C-266-2015

22 de setiembre, 2015

 

 

 

Señor

Luis Jiménez Sancho

Director General

Registro Nacional

 

 

Estimado señor:

 

Con la aprobación de la señora Procuradora General de la República, me refiero al oficio N° DGRN-0092-2014 de fecha 5 de octubre del 2014, mediante el cual nos consulta lo siguiente:

 

“Con frecuencia se presentan en los Tribunales de Justicia acciones penales, laborales y contenciosas administrativas, en las que se demanda directamente a Directores o Jefaturas  del Registro Nacional, ante tal situación se consulta si resultaría viable jurídicamente que los Asesores de la Dirección Jurídica del Registro Nacional puedan representar en juicio a estos funcionarios, o de igual forma si esta Administración Pública se encuentra facultada para acudir al procedimiento de contratación por servicios profesionales en derecho a efectos de proveerles de patrocinio letrado en los procesos judiciales que se establezcan contra los referidos funcionarios, cuando en estos procesos  el objeto del mismo verse alrededor de actuaciones del funcionario propias al cargo que ostenta.”

 

Antes de entrar al fondo de la consulta, me permito expresarle las disculpas del caso por la dilación en la emisión del presente dictamen, la cual ha sido motivada por el alto volumen de trabajo existente en esta institución.

 

 

I.-           SOBRE LOS ANTECEDENTES

 

En necesario mencionar que, juntamente, con el oficio en el que se solicita el criterio, se adjuntó el oficio DJRN-03-0134-14 emitido por la Dirección Jurídica del Registro Nacional, referente al tema de interés, en el que se concluyó lo siguiente:

 

a)      Que resulta jurídicamente viable que los Asesores Jurídicos de Registro puedan representar a los Directores, Subdirectores o jefaturas del Registro Nacional, aun cuando hayan sido llamados al proceso en virtud de presuntamente responsables funcionales de la conducta o a título personal, siempre que los intereses de la admiración pública no se vean comprometidos en razón de la conducta que se cuestiona en vía jurisdiccional.

 

b)      Resulta jurídicamente permitido que la administración pública registral acuda al procedimiento de contratación de servicios profesionales que representen en juicio a los Directores, Subdirectores o jefaturas del Registro Nacional previa valoración del caso que realizará la Dirección General.

 

c)      En caso de que los anteriores funcionarios a los cuales se les ha provisto de los servicios profesionales para ser representados en juicio resulten declarados responsables o culpables por la conducta atribuida en el proceso Penal, Laboral o Contencioso Administrativo, deberán retribuir los costos en los que incurrió la administración en la defensa de sus intereses.

 

 

II.        RESPECTO AL FONDO:

 

A.              Sobre si resulta viable que los Asesores de la Dirección Jurídica del Registro Nacional representen en juicio a funcionarios de esa institución que sean demandados en su condición personal en procesos judiciales por actuaciones en el ejercicio de sus funciones.

 

Relacionado con este tema, específicamente, respecto a la defensa en procesos penales, mediante nuestro dictamen N° C-417-2008 de fecha 24 de noviembre del 2008, el cual ha sido reiterado en los dictámenes C-135-2009 del 15 de mayo de 2009, C-148-2010 del 21 de julio de 2010 y C-174-2010 de fecha 16 de agosto de 2010, se dio respuesta a una consulta en términos similares a la que hoy nos ocupa, parte del cual, en razón de su pertinencia, se transcribe a continuación:

 

“I. Sobre la posibilidad de que las instituciones públicas provean defensa penal a sus funcionarios a través de los abogados de la institución

 

Cabe mencionar, en primer término, que esta Procuraduría General ya se ha referido en ocasiones anteriores a este tema, señalando que, en virtud del principio de legalidad al que se encuentra sometida la Administración Pública, no resulta procedente que los abogados de una institución o empresa pública, como parte del ejercicio de sus funciones, defiendan a los funcionarios de esa institución en causas penales, si no existe una norma jurídica que los habilite para tales efectos.

