Buscar:
 PGR - SINALEVI >> Pronunciamientos >> Resultados >> Dictamen 460 del 12/12/2014
Internet
Año:
Buscar en:




Opciones:
Guardar
Imprimir


Ficha del Pronunciamiento
ß&Ø¥ß%
Texto Dictamen 460
 
  Dictamen : 460 del 12/12/2014   

12 de diciembre de 2014


C-460-2014


 


Licenciado


Mainor Rodríguez Rodríguez


Presidente Ejecutivo


Instituto Nacional de Aprendizaje


 


Estimado señor:


 


            Con la anuencia de la señora Procuradora General de la República, me refiero a su oficio número PE-0543-2010, del 17 de mayo del 2010, mediante el cual se solicitó el criterio técnico de este Órgano Asesor, con relación a los supuestos en que debe intervenir la Notaría del Estado en los actos y contratos que realicen los entes descentralizados y empresas estatales.


 


            En cumplimiento de lo dispuesto en el artículo 4 de la Ley Orgánica de la Procuraduría General de la República, la consultante adjunta a su oficio, el criterio legal emitido por la Asesoría Jurídica del INA, el cual concluye:


 


“… Una vez analizado lo anterior, es posible concluir que los casos en los que esta institución puede formalizar una escritura pública mediante notario externo son: 1.-cuando el otorgamiento de la escritura pública relativa a bienes inmuebles no supere el monto de 5.000.000. 2.- cuando la escritura pública refiera a negocios que por disposición legal deben ser formalizados de esta manera y no supere el monto de 5.000.000, y 3.- cuando el instrumento refiera a vehículos automotores, de esta forma se entiende que en cualquier otro caso debe intervenir la Notaría del Estado...”


 


            Ahora bien, nos referimos al fondo de su consulta de la siguiente manera:


 


SOBRE LA COMPETENCIA DE LA NOTARÍA DEL ESTADO


 


La Notaría del Estado, por mandato expreso de le ley, tiene su competencia delimitada en los artículos 3 y 15 de la Ley Orgánica de la Procuraduría General de la República, así como en el Decreto 14935-J, publicado en el Diario Oficial La Gacera número 210 del 7 de noviembre de 1983 y sus reformas.


 


            El artículo tercero de la Ley Orgánica de la Procuraduría General de la República, dispone:


 


“Son atribuciones de la Procuraduría General de la República:


(…)


c) Representar al Estado en los actos y contratos que deban formalizarse mediante escritura pública. Cuando los entes descentralizados y las empresas estatales requieren la intervención de notario, el acto o contrato deberá ser formalizado por la Notaría del Estado, salvo en cuanto a escrituras referentes a créditos que constituyan la actividad ordinaria de la institución descentralizada... “


 


En igual sentido, el artículo 3 del Decreto Ejecutivo número 14935-J antes mencionado, establece:


 


“Las escrituras de todos los entes descentralizados y de las empresas públicas y sus subsidiarias, cuando se refieren a operaciones relativas a inmuebles que requieran inscripción en el Registro Público conforme con la ley o para efectos de los artículos 455, 459 y 464 del Código Civil y respecto a negocios en que por disposición legal se haya establecido el requisito de formalizarlos en escritura pública, deberán ser otorgadas ante la notaría del Estado, siempre que los actos o contratos a que ellas se refieran sean de un monto superior a ¢ 5.000.000,00 (cinco millones de colones), con las siguientes excepciones, las que no se otorgarán ante la referida notaría:


a)      Las escrituras referentes a créditos que constituyan actividad ordi­naria de las instituciones mencionadas, y


b)      Las escrituras de compraventa, hipoteca, arrendamiento, constitución de servidumbres y adquisición de bienes y servicios que constituyan actividad ordinaria de los entes públicos y }m  empresas públicas y sus subsidiarias.  


Es entendido que los notarios que confeccionen las escrituras de las ins­tituciones antes mencionadas, no cobrarán honorarios, en ningún caso a éstas y así lo harán constar en los respectivos documentos. Asimismo, para las escrituras que deban formalizarse ante la notaría del Estado, la institución interesada deberá remitir el expediente respectivo con un borrador o proyecto de escritura del acto o contrato.


(Así reformado por el artículo 1° del Decreto Ejecutivo N° 15371 de 10 de abril de 1984).


