso de enfermedad o muerte repentina de alguno o algunos de los integrantes del órgano; o en la sustitución - como sucede en el caso en consulta- de alguno, algunos, o todos sus miembros.

Ante situaciones límite como las ejemplificadas, no es posible pretender que la regla a la cual se hizo referencia en el apartado anterior se aplique de manera inflexible. Lo ideal - si es posible prever que una cuestión de ese tipo va a ocurrir- sería declarar firmes los acuerdos adoptados en la sesión respectiva, con lo cual no sería necesario aprobar el acta para dar firmeza a los acuerdos. Pero si ello no se hizo, lo procedente es buscar la solución que mejor se ajuste al interés público y a los principios generales del Derecho Administrativo. (Dictamen C-012-2003 del 23 de enero del 2003)”   [3]

Ahora bien, establecida que fuere la regla general y en igual sentido, la posibilidad de inaplicarla, ante una situación excepcional, corresponde determinar la factibilidad  que los nuevos integrantes del cuerpo deliberativo aprueben el acta.

En este sentido, este órgano técnico asesor ha sostenido: 

“…existe también la posibilidad de que por decisión expresa de los directivos salientes, alguno o algunos de los acuerdos de dicha sesión no hayan sido adoptados en firme, o bien que contra alguno o algunos de esos acuerdos se haya planteado un recurso de revisión en los términos previstos….En tales supuestos, y por vía de excepción, los nuevos directivos deberán discutir y votar (afirmativa o negativamente) la aprobación del acta respectiva, ya no con la finalidad de dar fe de los datos que constan en ella - pues no estuvieron presentes en esa sesión- sino para dar firmeza a tales acuerdos y para resolver los recursos de revisión que eventualmente hubiesen sido planteados.

Existen dos razones para que ello deba ser así. En primer lugar, porque de no aprobarse el acta de la sesión anterior, los acuerdos adoptados en aquella nunca adquirirían firmeza, lo cual atenta contra el principio de conservación del acto administrativo; y, en segundo lugar, porque si los directivos anteriores decidieron expresamente no dar firmeza a esos acuerdos, o, en su caso, plantear algún recurso de revisión contra ellos, fue con el propósito de que su aprobación se discutiera de nuevo, aun cuando esa discusión corriera por cuenta de la nueva Junta Directiva.

De toda suerte, debemos insistir en que se trata de una situación excepcional, pues como indicamos en el primer apartado de este dictamen, por regla general, solo los directivos que estuvieron presentes en la sesión cuya acta se conoce, están habilitados para participar en la deliberación y aprobación del acta respectiva…”   [4]

Bajo esta inteligencia, resulta palmario que a los nuevos integrantes de la Cámara les corresponde decidir sobre la aprobación del acta. Sin embargo, en razón de no haber estado presentes en la adopción de acuerdos del saliente órgano colegiado, deben proceder a su discusión y valoración, de previo a emitir la decisión que confirme o deniegue la aprobación del instrumento dicho.

 

 

V.- SOBRE LA OBLIGACIÓN DEL MIEMBRO PROPIETARIO DEL CUERPO COLEGIADO DE DECIDIR RESPECTO DEL ACTA, CUANDO LOS ACUERDOS FUERON VOTADOS POR EL SUPLENTE Y LA EVENTUAL RESPONSABILIDAD  POR EL CONTENDO DE  ESTOS

     

El tema en estudio, refiere a una circunstancia que fue desarrollada, cuando menos de forma general, en el acápite anterior. En este, claramente, se indicó que el sujeto que adopta el acuerdo, sea mostrando conformidad o no, debe, por regla general, aprobar el acta. Lo anterior, claro está, salvo las excepciones ya indicadas - imposibilidad material, jurídica o una fuerza mayor para cumplirla-.

 

Así las cosas, el suplente que participó en la deliberación, será el que apruebe el acta, procediendo de seguido a dejar la conformación del órgano colegiado, para que el propietario asuma su cargo y cumpla con las funciones propias de su designación.

 

En todo caso de resultar imposible la presencia del regidor suplente, el propietario deberá aprobar el acta, previa discusión de los acuerdos y estableciendo expresamente su consentimiento o no respecto de estos. 

