C-094-97

San José, 12 de junio de 1997

Sr.

Lic. Álvaro Madrigal

Presidente Junta Directiva

Colegio de Periodistas de Costa Rica

S. O.

Estimado señor:

   Con la aprobación del señor Procurador General Adjunto, me refiero a su atento oficio N. CP-355-97 de 4 de junio anterior, por medio del cual consulta el criterio de la Procuraduría General respecto de la revisión de los expedientes que tramita el Tribunal de Honor de ese Colegio. Señala Ud. que dichos expedientes se "transforman" en documentos públicos una vez que ha concluido el proceso, caso en el cual pueden ser revisados por terceras personas.

   Adjunta Ud. el criterio del Asesor Legal del Colegio, para quien un acceso ilimitado de terceras personas a los expedientes en trámite podría vulnerar las pretensiones de la parte actora y hacer nugatorio el derecho de defensa del accionado. Por lo que estima que durante ese trámite, solo las partes y sus asesores legales deben tener acceso al expediente. Concluido el proceso y tomando en cuenta la naturaleza del Colegio, los expedientes adquieren el carácter de documento público y pueden ser revisados por terceras personas, dentro de los límites administrativos que establezca el Colegio.

A-. DERECHO DE ACCESO A LA INFORMACION PUBLICA

   De los artículos 27 y 30 de la Constitución Política se deriva el derecho de todo ciudadano de pedir y obtener de la Administración Pública información de interés público. Conforme ha señalado este Órgano Consultivo en diversos dictámenes, por "información de interés público" debe entenderse aquélla que sea de interés y utilidad para la comunidad, de modo que la información que sólo interesa y es útil para un particular no entra en los supuestos del artículo 30 constitucional. Es en este sentido que mediante dictamen N. 130-93 de 28 de setiembre de 1993, la Procuraduría señaló:

"...es preciso tomar en cuenta que no todos los asuntos que conocen las oficinas administrativas son de claro interés público, por una parte, y que no siempre existe un interés público en informarse sobre asuntos administrativos de competencia de las citadas oficinas".

   La necesidad de apreciar el carácter público del interés deriva, en efecto, del hecho de que en los despachos administrativos puede tramitarse o constar información de interés privado y documentos privados, los cuales están protegidos por los derechos constitucionales de "intimidad" y de privacidad de los documentos privados". La Administración Pública está impedida de suministrar esos documentos e información a terceros, salvo que cuente con el consentimiento del titular del derecho constitucionalmente protegido: el derecho a la información está limitado por el derecho a la intimidad. Debe considerarse que el avance de la técnica, de los medios de comunicación y el reconocimiento a la vida privada extienden los contornos de la protección a la intimidad, abarcando diversas manifestaciones de la vida privada (económicas, ejercicio profesional, comerciales, etc). Aspectos que sólo podrían trascender a terceros si existe un evidente interés público en esa información:

"...el derecho a la información tiene como fundamento el interés de la comunidad de conocer la actividad del funcionario público, así como su buen o mal desempeño en el ejercicio del cargo y las informaciones que, siendo de interés público, se hallen en las oficinas o departamentos administrativos. Es por esto que la naturaleza pública de la información es el elemento cardinal para definir el derecho a solicitarla al órgano o ente público...". Sala Constitucional, N. 6240-93 de las 14:00 hrs. del 26 de noviembre de 1993. El subrayado no es del original.

B-. LA PUBLICIDAD EN LOS EXPEDIENTES ADMINISTRATIVOS

   Conforme los principios constitucionales a que se hizo referencia en el acápite anterior, la actuación administrativa se rige por el principio de publicidad. Un principio que tiende a dar transparencia y claridad a la actuación administrativa, de forma tal que cualquier interesado pueda enterarse y examinar esa actuación, según conste en los registros y archivos administrativos. La aplicación de tal principio podría llevar a considerar que cualquier persona puede obtener información respecto de los documentos que formen parte de los expedientes que levante la Administración. Y es que, como tesis de principio, cabe afirmar que los expedientes administrativos son documentos públicos, sujetos a lo dispuesto en el artículo 30 constitucional. Se afirma, así, la regla de la publicidad de las piezas, documentos que formen el expediente. Afirmación que requiere dos precisiones.

   La primera concierne el límite señalado en el acápite anterior; es decir, la publicidad se comprende en tanto exista un interés público por lo que si en el expediente constan documentos privados o información que sólo es de interés privado, no existe derecho de acceso a esa información, aún cuando conste en el expediente administrativo.

   En segundo término, como señala el asesor legal de ese Colegio, debe diferenciarse entre los expedientes en trámite y los expedientes concluidos. El derecho de acceso existe en tanto los expedientes se refieran a procedimientos terminados y a condición de que esa publicidad no afecte el derecho de intimidad de las partes, por contener datos que puedan afectar su honor, prestigio, etc. Razones que también justifican la exclusión que diversos ordenamientos establecen respecto del acceso a los expedientes que están en trámite. Aspecto que no es extraño a nuestras leyes administrativas, puesto que la Ley General de la Administración Pública contempla disposiciones que regulan y limitan dicho acceso. Disponen los artículos 272 y 273 de dicho texto normativo:

"Art. 272. 1. Las partes y sus representantes, y cualquier abogado, tendrán derecho en cualquier fase del procedimiento a examinar, leer y copiar cualquier pieza del expediente, así como a pedir certificación de la misma, con las salvedades que indica el artículo siguiente.

