C-230-2015

28 de agosto, 2015

 

 

Señora

Sonia Montero Díaz

Presidenta Ejecutiva

Instituto Nacional de Vivienda y Urbanismo

 

 

Estimada señora:

 

Con la aprobación de la señora Procuradora General de la República, nos referimos a su oficio PE-357-10-2014 de fecha 27 de octubre del año 2014, por medio del cual solicita emitir criterio sobre la posibilidad jurídica de que las actas de las sesiones de su Junta Directiva sean digitales. Específicamente, se solicita emitir pronunciamiento sobre lo siguiente:

 

“En ese sentido, se desea conocer si es jurídicamente procedente que las actas de la Junta Directiva no sean transcritas, en lugar de lo anterior que sean resguardadas únicamente como documentos digitales.”

 

Junto con la consulta se remite el oficio  AL-678-2014, en el cual la asesoría legal externa su criterio respecto de la presente cuestión, que para tales efectos concluye:

 

“…En virtud de lo anterior se y (sic) dada la normativa legal vigente, los antecedentes, así como son las discusiones que sobre los diversos puntos se den al seno de la sesión de Junta Directiva, pueden quedar constando en formato digital, siempre y cuando se asegure que las mismas no podrán ser alteradas…”

 

De previo a referirnos a la interrogante planteada, nos permitimos ofrecer las disculpas por el atraso en la gestión, todo generado por el algo volumen de trabajo asignado a este Despacho.

 

I.              Sobre el funcionamiento de la Junta Directiva del Instituto Nacional de Vivienda y Urbanismo.

 

El Instituto Nacional de Vivienda y Urbanismo (INVU, en adelante), es una institución autónoma, creada mediante ley número 1788, de 1954. Por ello, posee personalidad jurídica, patrimonio propio e independencia administrativa.

 

De conformidad con el artículo 2, la Junta Directiva de dicha institución, es responsable, de manera “total e ineliduble”, de la gestión de este ente

 

 Por otro lado, el artículo 21 de dicha norma establece la frecuencia mediante la cual se deben celebrar las sesiones ordinarias, y los requisitos para ello, que en lo relevante establece:

 

“Artículo 21.- La Junta Directiva se reunirá en sesión ordinaria una vez por semana y extraordinariamente cada vez que sea convocada por el Gerente o por el Presidente de la misma, por escrito y con doce horas de anticipación por lo menos. En las sesiones extraordinarias se conocerá únicamente de los asuntos comprometidos en la convocatoria.

 

Por cada sesión, los miembros de la Junta Directiva devengarán cien colones y en cada mes sólo cuatro sesiones extraordinarias podrán ser remuneradas. El quórum de las sesiones ordinarias o extraordinarias se forma con tres miembros y los acuerdos se tomarán, salvo disposición legal en contrario, por mayoría de votos.”

 

La norma transcrita anteriormente es de relevancia para el objeto de la presente consulta, toda vez que establece determinados requisitos para la celebración de las sesiones, los cuales deben constar en las actas de aquellas. Así, por ejemplo, en las actas de las sesiones respectivas debe constar el quorum y la asistencia de los miembros de dicha junta. En el mismo sentido, el artículo 24 del mismo cuerpo normativo establece la posibilidad de que el Gerente, Subgerente y el Auditor asistan a dichas sesiones, con voz pero sin voto, y con la opción de hacer constar sus opiniones en las actas respectivas.

 

En un mismo sentido, y de conformidad con el Reglamento de la Junta Directiva, (en adelante el Reglamento) aprobado en sesión número 5840 de ese mismo órgano, de fecha 17 de noviembre del año 2010, cuyo capítulo X establece:

 

“Artículo 34.-De cada sesión se levantará un acta en la cual se consignará el número de sesión correspondiente, con expresa indicación si se trata de una sesión ordinaria o extraordinaria, la hora de inicio y la hora conclusión de la respectiva sesión, lugar en que se ha celebrado, indicación de las personas asistentes, así como las circunstancias de ausencia de aquellos que no concurren, los puntos principales de la deliberación, la forma y resultado de la votación y el contenido de los acuerdos.