 

En ese sentido, nos permitimos traer a colación nuestro dictamen N° C-242-98 del 13 de noviembre de 1998, que si bien estaba puntualmente referido al supuesto de la defensa de ex funcionarios de la Administración, arroja varias consideraciones que resultan aplicables de modo general, y por ende, al supuesto específico que aquí se analiza, cual es la posible defensa de los funcionarios activos de la institución. Señala el citado dictamen lo siguiente:

 

“3. Posibilidad de asunción de la defensa solicitada por parte de los abogados de planta de la Institución consultante.

 

El último aspecto a evacuar de la consulta formulada por ese Instituto, se refiere a la posibilidad de que los abogados de planta de la misma asuman la defensa de los exintegrantes de Junta Directiva, circunstancia que, a criterio de esta Procuraduría General, no es factible en virtud de los siguientes fundamentos de derecho:

 

Es de sobra conocido que la Administración Pública se encuentra necesariamente sometida al bloque de legalidad, según lo prescribe el artículo 11, tanto de nuestra Constitución Política como de la Ley General de la Administración Pública, lo cual implica que aquélla únicamente puede realizar las funciones que expresamente le autorice el ordenamiento jurídico, de tal forma que, todo lo que no le está autorizado por ley a la Administración le está vedado:

 

"El principio de legalidad que se consagra en el artículo 11 de nuestra Constitución Política y se desarrolla en el 11 de la Ley General de Administración Pública, significa que los actos y comportamientos de la Administración deben estar regulados por norma escrita, lo que significa, desde luego, el sometimiento a la Constitución y a la ley, preferentemente, y en general a todas las otras normas del ordenamiento -reglamentos ejecutivos y autónomos, especialmente-; o sea, en última instancia, a lo que se conoce como el "principio de juridicidad de la Administración"." Sala Constitucional de la Corte Suprema de Justicia, voto Nº 4310-92 de las catorce horas cinco minutos del diez de noviembre de mil novecientos noventa y dos. En ese sentido, revisadas las tareas que el Manual Descriptivo de Puestos de esa Institución establece para los profesionales en derecho al servicio del Departamento Legal, no encontramos dentro de sus obligaciones la defensa de servidores de ese Instituto, pues la asesoría legal brindada por estos profesionales se delimita a la atención de las consultas que le presenten cualesquiera clase de funcionarios de la Institución, según lo indicado en el mencionado Manual para cada uno de los puestos que componen el Departamento Legal:

 

"Atender y resolver consultas verbales y escritas que le presenten sus superiores, compañeros y público en general y brindar asesoría en materia de su especialidad."

 

De esta manera, la atención de consultas que describe el Manual Descriptivo para los puestos de abogado existentes en el Departamento Legal, claramente se enmarca dentro de lo que se conoce como asesoría legal, actividad que se restringe a la atención y resolución de consultas formuladas por diferentes instancias. Sobre el particular, este Organo Consultivo ha definido al asesor legal de la siguiente manera:

 

"...aquella persona que aconseja a otra mediante su dictamen." C-012-84, de fecha 6 de enero de 1984.

 

De lo anterior se extrae que, la labor de consulta prevista en el Manual, tiene una naturaleza muy distinta a la exigida para la defensa penal, en la cual se requiere una labor de patrocinio o representación de un sujeto en particular, acusado de la comisión de un delito o contravención; por lo tanto, aún partiendo de la premisa de que la enumeración de funciones que contempla el Manual Descriptivo de Puestos no sea taxativa, es decir, que no agota las labores propias de cada puesto, la labor de defensa de un servidor no resultaría acorde con la naturaleza del cargo que ocupan los abogados del Departamento Legal.

 

De esta manera, si los abogados de planta de ese Instituto asumieran la defensa penal de los antiguos integrantes de la Junta Directiva, se estaría violentando el principio de legalidad que rige para toda la Administración Pública -central y descentralizada-, pues se estarían utilizando fondos públicos en fines no previstos por ley.

