15 de octubre de 2021

PGR-C-293-2021

Señor

Julio César Vargas Aguirre

Auditor Interno

Municipalidad de Garabito

Estimado señor:

            Con la aprobación del Procurador General de la República, doy respuesta a su oficio no. AIMG-216-2021 de 4 de octubre de 2021, mediante el cual solicita nuestro criterio sobre varias interrogantes relacionadas con el otorgamiento de vacaciones y permisos sin goce de salario y la responsabilidad disciplinaria de los funcionarios.

I. Sobre las consultas planteadas por los auditores internos.

Si bien es cierto el artículo 4° de nuestra Ley Orgánica (no. 6815 de 27 de setiembre de 1982) permite que los auditores internos puedan realizar la consulta directamente, esa facultad no es irrestricta. Pues, conforme a lo dispuesto en la ley, nuestra jurisprudencia administrativa ha señalado las condiciones bajo las cuales debe ejercerse.

En ese sentido, hemos indicado que la materia consultable por parte de los auditores se circunscribe a aquella que pertenezca, de modo directo, a su competencia funcional, es decir, que la facultad de consultar está referida a la competencia del auditor y al ámbito de las competencias del organismo que controla y del cual forma parte.

Ello implica que los auditores no se encuentran autorizados para consultar sobre materias que no se refieran o no estén contenidas en la esfera de su competencia institucional o dentro de la competencia de los órganos administrativos de los cuales forman parte. Por esa razón, hemos estimado que las consultas realizadas por la auditoría interna, deben estar ligadas al contenido mismo del plan de trabajo que se esté aplicando ese año en la respectiva Administración, ya que es esto lo que nos permite determinar los alcances del ámbito de competencia de esa auditoría. De ahí que, resulta necesario que se acredite esa relación o ligamen. (Dictámenes Nos. C-042-2008 de 11 de febrero de 2008, C-153-2009 de 1° de junio de 2009, C-314-2017 de 15 de diciembre de 2017, C-043-2019 de 20 de febrero de 2019, C-133-2019 de 14 de mayo de 2019, C-191-2020 de 26 de mayo de 2020, C-002-2021 de 6 de enero de 2021, C-112-2021 de 26 de abril de 2021).

Ello quiere decir que, para que la consulta sea admisible, debe estar referida a un tema de fondo que se haya previsto estudiar en el correspondiente plan de trabajo anual de la auditoría, y que, al momento de plantearse se indique claramente en qué punto, apartado o sección del plan de trabajo se contempla el estudio en virtud de cuya ejecución se hace necesario requerir nuestro criterio.

Dado que la facultad de consultar que tienen los auditores se encuentra limitada al ámbito de sus competencias y, por tanto, a la ejecución del plan de trabajo correspondiente, es lógico entender que esa facultad debe ejercerse con respecto a una duda jurídica puntual y específica, y no ser utilizada para requerir nuestro criterio sobre una gran cantidad de cuestionamientos, en relación con materias distintas. La amplitud y diversidad de cuestionamientos en una consulta planteada por un auditor, podría poner en tela de duda la relación de la consulta formulada, con el ejercicio de sus competencias y con el plan de trabajo correspondiente.

Puesto que la facultad de consultar que tienen los auditores se constriñe al ámbito de sus competencias, debe advertirse que ésta no debe ser utilizada por la administración activa para evadir el cumplimiento de los requisitos de admisibilidad de las consultas, canalizando sus solicitudes de criterio a través de la auditoría interna.

Por otra parte, las consultas que planteen los auditores internos en el ejercicio de sus competencias deben cumplir los requisitos de admisibilidad que señala nuestra Ley Orgánica, salvo, claro está, la necesidad de aportar un criterio legal sobre el tema consultado y que la consulta provenga del jerarca de la institución.

II. Sobre la inadmisibilidad de la consulta.

De conformidad con lo expuesto, en este caso no se explica cuál es la relación de lo consultado con el cumplimiento del plan de trabajo que la auditoría está desarrollando en la Municipalidad, y, por tanto, no es posible precisar que la consulta tenga relación directa con el ejercicio de sus competencias. Nótese que, como ya se indicó, la acreditación de esa relación constituye un requisito de admisibilidad de las consultas planteadas por las auditorías internas.

            Si bien se indica que, en el plan de trabajo de esa auditoria se contempla la función de realizar asesorías preventivas, de conformidad al artículo 22 inciso d) de la Ley General de Control Interno (no. 8292 de 31 de julio de 2002), lo cierto es que la única forma que tiene la Procuraduría para asegurarse que una consulta está ligada al ejercicio de las competencias de la auditoría interna, es que lo cuestionado esté directamente relacionado con algún estudio o informe de auditoría previsto en el plan de trabajo.

            Debe tenerse en cuenta que en el plan de trabajo se definen, previamente, los temas de fondo que serán estudiados por la auditoría interna, por lo que, de requerirse nuestro criterio en relación con esos temas, no existiría ninguna duda de que la consulta se plantea para el estricto cumplimiento de las competencias de la auditoría.

            Por otro lado, el servicio preventivo de asesoría al que hace alusión el artículo 22 inciso d) de la Ley de Control Interno, según lo dispuesto por la Contraloría General de la República en la Guía Técnica sobre el Servicio de Asesoría de las Auditorías Internas del Sector Público (2012), “consiste en proveer a la Administración Activa (fundamentalmente al jerarca, aunque no de manera exclusiva, según determine el Auditor) criterios, opiniones, sugerencias, consejos u observaciones en asuntos estrictamente de la competencia de la Auditoría Interna, con la intención de que se conviertan en insumos para la administración activa…”. Según ese mismo documento, esa asesoría y las advertencias preventivas están orientadas a asesorar a la administración sobre los procesos de control interno, valoración de riesgos y dirección, aportando comentarios, criterios u observaciones que lleven a garantizar su efectividad, así como sobre los objetivos del sistema de control interno establecidos en el ordenamiento jurídico.

            La actuación de las auditorías, en materia de advertencias y en palabras de la Contraloría, debe fundamentarse en las normas legales y técnicas y en las sanas prácticas aplicables a la actividad de auditoría interna, asegurándose que los temas estén referidos a su ámbito de competencia institucional y profesional, sin incurrir en las prohibiciones que establece el artículo 34, inciso a), de la Ley General de Control Interno, de no realizar actos y funciones propios de la administración activa.

            Con base en lo anterior y como ya lo hemos señalado en otras ocasiones (véanse por ejemplo los dictámenes nos. C-094-2020 de 17 de marzo de 2020 y PGR-C-282-2021 de 29 de setiembre de 2021) se reitera que, para que la Procuraduría pueda acreditar, que una consulta como la planteada está directamente ligada al ejercicio de las competencias de la auditoría interna, ésta debe estar relacionada con un tema de fondo que se haya previsto estudiar en el plan de trabajo correspondiente. No siendo suficiente que en el plan de trabajo se contemple la posibilidad de brindar asesoría y realizar advertencias en los términos dispuestos por el artículo 22 incido d) de la Ley General de Control Interno y en los términos conceptualizados por la Contraloría General de la República, en el documento antes citado.  

            Por lo expuesto, al no acreditarse que la consulta formulada esté relacionada con temas de fondo que estén contemplados en el plan de trabajo que se está ejecutando en la Municipalidad, ésta debe declararse inadmisible.

            De usted, atentamente,

                                                                       Elizabeth León Rodríguez

                                                                       Procuradora