C-238-86

29 de setiembre de 1986

Licenciada

Virginia Chacón Arias

Subdirectora General

Archivo Nacional

Estimada señora:

            Con la aprobación del señor Procurador General de la República, doy contestación a sus oficios número 0386 y 0616, de 13 de mayo y 30 de junio de 1986, respectivamente. En ellos consulta usted a este Despacho si la prohibición contenida en el artículo 30, inciso 3), del Reglamento Autónomo de Trabajo del Ministerio de Cultura Juventud y Deportes ( DE 15122 de 4 de enero de 1984), - normativa que regula las relaciones de servicio entre el Archivo Nacional y sus servidores- es aplicable a los casos de aquéllos servidores que siendo especialistas en Archivología (Técnicos y Técnicos Profesionales), son requeridos para que realicen labores atinentes a sus funciones en forma irrestricta, fuera de su jornada ordinaria de trabajo y en sus días libres, de descanso semanal o vacacional, a cambio de un pago.

Apunta usted, que la problemática concreta ha surgido a raíz de diversas solicitudes que investigadores o historiadores hacen a esos Técnicos en Archivología para que les realicen transcripciones de documentos de difícil lectura o análisis y revisión de ficheros, a cambio de un pago en dinero o bien cuando algunas empresas privadas les piden una asesoría sobre archivo, y en igual forma pagándoles ese servicio. Señala usted, acertadamente que: “…es claro que ninguna de las solicitudes antes descritas las pueden aceptar o realizar nuestros funcionarios en horas laborales…” y que la duda surge con relación al tiempo existente fuera de la jornada ordinaria de trabajo. Es decir, “…pueden realizar estos trabajos – asesorías, transcripciones, etc.- recibiendo una remuneración, pero fuera de horas de trabajo: después de las 4:00p.m., los sábados o los domingos o en sus vacaciones ¿o si por el contrario, la prohibición del citado artículo, ¿También prohíbe la realización de esas labores aún  en su tiempo libre?...”(sic).

Por otra parte, y específicamente en el oficio N° 0616 ya citado, añade algunos otros datos también significativos, como el hecho de que todos esos técnicos y Técnicos Profesionales, con especialidad en Archivo, son servidores cubiertos por el régimen de Servicio Civil. Describe además, pormenorizadamente , las funciones de estos servidores, siendo ellas las de ordenar, clasificar, describir y administrar los documentos de la Sección documental en que laboran; así como asesorar los distintos archivos públicos y privados, en visitas de inspección que realicen, a fin de organizar su funcionamiento correcto, autorizan la destrucción de documentos, son  responsables de la serie de exposiciones que se realizan dentro y fuera del Archivo Nacional, sirven de guías en visitas al Archivo, y dictan charlas sobre Archivología a funcionarios públicos de otras entidades.

Sobre el particular me permito expresarle lo siguiente:

I.                   AMBITO DE APLICACIÓN DEL ARTÍCULO 30 DE REGLAMENTO AUTÓNOMO DE TRABAJO DEL MINISTERIO DE CULTURA, JUVENTUD Y DEPORTES(DE 15122 de 4 de enero de 1984)

            En primer término es menester dejar claramente establecido, y sin lugar a duda alguna, que el artículo 30 de este cuerpo normativo, que regula las relaciones de servicio existentes entre el Ministerio de Cultura, Juventud y Deportes y sus funcionarios o servidores, es aplicable a las relaciones de empleo público habidas en el Archivo Nacional. Lo anterior es así, por cuanto, si bien es cierto originalmente el Archivo Nacional era una dependencia del Ministerio de Gobernación y Policía, hoy en la práctica, forma parte de los programas y dependencias del Ministerio de Cultura, Juventud y Deportes, ya que su estructura financiera y presupuestaria está incluida, dentro de la Ley de Presupuesto de la República, en el aparte correspondiente al Ministerio de Cultura, Juventud y Deportes, o sea, que aun cuando no ha sido adscrito el Archivo Nacional al Ministerio de Cultura, a través de una reforma legal que lo separe a su vez del Ministerio de Gobernación, implícitamente ya depende  del primero. En todo caso, como se verá adelante, el artículo 30 inciso 3) del Reglamento Autónomo de Trabajo del Ministerio de Cultura Juventud y Deportes, que por lo expuesto se aplica al Archivo Nacional, es en sí semejante en su contenido prohibitivo al numeral 26 inciso d) del Reglamento Autónomo de Trabajo del Archivo Nacional.