            Es necesario señalar que este Órgano Asesor se ha pronunciado sobre el tema en los dictámenes OJ-009-2009, OJ-137-2007, C-026-2000, C-071-1999. Este último, señaló en lo conducente:


 


“… Al respecto queda claramente establecido que las operaciones relativas a inmuebles en las que son parte entes descentralizados como lo es la Municipalidad y que sobrepasen la suma de cinco millones, sin constituir actividad ordinaria, deben ser formalizadas por la Notaría del Estado. En el presente caso si la compra del inmueble referido es por un monto superior a esa suma y no constituye actividad ordinaria de la Municipalidad, el órgano competente para otorgarla es la Notaría del Estado.


Si es inferior a esa suma o constituye actividad ordinaria, la escritura será otorgada por la Asesoría Legal.


Tanto en uno como en el otro caso la escritura que se otorgue estaría exenta del pago de honorarios de conformidad con lo estipulado en fine por el Decreto mencionado, como por lo establecido en el artículo 8º párrafo 2º (en relación con el 7º inciso b) del Código Notarial, que dispone:


"Cuando en los actos o contratos jurídicos en que sean parte el Estado, sus empresas, las instituciones autónomas y semiautónomas, sean autorizados por notarios que devenguen salario, dieta u otra remuneración de la institución respectiva, quien los autorice no podrá cobrar honorarios profesionales al Estado ni a terceros". (El subrayado no es del original)…”


            Ahora bien, sobre la actividad ordinaria, la Sala Constitucional de la Corte Suprema de Justicia, en sentencia número 444-2000, de las 16:51 horas del 12 de enero del 2000, se pronunció como sigue:


 


"…En este sentido, es precisamente el artículo 96 inciso a) punto 1) de la Ley de la Administración Financiera de la República -impugnado en esta gestión de inconstitucionalidad-, la disposición normativa que definía los alcances de ese concepto, remitiéndose a lo dispuesto en el artículo 199 del Reglamento de la Contratación Administrativa (Decreto Ejecutivo número 7576-H, de veintitrés de setiembre de mil novecientos setenta y siete) -también impugnado en esta acción- en cuanto decía:


«Para los efectos indicados se entiende como actividad ordinaria, sólo la que realiza la Administración Pública dentro del ámbito de su competencia a través de una actividad o servicio (prestación última para el cumplimiento de sus cometidos) cuya relación contractual constante o frecuente con los usuarios, tanto como el dinamismo que la naturaleza de su tráfico le impone, resultan incompatibles con el procedimiento usual de concurso.


No se tienen por incluidos, en consecuencia, en la definición anterior, entre otros, los contratos que las administraciones estatales celebren para su instalación (compra o arrendamiento de edificios, construcción de obras, etc.); para su funcionamiento (arrendamiento o compra de equipos, vehículos, materiales, útiles, combustibles, etc.); para el transporte de productos para su uso o comercio; ni la transformación y prestación ajenas a la finalidad inmediata de su servicio. La Contraloría General precisará de oficio o a solicitud y cuando lo estime oportuno y mediante acuerdo que deberá publicarse en el Diario Oficial, la actividad ordinaria correspondiente a determinados entes públicos»;


lo que coincide con la definición que en el voto salvado del Magistrado Piza Escalante, a la sentencia número 1683-91 de las dieciséis horas treinta minutos del veintisiete de agosto de mil novecientos noventa y uno, al expresar que


«La actividad ordinaria está definida y prevista en el artículo 96.a.1. de la Ley de la Administración Financiera de la República, y, con detalle y con sus excepciones, en el 199 del Reglamento de la Contratación Administrativa, por cierto que de manera coincidente con la previsión de las llamadas 'sujeciones especiales' contenida en el 14.1 de la Ley General de Administración Pública.»


Se trata, en general, de una circunstancia especial en la que, por el tipo de negociación que se realiza, se justifica plenamente la excepción a los procedimientos ordinarios de contratación administrativa, en tanto la prestación del servicio o actividad a brindar constituye el fin último de la respectiva institución. Desde esta perspectiva, la Sala coincide con el desarrollo que de la institución hizo la Contraloría General de la República, con el fin de evitar su desbordamiento hacia aspectos que claramente resultan medios para alcanzar los fines de cada Administración, por lo que en oficio de la Dirección General de Contratación Administrativa de ese Órgano, número 7433 de veinticinco de junio de mil novecientos noventa y seis, y reiterado en el oficio número 7818 de diecinueve de julio de ese mismo año -según se cita en escrito de interposición de la acción que se tramita en expediente número 96-004753-007-CO-P-, promovida por la Contraloría General de la República, visible a folios 8 y 9-, cuando precisó:


«Actividad Ordinaria: [...]


