25 de agosto de 2020

C-337-2020

Señora

Alejandra Sobrado Barquero

Auditora Interna

Defensoría de los Habitantes de la República

Estimada señora:

Con aprobación del señor Procurador General de la República nos referimos a su oficio AI-046-2020 del 24 de agosto de 2020, mediante el cual solicita nuestro criterio sobre lo siguiente:

     “

1)  Que (sic) se entiende por terna y que (sic) se entiende por nómina en un procedimiento de selección, ascenso y nombramiento de personal en el régimen de empleo de la Defensoría de los Habitantes?

2)  El artículo 10 del Estatuto de Servicio de la Defensoría de los Habitantes se encuentra derogado al amparo del artículo 24 del Estatuto de selección, ascenso y nombramiento vigente, que dispone la derogación de normativa que la contravenga, bajo la premisa de que el actual Estatuto de selección, ascenso y nombramiento motiva la pluralidad y la libre concurrencia de concursantes? O en su defecto puede considerarse norma supletoria del Estatuto en mención, y bajo cuales presupuestos sería norma supletoria.

3)  Está facultada la Defensoría de los Habitantes, en concursos internos sumarios de sustitución y concursos externos, a efectuar un nombramiento cuando ha participado una sola persona en el proceso de selección y/o cuando aún habiendo iniciado el proceso tres o más personas solo una persona ha concluido el proceso selección y adquirido el mínimo necesario para conformar terna o nómina? En caso de que la respuesta sea negativa, que procedería en esos casos?    (sic)   

4)  Actualmente la Defensoría de los Habitantes no ha conformado un registro de elegibles; en caso de procesos de selección para ocupar plazas vacantes por sustitución declarados infructuosos o desiertos, cuál sería el procedimiento a seguir para llenar esa plaza? (sic)

5)  Que parámetros se deben utilizar para declarar un proceso de selección, ascenso y nombramiento desierto y cuando infructuoso.

6)  En el caso de concursos públicos (externos) se puede proceder a efectuar un nombramiento por razones de inopia? (sic)

7)  Cuál (sic) es la normativa supletoria en los procesos de selección, ascenso y nombramiento del régimen de empleo de la Defensoría de los Habitantes? Se podría considerar que la normativa emitida por la Contraloría General de la República para su propio régimen de empleo, es norma supletoria en el régimen de empleo de la Defensoría de los Habitantes de la República? (sic).

8)  Cuál es el procedimiento para revertir un nombramiento realizado en contraposición de las disposiciones estatutarias?” (sic)“

I.                  SOBRE LAS CONSULTAS PLANTEADAS POR LOS AUDITORES INTERNOS

De conformidad con los artículos 1, 2 y 3 inciso b) de nuestra Ley Orgánica (No. 6815 de 27 de setiembre de 1982) la Procuraduría General de la República es el órgano superior consultivo, técnico jurídico, de la Administración Pública y, en esa condición, cumple su función rindiendo los criterios legales que le solicite la Administración Pública.

Concretamente, el artículo 4 de nuestra Ley Orgánica permite que los auditores internos puedan realizar la consulta directamente y sin adjuntar un criterio legal, sin embargo, esta facultad no es irrestricta, pues, conforme a lo dispuesto en la ley, nuestra jurisprudencia administrativa ha señalado las condiciones bajo las cuales debe ejercerse.

En ese sentido, hemos indicado que la materia consultable por parte de los auditores se circunscribe a aquella que pertenezca, de modo directo, a su competencia funcional, es decir, que la facultad de consultar está referida a la competencia del auditor y al ámbito de las competencias del organismo que controla y del cual forma parte.

Ello implica que los auditores no se encuentran autorizados para consultar sobre materias que no se refieran o no estén contenidas en la esfera de su competencia institucional o dentro de la competencia de los órganos administrativos de los cuales forman parte. Por esa razón, hemos estimado que las consultas realizadas por la auditoría interna, deben estar ligadas al contenido mismo del plan de trabajo que se esté aplicando ese año en la respectiva Administración, ya que es esto lo que nos permite determinar los alcances del ámbito de competencia de esa auditoría. De ahí que, resulta necesario que se acredite esa relación o ligamen. (Dictámenes Nos. C-042-2008 de 11 de febrero de 2008, C-153-2009 de 1° de junio de 2009, C-314-2017 de 15 de diciembre de 2017, C-043-2019 de 20 de febrero de 2019 y C-133-2019 de 14 de mayo de 2019).

Dado que la facultad de consultar que tienen los auditores se encuentra limitada al ámbito de sus competencias y, por tanto, a la ejecución del plan de trabajo correspondiente, es lógico entender que esa facultad debe ejercerse con respecto a una duda jurídica puntual y específica, y no ser utilizada para requerir nuestro criterio sobre una gran cantidad de cuestionamientos, en relación con materias distintas. La amplitud y diversidad de cuestionamientos en una consulta planteada por un auditor, podría poner en tela de duda la relación de la consulta formulada, con el ejercicio de sus competencias y con el plan de trabajo correspondiente.