II.                ANTECEDENTE INMEDIATO DE LA PROHIBICIÓN CONTENIDA EN EL ARTÍCULO 30 INCISO 3 DEL REGLAMENTO AUTÓNOMO DE TRABAJO DEL MINISTERIO DE CULTURA JUVENTUD Y DEPORTES:

            Como se dijo líneas atrás, esta prohibición ya existía en el Reglamento Autónomo de Trabajo del Archivo Nacional (DE N° 5679-G de 25 de noviembre de 1975). En efecto el numeral 26 inciso d) de este cuerpo reglamentario dispone:

“Artículo 26.- Aparte de lo dispuesto por el art. 40 del Estatuto , el 51 del Reglamento , el Código de Trabajo , la Ley de Administración Financiera de la República y otras leyes conexas y otros artículos de este Reglamento, queda prohibido a los servidores: a) …,b)…,c)…d)… Recibir dádivas, obsequios o recompensas de cualquier clase, como retribución por la ejecución u omisión de actos  o trabajos propios de sus funciones…” (Se advierte que el subrayado no es del original)

            Así las cosas, teniendo clara que la prohibición en cuestión no es novedosa, sino que ya estaba integrada al Reglamento Autónomo de Trabajo del Archivo Nacional, pasemos a analizar su significado restrictivo.

III.             III.SOBRE EL SIGNIFICADO RESTRICTIVO DEL ARTÍCULO 30 INCISO 3 DEL REGLAMENTO AUTONOMO DE TRABAJO DEL MINISTERIO DE CULTURA, JUVENTUD Y DEPORTES:

      En este numeral están incluidas las prohibiciones absolutas para los servidores en general, el inciso 3° señala que está terminantemente prohibido a los trabajadores:

“…3) Recibir o solicitar gratificaciones, de cualquier naturaleza que sean por razón de servicios prestados como empleados de la institución o que emanen de su condición de tales”.

            Lógicamente esta restricción se dirige a impedir la negociación ilícita de servicios que son, además de públicos, gratuitos. Es decir, la prohibición parte de la noción preexistente de que los servicios que prestan los funcionarios a los que les es aplicable el Reglamento Autónomo de Trabajo en este caso, son, por su condición pública, esencialmente gratuitos. De forma que, cuando el servidor los preste y en su relación con el usuario que los recibe, no debe mediar pago alguno hacia el servidor, por cuanto está de por medio ese principio de gratuidad en el servicio público.

      Obsérvese que esa gratuidad es relativa, pues normalmente por medios indirectos en el esquema fiscal o tributario interno, los administrados han sufragado al menos en parte, el costo de ese servicio, de tal modo que ya sea porque se considere totalmente gratuito o bien se estime sufragado en parte, indirectamente por los administrados, el conjunto de servicios públicos que pueda brindar u ofrecer la institución no debe ser cobrado al administrado por el servidor. Por ello la existencia de una norma como la que nos ocupa, que instaurando una prohibición absoluta, evita que el funcionario público que encarna o materializa la actividad de la Administración Pública obtenga beneficios por labores que usualmente  son gratuitas, y por las que ya devenga salario.

      Por otra parte, tiende a evitar, igualmente, la corrupción en el servicio público, de manera que esté inhibida cualquier actuación ilícita que favorezca sólo los particulares intereses del servidor.

En síntesis, esta prohibición absoluta, se inclina por impedir ese proceso de descomposición en la función pública y garantiza no sólo la gratuidad (relativa), del servicio público, sino también su eficiencia.

IV.             SOBRE LOS ALCANCES DE LA RESTRICCIÓN CONTENIDA EN EL INCISO 3° DEL ARTÍCULO 30 DEL REGLAMENTO AUTÓNOMO DE TRABAJO DEL MINISTERIO DE CULTURA JUVENTUD Y DEPORTES:

            En primer término, debe decirse que, obviamente, cubre a todos los servidores del Archivo Nacional, sea cual sea la función pública que desempeñen. El numeral en cuestión es genérico, no se circunscribe sólo a un grupo de servidores. Imposibilita, por así decirlo, la percepción ilegítima de una remuneración por la ejecución de una labor íntimamente vinculada con el desarrollo de sus obligaciones cotidianas. En ese sentido debe entenderse que el término “gratificación” (paga, remuneración, recompensa), dentro del contexto del artículo, abarca cualquier beneficio extraño a ajeno al salario que periódicamente reciban los servidores.

            Ahora bien, esta imposibilidad surge cuando, en cumplimiento de sus obligaciones laborales, ejecuten alguna tarea que se traduzca en un servicio a un tercero usuario, es aquí donde no pueden recibir o solicitar gratificaciones, pues como empleados del Archivo Nacional, ya perciben un monto salarial que paga o remunera su trabajo.

