CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA
R-CO-9-2009.-Contraloría
General de la República.-Despacho de la Contralora General.-San José, a las
nueve horas del veintiséis de enero del dos mil nueve.
Considerando:
1º-Que los artículos
183 y 184 de la Constitución Política de la República de Costa Rica, establecen
a la Contraloría General de la República como institución auxiliar de la
Asamblea Legislativa en la vigilancia de la Hacienda Pública, y que el artículo
12 de su Ley Orgánica, Nº 7428 del 7 de setiembre de 1994, la designa como
órgano rector del Sistema de Control y Fiscalización Superiores de la Hacienda
Pública que se establece en el artículo 10 de esa misma Ley.
2º-Que
en virtud de tal condición, los artículos 12 y 24 de la Ley Nº 7428 mencionada,
y el artículo 3º de la Ley General de Control Interno, Nº 8292 del 31 de julio
de 2002, confieren a la Contraloría General facultades para emitir
disposiciones, normas, políticas y directrices que coadyuven a garantizar la legalidad
y eficiencia de los controles internos y del manejo de los fondos públicos
(artículo 11 de la Ley Nº 7428).
3º-Que
el artículo 4º de la Ley Nº 8292 mencionada, establece la aplicabilidad de
principios y normas de control interno a sujetos de derecho privado, que por
cualquier título sean custodios y administradores de fondos públicos, y que
dadas las características de estos sujetos, es necesario distinguir las
regulaciones que deberán observar los sujetos públicos, respecto de las
prescritas para los sujetos privados.
4º-Que
las entidades y órganos del Sector Público costarricense se caracterizan por su
diversidad de actividades y los recursos financieros y humanos que administran,
entre otros factores relevantes, que traen consigo la necesidad de establecer
regulaciones que tengan en cuenta esas diferencias y que, en todo caso,
propicien el cumplimiento de las obligaciones preceptuadas en la Ley General de
Control Interno.
5º-Que
de conformidad con los artículos 2º, 7º y 10 de la Ley Nº 8292, el jerarca y
los titulares subordinados de las instituciones son responsables de establecer,
mantener, perfeccionar y evaluar los sistemas de control interno
correspondientes, de manera que sean aplicables, completos, razonables,
integrados y congruentes con las competencias y atribuciones institucionales,
así como ajustados a la normativa que al efecto emita la Contraloría General de
la República.
6º-Que
el artículo 20 de la Ley Nº 8292 prescribe la existencia de una auditoría
interna en todos los entes y órganos sujetos a esa Ley, salvo en aquellos en
los cuales la Contraloría General de la República disponga, por vía
reglamentaria o disposición singular, que su existencia no se justifica, en
atención a criterios tales como presupuesto asignado, volumen de operaciones,
nivel de riesgo institucional o tipo de actividad; en tal caso, la Contraloría
General de la República ordenará a la institución establecer los métodos de
control o de fiscalización que se definan.
7º-Que
la dinámica del entorno y el aprendizaje obtenido por las instituciones en la
gestión de los sistemas de control interno, hacen necesario disponer de un
marco general normativo en esa materia, debidamente actualizado, que permita el
establecimiento, mantenimiento, perfeccionamiento y evaluación de esos
sistemas, bajo un esquema que posibilite la adaptación a las características y
necesidades propias de la organización.
8º-Que
en las materias específicas atinentes al control interno reguladas por la
Contraloría General de la República, se han dado cambios a las condiciones
imperantes al momento de emisión de la normativa correspondiente, lo que
amerita la actualización de esta, a fin de promover el logro de sus objetivos y
propiciar su observancia por parte de la administración activa, con un enfoque
integral desde el punto de vista de control interno y considerando el
fortalecimiento de las actividades respectivas.