En el acta igualmente se consignará el retiro del recinto de sesiones, de cualquiera de los concurrentes a la sesión de Junta Directiva cuando por razones o circunstancias especiales, este hecho ocurra. También se consignará el ingreso y egreso del recinto de sesiones de cualquiera de los invitados especiales, llamados al momento de conocer un punto específico de agenda.

Artículo 35.-El acta será lacónica en cuanto a las deliberaciones, no obstante se consignará de manera exacta lo expresado por los señores directivos cuando así lo soliciten. Cada asunto será narrado en forma clara y objetiva y a su final se incorporará la resolución que adoptó la Junta Directiva en cada caso.

Artículo 36.-Las actas deberán de ser aprobadas en la sesión ordinaria siguiente. A tal efecto el borrador del acta se entregará a los miembros de la Junta Directiva, Gerente General, Subgerente General y Auditor, para que lo revisen, por lo menos veinticuatro horas antes de la celebración de la sesión en que será aprobada.

Si por razones de fuerza mayor, el acta no puede conocerse en la sesión en que debe ser aprobada, el Jefe de la Oficina de Secretaría de Junta Directiva lo informará así a la Junta Directiva, la cual tomará nota de esa circunstancia.

Artículo 37.-En la sesión que se conozca el acta se harán, si proceden, las enmiendas, adiciones y correcciones que la Junta Directiva autorice y cumplido este trámite, quedará convertida automáticamente en el acta oficial aprobada. Antes de esa aprobación carecerán de firmeza los acuerdos tomados en la respectiva sesión.

Artículo 38.-Las actas serán firmadas por el Presidente y por aquellos miembros de la Junta Directiva que hubieren hecho constar su voto disidente.

Artículo 39.-Los miembros de la Junta Directiva podrán hacer constar en el acta su voto contrario al acuerdo adoptado y los motivos que lo justifiquen, quedando en tal caso exento de las responsabilidades que, en su caso, pudieren derivarse de los acuerdos.”

Aclarado lo anterior, procederemos a dar respuesta a la consulta formulada.

 

II.                Sobre el fondo

 

El objeto primordial de la presente consulta versa sobre la viabilidad jurídica de tramitar las actas de sesión de la Junta Directiva del INVU de manera digital únicamente. Siendo que tanto su Ley Orgánica como el Reglamento guardan silencio respecto de ello, es necesario realizar una integración de las normas presentes en el Ordenamiento Jurídico, para dar respuesta al problema.

 

En primer lugar, es necesario acudir a norma rectora de la Administración Pública. Establece la Ley General de la Administración Pública, en el capítulo referente a los órganos colegiados, como lo es la Junta Directiva del INVI, y en particular respecto de las actas:

 

Artículo 56.-1. De cada sesión se levantará una acta, que contendrá la indicación de las personas asistentes, así como las circunstancias de lugar y tiempo en que se ha celebrado, los puntos principales de la deliberación, la forma y resultado de la votación y el contenido de los acuerdos.

2. Las actas se aprobarán en la siguiente sesión ordinaria. Antes de esa aprobación carecerán de firmeza los acuerdos tomados en la respectiva sesión, a menos que los miembros presentes acuerden su firmeza por votación de dos tercios de la totalidad de los miembros del Colegio.

3. Las actas serán firmadas por el Presidente y por aquellos miembros que hubieren hecho constar su voto disidente.

 

Al respecto, la Procuraduría ha señalado:

““El artículo 50 de la Ley General de la Administración es claro y preciso en el sentido de que los órganos colegiados deben nombrar un secretario quien tiene la atribución de levantar el acta de las sesiones del órgano. En el dictamen n.° C-237-2007 señalamos que el acta debe ser levantada por el secretario del órgano colegiado.” Dictamen N° C-021-2009 del 2 de febrero del 2009 (la negrita no es del original). 

 

“El levantamiento de actas, que es atribución propia del Secretario del órgano (art. 50.a iusibidem), constituye un requisito de validez de los acuerdos tomados en la respectiva sesión.” Dictamen N° C-221-95 del 10 de octubre de 1995 (la negrita no es del original).

