INSTITUTO DE FOMENTO COOPERATIVO

PROCEDIMIENTO PARA LA LEGALIZACIÓN DE LOS

LIBROS DE LOS ORGANISMOS COOPERATIVOS

EN FORMA FÍSICA Y DIGITAL

JUNTA DIRECTIVA

Con fundamento en el artículo 98 inciso a) de la Ley 4179 denominada Ley de Asociaciones Cooperativas y creación del INFOCOOP; artículos 1 y siguientes de la Ley 8454 denominada Ley de Certificados, Firmas Digitales y Documentos Electrónicos, del 13 de octubre de 2005; artículos 1, 4 y 5 de la Ley N° 8220, denominada Ley de Protección al Ciudadano del Exceso de Requisitos y Trámites Administrativos, del 11 de marzo de 2002.

Considerando:

I.-Que el artículo 98 inciso a) de la Ley 4179 denominada Ley de Asociaciones Cooperativas y creación del INFOCOOP, establece que las asociaciones cooperativas que existan en el país deberán cumplir con los siguientes requisitos: a) Llevar un libro de actas, registros de asociados y de contabilidad en idioma español, debidamente sellados y autorizados por el Instituto Nacional de Fomento Cooperativo.

II.-Que la Ley 8220 denominada Ley de Protección al Ciudadano del Exceso de Requisitos y Trámites Administrativos, publicada en el Diario Oficial La Gaceta N° 49 del 11 de marzo del 2002, al Alcance 22, en su artículo 4º establece que todo trámite o requisito, para ser exigido al administrado, deberá estar sujeto y fundamentado en la ley, debidamente publicado en el Diario Oficial La Gaceta, junto con los instructivos, manuales y formularios correspondientes.

III.-Que la Ley 8454 denominada Ley de Certificados, Firmas Digitales y Documentos Electrónicos, publicada en el Diario Oficial La Gaceta N° 197 del 13 de octubre de 2005, en su artículo 1º, faculta a las entidades públicas a utilizar los certificados, firmas digitales y documentos electrónicos, dentro de sus respectivos ámbitos de competencia, lo cual será de aplicación para el INFOCOOP. La misma ley establece en su artículo 3, que cualquier manifestación con carácter representativo o declarativo, expresada o transmitida por un medio electrónico o informático, es jurídicamente equivalente a los documentos que se otorguen, residan o transmitan por medios físicos; y que en cualquier norma del ordenamiento jurídico en la que se haga referencia a un documento o comunicación, se entenderán de igual manera tanto los electrónicos como los físicos.

IV.-Que el Gobierno de la República mediante la plataforma de Gobierno Digital ha procurado en los últimos años promover la responsabilidad ambiental por medio de la implementación de la conectividad entre entes de gobierno mediante el uso de las tecnologías de información y políticas de reducción en el consumo de papel. Además, según Pronunciamiento C-077-2011, de fecha 5 de abril del 2011, y otros, emitidos por la Procuraduría General de la República, a partir del artículo 3 de la Ley de Firma Digital y Certificados Digitales, el ordenamiento costarricense claramente reconoce que existe equivalencia funcional entre documento físico o en papel y los documentos electrónicos o digitales. De igual manera, el órgano procurador, considera que dicho artículo obliga a interpretar cualquier norma jurídica en que se haga referencia a un documento, como comprensiva tanto al documento electrónico como al físico.

V.-Que la Junta Directiva aprobó el Reglamento 4134 del 21 de abril de 2020, denominado Reglamento de uso de certificados, firma digital y documentos electrónicos del Instituto Nacional de Fomento Cooperativo.

VI.- Que, en aras de regular los procedimientos de legalización y reposición de los libros de los organismos cooperativos en forma digital, se hace necesario establecer los lineamientos necesarios que motiven el marco regulatorio para dicho proceso.

Por tanto, la junta directiva emite el siguiente:

PROCEDIMIENTO PARA LA LEGALIZACIÓN DE LOS

LIBROS DE LOS ORGANISMOS COOPERATIVOS

EN FORMA FÍSICA Y DIGITAL

Disposiciones Generales

Artículo 1°-Objeto. El presente procedimiento tiene por objeto la instrumentalización del artículo 98 inciso a) de la Ley 4179 denominada Ley de Asociaciones Cooperativas y creación del INFOCOOP, de forma tal que los organismos cooperativos puedan llevar si lo tienen a bien los libros legalizados físicamente o en forma digital o electrónica.