9º-Que
el artículo 2º, inciso i), de la Ley de "Reformas del marco legal que
asigna competencias a la Contraloría General de la República en el Régimen
Municipal", Nº 8494 del 30 de marzo de 2006, establece al órgano contralor
la responsabilidad de emitir un manual de operaciones para las comisiones de
festejos populares, el cual se emitió mediante resolución Nº R-CO-66-2006 del 4
de agosto de 2006. No obstante, a efectos de propiciar la aplicación de un
enfoque integral en el desempeño de las actividades relativas a esta materia, y
de fortalecer los controles atinentes, es preciso que las corporaciones
municipales de conformidad con sus necesidades y características, regulen de
manera específica esas actividades.
10.-Que
la Contraloría General de la República ha considerado oportuno llevar a cabo un
proceso de simplificación, ajuste e integración de los distintos cuerpos
normativos que ha emitido en cumplimiento de sus competencias. Por tanto:
RESUELVE:
Artículo
1º-Aprobar y promulgar el documento denominado "Normas de control
interno para el Sector Público" (N-2-2009-CO-DFOE). La normativa está
estructurada de la siguiente manera:
INTRODUCCIÓN
CAPÍTULO I: NORMAS GENERALES
1.1 Sistema de control
interno (SCI)
1.2
Objetivos del SCI
1.3
Características del SCI
1.4
Responsabilidad del jerarca y los titulares subordinados sobre el SCI
1.5
Responsabilidad de los funcionarios sobre el SCI
1.6
Responsabilidad de la auditoría interna sobre el SCI
1.7
Rendición de cuentas sobre el SCI
1.8
Contribución del SCI al gobierno corporativo
1.9
Vinculación del SCI con la calidad
1.10 Aplicación
de las normas generales en instituciones de menor tamaño
CAPÍTULO II: NORMAS SOBRE AMBIENTE DE CONTROL
2.1 Ambiente de control
2.2
Compromiso superior
2.3
Fortalecimiento de la ética institucional
2.3.1
Factores formales de la ética institucional
2.3.2
Elementos informales de la ética institucional
2.3.3
Integración de la ética a los sistemas de gestión
2.4 Idoneidad del personal
2.5
Estructura organizativa
2.5.1
Delegación de funciones
2.5.2
Autorización y aprobación
2.5.3
Separación de funciones incompatibles y del procesamiento de transacciones
2.5.4
Rotación de labores
2.6 Ambiente de control en
instituciones de menor tamaño
CAPÍTULO III: NORMAS SOBRE VALORACIÓN DEL RIESGO
3.1 Valoración del riesgo
3.2
Sistema específico de valoración del riesgo institucional (SEVRI)
3.3
Vinculación con la planificación institucional
3.4
Valoración del riesgo en instituciones de menor tamaño
CAPÍTULO IV: NORMAS SOBRE ACTIVIDADES DE CONTROL
4.1 Actividades de control
4.2
Requisitos de las actividades de control
4.3
Protección y conservación del patrimonio
4.3.1
Regulaciones para la administración de activos
4.3.2
Custodia de activos
4.3.3
Regulaciones y dispositivos de seguridad
4.4 Exigencia de
confiabilidad y oportunidad de la información
4.4.1
Documentación y registro de la gestión institucional
4.4.2
Formularios uniformes
4.4.3
Registros contables y presupuestarios
4.4.4
Libros legales
4.4.5
Verificaciones y conciliaciones periódicas
4.5 Garantía de eficiencia
y eficacia de las operaciones
4.5.1
Supervisión constante
4.5.2
Gestión de proyectos
4.5.3
Controles sobre fondos concedidos a sujetos privados
4.5.4
Controles sobre fondos girados a fideicomisos
4.5.5
Control sobre bienes y servicios provenientes de donantes externos
4.6 Cumplimiento del
ordenamiento jurídico y técnico
4.6.1
Control sobre la rendición de cauciones
4.6.2
Informe de fin de gestión
4.7 Actividades de control
en instituciones de menor tamaño
CAPÍTULO V: NORMAS SOBRE SISTEMAS DE INFORMACIÓN
5.1 Sistemas de información
5.2