 

“A efecto de elaborar el acta, dentro de los propios órganos colegiados deliberantes existen órganos agentes o auxiliares que tienen capacidad para formar y declarar la voluntad del ente, como es el caso de los secretarios de actas (Al respecto, véase el Dictamen C-221-95 de 10 de octubre de 1995). Como bien señala ORTIZ ORTIZ, "Estos órganos realizan actos de documentación necesarios para la existencia del acto que documentan, porque la escritura con las formalidades legales o reglamentarias prescritas, representa solemnidad sustancial y no meramente ad-probationen del último. (…) (ORTIZ ORTIZ, op. cit. pág. 35).” Opinión Jurídica N° O.J.-048-2001 del 7 de mayo del 2001 (la negrita no es del original).  

                                                            

Se llama la atención en que las actas de las sesiones, según lo ha reconocido reiteradamente la doctrina y nuestra jurisprudencia administrativa, son documentos que contienen los acuerdos a que ha llegado el órgano colegiado en sus sesiones, los motivos que llevaron a su adopción y cómo se llegó a ese acuerdo; permiten controlar el respeto de las reglas legales relativas al funcionamiento del órgano colegiado, y constituyen una formalidad substancial (en esa línea, y para un mayor desarrollo, ver el Dictamen N° C-237-2007).

 

En consecuencia, es indudable que las actas constituyen un documento de vital importancia dentro del funcionamiento de los órganos colegiados, y es por ello que es de interés que sea levantada por la persona a quien por disposición legal le fue encargada esa labor -el Secretario-, ya que no solo se debe garantizar que el contenido del acta cumpla con los requerimientos exigidos por la LGAP (artículo 56.1), sino porque también se ha señalado que el Secretario goza de fe pública administrativa, siendo ésta una garantía de la veracidad y exactitud de lo que en ella se consigna, y que podría verse afectada si el acta es realizada por otra persona.  En ese orden, ver el dictamen N° C-223-2003 del 23 de julio del 2003, en el que se hizo cita del profesor Eduardo Ortiz Ortiz:

 

"La votación proclamada ha de ser reducida a documento, mediante la confección del acta. Es esta la relación de la sesión como hecho o evento, con todo su ambiente de lugar y tiempo y sus incidencias de hecho. El acta da fe de todo lo acaecido en la sesión y del trámite legal de la misma, incluyendo la votación y la mayoría. Equivale a un instrumento notarial, dado que el funcionario encargado de redactarla (el llamado secretario de actas) tiene fe pública administrativa, (…) (ORTIZ ORTIZ, Eduardo, Tesis de Derecho Administrativo, Tomo II, Editorial Stradmann, S.A., San José, 2000, pp. 82-83)” (solo la negrita no es del original). 

 

En virtud de lo anterior, si el Secretario no es quien toma nota de las incidencias de la sesión para con base a ello elaborar el acta, existe el riesgo de que olvide los pormenores de aquella y que apruebe un “borrador” de acta elaborado por un tercero que no satisfaga los requerimientos del artículo 56.1 de la LGAP.

 

No se desconoce que la elaboración del acta no significa su aprobación automática, ya que requiere ser aprobada en la siguiente sesión ordinaria (artículo 56.2 LGAP), y que allí podría subsanarse algún yerro u omisión que contenga; no obstante, ello no releva el deber del Secretario de cumplir con la función que por ley le fue encomendada, y en todo caso, de no hacerlo se le podrían exigir las responsabilidades que correspondan.”  (C-236-2014 del 5 de agosto del año 2014)

 

En consonancia con las normas ya desarrolladas, las actas de sesión son documentos que dan fe de todo lo relevante que ocurre en la celebración de las sesiones de los órganos colegiados, dentro de los cuales se encuentra la Junta Directiva del INVU. Allí, precisamente, radica su importancia, toda vez que no solo son un requisito de eficiencia de los acuerdos allí tomados, sino que permite un mayor control del funcionamiento del órgano, tanto para la misma administración, como para los administrados que así lo deseen.

