C- 142-96.

San José, 27 de agosto de 1996.

Licenciado

Pedro Gamboa Barrantes

Director Nacional

Dirección Nacional de Desarrollo de la Comunidad

Estimado señor:

   Con la aprobación del señor PROCURADOR GENERAL ADJUNTO DE LA REPUBLICA, se contesta su atento oficio D.N. 203-96 donde consulta: "sobre la validez o no de documentos remitidos mediante fax, al Registro Público de Asociaciones de Desarrollo de la Comunidad, dependiente de esta Dirección Nacional".

   La Ley sobre el Desarrollo de la Comunidad, No. 3859 de 07 de abril de 1967, crea, en su artículo 1 (reformado por el artículo 10 de la Ley No. 6812 de 29 de setiembre de 1982), la Dirección Nacional de Desarrollo de la Comunidad como un órgano del Poder Ejecutivo, adscrito al Ministerio de Gobernación y Policía, que constituye un instrumento básico de desarrollo, encargada de fomentar, orientar, coordinar y evaluar la organización de las comunidades del país, con el propósito de lograr su participación activa y consciente en la realización de los objetivos del Plan Nacional de Desarrollo Económico y Social.

   Y en lo atinente al Registro Público, dispone el numeral 26 de esta Ley: "Se establece un Registro Público de Asociaciones de Desarrollo de la Comunidad, en el cual constará la inscripción de todas y cada una de las entidades de esta clase que se establezcan en el país. El Reglamento indicará la forma en que funcionará el Registro, el cual dependerá de la Dirección Nacional de Desarrollo de la Comunidad".

   El Registro Público tiene por objeto procurar un conocimiento fidedigno de toda la información contenida en él. En el caso específico, el Registro hace constar la inscripción de todas las asociaciones de desarrollo, así como otros actos jurídicos relativos a éstas, tales como convocatorias a Asambleas Generales de organizaciones de desarrollo de la comunidad y resultados de dichas Asambleas en que se nombran integrantes de Juntas Directivas para luego extender las respectivas personerías jurídicas.

   La trascendencia del Registro Público de Asociaciones de Desarrollo queda expresada en los artículos 28 y 29 de la Ley 3859: "Artículo 28. La inscripción en el Registro autoriza a la asociación para funcionar y le otorga plena personería jurídica. Tal personería podrá acreditarse ante los organismos administrativos y judiciales por medio del acuerdo que aprobó los estatutos y ordenó la inscripción, publicado en el Diario Oficial, o mediante certificación de dicha inscripción emanada del Registro ya indicado. Artículo 29. Mientras no se haya hecho la inscripción correspondiente, ni las resoluciones ni los documentos sociales de la asociación, producirán efecto legal alguno en perjuicio de terceras personas".

   El Reglamento de la Ley sobre el Desarrollo de la Comunidad (DE-No. 18998-G de 15 de marzo de 1989; publicado en La Gaceta No. 110 del 09 de junio del mismo año), advierte en torno a las formalidades que deben reunir los documentos presentados por una Asociación, así como los controles que la Dirección Nacional -a través de su División Jurídica- debe efectuar respecto de esa documentación. En este sentido, el artículo 26 del Reglamento, señala que el Presidente de la asociación debe -dentro de los ocho días hábiles siguientes a la asamblea constitutiva- formular la solicitud de inscripción de la asociación ante la Dirección, autenticada por un abogado y adjuntar el estatuto que la rige "bajo pena de nulidad de la asamblea constitutiva, si no cumpliere con esos requisitos". Asimismo, la Dirección, por medio de la División Jurídica, examinará detenidamente si la "documentación" se ajusta en todos sus extremos a lo que prescribe la ley y el reglamento en la materia para los fines pertinentes (artículo 27).

   En lo que concierne al concepto genérico de documento, el artículo 368 del Código Procesal Civil expresa: "Son documentos los escritos, los impresos, los planos, los dibujos, los cuadros, las fotografías, las fotocopias, los radiografías, las cintas cinematográficas, los discos, las grabaciones magnetofónicas y, en general, todo objeto mueble que tenga carácter representativo o declarativo". Y en este mismo cuerpo procesal, el artículo 369 distingue entre documento público e instrumento público. Documento público es aquel redactado o extendido por funcionarios públicos, según las formas requeridas y dentro del límite de sus atribuciones. Es instrumento público la escritura otorgada ante un notario público, así como cualquier otro documento al cual la ley le dé expresamente ese carácter. Tanto el documento público, como el instrumento público, mientras no sean argüidos de falsos, hacen plena prueba de la existencia material de los hechos que el oficial público afirme en ellos haber realizado él mismo, o haber pasado en su presencia, en el ejercicio de sus funciones (artículo 370 del Código Procesal Civil).