 

En ese orden de ideas el acuerdo tomado por la Junta Directiva actual (Acuerdo ANº 97.103, de la sesión Nº 97.016 de fecha 7 de abril de 1997, artículo 6º), en cuanto ordenaba a la Institución brindar la asesoría legal necesaria a aquellos servidores que en cumplimiento de sus funciones y deberes fueran denunciados ante los tribunales de justicia, para lo cual -si las circunstancias así lo ameritaban- se permitía incluso la contratación de abogados externos transgredía gravemente el bloque de legalidad al cual está circunscrita la Administración; razón por la cual, la Contraloría General de la República ordenó la derogatoria del acuerdo supracitado, derogatoria que se realizó mediante Acuerdo de Junta Directiva ANº 98.178, tomado en sesión ordinaria Nº 98.047 de fecha 25 de setiembre del año en curso.

 

Lo anterior evidencia, a todas luces, que la defensa de los funcionarios arriba citados no puede ser asumida de manera alguna por la Institución a la cual Usted representa.” (énfasis agregado)

 

En el caso concreto de RECOPE, tenemos que del análisis de la normativa aplicable no se desprende la existencia de ninguna norma jurídica que habilite a los abogados de esa Empresa para que defiendan en sede penal a sus funcionarios en ninguna circunstancia, por lo que, de conformidad con el principio de legalidad, dicha posibilidad se encontraría vedada, aunque se trate de denuncias penales interpuestas contra los servidores por actuaciones realizadas en el ejercicio de sus funciones.

 

En este sentido, es importante señalar que, en criterio de esta Procuraduría, las funciones establecidas en el Manual Descriptivo de Puestos de RECOPE, tales como “tramitar procesos legales”, “asistir a los debates de los procesos”, “revisar los expedientes de procesos”, se refieren a cualquier clase de proceso legal o judicial en el que RECOPE sea parte, ya que dichos funcionarios están al servicio de la Empresa y no de los funcionarios cuando éstos deben responder en su carácter personal, como ocurre justamente con la responsabilidad de naturaleza penal, que es personalísima.

 

En este punto, es necesario recordar que la interpretación de las normas está sujeta una serie de reglas, establecidas en el artículo 10 del Código Civil y en el artículo 10 de la Ley General de Administración Pública.  Dentro de estas reglas, cabe destacar aquella que dispone que las normas deben ser interpretadas según el sentido propio de sus palabras y según la lógica, en relación con el contexto, los antecedentes históricos y legislativos y la realidad social del tiempo en que han de ser aplicadas. Asimismo, que la interpretación debe atender fundamentalmente a su espíritu y finalidad, en la forma que mejor garantice la realización del fin público a que se dirige, y que deben interpretarse e integrarse tomando en cuenta las otras normas conexas, la naturaleza y valor de la conducta y hechos a que se refiere.

 

Así las cosas, considera este Despacho que interpretar que los abogados de una institución o empresa pública se encuentran no solo al servicio de la entidad pública, sino también al servicio de sus funcionarios en procesos de carácter personalísimo –como lo son los procesos penales– resulta improcedente, en razón de que excede el contenido de las normas referidas a sus funciones.  Además, si se optara por una amplísima interpretación de la concepción normativa, podría interpretarse que los abogados de RECOPE tienen dentro de sus funciones la defensa de los funcionarios de esa Empresa en cualquier proceso legal, lo cual resulta irrazonable e inmanejable para el correcto desempeño de las funciones de la Asesoría Legal de RECOPE, toda vez que ello debe ser correctamente  entendido en el sentido de que se trata de procesos en los que esa institución es llamada a participar como parte, es decir, de asuntos de índole indiscutiblemente institucional.

 

Ahora bien, partiendo de que las funciones descritas en el Manual de Puestos, en términos generales, se refieren a la prestación de servicios a la Empresa, tenemos que, en los casos en los que algún tipo de servicio jurídico deba ser prestado a los funcionarios de RECOPE, la norma debe indicarlo de forma explícita y clara, de conformidad con el principio de legalidad.” (El resaltado no es del original)

 

Tal y como se observa, lo indicado en el dictamen de cita, en términos generales, resulta de aplicación a la consulta de marras, en cuanto a que la posibilidad de que los Asesores de la Dirección Jurídica del Registro Nacional representen en juicio a funcionarios de dicha Institución, que sean demandados por alguna actuación u omisión en el ejercicio de sus funciones, por principio de legalidad, está sujeta a que el ordenamiento jurídico así lo establezca.