 

Por otra parte, referente a la eventual responsabilidad de los miembros de la Cámara, por la toma de acuerdos, esta Procuraduría ha sostenido:

 

“…Por su parte en la opinión jurídica OJ-030- 98 del 30 de marzo de 1998, en relación las responsabilidades que se da en los órganos colegiados, expresamos que debe tomarse en cuenta que la voluntad del órgano se forma con la intervención de las voluntades de los miembros de éste. Así, "A diferencia de los unipersonales cuyo titular es una sola persona- los colegiados son aquellos que están integrados por varias personas físicas, que pueden ser miembros: por sí -por designación o elección-, por ser titulares de otros órganos o en representación de una persona jurídica. Los actos, al ser actos de un solo órgano, no son actos complejos, sino actos simples. En la formación de la voluntad intervienen efectivamente, las voluntades de las distintas personas que son sus miembros, pero estas voluntades, a través del correspondiente procedimiento, formarán el acto del órgano.

(González Pérez, Jesús, Comentarios a la Ley de Procedimiento Administrativo, Editorial Civitas S.A., Madrid, pág. 139)".

Eso sí, a pesar de que el acuerdo que adopte el órgano colegiado se atribuye al órgano y no a los integrantes de éste en forma individual, es lo cierto que para determinar la responsabilidad de los integrantes de este tipo de órganos se debe tomar en cuenta su participación en el acto que genera la responsabilidad. El artículo 57.1 de la Ley General de la Administración Pública regula el supuesto en el cual el integrante del órgano colegiado puede eximirse de responsabilidad dictado por el órgano. Dispone el citado numeral:

"1. Los miembros del órgano colegiado podrán hacer constar en el acta su voto contrario al acuerdo adoptado y los motivos que lo justifiquen, quedando en tal caso exentos de las responsabilidades que, en su caso, pudieren derivarse de los acuerdos."

De esta forma, no es posible imputarle responsabilidad por un acuerdo del órgano colegiado a un miembro de éste que haya hecho constar su voto disidente.

Debe precisarse que son responsables del acto los integrantes que hayan participado, efectivamente, con su voluntad en la conformación del mismo. Por ejemplo, si uno de los miembros, por alguna causa no participó en la toma de decisión del acto que genera responsabilidad, no se le puede imputar responsabilidad por el sólo hecho de pertenecer al órgano...” [5]

A partir de lo expuesto, tenemos  que, la responsabilidad por los acuerdos tomados, recae sobre el sujeto que mostró anuencia respecto de estos.

 

De suerte tal que, si el propietario debe votar el acta, por encontrarse el suplente imposibilitado al efecto, la responsabilidad de lo adoptado será suya y por paridad de razón, si el suplente realizó la conducta dicha será este quien enfrente la exigencia que pueda suscitarse producto de su decisión.   

 

 

VI.- SOBRE EL QUORUM REQUERIDO PARA QUE EL CUERPO COLEGIADO PUEDA SESIONAR VALIDAMENTE

 

El cuestionamiento que nos ocupa, refiere al quórum necesario para que las Cámaras puedan adoptar acuerdos, tal disyuntiva ha sido zanjada con anterioridad, por este órgano  técnico asesor, concluyendo que:

“…de previo a analizar el quórum necesario para que un órgano colegiado pueda sesionar y adoptar acuerdos, resulta indispensable que el colegio exista. Dicha existencia hace referencia a la necesidad de que la totalidad de los miembros que lo integran hayan sido designados, a efectos de que el órgano se considere como existente, y por ende, en capacidad para ejercer las funciones para las cuales ha sido creado…

…la existencia debida del órgano, entendida como la investidura regular de las personas que lo integran, constituye un presupuesto para el ejercicio de la competencia, y no puede confundirse con el quórum estructural y el quórum funcional, necesarios para que el órgano pueda sesionar válidamente y adoptar sus acuerdos.

