29 de junio de 2020

C-248-2020

Doctora

Norma Meza Rojas

Presidente

Colegio de Profesionales en Nutrición

Estimado Señor:

          Con la aprobación del señor Procurador General de la República damos respuesta al oficio CPNCR-DE-76-2020 de 12 de junio de 2020.

          Mediante oficio CPNCR-DE-76-2020 de 12 de junio de 2020 se nos comunica el acuerdo de la Junta Directiva del Colegio de Profesionales en Nutrición tomado el 2 de junio pasado y mediante el cual se consulta sobre los siguientes extremos:

          ¿Puede un Colegio Profesional realizar una Asamblea General en forma virtual si su Ley Orgánica no lo contempla y cuando a juicio exclusivo de su Junta Directiva sea necesaria la celebración virtual y no presencial?

          Sí puede celebrar la Asamblea General en forma virtual ¿se pueden señalar requisitos que se deben cumplir para realizarse?

     ¿Puede una Asamblea General virtual conocer cualquier asunto o debe indicarse cuáles asuntos no puede conocer la Asamblea Virtual?

          Conforme el artículo 4 de la Ley Orgánica de la Procuraduría General de la República, se adjuntó el criterio de la asesoría legal externa, oficio sin número fechado 10 de junio de 2020.

          Con el objeto de atender la consulta planteada, se hacen las siguientes consideraciones: A. POSIBILIDAD EXCEPCIONAL DE CELEBRAR UNA ASAMBLEA GENERAL DE MODO VIRTUAL, Y B. EN ORDEN A LOS ASUNTOS QUE PUEDE CONOCER UNA ASAMBLEA VIRTUAL.

A. POSIBILIDAD EXCEPCIONAL DE CELEBRAR UNA ASAMBLEA GENERAL DE MODO VIRTUAL.

          La posibilidad de que los colegios profesionales puedan celebrar sus asambleas generales de forma virtual no ha sido regulada por el Legislador. Tampoco la Ley N.° 8676 de 18 de noviembre de 2008, Ley Orgánica del Colegio de Profesionales en Nutrición, contempla la posibilidad de que dicha corporación profesional pueda celebrar sus asambleas de forma virtual.

          En este sentido, debe advertirse que los numerales 17 y 18 de la Ley N.° 8676 han establecido que, en el acto de convocatoria, sea para la Asamblea General Ordinaria o la Extraordinaria, debe hacerse mención expresa del sitio donde se ha de realizar tal Asamblea, lo cual implica que dicho acto debe realizarse, en principio, de forma presencial.

          A pesar de lo anterior, debe indicarse que ya se ha admitido, sin embargo, que bajo circunstanciales excepcionales, verbigracia una declaratoria de emergencia, los colegios profesionales pueden acudir a las nuevas tecnologías para celebrar sus asambleas de forma virtual. Al respecto, cabe citar lo indicado en el dictamen C-207-2020 de 7 de junio de 2020 – que reitera lo dicho en el dictamen C-112-2020 de 31 de marzo de 2020-:

Lo que sí podría implementarse, tal como se dijo en el dictamen C-112-2020, es un mecanismo electrónico que permita, de forma excepcional y dada la declaratoria de emergencia, la celebración de la totalidad de la asamblea ordinaria, garantizando, en todo momento, las formalidades que al efecto exige para el caso del Colegio de Químicos, la Ley 8412.

          No obstante, debe indicarse que si bien es claro que la Ley no ha habilitado la posibilidad de que los colegios profesionales realicen sus asambleas generales de forma virtual, podrían existir circunstancias excepcionales y extraordinarias bajo las cuales, se justificaría su celebración. Esto en orden de garantizar la continuidad y regularidad del funcionamiento del respectivo ente. (Ver el dictamen C-185-2020 de 22 de mayo de 20209

          Luego, particularmente, ante un impedimento que, por causa de caso fortuito o fuerza mayor, obste para que la Asamblea General se realice de forma presencial; sería procedente, entonces, que dicha Asamblea sesione virtualmente. Esto cuando sea necesario para garantizar el funcionamiento del respectivo colegio profesional y el cumplimento de los fines que la Ley le ha encomendado.