Desde esta perspectiva, la 'actividad ordinaria', comprende la actividad contractual de la Administración, que por su constante y frecuente tráfico y su relación inmediata con los usuarios resulta claramente incompatible con los procedimientos concursales de contratación. Esta excepción a los procedimientos concursales, salvo que por ley expresa se disponga otra cosa, debemos entender que se limita a la actividad contractual que la Administración realiza con sus usuarios, para brindarles bienes o servicios estrechamente relacionados con la prestación última que la ley le asignó al crearla, de modo que, insistimos, la actividad ordinaria de un ente u órgano de la Administración comprende aquélla que éstos realicen, dentro del ámbito de su competencia, por medio de una actividad o servicio que constituye la prestación última o final que ésta efectúe de frente a usuarios, y cuya frecuencia, tráfico y dinamismo, justifican o imponen apartarse de los procedimientos usuales de concurso. [...]»


Nótese que este concepto no comprende la actividad propia que desempeña cada institución u oficina pública, entendida como los medios necesarios para el cumplimiento de los fines legales asignados a cada institución y oficina pública, ni de su funcionamiento, en tanto todas y cada una tiene encomendados fines específicos, por cuanto esto implicaría hacer nugatorio el régimen de la contratación administrativa (licitación pública). Pero a modo de ejemplo, es actividad ordinaria la venta de contratos de seguros por el Instituto Nacional de Seguros, los contratos de cuenta corriente con los bancos públicos, los contratos de servicios de telefonía con el Instituto Costarricense de Electricidad. Pero sí es relevante resaltar lo que entendió el Órgano Contralor en el citado oficio; en que citó:


«Al señalarse que la actividad ordinaria 'se identifica con la prestación del servicio y el cumplimiento de los fines de la Administración respectiva', es necesario recalcar que si bien toda la actividad que realice la Administración debe imperiosamente enmarcarse dentro de los fines que le han sido señalados por el legislador y ajustada al principio de legalidad (art. 11 de la Constitución Política), no toda la actividad que realiza la Administración cumple de manera inmediata los fines, sino de manera inmediata. En tal sentido, debemos afirmar que si bien 'toda actividad ordinaria debe enmarcarse en las competencias del ente y por ende, en los fines enmarcados por el legislador, no toda actividad que comprende la competencia debe ser conceptuada como ordinaria';…”


 


            De lo anterior se colige, que cuando no se trate de actividad ordinaria de la Administración, se debe solicitar la prestación del servicio a la Notaría del Estado. Asimismo, es preciso indicar que la gratuidad del servicio notarial, es el pilar fundamental de su razón de ser, pues el Estado se ahorra el incurrir en el pago de millones de colones por concepto de honorarios. En ese sentido, es necesario traer a colación la discusión del proyecto de la Ley Orgánica de la Procuraduría, en la que el subprocurador de aquel entonces, Lic. Francisco Villa, indicó:


 


“…Otro de los cometidos nuevos se señala en el inciso c) del artículo 3 del proyecto, en lo relativo no en cuanto a representar al Estado en los actos y contratos que deban formalizarse en escritura pública, porque este aspecto si está abarcado por la Notaría del Estado, pero sí en cuanto a escrituras referentes a créditos que constituyen actividad ordinaria de la Institución Descentralizada (lo que queremos es darle intervención a la Procuraduría por medio de la Notaría del Estado, intervención notarial, cuando los entes descentralizados y las empresas estatales tengan que hacer escrituras por muchos millones de colones y deban pagarse ciento de miles de honorarios con que cuentan estas empresas o entes. Así se le economiza al ente público a la empresa estatal cientos de miles de colones…”


 


CONCLUSIONES


 


De lo expuesto, esta Procuraduría General de la República, concluye lo siguiente:


1.- La Procuraduría General de la República, a través de la Notaría del Estado, representa al Estado en los actos y contratos que deban formalizarse mediante escritura pública.


 


2.- Tratándose de entes descentralizados y empresas públicas, las escrituras públicas de bienes inmuebles deben superar un monto 5.000.000.00.


 


            3.- En materia de bienes muebles debe acatarse lo establecido en el Dictamen C-071-1999.


 


            4.- Se exceptúan los actos o contratos que correspondan a créditos, compraventa, hipoteca, arrendamiento, constitución de servidumbres y adquisición de bienes y servicios que constituyan actividad ordinaria.


 


 


 


                                                                                  Atentamente,


 


 


 


                                                                                  Irina Delgado Saborío


                                                                                  Procuradora Notaria del Estado


 


 


 


 


 


 


 


na