C - 201 - 84, 1-6-84

30 de mayo de 1984

Señorita

Beila Zider Solís

Secretaria Junta Directiva

del Instituto Costarricense de

Acueductos y Alcantarillados

Apartado Postal Nº 5120

Ciudad

Estimada señorita:

Con la aprobación del señor Procurador General de la República no es grato referirnos a su Oficio Nº 2443 de 17 de mayo del año en curso, en el cual hace de nuestro conocimiento el acuerdo Nº 84-028, que a la letra dice:

" Solicitar a la Procuraduría General de la República su criterio respecto a:

1) Si las actas de las sesiones de la Junta Directiva son documentos que pueden mostrarse y certificarse a terceros.

2) Que parte de las actas debe certificarse a petición escrita de un tercero interesado: Si el acuerdo firme, y si además todas las discusiones referentes a ese acuerdo firme.

3) Si no obstante estar firme un acuerdo por haber sido aprobada en la siguiente sesión el acta respectiva o por así haberse declarado en la correspondiente sesión, sólo debe certificarse cuando esa acta esté debidamente transcrita y firmada en el Libro de Actas que al efecto lleva la Institución, o si se puede certificar sin aún estar asentada en el Libro el acta en que aparece dicho acuerdo o piezas". ACUERDO FIRME.

Al respecto nos permitimos manifestarle lo siguiente:

El Artículo 30 de la Constitución Política establece el derecho de "libre acceso a los departamentos administrativos con propósitos de información sobre asuntos de interés público". Ese derecho está concebido en favor de las personas dentro del Título de "Derechos y Garantías Individuales".

Ahora bien la supracitada norma constitucional al garantizar el libre acceso a los departamentos administrativos, con el fin de requerir información sobre asuntos de interés público, lo hace con solo una excepción, que es la referente a los secretos del Estado.

Por secreto de Estado debe entenderse, tal y como lo definió la Sala Primera de la Corte Suprema de Justicia en su resolución de las 17 horas del 4 de octubre de 1983, como "lo secretos políticos o de seguridad concernientes a los de defensa o a las relaciones exteriores de la

Nación", y, por su parte, secretos políticos (y también de seguridad), "sólo constituyen secretos de Estado cuando se perjudica a los medios de defensa o a las relaciones exteriores"

Por otra parte prescriben los artículos 56-57.1 de la Ley General de la Administración Pública:

" Artículo 56.-

1. De cada sesión levantará un acta, que contendrá la indicación de las personas asistentes, así como las circunstancias de lugar y tiempo en que se ha celebrado, los puntos principales de la deliberación, la forma y resultado de la votación y el contenido de los acuerdos.

2. Las actas se aprobarán en la siguiente sesión ordinaria. Antes de esa aprobación carecerán de firmeza los acuerdos tomados en la respectiva sesión, a menos que los miembros presentes acuerden su firmeza por votación de dos tercios de la totalidad de los miembros del Colegio.

3. Las actas serán firmadas por el Presidente y por aquellos miembros que hubieren hecho constar su voto disidente".

" Articulo 57.1- Los miembros del órgano colegiado podrán hacer constar en el acta su voto contrario al acuerdo adoptado y los motivos que lo justifiquen, quedando en tal caso exentos de las responsabilidades que, en su caso,pudieran derivarse de los acuerdos".

Hechas las anteriores consideraciones, pasaremos a dar respuesta a las preguntas sometidas a nuestro conocimiento, en el mismo orden en que las mismas fueron formuladas.

1) Si las actas de las sesiones de la Junta Directiva son documentos que pueden mostrarse y certificarse a terceros.

No cabe duda de que las actas de las sesiones de la Junta Directiva del Instituto Costarricense de Acueductos y Alcantarillados, no constituyen en la especie "documentos públicos confidenciales". Lo anterior por cuanto, nuestro ordenamiento jurídico no les da ese calificativo y, por ende, no gozan del status jurídico de la confidencialidad.

Siendo así las cosas, cualquier persona tiene el libre acceso al libro de actas del referido Instituto con el propósito de recabar información sobre asuntos de interés público. Por consiguiente no sería dable, jurídicamente, negarse a que las actas en cuestión sean vistas por una persona interesada; ni tampoco oponerse a certificar los acuerdos que consten en ellas (Artículo 30 de la Constitución Política).

2) Qué parte de las actas deben certificarse a petición escrita de un tercero interesado: Si el acuerdo firme, y si además todas las discusiones referentes a ese acuerdo firme.

De conformidad con la ley que regula la materia, cada acta de sesión de un órgano colegiado debe contener la indicación de las personas asistentes, lugar fecha y hora en que se celebra la sesión, los puntos principales de la deliberación, la forma y resultado de la votación y, finalmente, el contenido del acuerdo. Mas aún, deben hacerse constar, a solicitud del miembro colegiado, el voto contrario al acuerdo adoptado y los motivos que lo justifiquen (Artículos 56 y 57.1 de la Ley General de la Administración Pública).

Quiere ello decir, que procede certificar no sólo el acuerdo firme de mérito sino también las discusiones, que deben constar en el acta, atinentes al acuerdo que se trate; desde luego, claro está, si ello fuere así requerido.

3) Si no obstante estar firme un acuerdo por haber sido aprobado en la siguiente sesión el acta respectiva o por así haberse declarado en la correspondiente sesión, sólo debe certificarse cuando esa acta esté debidamente transcrita y firmada en el Libro de Actas que al efecto lleva la Institución, o si se puede certificar sin aún estar asentada en ese libro el acta en que aparece dicho acuerdo o piezas.

En lo que atañe a esta pregunta debe tenerse en cuenta lo siguiente:

 Para certificar un acuerdo de Junta Directiva se hace necesario:

a) que el acuerdo esté firme;

 b) que dicho acuerdo conste en el libro de Actas respectivo;

 c) que el acta en donde se asiente el acuerdo de que

se trate, esté debidamente firmada por el Presidente y, en su caso, por el Secretario.

Atentamente,

Lic. Fernando Chinchilla Cooper

PROCURADOR CIVIL

gcm/e.