 

Al respecto debemos indicar que las condiciones del ejercicio del cargo de los citados Asesores se encuentran determinadas en el Estatuto del Servicio Civil y su Reglamento, el cual en su artículo 50 establece que los servidores públicos cumplirán los deberes generales que expresamente les señalan el artículo 39 del Estatuto y el artículo 71 del Código de Trabajo, así como todos los que fueren propios del cargo que desempeñan, de conformidad con el Manual Descriptivo de Puestos y los reglamentos interiores de trabajo.

 

En ese sentido, a partir de la emisión de la Resolución DG-280-2007, dictada por la Dirección General del Servicio Civil (DGSC) el 29 de noviembre de 2007, dicha Dirección, en ejercicio de sus competencias legales creó el actual Manual de Clases Anchas, en el que se planteó una nueva estructura de clases para caracterizar las labores propias de los diferentes estratos profesionales, en la que se modificó la Resolución DG-173-2001, correspondiente al último  Manual de Clases de la Dirección General de Registro Nacional aprobado por la DGSC,  suprimiendo la clase de Asesor Jurídico y en su lugar estableciendo la de Profesional de Servicio Civil 2, especialidad Derecho.

 

De conformidad con lo dispuesto en el Manual de Clases Anchas los Profesionales de Servicio Civil 2, realizan las siguientes funciones:

 

“Diseñar y ejecutar investigaciones, proyectos, estudios, análisis y otras actividades propias del área de actividad del puesto, con el fin de implantar mejoras en los procesos de trabajo, atender requerimientos de los usuarios o resolver problemas diversos, en procura del logro de los objetivos y la misión organizacionales.

 

Tramitar gestiones variadas presentadas por los usuarios, en relación con el quehacer institucional y, particularmente, con el de la Unidad en la que labora.

 

 Asistir a reuniones, talleres y sesiones diversas de trabajo con superiores, compañeros y otros, con el fin de coordinar actividades, mejorar métodos y procedimientos de trabajo, analizar y resolver problemas que se presentan en el desarrollo de las labores, evaluar programas, actualizar conocimientos, definir situaciones y proponer cambios, ajustes y soluciones diversas.

 

 Atender y resolver consultas que, por diversos medios, le presentan sus superiores, compañeros y público en general, con el fin de orientarlos sobre los trámites, servicios y otros aspectos de interés para la institución y Unidad para la cual labora.

 

Coordinar las actividades que realiza con compañeros de trabajo y funcionarios de otras Dependencias, con el fin de lograr la integración de esfuerzos, consensuar intereses y trabajar en equipo para la consecución de objetivos organizacionales comunes.

 

Impartir actividades de capacitación a otros funcionarios sobre aspectos propios de su formación o área de actividad, con el fin de transmitir conocimientos, técnicas y metodologías que permitan mejorar el desempeño laboral y el desarrollo personal.

 

Colaborar en la implementación de sistemas de control interno en la Unidad donde labora, con el fin de disminuir el riesgo de que se cometan errores o deficiencias que atenten contra los objetivos organizacionales y el servicio a los usuarios.

 

Participar en comisiones institucionales o equipos de trabajo establecidos para resolver problemas o desarrollar proyectos, emitiendo criterios y ejecutando acciones concretas que coadyuven al logro de los objetivos trazados.

 

Comprobar la correcta aplicación de normas, disposiciones, leyes y reglamentos que regulan su campo de actividad.

 

 Redactar, revisar y firmar informes técnicos, memorandos, proyectos, normas, procedimientos, notas y otros documentos que surgen como consecuencia de las actividades que realiza, presentando las recomendaciones pertinentes.

 

Revisar, corregir y firmar documentos variados, producto de la labor que realiza y vela por su correcto trámite.

 

Dar seguimiento a los diferentes trabajos bajo su responsabilidad y vela porque éstos se cumplan de acuerdo con los programas, fechas y plazos establecidos.