Sobre los conceptos de quórum estructural y quórum funcional, Eduardo Ortíz Ortíz señala:

“El colegio exige, por su propia función, que en sus reuniones esté presente una parte importante de sus componentes, cuando no todos, a efecto de que la deliberación que se adopte sea producto de una mayoría, no de una minoría. Hay al respecto dos tipos de requerimiento…

i. El quórum estructural: es el número de componentes necesarios para que el colegio como tal pueda adoptar resoluciones o deliberaciones. Constituye un requisito de legitimación típico de los órgano colegiados, en cuanto sin ese quórum no puede considerarse reunido el colegio ni capacitado para ejercer su competencia en el lugar y hora indicados. Ese quórum es independiente del que se requiere para adoptar la deliberación, que puede ser mayor o menor.

ii. El quórum funcional: es la mayoría necesaria para adoptar una deliberación, de conformidad con el ordenamiento general o con el ordenamiento interno del colegio…..”

En el mismo sentido, el Tribunal Procesal Contencioso Administrativo, Sección Tercera, en resolución número 1172-2008 de las diez horas con veinte minutos del veintiocho de noviembre del dos mil ocho, señaló:

IV.- SOBRE EL FONDO. Quórum Necesario . La doctrina ha definido tres tipos de quórum, así: El quórum Integral que exige la presencia de todos sus integrantes para garantizar la validez de sus reuniones y la toma de los acuerdos de los órganos colegiados, el cual no es de aplicación a los Concejos Municipales. Por otra parte, se tiene el Estructural, que refiere a la presencia de un mínimo de miembros de un órgano colegiado, necesario para que éste sesione, constituyéndose un elemento de organización del órgano estrechamente relacionado con la regularidad de la actividad administrativa siendo un requisito necesario para el ejercicio de la competencia, de modo que solo la reunión del quórum fijado por ley permite que el órgano se constituya válidamente, delibere y emita actos administrativos, ejercitando sus competencias (artículo 182.2 de la Ley General de la Administración Pública). Este tipo de quórum, en torno a los ayuntamientos, de conformidad con el artículo 37 del Código Municipal, es de la mitad más uno de los miembros que integran el Concejo, cantidad que según refiere el artículo 21 del mismo cuerpo normativo, depende del porcentaje de población del cantón respecto a la población total nacional. Por último, el quórum Funcional, sea la mayoría necesaria para adoptar una decisión, por lo que resulta evidente que el quórum estructural es condicionante del funcional, en tanto el número de miembros mínimo necesario para iniciar y desarrollar la sesión, limita la votación de un asunto al romperse el quórum y por ende no se puede realizar la votación. Pero, bien podría darse el caso de que aún habiéndose constituido el quórum estructural, una norma jurídica disponga un quórum funcional mayor, como lo sería cuando se determina para un aspecto en concreto la verificación de una mayoría calificada…. “

La Ley General de la Administración Pública regula, en los artículos 53 y 54, tanto el quórum estructural como el quórum funcional de los órganos colegiados. Disponen los artículos, en lo que interesa, lo siguiente:

Artículo 53.- 1. El quórum para que pueda sesionar válidamente el órgano colegiado será el de la mayoría absoluta de sus componentes.

2. Si no hubiere quórum, el órgano podrá sesionar válidamente en segunda convocatoria veinticuatro horas después de la señalada para la primera, salvo casos de urgencia en que podrá sesionar después de media hora y para ello será suficiente la asistencia de la tercera parte de sus miembros.

Artículo 54.- 1. Las sesiones del órgano serán siempre privadas, pero el órgano podrá disponer, acordándolo así por unanimidad de sus miembros presentes, que tenga acceso a ella el público en general o bien ciertas personas, concediéndoles o no el derecho de participar en las deliberaciones con voz pero sin voto.

2. Tendrán derecho a asistir con voz pero sin voto los representantes ejecutivos del ente, a que pertenezca el órgano colegiado, salvo que éste disponga lo contrario.

3. Los acuerdos serán adoptados por mayoría absoluta de los miembros asistentes.

4. No podrá ser objeto de acuerdo ningún asunto que no figure en el orden del día, salvo que estén presentes los dos tercios de los miembros del órgano y sea declarada la urgencia del asunto por el voto favorable de todos ellos.

