18 de abril del 2018

C-072-2018

 

 

Licenciada

Guisella Zuñiga Hernández

Coordinadora del Consejo Municipal y Secretaria

Municipalidad de Cartago

 

 

Estimado señor:

 

 

            Con la aprobación del señor Procurador General, me es grato referirme a su Oficio N° SGC-MEM-175-17 de fecha 20 de febrero del 2017, según el cual requiere criterio jurídico respecto a las siguientes interrogantes:

 

 

1.                  Puede un Concejo Municipal aplicar en el proceso de evaluación y calificación de servicios del secretario del Concejo, los formularios dispuestos para esos mismos fines que se diseñan para el sector administrativo y que dependen del alcalde?

 

2.                  Como califica un Concejo Municipal de un nuevo período constitucional, a ese funcionario (secretario del concejo), si parte del proceso de calificación y evaluación implica un período importante en el que el Concejo Municipal era ocupado por otros miembros de otro período constitucional?

 

 

3.                   Puede un Concejo Municipal suspender o dilatar el proceso de calificación de servicios de la secretaría del concejo, en caso que considere que requiere de un reglamento específico para esos efectos y de los formularios correspondientes, sin afectar el salario de esos funcionarios en la medida que la evaluación y calificación de servicios se traduce en la posibilidad de un incremento salarial?

 

 

De previo a referirnos sobre el particular, ofrecemos disculpas por el atraso en la emisión del criterio solicitado, todo justificado en razón del alto volumen de trabajo que maneja esta Procuraduría.

 

Se acompaña criterio jurídico emitido por el MSc. Wilberth Quesada Garita, Encargado de la Unidad Resolutora.

 

 

I.                   LOS FORMULARIOS DISEÑADOS PARA LA EVALUACION Y CALIFICACION DE LOS FUNCIONARIOS MUNICIPALES SON APLICABLES TAMBIEN PARA EL SECRETARIO DEL CONCEJO

 

La primer interrogante versa sobre los mecanismos diseñados para evaluar y calificar al Secretario del Concejo.  Específicamente se consulta si se pueden utilizar los mismos formularios que se aplican en el sector administrativo por parte del Alcalde.

 

Cada Concejo Municipal dispone de un secretario cuyo nombramiento y remoción le está legalmente atribuído a este órgano deliberativo, así lo dispone el ordinal 53 del Código Municipal.

 

Este funcionario tiene como competencia esencial asistir a las sesiones del Consejo, levantar las actas de dichas reuniones, transcribir, comunicar o notificar los acuerdos del Consejo, extender las certificaciones solicitadas a la Municipalidad, y además cualquier otra función que le encarguen las leyes, los reglamentos internos y el Consejo Municipal.

 

Como se ha reiterado en números pronunciamientos de este órgano Superior Consultivo, el Secretario, al igual que el Contador y Auditor, solo dependen del Concejo en cuanto a nombramiento, remoción y en general, en orden a la potestad disciplinaria.  De modo tal que, el Secretario está sujeto a las directrices administrativas, instrucciones, circulares y cualquier procedimiento diseñado que regule la prestación de servicio a lo interno de la corporación municipal.

 

Como parte integral de esa relación de servicio, se encuentra la aplicación de los instrumentos e insumos idóneos que permiten al superior jerárquico evaluar y calificar a los funcionarios administrativos, del cual forma parte obviamente el Secretario del Concejo.

 

En ese sentido, es obvio que los manuales e instrumentos diseñados para evaluar y calificar a los funcionarios administrativos son de aplicación también para el Secretario del Consejo, dado que lo que lo diferencia del resto de servidores municipales son únicamente las funciones que desempeña, que son de estricta asistencia al órgano deliberativo, y además que su nombramiento y remoción son competencia de ese mismo órgano.

 

No obstante, el procedimiento o mecanismo para calificarlo es igual que el que se aplica para el resto de los funcionarios administrativos del ente municipal.

 

 

II.                SOBRE LA EVALUACIÓN Y CALIFICACIÓN QUE DEBE REALIZAR EL CONCEJO MUNICIPAL CUANDO ESTE RECIENTEMENTE HA INICIADO SU PERIODO CONSTITUCIONAL

 

La segunda interrogante refiere a la forma en que debe calificar el Concejo Municipal que recién inicia periodo constitucional al Secretario de ese órgano deliberativo.

 

Este punto ya había sido analizado por este órgano asesor precisamente en una  consulta planteada por la misma Municipalidad de Cartago, y al no encontrar ningún motivo o razón que nos haga variar el criterio vertido,  reiteramos lo indicado en su oportunidad en el Dictamen C-085-2011 ya conocido por ese municipio.