 

 Analizar sistemas, instrumentos, métodos, procedimientos y registros, y propone los ajustes o cambios pertinentes.

 

Asistir, por indicación de sus superiores jerárquicos a diversas actividades de capacitación, orientadas a perfeccionar destrezas, adquirir conocimientos, adecuar conductas y favorecer su desempeño y desarrollo profesional.

 

Participar en la elaboración, desarrollo y seguimiento del Plan Anual Operativo de la Institución y de la Unidad en la que labora, sugiriendo prioridades y velando por que las actividades y proyectos planeados, se ajusten a las necesidades y objetivos institucionales, así como a los requerimientos de los usuarios.

 

Ejecutar otras tareas relacionadas con su formación o el área de actividad del puesto que ocupa.” (El resaltado no es del original)

 

Para efectos de entender adecuadamente las funciones enunciadas resulta necesario acudir al Manual de Especialidades emitido por la DGSC, específicamente en el apartado denominado “Derecho” que es el que resulta aplicable al puesto de Asesor de la Dirección Jurídica del Registro, en el cual se indica lo siguiente:

 

1. DEFINICIÓN

 

Conceptúa aquella actividad relativa a puestos con deberes y responsabilidades que se enmarcan dentro de un contexto en donde es imperativo el cumplimiento del conjunto de leyes, principios, preceptos, reglas y normativas que atañen a la relación entre las personas físicas y jurídicas en forma genérica o específica.

 

Implica la creación de procedimientos, métodos y sistemas normativos de aplicación y acatamiento obligatorio que regulen la relación en los distintos campos del quehacer y marcar pautas o lineamientos de interpretación y aplicación que sean congruentes con el marco jurídico. Incluye además, labores de asesoría destinadas a garantizar la legitimidad de la actuación, tanto de la administración como de los administrados y las relaciones que se generan.

 

2. CARACTERISTICAS

 

El objetivo que persigue la actividad es servir de ente regulador entre las relaciones que se establecen entre la organización y los usuarios del servicio, con el fin de asegurar la legalidad de la actuación y la aplicación del conjunto de leyes. Para cumplir con estos aspectos, las tareas que por lo general son inherentes a los puestos se enmarcan dentro del contexto de la aplicación, interpretación, análisis de los reglamentos, disposiciones, leyes, normativas, principios y otros, que se dan en las relaciones entre las personas físicas y jurídicas fundamentalmente y, su relación en los servicios que brinda la organización.

 

Los ocupantes de estos puestos, pueden actuar como asistentes o en su defecto, como profesionales o como miembros de un equipo multi e interdisciplinario (por lo general, trabajadores sociales, psicólogos, sociólogos, administradores, criminólogos, ingenieros y otros); fungiendo como asesores en lo referente a interpretación de la normativa legal vigente en una determinada actividad de la Administración Pública, en actividades inmersas en los campos del Derecho Laboral, Administrativo, Aduanero, Constitucional, Penal u otro.

 

Usualmente, están revestidos de autoridad técnica en los pronunciamientos que se derivan de su gestión y los mismos, dada su cobertura e impacto, son de acatamiento general. En el caso de los asistentes, se desenvuelven bajo procedimientos que vienen de su superior y la responsabilidad final está reservada para el profesional.” (El resaltado no es del original)

 

Ahora bien, del estudio y análisis tanto del Manual de Clases Anchas como del Manual de Especialidades, se observa que todas las funciones asignadas al puesto que ocupan los Asesores de la Dirección Jurídica del Registro, refieren a actividades que se realizan para la Institución, en aras de colaborar con el quehacer de la misma y cumplir así con las competencias que se le han asignado por nuestro ordenamiento jurídico, buscando la satisfacción del interés público, por lo que toda función asignada a dicho puesto debe ser entendida dentro de dicho marco de acción.

 

Así las cosas, aun tomando en consideración lo dispuesto expresamente por el numeral 103 del Reglamento al Estatuto del Servicio Civil en cuanto a que la descripción y especificación de clase no es restrictiva ni limitativa de las tareas y características del puesto y que el propio Manual abre la posibilidad de que se le asignen al profesional la realización de otras  tareas relacionadas con su formación o el área de actividad del puesto que ocupa, considera esta Procuraduría que toda función que se le asigne a dichos funcionarios debe entenderse dirigida a la prestación de un servicio a la Institución, por lo que no resultaría plausible derivar de la normativa citada que los Asesores del Dirección Jurídica del Registro puedan ejercer la defensa de otros funcionarios en su carácter personal.