          De seguido, debe apuntarse que, conforme el artículo 3 de la Ley N.° 8676, dentro de las finalidades fundamentales del Colegio de Profesionales en Nutrición es regular el ejercicio de dicha profesión, velar por el cumplimiento del código de ética y de las buenas prácticas profesionales y la defensa de los derechos de los profesionales en Nutrición. Como se acotó en el dictamen C-203-2015 de 5 de agosto de 2015 en relación con las corporaciones profesionales en general, el Colegio de Nutricionistas tiene por finalidad, entonces, la defensa de intereses jurídicos, sociales, económicos y académicos referentes a determinado género de profesionales. Así se comprende que, si por circunstancias excepcionales y extraordinarias no pudiera sesionar la Asamblea General de ese colegio profesional, se pondría en riesgo la posibilidad real de esa corporación de cumplir sus fines, lo cual implicaría, eventualmente, un grave daño para el colectivo de profesionales en Nutrición. Ergo, es evidente que el hecho de que un colegio profesional, verbigracia el de Nutricionistas, no pueda funcionar adecuadamente, podría ir en perjuicio de aquel gremio profesional.

          Así las cosas, es notorio que en el supuesto de que, por virtud de un caso fortuito o una fuerza mayor, verbigracia una declaratoria de emergencia, no pudiera celebrarse una Asamblea General del Colegio de Nutricionistas y la celebración de dicha asamblea fuese necesaria para garantizar el continuo y buen funcionamiento de esa corporación, sería procedente, entonces, que, con carácter excepcional, se celebre dicha Asamblea General de forma virtual.

          En este orden de ideas, se impone denotar que la relevancia y trascendencia de la Asamblea General del Colegio de Profesionales en Nutrición no puede ser soslayada. El artículo 22 de la Ley N.° 8676 ha establecido las importantes funciones que tiene la Asamblea General del Colegio de Profesionales en Nutrición en materia de aprobar y revocar nombramientos en la Junta Directiva y otros órganos del Colegio, examinar los actos de la Junta Directiva, fijación de la cuota, aprobación del Código de Ética y de los reglamentos internos, aprobación del presupuesto anual y de la organización interna del Colegio.

          Ahora bien, es claro que el hecho de que una Asamblea General de un colegio profesional eventualmente se realice de forma virtual, no libera al Colegio de cumplir con las formalidades necesarias para la respectiva convocatoria, y que están reguladas en los artículo 17 y 18 de la Ley N:° 8676. En consecuencia, para convocar a una Asamblea General virtual, se debe elaborar un acto de convocatoria suscrito por la Secretaría de la Junta Directiva del Colegio y que debe ser publicado, al menos una vez, en el diario oficial La Gaceta, así como en un periódico de circulación nacional, con un mínimo de diez días hábiles de antelación a la fecha programada. La publicación deberá contener, como mínimo, los puntos por conocer, la fecha y la hora de la primera y la segunda convocatorias.

          En el mismo orden de ideas, debido a que, en el caso de una Asamblea General virtual, ésta no se realizará en un sitio físico – tal y como está previsto originalmente en la Ley N.° 8676, el acto de convocatoria para una Asamblea Virtual debe indicar que la asamblea se realizara de esa forma y las razones que justificarían tal decisión. Además, debe proveer la forma en que los colegiados pueden ingresar en la respectiva plataforma para acreditarse y participar. Esto para garantizar el derecho de los colegiados a participar conforme el artículo 9.b de la Ley N.° 8676.

          En otro orden de cosas, debe acotarse, aunque se reconoce que la utilización de tecnología podría suplir las sesiones presenciales de las Asambleas Generales, lo cierto es que no todo mecanismo tecnológico permite el contraste de las diversas opiniones durante la fase de deliberación del órgano; y, por tal motivo, resulta indispensable la utilización de técnicas que permitan la transmisión simultánea de audio, video y datos. Entonces, el medio utilizado, además de garantizar la publicidad, debe necesariamente respetar los principios de simultaneidad, colegialidad y deliberación. (Al respecto, ver el dictamen C-131-2020 de 7 de abril de 2020)

          Dicho en otras palabras, aun en las sesiones virtuales, y particularmente con la finalidad de que los acuerdos y actas que se levanten recogiendo las deliberaciones de la Asamblea General sean válidas, debe garantizarse que el órgano colegiado funcione como colegio, con respeto al principio de simultaneidad. Y funcionar como colegio implica la deliberación de los distintos asuntos sobre los cuales debe formarse una voluntad colegiada. Deliberar implica un debate que debe realizarse oralmente.