De acuerdo con lo que disponen los artículos anteriores, como regla general, el quórum estructural, es decir, la cantidad de miembros que se requieren para que el órgano colegiado pueda sesionar, es la mayoría absoluta de los miembros que conforman el órgano, es decir, la mitad mas uno de la totalidad de los miembros que forman el colegio…”  [6]

Así las cosas, tomando en consideración que la Ley 2762 carece de referencia respecto del quorum mínimo requerido para funcionar, debemos remitirnos a los numerales de Ley general de la Administración Pública, supra citados y en consecuencia,    en el caso del instituto consultante la Junta Directiva está conformada por nueve miembros, deviene palmario que el quorum requerido para sesionar válidamente lo constituyen cinco integrantes –la mitad más uno-.  

 

VII.- CONCLUSIONES:

A.- El ICAFE se constituye un ente público no estatal, conformante de la Administración Pública, en tanto ejerza las funciones de orden público que le han sido delegadas explícitamente. Siendo que, en el resto de sus actividades se rige por el Derecho Privado.   

B.- De conformidad con lo expuesto en el Dictamen C-298-2007 del 28 de agosto de 2007, “…El acta es una formalidad substancial y un documento íntegro cuya redacción es el término de un proceso de elaboración de actos administrativos de los cuales da cuenta. Puede reseñar uno o varios, dependiendo de los acuerdos que fueron aprobados en la sesión que documenta.

Ese documento debe ser levantado por el secretario del órgano colegiado, artículo 50 de la Ley General de la Administración Pública. Además, el acta está sujeta a aprobación. Cabe recordar que la aprobación del acta tiene como objeto permitir a los miembros que participaron en la deliberación del órgano dar certitud de lo conocido, deliberado y decidido en una sesión. El acta prueba que se realizó la sesión y el debate que en ella se produjo…”

C.- En tesis de principio, la aprobación de las actas se encuentra reservada de manera absoluta a los miembros que formaron parte de la deliberación y toma de acuerdos en esta plasmados. Empero, la regla general, supra citada, admite excepciones que permiten su no utilización o flexibilización, nos referimos a situaciones especiales donde exista una imposibilidad material, jurídica o una fuerza mayor para cumplirla.   

D.-Los nuevos integrantes de la Cámara deben decidir sobre la aprobación del acta. Sin embargo, en razón de no haber estado presentes en la adopción de acuerdos del órgano colegiado saliente, deben proceder a su discusión y valoración, de previo a emitir la decisión que confirme o deniegue la aprobación del instrumento dicho.

E.- El suplente que participó en la deliberación, será el que apruebe el acta, procediendo de seguido a dejar la conformación del órgano colegiado, para que el propietario asuma su cargo y cumpla con las funciones propias de su designación.

F.- De resultar imposible la presencia del regidor suplente, el propietario aprobara el acta, previa discusión de los acuerdos y estableciendo expresamente su aprobación o no respecto de estos.  

G.- La responsabilidad por los acuerdos tomados, recae sobre el sujeto que mostró su conformidad con estos.

 

De suerte tal que, si el propietario debe votar el acta, por encontrarse el suplente imposibilitado al efecto, la responsabilidad de lo adoptado será suya y por paridad de razón, si el suplente realizó la conducta dicha será este quien enfrente la exigencia que pueda suscitarse producto de su decisión.   

H.- De conformidad con lo expuesto en el Dictamen C-311-2011 del 13 de diciembre del 2011 “…el quórum estructural, es decir, la cantidad de miembros que se requieren para que el órgano colegiado pueda sesionar, es la mayoría absoluta de los miembros que conforman el órgano, es decir, la mitad mas uno de la totalidad de los miembros que forman el colegio…”

N.- La Junta Directiva del Instituto  de Café de Costa Rica está conformada por nueve miembros, por lo que, deviene palmario que el quorum requerido para sesionar válidamente lo constituyen cinco integrantes –la mitad más uno-.   

De esta forma se evacua la gestión sometida a conocimiento de este órgano consultivo. Sin otro particular, con toda consideración,

Laura Araya Rojas

Procuradora

Área Derecho Público.

 

LAR/jlh