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En este sentido, obsérvese que en la descripción de las características de la especialidad derecho se indica  que el objetivo  de la actividad es el de servir de ente regulador de las relaciones entre la organización –entiéndase entidad pública-  y los usuarios  del servicio, asegurando así la legalidad de la actuación, circunscribiendo las funciones realizadas por estos profesionales dentro del marco de las relaciones que se dan entre las personas físicas y jurídicas y su relación en los servicios que brinda la organización, por lo que podemos afirmar que cada una de las funciones  desarrolladas por los Asesores Jurídicos del Registro  deben perseguir la satisfacción y el resguardo del interés público institucional, quedando vedada la posibilidad de que éstos defiendan  en juicio cualquier otro interés de naturaleza privada, tales como  los intereses personales de otros funcionarios, aunque éstos hayan sido demandados por actuaciones en el ejercicio de sus funciones, ya que dicha labor excedería el contenido de las normas existentes referidas a sus funciones.

 

B.                Respecto a la posibilidad de contratar abogados externos para la defensa de un funcionario del Registro Nacional que ha sido demandado en un proceso judicial por actuaciones realizadas en el ejercicio de su función.

 

Este segundo tema corresponde a materia de contratación administrativa y manejo de fondos públicos, sobre los cuales la Contraloría General de la República (CGR) ostenta competencias específicas y excluyentes de raigambre constitucional.  Al respecto hemos señalado:

 

“(…) II.-

IMPOSIBILIDAD DE EJERCER LA FUNCIÓN CONSULTIVA EN EL TEMA CONSULTADO.

 

 En relación con el asunto consultado, el Órgano Asesor es incompetente para emitir un dictamen, en vista de que estamos frente a un asunto en el cual la Contraloría General de la República ejerce una competencia prevalente, exclusiva y excluyente. Como es bien sabido, de conformidad con el artículo 184 constitucional y la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República, es a este Órgano que le corresponde pronunciarse sobre aquellos asuntos donde está de por medio el uso correcto de los fondos públicos y la materia presupuestaria, así como sobre la materia de contratación administrativa. En este sentido, este Órgano Asesor, en varios dictámenes, ha seguido esta línea de pensamiento. En efecto,  en las opiniones jurídicas OJ-016-98 del 6 de marzo de 1998  y OJ-083-98 del 2 de octubre de ese mismo año, expresamos que la Contraloría General de la República es el órgano encargado constitucionalmente de la vigilancia de la Hacienda Pública y legislativamente, de conformidad con su Ley Orgánica, artículos  4 y 12,  por lo que los criterios que emite son de acatamiento obligatorio para la Administración Pública, lo cual se ve claramente plasmado en el citado artículo 12 que establece:

 

“La Contraloría General de la República es el órgano rector del ordenamiento de control y fiscalización superiores, contemplados en esta ley. Las disposiciones, normas, políticas y directrices que ella dicte, dentro del ámbito de su competencia,  son de acatamiento obligatorio y prevalecerán sobre cualquiera otras disposiciones de los sujetos pasivos que se le opongan. (…)” (Las negritas no corresponden al original).

 

A mayor abundamiento,   en la sentencia número 2398-91, de las quince horas veinte minutos del trece de noviembre de mil novecientos noventa y uno, el Tribunal Constitucional definió la competencia de la Contraloría General de la República en la materia así:

 

“En primer término, conforme a lo establecido en la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República, la Ley de la Administración Financiera de la República y el Reglamento de la Contratación Administrativa, corresponde a la Contraloría General, ejercer las funciones de fiscalización y control en todo lo que concierne a los procedimientos de contratación administrativa”. (Nº C-339-2005 del 30 de setiembre del 2005)

           

