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Ficha del Pronunciamiento
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Texto Dictamen 117
 
  Dictamen : 117 del 22/05/2000   
( RECONSIDERA PARCIALMENTE )  

C-117-2000


San José, 22 de mayo de 2000


 


Licenciada


Elizabeth Molina Soto


Directora Nacional de Pensiones


Ministerio de Trabajo y Seguridad Social


S. O.


 


 


Estimada señora:


 


Con la aprobación del Procurador General de la República, me refiero a su atento oficio N. DNP-400-00 de 26 de abril último, por medio del cual plantea la necesidad de que la Procuraduría reconsidere su dictamen N. 197-99 de 5 de octubre de 1999, en lo que se refiere a la administración y custodia de los expedientes administrativos de los exservidores del Banco Anglo Costarricense.


Señala Ud. que en oficio AD-0111 de 15 de febrero de 2000 la Dirección General del Archivo Nacional desmiente las aseveraciones de la Gerencia General del Banco Central relativas a la solución del conflicto de competencia para administrar el Archivo del Banco Anglo y menciona un elemento que podría determinar la reconsideración que se pide. Ese elemento sería la declaratoria de "valor científico y cultural" que ha recaído sobre los expedientes de personal de exfuncionarios del Banco.       Lo que llevaría a que esos documentos deben ser custodiados por el Archivo Nacional a pesar del pronunciamiento de la Procuraduría. Señala que, no obstante, los expediente a partir de la letra "G" siguen en poder del Banco Central.


De allí que solicite reconsiderar el dictamen N. 197-99. Procede, entonces, determinar si conforme con las normas sobre competencia, la declaratoria de valor científico y cultural de los documentos en cuestión incide en el dictamen N. 197-99 y obliga a variar sus conclusiones.


 


A-.       EL DICTAMEN N. C-197 –99 DE 5 DE OCTUBRE DE 1999


 


El Presidente del Consejo Directivo de Pensiones del Ministerio de Trabajo y Seguridad Social, en oficio número CDP-124-99, de 17 de agosto de este planteó a la Procuraduría General cuatro interrogantes en relación con los exfuncionarios del Banco Anglo Costarricense, pensionados bajo el régimen de Pensiones de Hacienda, introducido por la ley 7013 de 18 de noviembre de 1985. La Dirección General de Pensiones enfrentaba el problema de no tener disponibles escalas salariales con las cuales revalorizar las pensiones otorgadas a dichos exfuncionarios. Las preguntas Ns. 2 y 3 tenían el siguiente contenido:


 


"2.-      ¿Cuál es el órgano legitimado para hacer entrega de dicha información necesaria, para efectos de hacer las revalorizaciones de pensiones y en el caso de que no se hiciese entrega de la información aludida, se nos señale cómo proceder en esta situación?"


"3.-      ¿Nos encontramos ante un evidente problema de conflicto de competencias entre órganos? En el caso de que así fuere, ¿a quién le corresponde resolverlo?".


 


En lo que aquí interesa la Procuraduría contestó:


 


"4-. La Dirección Nacional de Pensiones debe solicite la documentación necesaria sobre los exservidores del Banco Anglo al Banco Central de Costa Rica, a fin de que se realicen los estudios técnicos de mérito (para la revalorización de las pensiones).


5-. Corresponde, además, a dicha Dirección administrar y custodiar los expedientes administrativos de los exservidores del Banco Anglo, pensionados bajo el Régimen de Hacienda o de cualquier otro régimen con cargo al Presupuesto Nacional. En ese sentido, se modifica parcialmente el dictamen N. 258-98 de 30 de noviembre de 1998.


6-. Dada la competencia que legalmente ha sido atribuida a la Dirección Nacional de Pensiones y que no existen disposiciones que determinen que otro organismo público se considere competente en la materia, estima la Procuraduría que no se está en presencia de un conflicto de competencias administrativas".


Se consideró que el competente para administrar y custodiar los expediente personales de los ahora pensionados de Hacienda es la Dirección General de Pensiones, sin que se pudiese hablar de un problema de conflicto de competencias. Estimó la Procuraduría que era necesaria una definición respecto del archivo del Banco Anglo y, concretamente, en relación con los expedientes de personal de esos exfuncionarios. Dado que el Estado asumió las obligaciones de las pensiones otorgadas y vigentes "le corresponde resguardar los expedientes administrativos concernientes a esos pensionados y ello a través del Ministerio de Trabajo y Seguridad Social, Dirección Nacional de Pensiones, órgano competente en materia de pensiones. En consecuencia, la Dirección debe solicitar al Banco Central se le remitan los indicados expedientes, documentos que en todo caso le eran necesarios para otorgar las pensiones y ahora constituirían una base para los estudios de revalorización que deben emprenderse, según lo antes indicado".