Flexibilidad de los sistemas de información
5.3
Armonización de los sistemas de información con los objetivos
5.4
Gestión documental
5.5
Archivo institucional
5.6
Calidad de la información
5.6.1
Confiabilidad
5.6.2
Oportunidad
5.6.3
Utilidad
5.7 Calidad de la
comunicación
5.7.1
Canales y medios de comunicación
5.7.2
Destinatarios
5.7.3
Oportunidad
5.7.4
Seguridad
5.8 Control de sistemas de
información
5.9
Tecnologías de información
5.10
Sistemas de información en instituciones de menor tamaño
CAPÍTULO VI: NORMAS SOBRE SEGUIMIENTO DEL SCI
6.1 Seguimiento del SCI
6.2
Orientaciones para el seguimiento del SCI
6.3
Actividades de seguimiento del SCI
6.3.1
Seguimiento continuo del SCI
6.3.2
Autoevaluación periódica del SCI
6.4 Acciones para el
fortalecimiento del SCI
6.5
Contratación de auditorías externas
6.6
Seguimiento del SCI en instituciones de menor tamaño
ANEXO 1: GLOSARIO
ANEXO 2: NORMATIVA
EMITIDA POR LA CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA EN MATERIA DE CONTROL
INTERNO
(Nota de
Sinalevi: El texto de esta normativa se
extrajo de la página Web www.crg.go.cr
y se transcribe a continuación:)
Normas
de control interno para el Sector Público
(N-2-2009-CO-DFOE)
INTRODUCCIÓN
El control interno ha sido reconocido como una
herramienta para que la administración de todo tipo de organización, obtenga
una seguridad razonable sobre el cumplimiento de los objetivos institucionales
y esté en capacidad de informar sobre su gestión a las personas interesadas en
ella.
En la Administración Pública, esa gestión debe
regirse por los principios constitucionales y legales vigentes; además, la
rendición de cuentas correspondiente tiene como destinatario último a la
ciudadanía considerada de manera integral, pues las instituciones se crean para
satisfacer necesidades de la colectividad, la cual tiene el poder supremo en
una sociedad demo crática. El control interno se perfila como un mecanismo
idóneo para apoyar los esfuerzos de las instituciones con miras a garantizar
razonablemente la observancia de esos principios y la adecuada rendición de
cuentas.
En ese ámbito, el concepto de control interno y
su utilidad para guiar las operaciones ha ido calando paulatinamente,
integrándose en los procesos y en la cultura de las entidades y los órganos
públicos. Es notorio que los jerarcas y los titulares subordinados han
reconocido su responsabilidad por establecer, mantener, perfeccionar y evaluar
el sistema de control interno, así como por emprender las medidas necesarias
para garantizar razonablemente su efectivo funcionamiento.
En este proceso ha contribuido la promulgación
de instrumentos jurídicos sobre el particular, fundamentalmente la Ley General
de Control Interno (LGCI), Nº 8292 del 31 de julio de 2002, así como la emisión
de normativa técnica que los complementa. Por otra parte, dado lo dinámico del
entorno y conforme se avanza en el conocimiento sobre el control interno,
surgen nuevos retos, oportunidades y la necesidad de ajustar tales instrumentos
para que respondan a la realidad imperante.
De conformidad con lo comentado, y a la luz de
las potestades constitucionales y legales conferidas a la Contraloría General,
con el afán de contribuir al mejoramiento de los sistemas de control interno
institucionales y, por ende, al manejo legal, económico, eficiente y eficaz del
patrimonio público, emite las presentes "Normas de control interno para el
Sector Público" (N-2-2009-CO-DFOE), las cuales constituyen una normativa
de carácter general, que proporciona un esquema básico para la transparencia en
la gestión pública en el marco de la legalidad, la ética y la rendición de
cuentas.