   En lo que atañe a la Dirección Nacional de Desarrollo de la Comunidad, a cuyo cargo está el Registro Público de Asociaciones, y para efectos de su competencia, sólo puede tramitar válidamente, aquellos documentos originales que satisfagan los requisitos establecidos en el ordenamiento jurídico.

   El fax, que es, en el supuesto consultado, la reproducción de un documento, carece, por el hecho de ser una simple reproducción, de la autenticidad propia del documento original.

"Según Carnelutti, la autenticidad de un documento consiste "en la certeza de la procedencia del autor indicado en el mismo documento", o sea "en que el documento fue expedido por quien en el aparece como su autor". (...) "La palabra auténtico quiere decir fehaciente, autorizado, lo que vale por sí mismo. También se llama auténtico al documento que procede de la persona que en él se dice o aparece que lo expidió, el que hace prueba por sí mismo sin necesidad de ninguna otra probanza que lo perfeccione" (PALLARES (Eduardo). Diccionario de Derecho Procesal Civil. México, Editorial Porrúa S. A., decimonovena edición, 1990, p. 109).

   Por su naturaleza, el fax no permite ejercer el control de legalidad sobre su contenido y formalidades. Como ejemplo, se transcribe el artículo 46 del Reglamento de Organización del Registro Público (DE-No. 24322-J de 12 de mayo de 1995): "La función calificadora consiste en realizar un examen previo y la verificación de los títulos que se presentan para su registración, con el objeto de que se registren únicamente los títulos válidos y perfectos.   Los asientos deben ser exactos y concordantes con la realidad jurídica que de ellos se desprende. La calificación de los títulos consiste en el examen, censura, o comprobación de la legalidad de los títulos presentados que debe hacer el Registrador antes de proceder a la inscripción, con la facultad de suspender o denegar los que no se ajusten a las disposiciones del ordenamiento jurídico. Al momento de calificar, el funcionario asignado al efecto, se atendrá tan solo a lo que resulte del título y en general a toda la información que conste en el Registro. Sus resoluciones no impedirán ni prejuzgarán sobre la validez de éste, o de la obligación que contenga".

   Ha de considerarse, finalmente, que el funcionario público está sometido al principio de legalidad, según el cual "sólo podrá realizar aquellos actos o prestar aquellos servicios públicos que autorice dicho ordenamiento, según la escala jerárquica de sus fuentes". (artículo 11:1 de la Ley General de la Administración Pública)

   En el caso bajo examen, ni la Ley sobre el Desarrollo de la Comunidad (No. 3859 de 07 de abril de 1967) y sus reformas, ni el Reglamento de la Ley sobre el Desarrollo de la Comunidad (DE-No. 18998-G de 15 de marzo de 1989) y sus reformas, ni ninguna otra norma jurídica, autorizan aún tramitar mediante fax, la reproducción de documentos originales que los interesados deban presentar directamente ante el Registro Público de Asociaciones.

DICTAMEN

   Por tanto, conforme a lo dispuesto en los numerales 1, 2, 3 inciso b), y 4 de la Ley No. 6815 de 27 de setiembre de 1982, esta Procuraduría General de la República DICTAMINA:

PRIMERO. La Dirección Nacional de Desarrollo de la Comunidad, a cuyo cargo está el Registro Público de Asociaciones, y para efectos de su competencia, sólo puede tramitar válidamente, aquellos documentos originales que satisfagan los requisitos establecidos por el ordenamiento jurídico en cada caso.

SEGUNDO. No puede la Dirección Nacional de Desarrollo de la Comunidad tramitar, mediante fax, la reproducción de documentos originales, pues tal reproducción carece de la autenticidad propia del documento original.

   Del señor Director Nacional, con toda consideración,

Dr. Odilón Méndez Ramírez

PROCURADOR CONSTITUCIONAL

SECCION SEGUNDA