Ahora bien, en un afán de colaboración, a continuación se transcribe el oficio DJ-2170-2010, emitido por la División Jurídica de la Contraloría General de la República, en el que se analizan una serie de aspectos atinentes al tema consultado:

 

 “(…)

               En este sentido, el valor fundamental que se debe analizar es la mejor satisfacción del interés público para poder aplicar la habilitación que da la norma reglamentaria para que la Administración contrate directamente esos bienes o servicios ahí mencionados. Lo que quiere decir que aplicando el principio de eficiencia, no se debe tratar de realizar un procedimiento ordinario de concurso, donde el ordenamiento jurídico estableció que resulta inoperante, ya que el fin público puede verse afectado si no se atiende en tiempo la necesidad pública que lo ha generado.

 

El numeral 131 inciso f) ya citado, configura uno de estos supuestos donde la Administración puede contratar directamente los bienes o servicios que la norma delimita, sin que sea necesario siquiera que la Contraloría General de ningún tipo de autorización. Esta excepción obedece a la necesidad de “atención urgente de gestiones judiciales”. Así pues, la ratio legis la encontramos en la especial defensa de los intereses públicos en los estrados judiciales.

 

Llamamos “especial defensa” porque no se trata aquí de los procesos ordinarios que tramita una administración, sino casos excepcionales que pueden afectar su hacienda. Y el otro elemento fundamental es que se trate de “intereses públicos” excluyendo por supuesto todo interés particular o personal de quienes dirijan o representen a la persona pública.

 

En este sentido, debe tenerse presente que los casos a los que hace referencia el numeral 131 inciso f) son principalmente, para el caso de la consulta, aquellos de defensa del interés del municipio y solamente procederá el contrato de abogados para la defensa de su dirección o representación cuando estemos en presencia de intereses públicos en donde defendiendo a la persona de derecho público, concomitantemente se defiende la persona física que lo representa o dirige.

 

Sobre lo dicho, aportamos copia del oficio 14885 del 14 de diciembre de 2007, en donde se estableció una delimitación clara de los alcances del numeral 131 inciso f) ya citado, estableciendo lo siguiente:

 

1.      “La contratación debe darse para atender de manera pronta e impostergable una gestión judicial: efectivamente los asuntos que deben ser atendidos deben referirse a casos eminentemente judiciales, con lo cual no es válido aplicar este supuesto extensivamente a aquellos asuntos jurídicos que se tramiten a nivel administrativo, aun cuando puedan éstos derivar eventualmente en un proceso judicial. Véase que la norma reglamentaria señala explícitamente que se refiere a gestiones judiciales, no jurídicas, con lo cual su ámbito de aplicación se encuentra circunscrito a los asuntos relativos a un juicio, a la administración de justicia o a la judicatura (según lo expresa la Real Academia Española de la Lengua).

 

2.      La tramitación del asunto judicial deben ser pronta e impostergable. En ese sentido, se aclara que estamos frente a situaciones excepcionales en donde se recibe una notificación judicial que obliga a la entidad a involucrarse de manera inmediata —en cualquier condición procesal— al asunto que se ventila en los Tribunales de Justicia. No contempla esta causal, situaciones ordinarias, propias o derivadas del giro o de la función pública que desempeña la respectiva institución, como lo sería el caso de la contratación de servicios de abogados o notarios externos en un banco o cualquier dependencia, para atender diligencias de cobro judicial, escrituras por trámites crediticios, entre otros.

 

3.      La contratación procede, en la medida en que no hay ningún funcionario en capacidad de tramitar el asunto: esto puede darse por un impedimento o por casos de inopia, por mencionar algunos ejemplos, pero debe acreditarse razonadamente esta imposibilidad material para atender el caso con recursos humanos propios.

 

4.      El asunto debe requerir una atención inmediata, caso contrario debe acudirse al procedimiento ordinario respectivo. Reiteramos, debe ser una gestión judicial que no puede dejar de ser atendida en un plazo cercano, lo que amerita que ante la falta de recurso humano propio, se deba acudir a la contratación directa, para garantizar la participación procesal oportuna de la entidad involucrada.