            Por otra parte, la prohibición funcional, es decir, como resultado de la función pública que desarrollan, no se reduce solamente a la jornada ordinaria de trabajo, ya que incluso se extiende a cualquier acto estrechamente ligado a esa función pública; no otra cosa se entiende cuando a la letra el artículo indica lo siguiente: “… por razón de servicios prestado como empleados de la institución o que emanen de su condición de tales”. (El subrayado es nuestro).

      De modo que, naturalmente, los actos en general que emanen de su condición de funcionarios públicos, que tengan como fundamento las potestades y facilidades propias del servicio que desarrollan en el Archivo Nacional con normalidad, también se encuentran cubiertos por la prohibición.

      En el caso particular bajo examen, está visto que los Técnicos y Técnicos Profesionales, con especialidad en Archivología, desarrollan una vasta labor que involucra los más complejos y particulares servicios, todos lo que en general deben ser prestados como parte de la actividad administrativa que traducida en servicio público, debe cumplir el Archivo Nacional. Así, todas esas funciones, que son al mismo tiempo obligaciones en la prestación del trabajo y servicios públicos que presta el Archivo Nacional a través de sus funcionarios, están comprendidas dentro de la restricción. No puede pensarse que lícitamente ejecuten labores como las descritas por usted, fuera de horas de oficina o en días de descanso semanal o vacacional, pues precisamente por el hecho de ser funcionarios del Archivo Nacional, deben prestarlas dentro de su jornada ordinaria de trabajo; la prohibición es funcional, deriva de su condición de servidores públicos, no deriva en sí de la naturaleza de sus conocimiento técnicos, los que en todo caso deben ser puestos en forma exclusiva, al servicio de los administrados, pues por ello se les paga un salario.

      Debe quedar claro que permitirles a estos servidores ejecutar labores técnicas íntimamente ligadas a su relación de servicio, fuera de su jornada de trabajo, y que tengan por objeto valerse de su especial posición en los Archivos Nacionales a fin de obtener beneficios económicos accesorios y personales, significaría un deterioro inmediato de la eficiencia del Archivo Nacional mismo, ya que entrarían en colisión dos intereses;  el del Archivo Nacional, en cuanto pretende dar un servicio público continuo, valioso y efectivo , y el de los técnicos y especialistas en Archivo, que laborando en esa institución tratarían de obtener beneficios personales adicionales, por servicios para los que devengan un salario. El trastorno sería evidente, pues sus obligaciones laborales diarias podían ser desatendidas. La razón última por la cual existe la prohibición es precisamente la de que estos servidores no desvíen sus capacidades hacia otros puntos de atención, y con ello no se perjudique la función del Archivo Nacional, pues no solo se observaría un menoscabo en la cantidad y calidad del trabajo, sino que la imagen o prestigio de la institución decaería, al estarse negociando en forma irrestricta con servicios que por ley el Archivo Nacional está obligado a suplir.

      La restricción es tajante, no admite variaciones o concesiones, obstaculiza de plano la percepción de beneficios o remuneraciones, por parte de los servidores del Archivo Nacional, cuando ejecuten alguna labor o servicio como empleados de la institución  o desarrollen trabajos que surjan con ocasión de su calidad de funcionarios del Archivo Nacional, por ello, si en la especie se están ante labores que se vinculan en forma estrechísima con su condición de empleados, es imposible que lícitamente puedan obtener beneficios económicos fuera de su salario. Según se desprende de su información todos los eventuales trabajos que realizarían fuera de su jornada ordinaria de trabajo, en forma privada, tienen como fundamento sus especializadas funciones dentro del Archivo Nacional, nacen como reflejo de ellas, siendo así, de conformidad con el art. 30 inciso 3) ya citado, no puede permitirse que obtengan remuneraciones por ello, pues esas eventuales exigencias de trabajos fuera de la jornada, provienen de su especial ubicación dentro del esquema de servicio público del Archivo Nacional, y eventualmente deben suplirlas dentro de la jornada ordinaria de trabajo, percibiendo un salario por tales obligaciones laborales.

V. CONCLUSION:

      Con base en lo expuesto y con fundamento en la prohibición absoluta contenida en el art. 30 inciso 3° del Reglamento Autónomo de Trabajo del Ministerio de Cultura, Juventud y Deportes, este Despacho  estima que todos los técnicos y técnicos profesionales, con especialidad en Archivo de esa dependencia, no pueden lícitamente percibir remuneración o gratificación alguna ajena a su salario que provenga de servicios prestados como empleados de la institución o que dimanen de su condición de tales. En consecuencia, no están autorizados para realizar, ya sea dentro o fuera de la jornada ordinaria de trabajo, labores como las que usted describe, a cambio de un pago que sea producto de una negociación privada de esos servicios.

Atentamente,

Lic. Juan José Soto Cervantes.

Procurador