 

Ahora bien, es importante recalcar de que las normas transcritas, no se establece la obligatoriedad de que las actas sean levantadas en forma impresa, pues las normas no contienen ninguna afirmación en cuanto a este aspecto.   No obstante, las normas si se refieren a los requisitos que las mismas deben reunir, a saber: inalterabilidad del documento, posibilidad de firma, posibilidad de acceso por quien tenga esa posibilidad, constancia de todas las circunstancias de la sesión, entre otras.

 

Así las cosas, y respecto de la posibilidad de portar las actas de sesión mediante un soporte electrónico, es relevante esclarecer que la misma se prevé en otras normas del ordenamiento jurídico.  Así, por ejemplo, la Ley Orgánica del Poder Judicial, en su artículo 6 bis, establece:

 

“Artículo 6 bis.- Tendrán la validez y eficacia de un documento físico original, los archivos de documentos, mensajes, imágenes, bancos de datos y toda aplicación almacenada o transmitida por medios electrónicos, informáticos, magnéticos, ópticos, telemáticos o producidos por nuevas tecnologías, destinados a la tramitación judicial, ya sea que contengan actos o resoluciones judiciales. Lo anterior siempre que cumplan con los procedimientos establecidos.

       Las alteraciones que afecten la autenticidad o integridad de dichos soportes los harán perder el valor jurídico que se les otorga en el párrafo anterior.

      Cuando un juez utilice los medios indicados en el primer párrafo de este artículo, para consignar sus actos o resoluciones, los medios de protección del sistema resultan suficientes para acreditar la autenticidad, aunque no se impriman en papel ni sean firmados.

     Las autoridades judiciales podrán utilizar los medios referidos para comunicarse oficialmente entre sí, remitiéndose informes, comisiones y cualquier otra documentación. Las partes también podrán utilizar esos medios para presentar sus solicitudes y recursos a los tribunales.”

 

De lo anterior se desprenden algunos de los requisitos antes descritos, a saber: autenticidad o integridad. Ello se refiere a que el documento o el soporte sobre el cual se encuentra el acta de sesión se mantenga íntegramente, de manera que no se vea alterado por ningún factor externo.

 

También de relevancia para la presente consulta puesto que nos provee la definición de documento, categoría jurídica resaltada anteriormente, es el Código Procesal Civil, que establece en su numeral 368:

 

ARTÍCULO 368.- Distintas clases de documentos.

Son documentos los escritos, los impresos, los planos, los dibujos, los cuadros, las fotografías, las fotocopias, las radiografías, las cintas cinematográficas, los discos, las grabaciones magnetofónicas y, en general, todo objeto mueble que tenga carácter representativo o declarativo.

 

Sobre el tema de los documentos y el soporte electrónico de los mismos, ya esta Procuraduría se ha  pronunciado, indicando:

 

“La sesión puede ser grabada o registrada por algún medio: casete, cámara de video, disco u otro medio. Ese medio por el cual se registra la sesión es considerado un documento. Cuando usemos el término grabación nos estaremos refiriendo a esos medios, independientemente de cuál se utilice. En principio, la grabación es un documento de valor administrativo-legal en tanto está destinada a confeccionar el acto.

En efecto, el medio que registra tiene como objeto representar o declarar algo. En esa medida, cabe considerarlo un documento. Este es  “todo objeto mueble que tenga carácter representativo o declarativo” (artículo 368 del Código Procesal Civil). La Ley sobre Registro, Secuestro y Examen de Documentos Privados e Intervención de las Comunicaciones, N. 7425 de 9 de agosto de 1994, también conceptualiza como documento los videos, los casetes, las cintas magnetofónicas, los discos, los disquetes, los escritos, los libros, los memoriales, los registros, los planos, los dibujos, los cuadros, las radiografías, las fotografías y cualquier otra forma de registrar información de carácter privado, utilizada con carácter representativo o declarativo, para ilustrar o comprobar algo, artículo 1.