(....)".

"Art. 273.-1. No habrá acceso a las piezas del expediente cuyo conocimiento pueda comprometer secretos de Estado o información confidencial de la contraparte o, en general, cuando el examen de dichas piezas confiera a la parte un privilegio indebido o una oportunidad para dañar ilegítimamente a la Administración, a la contraparte o a terceros, dentro o fuera del expediente.

2. Se presumirán en esta condición, salvo prueba en contrario, los proyectos de resolución, así como los informes para órganos consultivos y los dictámenes de éstos antes de que hayan sido rendidos".

   El amplio derecho de acceso al expediente y sus piezas por las partes, sus representantes y cualquier abogado, reconocido en el artículo 272, es limitado en el numeral 273 en los casos de información "confidencial " de la contraparte o cuando el conocimiento de la información suministrada por ésta, aun cuando no sea confidencial, coloque a la contraparte en una posición de ventaja que le permita ocasionar daños ilegítimos. La negativa de dar acceso al expediente debe ser motivada (art. 274 de la misma Ley). Lo dispuesto en dichos artículos ha sido reafirmado por la Sala Constitucional que, en su voto N. 2450-92 de las 11:04 hrs, de 21 de agosto de 1992, reafirmada por la N. 6240-93 de las 14:00 hrs. del 26 de noviembre de 1993, señaló:

"...el libre acceso a los departamentos administrativos con propósitos de información de asuntos de interés público, no da derecho a cualquier persona a obtener información confidencial o de importancia vital para el Estado y privada de otros. Los artículos 272, 273, 274 de la Ley General de la Administración Pública que desarrolla esos principios constitucionales, claramente excluyen los secretos de Estado y la información confidencial o privada de las partes de un expediente administrativo".

   La consulta se plantea en orden al acceso de un tercero al expediente levantado por un Tribunal de Honor. Del artículo 272, antes transcrito, se deriva que un tercero sólo tiene un derecho de acceso al expediente en trámite si es abogado. A contrario, los terceros que no sean abogados carecen del derecho de acceso a esos expedientes. Por otra parte, el derecho de acceso no es absoluto; por el contrario puede ser limitado en razón de lo dispuesto en el numeral 273. Limitación que puede abarcar tanto los supuestos previstos en el inciso 2 (información interna) como la información confidencial de una parte y aquélla cuyo conocimiento pueda generar daños ilegítimos. Dentro de estos supuestos deben considerarse no sólo los documentos privados aportados por las partes, sino los datos e informes cuya divulgación pueda afectar el honor, prestigio e imagen de alguna de las partes (protección a la reputación), o la debida tutela a su defensa. Estas restricciones operan respecto de todo procedimiento administrativo ordinario y, por ende, respecto de los sancionatorios (artículo 308 de la Ley General de cita), los cuales deben desarrollarse con estricto apego a las garantías constitucionales y legales.

   Puesto que los expedientes que tramita el Tribunal de Honor del Colegio tienen como objeto conocer conflictos entre el colegiado y los órganos superiores del Colegio, o conflictos derivados de acusaciones o denuncias derivadas del ejercicio profesional, se comprende que podrá haber dentro del expediente información susceptible de lesionar el honor y la reputación (percepción exterior de los demás) del periodista investigado; de allí que el acceso a esa información pueda o deba (documentos privados o protegidos por el derecho a la intimidad) ser restringido en los términos del artículo 273 antes transcrito.

   Concluido el expediente, la regla de la publicidad surte sus efectos para los terceros interesados. Estos podrán tener acceso al expediente, bajo las condiciones administrativas que se hayan establecido y en el entendido de que ese derecho no comprende los documentos privados o la información de exclusivo interés privado que consten en el expediente.

CONCLUSION:

   Conforme lo expuesto, es criterio de la Procuraduría General de la República que:

1-. En el trámite del procedimiento administrativo a cargo del Tribunal de Honor de ese Colegio, sólo la Administración, las partes, sus representantes y cualquier abogado pueden revisar las piezas y documentos del expediente administrativo. Sin embargo, la Administración puede razonadamente excluir dicho acceso cuando se trate de documentos privados protegidos por el artículo 24 de la Constitución Política, información confidencial o aquélla cuyo conocimiento podría generar daños ilegítimos para la Administración o para la parte, según lo dispuesto en el artículo 273 de la Ley General de la Administración Pública.

2-. Concluido el expediente administrativo, cualquier interesado puede revisar esos expedientes. No obstante, los documentos privados o la información de exclusivo interés privado que eventualmente consten sólo podrían ser revisados por los terceros con la autorización del afectado.

De Ud. muy atentamente,

Dra. Magda Inés Rojas Chaves

PROCURADORA ASESORA