PROCURADURIA GENERAL DE LA REPUBLICA

SAN JOSE, COSTA RICA

C - 022 - 92

4 de febrero de 1992

Licenciado

Mariano Campos López

Jefe del Departamento Legal

Instituto Costarricense de Ferrocarriles

S______D.

Estimado señor:

Con la aprobación del señor Procurador General de la República, me refiero a su oficio Nº OF #022-L-92 de fecha 20 de enero, mediante el cual usted consulta si todos los cheques que emita ese Instituto deberán contar con la firma del Auditor Interno.

El criterio legal que se transcribe nos dice, que ello debe ser así en cumplimiento expreso del artículo 19 de la Ley Orgánica del Instituto Costarricense de Ferrocarriles (Nº 7001 de 19 de setiembre de 1985), a pesar de que la Contraloría General de la República tenga directrices en contrario, pues la norma es de rango superior y debe ser actada en el tanto esté vigente.

Sobre el particular, debo manifestar lo siguiente:

Si bien es cierto que el órgano Contralor ha manifestado la relevancia de que las auditorías internas tengan una posición de fiscalización, y de lo sano que resulta que no se involucren con las decisiones propias de la Administración en cada caso concreto (ver en este sentido entre otros oficios Nº CGR 7277 de 21 de julio de 1986, suscrito por el señor Luis Alan León, Director del Departamento de Evaluación y Sistemas, dirigido al señor Marvin Alfaro Alfaro, Auditor del Programa de Salud y Producción Pecuaria del Ministerio de Agricultura y Ganadería), en cuanto se dispuso:

"En el Manual de Normas Técnicas de Auditoría (Norma Nº 109) se establece que el personal de auditoría, salvo disposición legal en contrario, no ejercerá ninguna labor propia de la Administración, con el fin de preservar su objetividad e independencia de criterio al momento de fiscalizar posteriormente lo actuado por aquella (norma Nº 202)... El Manual para el Ejercicio de la Auditoría Interna explica en la parte referente a la definición y requisitos de la Auditoría, que su función debe ser posterior a la acción administrativa, esto implica sencillamente que no puede involucrarse en ningún trámite o proceso administrativo mientras este ocurra y llega a su final, punto a partir del cual es de su resorte la fiscalización...

...La Auditoría Interna debe servir de apoyo técnico sin suplantar a la Administración en ninguno de sus actos.

La separación de los campos de actividad que corresponden a la Administración y a la Auditoría, crean un deslinde de responsabilidades y obligaciones que son propias en cada una de ellas. Si existe y se mantiene esta separación con meridiana claridad, la Administración no puede más que asumir el papel que le concierne sin poder responsabilizar a la Auditoría Interna por omisiones, faltas o excesos suyos en el ejercicio rutinario del quehacer administrativo...

...En síntesis, la Administración, responsable del sistema, debe crear alrededor del movimiento de cheques una serie de controles administrativos que conduzcan a tener un razonable grado de certeza sobre la bondad de todo el trámite de compras y pagos por medio de cheques, y la Auditoría Interna no tiene que participar de previo a que se emita el cheque, ya que ese trámite es parte del proceso administrativo con todas las responsabilidades que eso conlleva, pero sí tiene la obligación de evaluar regularmente el sistema para verificar si funciona dentro de lo establecido o para descubrir posibles debilidades que ameriten un cambio en el procedimiento".

También es lo cierto que dicho órgano ha establecido que ello sólo es posible en ausencia de disposición legal expresa que no indique lo contrario. Es así entonces, mediante oficio 1395 de 9 de febrero de 1988, suscrito por el señor Guillermo Mora Solano Auditor Director, dirigido al Lic. Rodolfo Gamboa Carvajal, Auditor General del INCOOP., que se dispuso lo siguiente:

"En muchos documentos está plasmado el criterio de esta Oficina en cuanto a que la Administración es la responsable de implantar, mantener y perfeccionar su propio sistema de control interno, el que, sin lugar a dudas, incluye los procedimientos relativos a la emisión, refrendo y endoso de cheques. Dentro de un deslinde claro de responsabilidades y competencias, la Auditoría Interna deberá, en tiempo a propósito y conveniencia avaluar el cumplimiento, la validez y la suficiencia de dicho sistema, lo que le dará la independencia necesaria para que sirva de apoyo técnico sin suplantar a la Administración en ninguno de sus actos, como dice nuestro oficio Nº 7277-86 de 21 de julio de 1986, tan oportunamente citado por su persona...

No obstante lo anterior, también es evidente que mientras no sea modificado el inciso q) del artículo 16 de la Ley Orgánica de ese Instituto, la Auditoría Interna está obligada conjuntamente con el Gerente a girar y endosar los cheques del Instituto, pero es beneficioso para el sistema de control interno que los procedimientos establecidos para ello sean ejecutados primeramente por la Gerencia General..." (El subrayado es del suscrito).

La disposición a que se hace referencia en la cita anterior, reza en lo conducente:

"CAPITULO III De la Gerencia General

Artículo 16.- El Gerente General tendrá a su cargo la administración inmediata de la Empresa, será nombrado por períodos de cuatro años, pudiendo ser reelecto, y gozará de facultades suficientes para:

a) ...

g) Girar y endosar cheques, aceptar, girar y endosar letras, conjuntamente con el Auditor hasta por la suma que fije la Junta Directiva; ..." (El resultado es propio).

Como bien se puede apreciar, la normativa transcrita está redactada en similares términos a la que se contrae su solicitud de consulta, en cuanto a las labores del Auditor Interno a la hora de firmar los cheques conjuntamente con el jerarca. De ahí que también deba ser aplicable el criterio vertido por la Contraloría para el Instituto Costarricense de Puertos del Pacífico, pues se trata de la misma situación fáctica la que contemplan ambos numerales, con la diferencia de que en el caso en estudio se trata de la normativa que regula las funciones del Presidente Ejecutivo y en el de referencia en cambio del Gerente General.

En virtud de lo anterior, no cabe la menor duda de que lleva razón el criterio legal que se acompaña, en cuanto a que todos los cheques que emita el Instituto Costarricense de Ferrocarriles deben contar con la firma del Auditor Interno. Ello en virtud del cumplimiento del Principio de Legalidad, que en este caso obliga a acatar lo preceptuado expresamente por el inciso ch del artículo 19 de la Ley Nº 7001 de 19 de setiembre de 1985, en cuanto dispone:

"Artículo 19.- Son deberes y atribuciones fundamentales del presidente ejecutivo:

a) ...

ch) Girar y endosar cheques, aceptar, girar y endosar letras de cambio u otros títulos valores, conjuntamente con el auditor interno". (El subrayado es propio).

En virtud de lo anterior, esta Procuraduría comparte el criterio externado por la Contraloría General de la República en los oficios referidos, en cuanto dispuso que mientras exista una disposición que obligue a un auditor interno a girar y endosar los cheques que se emitan en la Administración Pública, ésta debe ser acatada plenamente.

Atentamente,

Lic. Roberto Montero Poltronieri

PROCURADOR CONSTITUCIONAL

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