En general, cualquier manifestación con carácter representativo o declarativo, expresada o transmitida por un medio electrónico o informático, es documento y equivale a un documento con soporte físico, artículo 3 de la Ley de Certificados, Firmas Digitales y Documentos Electrónicos, Ley 8454 de 30 de agosto de 2005. Documento electrónico que puede tener como objeto la tramitación, gestión y conservación de expedientes administrativos, artículo 5 de dicha Ley. Lo que implica que una grabación realizada por medios electrónicos puede ser considerada documento electrónico.

En general, la grabación, por cualquier medio tecnológico o informático, puede ser considerada como un documento. Este será público cuando ha sido realizado en ejercicio de funciones públicas (Sala Constitucional, resolución N° 3185-2004 de 11:20 hrs. de 26 de marzo de 2004); su objeto sea el registro de una sesión de un órgano público y el registro está a cargo de un funcionario público como parte de sus funciones. Al tratarse de un documento público toda persona  tiene derecho de acceso al documento en el tanto sea contentivo de información pública. Respecto de la grabación se aplica el  principio de que la información constando en la Administración Pública es pública, en tanto no esté protegida por la reserva establecida en el artículo 24 constitucional o se trate de un secreto de Estado (Sala Constitucional, resolución N° 7885 -2002 de 14:45 hrs. de 20 de agosto de 2000).” (C-292-2014 del 12 de setiembre del año 2014)

 

Siendo que las actas son documentos, es decir, objetos muebles de carácter declarativo, en cuanto establecen, declarativamente, todas las circunstancias en las cuales se dieron las distintas sesiones del órgano colegiado, en este caso la Junta Directiva del INVU, las citas antes transcritas son de aplicación.

 

Adicionalmente, la Ley del Sistema Nacional de Archivos, número 7202, establece la posibilidad de resguardar información en soportes electrónicos:

 

“Artículo 2.-La presente ley y su reglamento regularán el funcionamiento de los órganos del Sistema Nacional de Archivos y de los archivos de los Poderes Legislativo, Judicial y Ejecutivo, y de los demás entes públicos, cada uno con personalidad jurídica y capacidad de derecho público y privado, así como de los archivos privados y particulares que deseen someterse a estas regulaciones.

 

Artículo 3.-Todos los documentos con valor científico- cultural son bienes muebles y forman parte del patrimonio científico cultural de Costa Rica. La determinación del valor científico - cultural del documento corresponderá a la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos. Se consideran de valor científico-cultural aquellos documentos textuales, manuscritos o impresos, gráficos, audiovisuales y legibles por máquina que, por su contenido, sirvan como testimonio y reflejen el desarrollo de la realidad costarricense, tales como: actas, acuerdos, cartas, decretos, informes, leyes, resoluciones, mapas, planos, carteles, fotografías, filmes, grabaciones, cintas magnéticas, "diskettes", y los demás que se señalen en el reglamento de esta ley.

 

Artículo 8.-Los documentos producidos en las instituciones a las que se refiere el artículo 2 de la presente ley, como producto de su gestión, cualquiera que sea su soporte: papel, película, cintas, "diskettes", serán propiedad de esas instituciones durante su gestión y su permanencia en los respectivos archivos centrales, salvo lo dispuesto en el artículo 53 de esta ley. Ninguna persona, funcionario o no, podrá apropiarse de ellos. Posteriormente formarán parte del fondo documental que custodia la Dirección General del Archivo Nacional.”

 

Sobre la aplicación de las normas anteriores, este Órgano Técnico Asesor ha establecido:

 