 

5.      De tratarse de la atención ordinaria de cualquier tipo de proceso judicial que se derive de las actuaciones administrativas con ocasión del giro institucional, debe planificarse su diligenciamiento a través del recurso humano que labora internamente en la entidad o en su caso, contratar los servicios por las vías ordinarias del concurso que proceda por el monto.”

 

Recientemente esta División resolvió una consulta sobre el mismo tema y determinó lo siguiente:

“Por otra parte, es menester aclararle al gestionante que esta Contraloría General ha mantenido el criterio de que, para casos excepcionales, las municipalidades puedan contratar abogados para la defensa penal de sus funcionarios públicos, bajo las siguientes condiciones, y siguiendo los procedimientos de contratación respectivos:

 

1.-        Que el funcionario o funcionarios demandados penalmente hayan actuado en estricto cumplimiento o ejercicio de las funciones o deberes que resultan de su competencia.

 

2.-        Que al asumir la defensa penal de los funcionarios públicos por cuenta de la Entidad, se haya corroborado que tal medida contribuirá a que en el futuro no se causen mayores perjuicios económicos para ésta, o que con una profesional y pronta defensa penal de los funcionarios representantes de la institución, se evite una condenatoria mayor en perjuicio de los intereses de la entidad.

 

3.-        En el evento de que el funcionario público defendido penalmente con fondos públicos, no obstante la previsión de la Administración del resultado positivo de su gestión, resulte condenado por actuaciones que –al final del juicio, una vez establecida la verdad real de los hechos- evidencien que su proceder se apartó del estricto cumplimiento de sus funciones o deberes de la función y ello sea la consecuencia de su condenatoria, deberá restituirle a la institución  los gastos en que ésta incurrió en su defensa. A tal efecto, al facilitarle esa defensa la Administración deberá asegurarse ese resarcimiento, en caso de una condenatoria en contra del funcionario.” Ver oficio 4904 del 27 de mayo de 2010

 

Dicho lo anterior, estimamos que es posible contratar abogados externos para que representen a los miembros del Concejo Municipal o al Alcalde en procesos judiciales, en virtud del artículo 131 inciso f) del Reglamento a la ley de Contratación Administrativa, cuando no se cuente con el personal idóneo para tal efecto.”

 

Para finalizar, consideramos importante resaltar que la Contraloría General de la República ha señalado que dicha posibilidad se encuentra limitada, únicamente, a situaciones relacionadas de modo indisoluble con el ejercicio de las funciones administrativas y que la misma resulte indispensable para la adecuada defensa de los intereses institucionales, de manera tal que exista un riesgo claro de que una eventual condenatoria del funcionario pueda implicar una responsabilidad concomitante para la Administración y que resulta necesario que, en cada caso concreto, se valore  el costo de oportunidad, de manera tal que el gasto en pago de honorarios resulte razonable en relación con el eventual perjuicio que podría sufrir la Administración, en caso de que se dicte una resolución contraria al funcionario, así como otras condiciones que indica la CGR y que igualmente deben tomarse en cuenta.

 

 

III.      CONCLUSIONES:

 

1.           Los Asesores de la Dirección Jurídica del Registro Nacional, únicamente, están autorizados por nuestro ordenamiento jurídico para realizar funciones al servicio de la Institución que busquen la satisfacción y el resguardo del interés público.

 

2.           Por principio de legalidad no es viable que los Asesores de la Dirección Jurídica del Registro Nacional defiendan a otros funcionarios, aunque estos hayan sido demandados por actuaciones en el ejercicio de su función, dado que no existe una norma jurídica que así lo habilite.

 

3.           La Contraloría General de la República ostenta una competencia exclusiva y excluyente en materia de contratación administrativa, por lo que esta Procuraduría se encuentra imposibilitada para emitir un criterio respecto a la posibilidad de contratar abogados externos para la defensa de los funcionarios del Registro Nacional cuando sean demandados en su carácter personal por actuaciones realizadas en el ejercicio de sus funciones.

 

De usted con toda consideración, suscribe atentamente,

 

 

 

 

Xochilt López Vargas

Procuradora                                                                                   

 

 

 

XLV/ohm