 


B-. EL VALOR CIENTIFICO-CULTURAL DE LOS EXPEDIENTES DETERMINA LA COMPETENCIA DEL ARCHIVO NACIONAL


 


Al definir que la Dirección de Pensiones resguardaba los expedientes personales de los exfuncionarios del Banco Anglo, que se hubieran acogido a la Pensión de Hacienda, la Procuraduría descartó la competencia general de la Dirección de Archivo Nacional. Competencia que es regulada en la Ley N. 7202 de 24 de octubre de 1990. De esta Ley interesan los siguientes artículos:


 


"Artículo 4.- Los documentos que se consideren de valor científico-cultural deben ser custodiados en los diversos archivos administrativos públicos del país. Una vez cumplidos los plazos de remisión, serán transferidos a la Dirección General del Archivo Nacional".


 


Para que un documento deba ser custodiado por un archivo se requiere que sea declarado de valor científico-cultural. Lo que implica que no todo documento público debe ser custodiado. Luego, esa custodia corresponde, en principio, al archivo del ente u órgano del que emana el documento. La obligación de la Dirección General del Archivo Nacional surge una vez cumplido los plazos de remisión. Esa competencia a posteriori es reafirmada en el numeral 8 de la Ley:


 


"Artículo 8.- Los documentos producidos en las instituciones a las que se refiere el artículo 2 de la presente ley, como producto de su gestión, cualquiera que sea su soporte: papel, película, cintas, diskettes", serán propiedad de esas instituciones durante su gestión y su permanencia en los respectivos archivos centrales, salvo lo dispuesto en el artículo 53 de esta ley. Ninguna persona, funcionario o no, podrá apropiarse de ellos.


Posteriormente formarán parte del fondo documental que custodia la Dirección General del Archivo Nacional".


 


En ese mismo sentido, dispone el numeral 23 de la Ley:


 


"La Dirección General tendrá, entre otras, las siguientes funciones:


 


(....).


 


b) Reunir, conservar, clasificar, ordenar, describir, seleccionar, administrar y facilitar los documentos textuales, gráficos, audiovisuales, y legibles por máquina, pertenecientes a la Nación, que constituyan el patrimonio documental nacional, así como la documentación privada y particular que le fuere entregada para su custodia.


 


Puede considerarse que un documento forma parte del patrimonio documental nacional cuando ha sido declarado de valor científico y cultural, conforme lo dispuesto por el numeral 3:


 


"Todos los documentos con valor científico- cultural son bienes muebles y forman parte del patrimonio científico cultural de Costa Rica. La determinación del valor científico - cultural del documento corresponderá a la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos.


Se consideran de valor científico-cultural aquellos documentos textuales, manuscritos o impresos, gráficos, audiovisuales y legibles por máquina que, por su contenido, sirvan como testimonio y reflejen el desarrollo de la realidad costarricense, tales como: actas, acuerdos, cartas, decretos, informes, leyes, resoluciones, mapas, planos, carteles, fotografías, filmes, grabaciones, cintas magnéticas, "diskettes", y los demás que se señalen en el reglamento de esta ley".


 


En esta lista, que es enumerativa y no taxativa, no se contemplaron los expedientes personales de los funcionarios públicos. No obstante, éstos podrían ser considerados de valor científico-cultural, si son "testimonio y reflejo del desarrollo de la realidad costarricense".


En el "Informe de Selección N. 8-96 de diciembre de 1996, del Departamento Servicios Archivísticos Externos, en el punto 3 se lee lo siguiente:


"3. Personal.


 


3.1 Expedientes de Personal


 


Original


Vigencia administrativa-legal: 50 años


Valor científico-cultural: Sí. Por ser el cierre del Banco de interés público, se considera que se deben conservar permanentemente todos los Expedientes de Personal.


Observaciones


El criterio que prevalece por parte de la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos en condiciones normales, es aquel en que se recomienda conservar permanentemente una muestra de los Expedientes de Personal de los funcionarios que haya laborado más de 20 años en una institución o que hayan ocupado un cargo relevante o que hayan desempeñado un papel destacado en la entidad".


