C - 010 - 90

31 de enero de 1990

Señor

Antonio Burgués Terán

Ministro de Economía

Estimado señor:

Con la aprobación del señor Procurador General de la República, damos contestación a su oficio número 455 de 24 de agosto del año próximo pasado, mediante el cual consulta usted "... con el propósito de ordenar y uniformar la forma en que deberán llevarse las actas de cada sesión...", sobre los elementos o factores a considerar para la conservación de las actas que deben tener órganos como lo son Juntas y Comisiones constituidas en diversas materias en esa Dependencia.

Señala usted que no encuentran legislación vigente sobre el tópico en cuestión ni criterios jurídicos institucionales de la Procuraduría que pudieran ser orientación útil. Apunta finalmente que la Asesoría Jurídica de su institución opina que las normas de Derecho Privado son instrumentales

"... únicamente sirve a propósitos de orden y no de eficiencia, prontitud, mejor utilización de recursos, etc., que ilustran la función administrativa... De ahí que consideran procedente que las actas se lleven en hojas separadas, debidamente identificadas y escritas a máquina..".

Nos permitimos informarle que ciertamente no existe norma escrita alguna que regule la situación planteada, por lo menos en lo que atañe a ordenamiento jurídico administrativo general, esto es, la Ley General de la Administración Pública, ya que cuando dicha normativa se ocupa de los órganos colegiados atiende más bien a su funcionamiento, constitución, integración y naturaleza de los actos que producen y a sus consecuencias sin aludir en absoluto a aspectos de tipo registral como lo es el de conservar las actas, puesto que sólo indica que debe existir un libro de actas.

No coincidimos con usted cuando señala que no existen criterios institucionales vertidos en dictámenes de esta Procuraduría General, por cuanto sí los hay, y particularmente uno de ellos resulta plenamente aplicable y vigente a la situación formulada en su consulta. En efecto, ante un problema semejante, y constatando la carencia de normativa particular en lo que atañe al modo y forma de llevar un libro de actas en las que se asentaran con rigurosidad todos los detalles deliberativos de los órganos colegiados, esta Procuraduría General mediante dictamen C-202-82 de 24 de agosto de 1982 expresó que en virtud de esa ausencia normativa "... y con apoyo en lo establecido por el párrafo 1) del artículo 9º de la Ley General de la Administración Pública puede aplicarse al caso en estudio el derecho privado y sus principios, los cuales en lo tocante al procedimiento de llevar actas se encuentran regulados en el artículo 259 del Código de Comercio...

Con base en las normas transcritas supra, podemos afirmar que existe impedimento legal para que las actas puedan ser escritas a máquina, toda vez que las mismas no se pueden llevar en hojas sueltas aunque ellas estén foliadas con numeración corrida, y debidamente selladas. Ello en virtud de que el párrafo primero del artículo 259 del Código de Comercio establece expresamente que los libros de actas deben ser encuadernadas y foliadas..."

Aunque entendemos lo incómodo que puede resultar sujetarse al sistema allí descrito, es ineludible la obligación de cumplir el mandato legal contenido en el artículo 259 del Código de Comercio, aplicable supletoriamente en la especie. Obsérvese que el sentido último de tal obligación es el de garantizar la absoluta fidelidad de las deliberaciones y la conservación completa y unida de los documentos.

Además, tal es la severidad de la obligación que el artículo 264 siguiente del mismo Código de Comercio prescribe: "Es absolutamente prohibido arrancar hojas o alterar la encuadernación o foliación de los libros a que este capítulo se refiere. Cuando una o varias hojas se inutilizaren o anularen no por eso dejarán de figurar en el lugar que les corresponde a efecto de no alterar el orden de los folios".

En conclusión, debe reiterarse la obligatoriedad de mantener un libro de actas encuadernado y foliado para conservar como documento útiles las actas de los distintos organismos o comisiones que existan en el Ministerio, la utilización de otros sistemas más flexibles, por su misma conformación podrían permitir el extravío o la destrucción parcial, involuntaria o intencional, de importantes actuaciones administrativas de esos órganos, y es menester reducir al máximo ese tipo de riesgos.

De usted atentamente,

Licda. Montserrat Romero Royo    Lic. Juan José Soto Cervantes

PROCURADORA                              ABOGADO

MRR/JSC/gaby.e

adj: Copia del dictámen C-202-82 de 24 de agosto de 1982.