La presente normativa comprende seis grupos de
normas. El primero contempla las regulaciones básicas, en tanto que los cinco
que le siguen se asocian con cada uno de los componentes funcionales del control
interno (ambiente de control, valoración del riesgo, actividades de control,
sistemas de información y seguimiento[1]). Para una
mayor comprensión se incluye como anexo un glosario de términos utilizados.
[[1]]Se
utiliza la nomenclatura establecida en la LGCI.
Todas las normas incluidas en este documento se
interrelacionan y regulan el cumplimiento de la finalidad del sistema de control
interno; por tanto, deben considerarse integralmente para la observancia de las
responsabilidades con respecto a dicho sistema por los diversos miembros de la
institución. En todo caso, es fundamental que se defina a nivel interno, según
competa a las distintas autoridades institucionales y teniendo presentes las
características y condiciones propias de la entidad, la forma como se aplicarán
dichas normas para la satisfacción de las obligaciones respectivas.
Esta normativa se mantendrá disponible en el
sitio Web de la Contraloría General de la República (www.cgr.go.cr), así como
en los demás medios que se estimen pertinentes. Además, con el propósito de
preservar su vigencia a la luz del desarrollo teórico y práctico de los asuntos
que trata, se revisará y actualizará periódicamente; para tal efecto, se
agradecen de antemano las sugerencias y los comentarios que comuniquen a este
órgano contralor, que pueden ser remitidos a la dirección contraloria.general@cgr.go.cr.
CAPÍTULO
I: NORMAS GENERALES[2]
[2]Este Capítulo incorpora lo establecido en los
artículos 7 a 11, y 21 y 22, de la LGCI.
1.1 Sistema de control interno (
El jerarca y los titulares subordinados, según
sus competencias, deben emprender las medidas pertinentes para establecer,
mantener, perfeccionar y evaluar un SCI, conformado por una serie de acciones
diseñadas y ejecutadas por la administración activa para proporcionar una
seguridad razonable en la consecución de los objetivos organizacionales, en el
marco de una gestión pública efectiva, íntegra y transparente, conforme con el
ordenamiento jurídico.
El SCI tiene como componentes orgánicos a la
administración activa y a la auditoría interna; igualmente, comprende los
siguientes componentes funcionales: ambiente de control, valoración del riesgo,
actividades de control, sistemas de información y seguimiento al SCI, los
cuales se interrelacionan y se integran al proceso de gestión institucional bajo
unenfoque preventivo, de mejora continua y de gestión integral de riesgos.
Dicho enfoque debe contribuir al logro de los
objetivos institucionales, al cumplimiento del ordenamiento jurídico, a la
protección y uso adecuado de los fondos públicos, a la confiabilidad de la
información, a la rendición de cuentas y al fortalecimiento de la gestión de la
integridad pública. Para tales efectos, el SCI debe aportar criterios,
información, controles y medidas de resguardo que incidan de manera efectiva en
el diseño de procesos, la gestión de riesgos y la toma de decisiones
institucionales, considerando, de manera prioritaria, los riesgos que puedan
afectar la integridad pública y el uso adecuado de los fondos públicos.
Los responsables del SCI, en los distintos
niveles de la organización, deben procurar condiciones idóneas para que los
componentes orgánicos y funcionales del sistema operen de manera organizada,
uniforme y consistente, así como de forma integrada y orientada a la mejora
continua, de manera que contribuyan efectivamente al fortalecimiento del
control interno y a la gestión de los riesgos para la integridad.
(Así reformada
la norma 1.1) anterior por el artículo 1° inciso a) de la resolución N° R-DC-00057-2026 del 20 de mayo de
2026)
1.2 Objetivos del
El
a.
Proteger y conservar el patrimonio público contra pérdida, despilfarro, uso
indebido, irregularidad acto ilegal. El
b.
Exigir confiabilidad y oportunidad de la información. El
c.
Garantizar eficiencia y eficacia de las operaciones. El
d.
Cumplir con el ordenamiento jurídico y técnico. El
1.3
Características del
El
a.