 


Lo que permitiría considerar que en condiciones normales, sólo se conservaría una parte de los expedientes personales, salvo que se tratare del expediente de un funcionario que hubiere tenido un papel destacado en la entidad, sea en razón del puesto o terceras razones. Empero, el interés público que rodea el cierre del Banco Anglo justifica la desaplicación de ese "criterio" para que todos los expedientes sean conservados y por un plazo de 50 años.


Ese Informe de Selección fue aprobado por la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos, en sesión N. 18-96 de 12 de diciembre de 1996. Lo que implica que todos los expedientes de mérito tienen carácter científico y cultural. Circunstancia que la Procuraduría no conocía al momento de emitir el dictamen N. 197-99. Toma en cuenta la Procuraduría el texto del párrafo primero del oficio N. 111 de 15 de febrero de 2000, dirigido a la Dirección de Pensiones por la Subdirectora General del Archivo Nacional, cuya copia ha sido obtenida en el Archivo, en el cual se indica:


 


"Los expedientes de personal de los exfuncionarios del Banco Anglo Costarricense fueron declarados con valor científico-cultural por la comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos, en sesión 18-96 de 12 de diciembre de 1996, es decir que los citados documentos deben ser custodiados por el Archivo Nacional, a pesar del pronunciamiento C-197-99 de 5 de octubre de 1999 emitido por la Procuraduría General de la República. Sin embargo, si la Dirección Nacional de Pensiones está interesada en custodiar los expedientes de los exfuncionarios pensionados, el Archivo Nacional los podría prestar mientras caduca su vigencia administrativa y legal".


 


La declaratoria de valor científico-cultural entraña que la custodia del documento clasificado debe corresponder a la Dirección General de Archivo Nacional. Es decir, que debe modificarse el dictamen de la Procuraduría en sus conclusiones 4, 5 y 6.


Del texto del Informe de Selección se deriva que la declaratoria abarca todos los expedientes de personal. Por ende, los efectos de esa declaratoria se extienden a todos los expedientes, independientemente de la oficina en que en este momento se conserven. Por ello, cabría afirmar que conciernen los documentos guardados en el Banco Central de Costa Rica. Documentos que, sin embargo, deberán ser trasladados a la Dirección del Archivo Nacional para su administración y custodia.


Es de advertir que los problemas que puedan presentarse para dicho traslado, así como las dificultades de consulta en el Banco Central que se puedan presentar en estos momentos, son trabas de índole administrativa (falta de medios para el Archivo Nacional, el estado en que se encuentran los documentos en el Banco Central) que deben ser resueltos por los organismos involucrados. La Procuraduría no desconoce que estas situaciones administrativas pueden incidir negativamente en la prestación del servicio de los organismos involucrados. Por ende, en el conocimiento de los documentos necesarios para que se realicen los estudios técnicos para valorar los puestos y revalorizar las pensiones. Debe tomarse en consideración, sin embargo, que esa circunstancia no es de índole estrictamente jurídica y, por ende, su solución no compete a la Procuraduría.


Queda claro, por demás, que la competencia del Archivo Nacional se define en relación con los expedientes personales de los exfuncionarios, por lo que no implica pronunciamiento de la Procuraduría en relación con otro tipo de documentos. No obstante, como tesis de principio, cabría afirmar la competencia del Archivo Nacional respecto de los documentos del Banco Anglo que hubieren sido declarados de valor científico-cultural. Lo que implica que no todo documento del Banco Anglo deba ser necesariamente administrado y custodiado por esa Dirección.


 


CONCLUSION:


 


Por lo antes expuesto, es criterio de la Procuraduría General de la República que:


 


a)         En vista de que los expedientes del personal del extinto Banco Anglo Costarricense han sido declarados de valor científico-cultural, su conservación corresponde a la Dirección General de Archivo Nacional.


 


b)         En consecuencia, se impone modificar las conclusiones 4, 5 y 6 del dictamen N. 197-99 de 5 de octubre de 1999, relativas a la competencia de la Dirección General de Pensiones para administrar y custodiar los expedientes de los funcionarios del extinto Banco Anglo Costarricense, pensionados por el Régimen de Hacienda.


 


De Ud. muy atentamente:


 


 


Dra. Magda Inés Rojas Chaves


Procuradora Asesora


 


 


 


CC.


Licda. Virginia Chacón Arias


Directora General de Archivo Nacional