          Así pues, el recurso o medio tecnológico que se elija utilizar para las sesiones virtuales debe garantizar la simultaneidad, colegialidad y deliberación, de tal forma que durante la respectiva sesión virtual, los integrantes de la Asamblea General puedan discutir, utilizando los cauces y recursos legales previstos, de forma real los asuntos del correspondiente orden del día y de modo que se pueda constatar la participación continua y sin interrupciones de los integrantes de la Asamblea.

          Además, cabe señalar que debe existir una plena compatibilidad entre los sistemas empleados entre los participantes de la respectiva sesión, sea por los emisores y receptores, de tal forma que, amén de procurar asegurar la participación del público en general, garantice la autenticidad e integridad de la voluntad y la conservación de lo actuado.

          Finalmente, se insiste en que, de acuerdo con el numeral 56 de la Ley General de la Administración Pública las actas deben expresar las circunstancias de lugar y tiempo en que se ha celebrado, por lo cual se entiende que, si la sesión se ha celebrado en forma virtual, tendrá que indicarse cuál de los miembros del colegio ha estado “presente” en forma virtual.

B. EN ORDEN A LOS ASUNTOS QUE PUEDE CONOCER UNA ASAMBLEA VIRTUAL.

          De seguido, importa advertir que ha sido jurisprudencia de este Órgano Superior Consultivo que, en general, por su carácter excepcional, la posibilidad de que los órganos colegiados sesionen virtualmente, es limitada, pues los asuntos que pueden conocer dichos órganos en sesión virtual son aquellos que sean inaplazables, y que por consecuencia no sea posible esperar a una sesión presencial (Ver el dictamen C-185-2020 de 22 de mayo de 2020 y C-131-2020 de 7 de abril de 2020)

          Luego, debe precisarse que aun sesionando virtual, la Asamblea General, sea ordinaria o extraordinaria, conserva incólume sus competencias pudiendo, entonces, ejercer las atribuciones que le otorga el artículo 22 de la Ley N.° 8676, pero sólo si eso es necesario, apremiante y urgente a juicio de la Junta Directiva, órgano que por disposición del artículo 25.i de la Ley N.° 8676 le corresponde convocar a las Asambleas Generales del Colegio. Es decir, de si se trata de asuntos que sean inaplazables y que, por consecuencia, no sea posible esperar a una sesión presencial, la Junta Directiva del Colegio de Profesionales en Nutrición puede convocar a la Asamblea General para que sesione virtualmente.

          Así las cosas, es claro que aún en sesión virtual, la Asamblea General del Colegio de Profesionales en Nutrición puede ejercer sus atribuciones en materia de aprobar y revocar nombramientos en la Junta Directiva y otros órganos del Colegio, examinar los actos de la Junta Directiva, fijación de la cuota, aprobación del Código de Ética y de los reglamentos internos, aprobación del presupuesto anual y de la organización interna del Colegio. Todo siempre que los asuntos sean inaplazables y no se pueda esperar a una sesión presencial.

C.  CONCLUSION.

            Con fundamento en lo expuesto, se concluye que, aunque la Ley no ha habilitado la posibilidad de que los colegios profesionales realicen sus asambleas generales de forma virtual, podrían existir circunstancias excepcionales y extraordinarias bajo las cuales, se justificaría su celebración. Esto en orden de garantizar la continuidad y regularidad del funcionamiento del respectivo ente. Particularmente, ante un impedimento que, por causa de caso fortuito o fuerza mayor, obste para que la Asamblea General se realice de forma presencial; sería procedente, entonces, que dicha Asamblea sesione virtualmente.

            Luego, por el carácter excepcional de las sesiones virtuales de las Asambleas Generales, la Junta Directiva del Colegio de Profesionales en Nutrición puede convocarlas solo cuanto sea necesario conocer y resolver asuntos que sean inaplazables y que, por consecuencia, no sea posible esperar a una sesión presencial

Atento se suscribe;

Jorge Andrés Oviedo Álvarez

Procurador Adjunto

JAOA/jce