16 de diciembre de 2022

PGR-C-279-2022

Señor

Alexander Arias Valle

Auditor Interno

Promotora del Comercio Exterior de Costa Rica

Estimado señor:

Con la aprobación de la señora Procuradora General Adjunta de la República, doy respuesta a su oficio n.° PROCOMER-AI-EXT-003-2022, de 13 de junio de 2022, mediante el cual plantea las siguientes interrogantes:

“1. Según lo establecido por el artículo 51 de la Ley General de Administración Pública, ¿puede considerarse como una causa justa la discusión de un tema laboral en donde se alegue confidencialidad y que este ataña a todos los funcionarios de la institución? ¿Podría ser válido que indique que salga de una sesión de Junta Directiva a la Secretaria de Actas para que los miembros de este ógano (sic) colegiado puedan someter a consideración un determinado tema laboral, luego se nombre provisionalmente a un secretario suplente o interino que se nombre de la misma Junta Directiva (miembro de la Junta Directiva) mientras se discute sobre este tema y posteriormente se reintegre a la Secretaria de Actas una vez que ya se haya tomado el o los acuerdos respectivos? En caso de que ese acto no tenga validez legal, ¿se considerarían sin efecto los acuerdos tomados en el momento de esa discusión o inclusive podría quedar sin validez toda el acta de esta sesión? ¿Puede la Secretaria de Actas comunicar un acuerdo de Junta Directiva a pesar de que no estuviera presente al momento de que se tomara este acuerdo en la sesión o fracción de esta debido a una causa justa?

2. Según lo indicado en el artículo 56 de la Ley General de Administración Pública en los apartados 1 y 3, ¿debe de indicarse en cada acta de manera expresa cómo votó cada miembro de la Junta Directiva y en el caso de los votos disidentes establecer de manera expresa que su voto fue en contra de lo acordado o puede solo indicarse que el acuerdo se dio por mayoría calificada o mayoría simple sin detallar como votó cada miembro de la Junta Directiva?

3. El no expresar en el acta de Junta Directiva como votó cada miembro de la Junta Directiva, ¿invalida esto el acuerdo tomado por ellos? y en caso afirmativo, ¿puede subsanarse esto de alguna manera por parte de este órgano colegiado?”

A.                SOBRE LA ADMISIBILIDAD DE LAS CONSULTAS PLANTEADAS POR LOS AUDITORES INTERNOS.

Si bien la reforma introducida al artículo 4 de la Ley Orgánica de la Procuraduría General de la República (n.°6815 del 27 de setiembre de 1982), mediante el artículo 45, inciso c), de la Ley General de Control Interno (n.° 8292 de 31 de julio del 2002), dispensa a los auditores internos de adjuntar el correspondiente criterio jurídico, pudiendo éstos consultar directamente en lo que atañe a la materia de su competencia, debe resaltarse que dicha potestad consultiva no es irrestricta; en razón de lo cual, a través de nuestra jurisprudencia administrativa se han perfilado los requisitos de admisibilidad de las consultas formuladas por dichos funcionarios.

En ese sentido, de forma reiterada se ha indicado que la materia consultable por parte de los auditores internos se circunscribe a aquella que pertenezca, de modo directo, a su competencia funcional; es decir, que la facultad de consultar está referida a la competencia del auditor y al ámbito de las competencias del organismo que controla y del cual forma parte (ver dictámenes C-181-2019 de 25 de junio y C-197-2019 de 08 de julio, ambos del 2019, PGR-C-282-2021 de 29 de setiembre de 2021, PGR-C-293-2021 de 15 de octubre de 2021, PGR-C-124-2022 de 03 de junio de 2022,  PGR-C-133-2022 de 17 de junio de 2022, PGR-C-151-2022 de 22 de julio de 2022, entre otros).

De ese modo, las consultas realizadas por la auditoría interna deben estar ligadas al contenido mismo del plan de trabajo que se esté aplicando ese año en la respectiva Administración, lo que permite determinar los alcances del ámbito de competencia de esa auditoría. De ahí que resulta necesario que se acredite esa relación o ligamen por parte del consultante, lo que debe explicarse y demostrarse al momento de requerir nuestro criterio técnico jurídico (Dictámenes Nos. C-042-2008 de 11 de febrero de 2008, C-153-2009 de 1° de junio de 2009, C-314-2017 de 15 de diciembre de 2017, C-043-2019 de 20 de febrero de 2019, C-133-2019 de 14 de mayo de 2019, C-073-2020, C-074-2020, C-075-2020 y C-076-2020, éstos últimos de 03 de marzo de 2020; C-191-2020 de 26 de mayo de 2020, C-002-2021 de 6 de enero de 2021, C-112.-2021 de 26 de abril de 2021 y PGR-C-293-2021 de 15 de octubre de 2021 y PGR-C-27-2022 de 10 de febrero de 2022)

Para muestra, en el reciente dictamen PGR-C-117-2022, del 26 de mayo de 2022, señalamos:

“(…) los auditores no se encuentran autorizados para consultar sobre materias que no se refieran o no estén contenidas en la esfera de su competencia institucional o dentro de la competencia de los órganos administrativos de los cuales forman parte. Por esa razón, hemos estimado que las consultas realizadas por la auditoría interna, deben estar ligadas al contenido mismo del plan de trabajo que se esté aplicando ese año en la respectiva Administración, ya que es esto lo que nos permite determinar los alcances del ámbito de competencia de esa auditoría. De ahí que, resulta necesario que se acredite esa relación o ligamen. (Dictámenes Nos. C-042-2008 de 11 de febrero de 2008, C-153-2009 de 1° de junio de 2009, C-314-2017 de 15 de diciembre de 2017, C-043-2019 de 20 de febrero de 2019, C-133-2019 de 14 de mayo de 2019, C-191-2020 de 26 de mayo de 2020, C-002-2021 de 6 de enero de 2021, C-112-2021 de 26 de abril de 2021).

Ello quiere decir que, para que la consulta sea admisible, debe estar referida a un tema de fondo que se haya previsto estudiar en el correspondiente plan de trabajo anual de la auditoría, y que, al momento de plantearse se indique claramente en qué punto, apartado o sección del plan de trabajo se contempla el estudio en virtud de cuya ejecución se hace necesario requerir nuestro criterio.

Dado que la facultad de consultar que tienen los auditores se encuentra limitada al ámbito de sus competencias y, por tanto, a la ejecución del plan de trabajo correspondiente, es lógico entender que esa facultad debe ejercerse con respecto a una duda jurídica puntual y específica, y no ser utilizada para requerir nuestro criterio sobre una gran cantidad de cuestionamientos, en relación con materias distintas. La amplitud y diversidad de cuestionamientos en una consulta planteada por un auditor, podría poner en tela de duda la relación de la consulta formulada, con el ejercicio de sus competencias y con el plan de trabajo correspondiente.

Puesto que la facultad de consultar que tienen los auditores se constriñe al ámbito de sus competencias, debe advertirse que ésta no debe ser utilizada por la administración activa para evadir el cumplimiento de los requisitos de admisibilidad de las consultas, canalizando sus solicitudes de criterio a través de la auditoría interna.

Por otra parte, las consultas que planteen los auditores internos en el ejercicio de sus competencias deben cumplir los requisitos de admisibilidad que señala nuestra Ley Orgánica, salvo, claro está, la necesidad de aportar un criterio legal sobre el tema consultado y que la consulta provenga del jerarca de la institución” (Dictamen PGR-C-27-2022, del 10 de febrero. La negrita es del original, el subrayado es propio. Ver en igual sentido, el pronunciamiento PGR-C-107-2022, del 18 de mayo).

A mayor abundamiento, en el dictamen PGR-C-293-2021, de 15 de octubre, sostuvimos:  

“…la única forma que tiene la Procuraduría para asegurarse que una consulta está ligada al ejercicio de las competencias de la auditoría interna, es que lo cuestionado esté directamente relacionado con algún estudio o informe de auditoría previsto en el plan de trabajo.

Debe tenerse en cuenta que en el plan de trabajo se definen, previamente, los temas de fondo que serán estudiados por la auditoría interna, por lo que, de requerirse nuestro criterio en relación con esos temas, no existiría ninguna duda de que la consulta se plantea para el estricto cumplimiento de las competencias de la auditoría” (el subrayado no es del original).

Así las cosas, para que la consulta sea admisible, debe estar referida a un tema de fondo que se haya previsto estudiar en el correspondiente plan de trabajo anual de la auditoría, y que, al momento de plantearse, se indique claramente en qué punto, apartado o sección del plan de trabajo se contempla el estudio en virtud de cuya ejecución se hace necesario requerir nuestro criterio.

En el presente asunto, se plantean una serie de preguntas en torno a las sesiones de la Junta Directiva de la Promotora del Comercio Exterior de Costa Rica (PROCOMER), la participación o sustitución del Secretario de Actas, efectos de los acuerdos tomados, comunicación de los acuerdos, forma de votación y registro de los votos de las sesiones de dicho órgano, entre otros aspectos.

No obstante, en su oficio no se hace ningún tipo de indicación de cómo las preguntas anteriores se relacionan o vinculan con el cumplimiento de los objetivos y fines del plan de trabajo desarrollado por esa auditoría interna en PROCOMER, ni lo justifica en algún estudio o investigación en virtud de cuya ejecución se hace necesario requerir nuestro criterio. Con lo cual, no es posible acreditar que las inquietudes planteadas tengan relación directa con el ejercicio de sus competencias.

Nótese que, como se acaba de indicar, la verificación de esa relación o vínculo constituye un requisito de admisibilidad de las consultas planteadas por las auditorías internas; pero en la especie, dicho ligamen no se pudo constatar, determinando la inadmisibilidad de la consulta. 

B.            CONCLUSIÓN

De conformidad con lo expuesto, la consulta resulta inadmisible, lo que impide emitir el pronunciamiento requerido. En consecuencia, se procede a su archivo.

Atentamente,

                      Alonso Arnesto Moya                            Ángela Garro Contreras

                            Procurador                                      Abogada de Procuraduría

AAM/AGC/hsc