 

Precisamente, cuando se realizó esa consulta a éste órgano asesor, se remitió el oficio AJM-076-2010, mediante el cual el Lic. Julio César Monge Gutiérrez, encargado en su momento del Área Jurídica de la Municipalidad de Cartago, nos puso en conocimiento el procedimiento diseñado para el Concejo Municipal con el fin de que éste órgano deliberativo pudiera evaluar y calificar al Contador, Auditor y al Secretario del Concejo  cuando no se tuviera conocimiento del desempeño de estos funcionarios, en virtud del recién nombramiento de los integrantes del  órgano municipal.  Dicho procedimiento fue avalado en su oportunidad por este órgano asesor con algunas adiciones.  Consideramos que este procedimiento sigue siendo el adecuado para solventar el vacío descrito:

 

 

1.             El Concejo deberá utilizar actas donde haya quedado documentada la actuación de los funcionarios, las cuales servirán de fundamento para la calificación de servicios otorgada en cada caso concreto de forma objetiva y razonable.  Al respecto debe agregarse que se sobreentiende que este punto resulta aplicable cuando efectivamente exista registro en las actas de la labor desplegada por los servidores dentro del periodo a calificar, así como que la misma sea suficiente como para poder emitir un criterio debidamente fundamentado.  También es pertinente acotar que los Departamentos u Oficinas de Recursos Humanos de las Municipalidades cuentan con registros actualizados de los expedientes personales de todos los servidores municipales, donde se consignan, entre otras cosas, asuntos o aspectos relacionados con nombramientos, calificaciones, promociones, medidas disciplinarias, permisos, etc.  Esa información puede ser un elemento valioso a efecto de que el nuevo Concejo pueda formarse un criterio objetivo respecto al desempeño laboral de los funcionarios de cita.

2.             El Concejo Municipal puede disponer la integración de una comisión especial de regidores para que analicen la documentación que ampare las evaluaciones del Concejo Municipal.  Dicha Comisión deberá rendir el dictamen al órgano colegiado, utilizando para ello el formulario emitido por el Departamento Municipal de Recursos Humanos.  El puntaje otorgado a cada ítem del formulario deberá de estar debidamente fundamentado y por escrito.  Este Órgano Asesor considera importante adicionar que los regidores - al ser un cargo de elección popular -, pueden ser reelegidos, esto de conformidad con el ordinal 14 del Código Municipal.  En consecuencia, en el supuesto de que existan regidores que sean reelegidos en sus respectivos cargos, y que a causa de ello tengan conocimiento de las labores desempeñadas por el Contador, Auditor y Secretario del Consejo, resultaría pertinente que ellos también integren la comisión encargada de realizar el estudio, pues si cuentan con elementos objetivos para poder efectuar la evaluación y calificación de los servidores citados.

3.             La comisión de marras debe someter los formularios de calificación a conocimiento, análisis, discusión, posible modificación y aprobación del Concejo Municipal. 

4.             Una vez aprobada la calificación, debe citarse al funcionario evaluado a una sesión del Concejo Municipal, para que a través del Presidente de dicho Concejo, se le explique el puntaje otorgado en cada ítem del formulario de calificación. Posteriormente el servidor deberá de acusar con su firma y fecha la entrega de la evaluación y calificación de servicios por parte del Concejo Municipal.   

5.             En el caso de que el Contador, el Auditor, o el Secretario del Concejo se encuentren disconformes con la calificación obtenida, de conformidad con los ordinales 153, 154 y 156 del Código Municipal, pueden interponer los recursos de revocatoria y apelación en contra del acuerdo del Concejo que la haya aprobado, esto dentro de los 5 días hábiles siguientes a que les haya sido comunicada la calificación.  El Concejo deberá conocer la revocatoria en la sesión ordinaria siguiente a la presentación, y la apelación será conocida por el Tribunal Superior Contencioso-Administrativo.

 

 

En virtud de la falta de previsión normativa o reglamentaria municipal que señale un procedimiento definido para que un Concejo que recién inicia funciones evalúe y califique a aquellos funcionarios a su cargo y de los cuales no conozca su desempeño, no se advierte obstáculo alguno para que se implemente el anterior mecanismo de evaluación toda vez que el mismo resulta pertinente y conforme con los principios de lógica, conveniencia y razonabilidad, a efecto de que el Concejo Municipal pueda contar  con parámetros  objetivos, confiables, y veraces a efecto de medir el rendimiento laboral de cada uno de los funcionarios bajo su supervisión. Ello le permitirá alcanzar los fines contenidos en el artículo 136 del Código Municipal.

 

Congruente con lo anterior, es dable acotar que  la Ley General de Administración Pública,  mediante el ordinal 7 inciso 1 le reconoce a los principios generales  de derecho no solamente el carácter de fuente formal no escrita del ordenamiento jurídico sino que también le atribuye fuerza vinculante en la medida en que la faculta a crear derecho, pues vienen a desempeñar en muchas ocasiones una función integradora junto con el resto de normas escritas que contempla nuestro ordenamiento jurídico.