“Ahora bien, resulta conveniente y lógico utilizar siempre un instrumento técnico que dé certeza de que las actas serán confeccionadas cumpliendo con lo que prescribe el numeral 56, inciso 1, de la Ley General de la Administración Pública, en especial el consignar de manera fidedigna los puntos principales de la deliberación, la forma y resultado de la votación y el contenido de los acuerdos, toda vez que de no hacerse de esa manera podría afectar su validez  y su eficacia. Así las cosas, el órgano competente de confeccionar tiene el deber de echar mano a los instrumentos técnicos que ofrece la tecnología para garantizar los intereses públicos de manera eficiente y eficaz, en este caso, el confeccionar las actas conforme a las disposiciones legales, máxime que la Ley General de Control Interno, Ley n.° 8292 de 31 de julio del 2002, le impone al jerarca y a los titulares subordinados  el velar por el adecuado desarrollo de la actividad del ente o del órgano a su cargo (inciso a del artículo 12), así como el evaluar el funcionamiento de la estructura organizativa de la institución, y tomar las medidas pertinentes para garantizar el cumplimiento de los fines institucionales; todo de conformidad con el ordenamiento jurídico y técnico aplicable (inciso c del artículo 13). En suma, si bien no hay una norma legal expresa que obligue a grabar las actas, no resulta lógico, conveniente ni proporcional que si hay un instrumento técnico que garantiza la maximización de los fines públicos, no se recurra a él, y se sigan técnicas rudimentarias (taquigrafía u otras) que dificultan la actividad o la función administrativa. En este aspecto, el órgano competente tiene que optar por  aquella opción técnica que mejor garantice los intereses públicos, máxime que a la hora de la deliberación y la adopción de los acuerdos se expresan sus motivos o contenido, todo lo cual puede afectar su validez  y su eficacia.” (C-021-2009 del 2 de febrero del año 2009).

 

Finalmente, resulta de aplicación la Ley de Certificaciones, Firmas Digitales y documentos electrónicos, número 8454 del 30 de agosto del año 20025. Su ámbito de aplicación establece:

 

“Artículo 1º-Ámbito de aplicación. Esta Ley se aplicará a toda clase de transacciones y actos jurídicos, públicos o privados, salvo disposición legal en contrario, o que la naturaleza o los requisitos particulares del acto o negocio concretos resulten incompatibles.

El Estado y todas las entidades públicas quedan expresamente facultados para utilizar los certificados, las firmas digitales y los documentos electrónicos, dentro de sus respectivos ámbitos de competencia.”

 

Bajo esta inteligencia, existe una clara y expresa autorización para que todas las entidades públicas empleen los documentos electrónicos para hacer constar los ámbitos de su competencia y funcionamiento. Posteriormente, el mismo cuerpo legal indica, en lo relevante para la presente consulta:

 

Artículo 3º-Reconocimiento de la equivalencia funcional. Cualquier manifestación con carácter representativo o declarativo, expresada o transmitida por un medio electrónico o informático, se tendrá por jurídicamente equivalente a los documentos que se otorguen, residan o transmitan por medios físicos.

 

En cualquier norma del ordenamiento jurídico en la que se haga referencia a un documento o comunicación, se entenderán de igual manera tanto los electrónicos como los físicos. No obstante, el empleo del soporte electrónico para un documento determinado no dispensa, en ningún caso, el cumplimiento de los requisitos y las formalidades que la ley exija para cada acto o negocio jurídico en particular.

 

Artículo 4º-Calificación jurídica y fuerza probatoria. Los documentos electrónicos se calificarán como públicos o privados, y se les reconocerá fuerza probatoria en las mismas condiciones que a los documentos físicos.

 

Artículo 6º-Gestión y conservación de documentos electrónicos. Cuando legalmente se requiera que un documento sea conservado para futura referencia, se podrá optar por hacerlo en soporte electrónico, siempre que se apliquen las medidas de seguridad necesarias para garantizar su inalterabilidad, se posibilite su acceso o consulta posterior y se preserve, además, la información relativa a su origen y otras características básicas.

La transición o migración a soporte electrónico, cuando se trate de registros, archivos o respaldos que por ley deban ser conservados, deberá contar, previamente, con la autorización de la autoridad competente.

 

En lo relativo al Estado y sus instituciones, se aplicará la Ley del Sistema Nacional de Archivos, Nº 7202, de 24 de octubre de 1990. La Dirección General del Archivo Nacional dictará las regulaciones necesarias para asegurar la gestión debida y conservación de los documentos, mensajes o archivos electrónicos.

 

De conformidad con este cuerpo legal, que posibilita expresamente el uso de los medios electrónicos para que consten los documentos, dentro de los cuales se encuentran las actas de sesión de los órganos colegiados, es de importancia resaltar lo que indica el artículo tres.