Además, puesto que la facultad de consultar que tienen los auditores se constriñe al ámbito de sus competencias, debe advertirse que ésta no debe ser utilizada por la administración activa para evadir el cumplimiento de los requisitos de admisibilidad de las consultas, canalizando sus solicitudes de criterio a través de la auditoría interna.

Por otra parte, las consultas que planteen los auditores internos en el ejercicio de sus competencias deben cumplir los requisitos de admisibilidad que señala nuestra Ley Orgánica, a excepción, claro está, de la necesidad de aportar un criterio legal sobre el tema consultado y que la consulta provenga del jerarca de la institución.

En consecuencia, para el adecuado ejercicio de nuestra función, es necesario que, las consultas planteadas por los auditores internos -de forma directa- se refieran a dudas jurídicas puntuales y específicas y estén relacionadas con el contenido mismo del plan de trabajo que se esté aplicando ese año en la respectiva Administración, en cuyo caso, para llegar a tal conclusión resulta necesario que se acredite esa relación o ligamen. Además, deberá cumplir los demás requisitos de admisibilidad aplicables para las auditorías.

II. INADMISIBILIDAD DE LA PRESENTE CONSULTA

En este caso, la señora Auditora Interna de la Defensoría de los Habitantes de la República nos consulta diversas interrogantes relacionadas con los procesos de selección de personal, y sobre la normativa aplicable al régimen de empleo de la Defensoría de los Habitantes.

De conformidad con lo anterior, debe advertirse que en este caso no se indica cuál es la relación de lo consultado con el cumplimiento del plan de trabajo que la auditoría está desarrollando en la Defensoría de los Habitantes, y, por tanto, no es posible precisar que el cuestionamiento planteado tiene relación directa con el ejercicio de las competencias de la auditoría interna. Al respecto, cabe reiterar que la acreditación de esa relación constituye un requisito de admisibilidad de las consultas planteadas por las auditorías internas, lo cual, en esta oportunidad, se echa de menos.

Nótese que, el oficio de consulta se limita a señalar: “…con el propósito de poder efectuar las asesorías y/o advertencias pertinentes a la Administración Activa de la Institución … El presente requerimiento de criterio se basa en el plan operativo 2020 de esta Auditoría Interna, a efecto de evacuar consultas recibidas, en relación con los procedimientos de concursos internos y/o públicos”, sin embargo, tal y como se expuso en el apartado anterior, la acreditación de la relación entre lo consultado y el plan de trabajo constituye un requisito de admisibilidad, es decir, no basta únicamente con señalar que la consulta está relacionada con el plan de trabajo, sino que se requiere una mayor explicación, aunque sea someramente.

       Sobre lo anterior, este órgano consultivo ha indicado que, para poder acreditar con certeza que una consulta está directamente ligada al ejercicio de las competencias de la auditoría interna, ésta debe estar relacionada con un tema que se haya previsto estudiar en el plan de trabajo correspondiente. Y más concretamente, hemos señalado:

“Si bien se indica que, en el plan de trabajo de esa auditoria se contempla efectuar advertencias a la administración, de conformidad al artículo 22 inciso d) de la Ley General de Control Interno (no. 8292 de 31 de julio de 2002), lo cierto es que la única forma que tiene la Procuraduría para asegurarse que una consulta está ligada al ejercicio de las competencias de la auditoría interna y que no se está utilizando la facultad de consultar para otros fines, evadiendo el cumplimiento de requisitos de admisibilidad, es que lo cuestionado esté directamente relacionado con algún estudio o informe de auditoría previsto en el plan de trabajo.

Debe tenerse en cuenta que en el plan de trabajo se definen, previamente, los temas de fondo que serán estudiados por la auditoría interna, por lo que, de requerirse nuestro criterio en relación con esos temas, no existiría ninguna duda de que la consulta se plantea para el estricto cumplimiento de las competencias de la auditoría.” (Dictamen C-094-2020 del 17 de marzo de 2020).

En consecuencia, estimamos que la consulta resulta inadmisible, pues no se acredita la relación o ligamen entre la consulta planteada y el contenido del plan de trabajo que se esté aplicando este año en la Institución, por lo que, lamentablemente nos encontramos imposibilitados para emitir el criterio requerido.

III. CONCLUSIÓN:

A partir de lo expuesto, debe concluirse que la consulta planteada resulta inadmisible, en tanto, no se acredita la relación o ligamen entre lo consultado y el contenido del plan de trabajo que se está aplicando este año en la Defensoría de los Habitantes de la República.

Atentamente,

Silvia Patiño Cruz                                                          Yolanda Mora Madrigal

Procuradora                                                                    Abogada de la Procuraduría