 

Por otra parte, como ya lo había manifestado este Órgano Asesor en otras oportunidades, si la Municipalidad considera conveniente implementar, desarrollar, o bien adicionar algunos aspectos que permitan una mejora sustancial en  el sistema de calificación y evaluación  de los servidores municipales,  nada obsta a que lo hagan haciendo uso de la potestad reglamentaria atribuida a las Municipalidades, a tenor de los artículos 4 inciso a) y 13, incisos c) y d) del Código Municipal.  La utilidad de la potestad reglamentaria radica precisamente en la necesidad de completar o complementar lo establecido en las leyes de una manera ágil y eficaz.  Lo anterior, obviamente respetando los parámetros legales establecidos en ese cuerpo normativo, ello a efecto de no incurrir en transgresiones al principio de legalidad que permea todo el quehacer administrativo.

 

 

III.             EL CONCEJO NO PUEDE SUSPENDER LA CALIFICACION DE SERVICIOS DEL SECRETARIO ADUCIENDO VACIO NORMATIVO

 

Finalmente, la tercera inquietud planteada versa sobre la posibilidad de que el Concejo Municipal pueda suspender, o dilatar el proceso de calificación de servicios de la Secretaría del Concejo, en caso de que considere se requiere de un reglamento específico para esos efectos, sin afectar el salario de esos funcionarios, tomando en consideración que la calificación de servicios representa un incremento salarial.

 

No es jurídicamente procedente suspender o dilatar el proceso de calificación de servicios de ningún funcionario municipal.  Todos los servidores municipales, sin exclusión alguna, tienen derecho a ser evaluados y calificados anualmente.  No solamente es un derecho, sino también una obligación a cargo de los superiores jerárquicos dispuesta en forma legal.

 

Esa obligación legal está dispuesta en el ordinal 135 y 146 del Código Municipal, los cuales indican:

 

“Artículo 135.- (Evaluación y Calificacion Servicios. Anual a Cargo de Recursos Humanos). Los trabajadores municipales comprendidos en la presente ley tendrán anualmente una evaluación y calificación de sus servicios.  Para tal fin, la Oficina de Recursos Humanos confeccionará los formularios, previa consulta al alcalde municipal, a quien le corresponderá elaborarlos donde no exista esta Oficina.”

 

“Artículo 146.- (Servidores Municipales. Derechos.) Los servidores municipales protegidos por esta ley gozarán de los siguientes derechos, además de los dispuestos en otras leyes:

 

a)…

 

i)                   Tendrán derecho a una evaluación anual del desempeño de sus labores). (ver arts. 136 y 137)”

 

 

Precisamente, esa evaluación y calificación anual de servicios representa un reconocimiento a los servidores, un estímulo para impulsar la eficiencia, la capacitación, y se traduce también en aumento de sueldo, ascensos, etc.  Así lo dispone el ordinal 136 de ese cuerpo normativo.

 

La evaluación y calificación de servicios constituye una apreciación del rendimiento del servidor en cada uno de los factores que influyen en su desempeño, y opera en una doble vía, le sirve al superior jerárquico para poder determinar el grado de eficiencia que tiene el servidor a su cargo, y a su vez, constituye un elemento de motivación para el empleado que es evaluado, en el tanto esa supervisión se traduce en una serie de beneficios para quien se somete a ello.

 

Indiscutiblemente, uno de los principales beneficios que reporta la calificación es ese incentivo que se traduce en un incremento al salario cuando el resultado de la calificación así lo permite.  De hecho, la remuneración ha sido considerada la contraprestación más importante que recibe el trabajador a cambio de su fuerza de trabajo.  En ese sentido, no sería jurídicamente procedente suspender o retrasar la calificación anual de ningún servidor municipal.

 

Igualmente, la evaluación y calificación de servicios es anual, y la oficina de Recursos Humanos debe velar porque cada jefe cumpla con dicha disposición, así lo dispone el ordinal 137 del Código Municipal.

 

En síntesis, no podría el Consejo Municipal negarse a realizar la calificación al Secretario aduciendo que no tiene conocimiento de su desempeño, o bien porque no existe un Reglamento que regule la situación descrita con antelación (inicio de funciones de un nuevo Concejo).  Esa situación implicaría un claro quebranto a los derechos laborales del servidor municipal.

 

 

CONCLUSIONES

 

En virtud de las anteriores consideraciones, este Despacho concluye lo siguiente:

 

1.                  Los manuales e instrumentos diseñados para evaluar y calificar al personal administrativo de las Municipalidades, son de aplicación también para el Secretario del Concejo, en el tanto éste también forma parte de la estructura orgánica administrativa del Municipio.

 

2.                  En razón de que el Código Municipal no contempla un procedimiento definido para que el superior (Concejo Municipal) que recién inicia en sus funciones evalúe y califique a aquellos funcionarios a su cargo y de los cuales no conozca su desempeño, y al no existir ninguna norma en nuestro ordenamiento que pueda resultar aplicable por analogía, consideramos adecuado utilizar el procedimiento que ha sido expuesto.

 

3.                  La evaluación y calificación anual del funcionario municipal es un deber y un derecho contemplado en el Código Municipal, no siendo jurídicamente procedente suspender o retrasar ese procedimiento aduciendo falta de conocimiento del servidor, o vacíos normativos.

 

 

 

Atentamente,

 

 

 

 

MSc. Maureen Medrano Brenes

Procuradora Adjunta

 

 

 

 

MMb/amc