 

Esto es, que si bien se posibilita el soporte electrónico, es necesario que se conserven ciertos requisitos en cuanto al valor del documento, en este caso el acta, a saber, su inalterabilidad, las medidas de seguridad en cuanto a su custodia, su posibilidad de acceso para quién tenga dicha posibilidad, la preservación fidedigna de lo expresado en el acta como reflejo de la sesión, entre otras. Estas características deben respetarse, si se desea hacer constar dichas actas en un documento electrónico, con el fin de no acarrear consecuencias de nulidad por incumplimiento de estos requisitos, establecidos en la ley.  Adicionalmente, debe indicarse que el acta debe ser firma electrónicamente por quien esté en la obligación de hacerlo.

 

Así lo ha establecido el Tribunal Contencioso Administrativo y Civil de hacienda, que en lo que corresponde determina:

 

“Los significativos avances en la tecnología de la información que se han presentado en los últimos años, han tenido además una serie de consecuencias en el mundo jurídico con respecto a sus efectos hacia sus usuarios y la comunidad en general. En este orden de ideas, en el caso de los denominados documentos electrónicos, uno de los principales conflictos que se suscitaron con su adopción, fue establecer su naturaleza jurídica, tomando en consideración que la concepción tradicional del término "documento", no resultaba suficiente para abarcar todas las consecuencias jurídicas que devienen de su uso. Lo anterior, en tanto que resulta necesario asegurar que el documento electrónico mantenga las características de legibilidad, inalterabilidad y autenticidad, entre otros, que presentan los documentos tradicionales, y por ello, debe darse especial atención al tema de una mejor determinación del origen y contenido de los datos que sean consignados. El surgimiento de tal necesidad de conceptualización del documento electrónico es razonable si atendemos a que éste es una representación idónea capaz de reproducir una manifestación de voluntad, que se presenta con un lenguaje binario y tiene un carácter desmaterializado, (dado que es materializado por y a través de un soporte informático necesario para que sea comprendido por el ser humano) y que es además es memorizado en dispositivos, siendo su materialización mediante impresión, con carácter eventual, pero sin que signifique que ésta elimine el carácter electrónico de la información que le dio origen. Es por ello que, dado su uso común en todas las ramas del quehacer humano, resulta necesario establecer las condiciones en las cuales dicha información puede producir diferentes tipos efectos de efectos jurídicos, tanto en término de validez para el perfeccionamiento de la voluntad, la adopción de actos administrativos de relevancia jurídica o en materia probatoria; todo lo anterior, con la misma validez y eficacia probatoria que la ley otorga a los documentos escritos. Dado lo anterior, y ante la realidad de su existencia, con el fin de delimitar su concepto jurídico, se ha establecido el reconocimiento de la equivalencia de soportes, o sea el principio de que los actos o contratos que consten en medios electrónicos tendrán iguales efectos a aquellos que queden plasmados en medios tradicionales. Su aplicación deriva del principio de igualdad ante la ley y su objetivo es la no discriminación en relación a los soportes, en cuanto a los efectos jurídicos, validez o fuerza obligatoria.” (Tribunal Contencioso Administrativo y Civil de Hacienda, Sección VI, sentencia número 61, de las nueve horas con cero minutos del nueve de marzo del año dos mil once).

 

III.             Conclusiones

 

Con base en lo antes expuesto, este Órgano Asesor concluye lo siguiente:

 

1.   Que las actas de sesión de la Junta Directiva del Instituto Nacional de Vivienda y Urbanismo se constituyen en la calificación jurídica de documento.

2.   Que el principio de equivalencia funcional, establecido en la Ley de Certificaciones, Firmas Digitales y Documentos Electrónicos, es de aplicación a los documentos

3.   Que a partir de ello, es jurídicamente procedente que dichas actas de sesión sean guardadas digitalmente, siempre y cuando se resguarde su inalterabilidad, su preservación, su acceso para quien tenga esa posibilidad, su autenticidad, sean firmadas digitalmente por quien corresponde y sean respetados los otros requisitos ya mencionados.

 

 

 

                                                                    Grettel Rodríguez Fernández                      

                                                                    Procuradora