Ser aplicable. El funcionamiento del
b.
Ser completo. El
c.
Ser razonable. El
d.
Ser integrado. Los componentes funcionales y orgánicos del
e.
Ser congruente. El
1.4
Responsabilidad del jerarca y los
titulares subordinados sobre el
La responsabilidad por el establecimiento,
mantenimiento, funcionamiento, perfeccionamiento y evaluación del
En el cumplimiento de esa responsabilidad las
autoridades citadas deben dar especial énfasis a áreas consideradas relevantes
con base en criterios tales como su materialidad, el riesgo asociado y su
impacto en la consecución de los fines institucionales, incluyendo lo relativo
a la desconcentración de competencias y la contratación de servicios de apoyo.
Como parte de ello, deben contemplar, entre otros asuntos, los siguientes:
a. La definición de criterios que brinden una
orientación básica para la instauración y el funcionamiento de los componentes
orgánicos y funcionales del
b. El apoyo con acciones concretas, al
establecimiento, el funcionamiento y el fortalecimiento de la actividad de
auditoría interna, incluyendo la dotación de recursos y las condiciones
necesarias para que se desarrolle eficazmente y agregue valor a los procesos de
control, riesgo y dirección.
c. La emisión de instrucciones a fin de que las
políticas, normas y procedimientos para el cumplimiento del
d. La vigilancia del cumplimiento, la validez y
la suficiencia de todos los controles que integran el
e. La comunicación constante y el seguimiento de
los asuntos asignados a los distintos miembros de la institución, en relación
con el diseño, la ejecución y el seguimiento del
f. Las acciones pertinentes para el
fortalecimiento del
g. Una pronta atención a las recomendaciones,
disposiciones y observaciones que los distintos órganos de control y
fiscalización emitan sobre el particular.
1.5
Responsabilidad de los funcionarios sobre el
De conformidad con las responsabilidades que
competen a cada puesto de trabajo, los funcionarios de la institución deben, de
manera oportuna, efectiva y con observancia a las regulaciones aplicables,
realizar las acciones pertinentes y atender los requerimientos para el debido
diseño, implantación, operación, y fortalecimiento de los distintos componentes
funcionales del
1.6
Responsabilidad de la auditoría interna sobre el
La auditoría interna, en cumplimiento de sus
funciones, debe brindar servicios de auditoría interna orientados a fortalecer
el
1.7
Rendición de cuentassobre el
El jerarca y los titulares subordinados, según
sus competencias, deben disponer y ejecutar un proceso periódico, formal y
oportuno de rendición de cuentas sobre
el diseño, el funcionamiento, la evaluación y el perfeccionamiento del
1.8
Contribución del
El SCI debe contribuir al fortalecimiento y desempeño efectivo del Gobierno Corporativo institucional, mediante normas, prácticas, procedimientos y el funcionamiento de órganos técnicos de apoyo que respalden la toma de decisiones estratégicas; promoviendo la legalidad, eficiencia, transparencia y la gestión efectiva del riesgo para el cumplimiento de objetivos, así como, la generación y preservación de valor público.
Cada entidad deberá definir, formalizar, implementar, evaluar y actualizar periódicamente su marco de Gobierno Corporativo, describiendo su estructura, principios, roles, responsabilidades y procesos, de forma que se asegure la segregación de las funciones de gestión, supervisión y aseguramiento independiente, conforme a su naturaleza jurídica, tamaño, complejidad operativa y modelo de gobernanza. Dicho marco deberá garantizar la independencia funcional y de criterio de la Auditoría Interna.
En las entidades del sector público financiero, el Gobierno Corporativo se regirá por la normativa del CONASSIF; sin embargo, deberán asegurar su coherencia y alineamiento con estas Normas, los principios y deberes de la Ley N.° 8292.
(Así reformado
el punto 1.8) anterior por el artículo 1° de la resolución N° R-DC-00123-2025 del 30 de octubre
del 2025)
1.9
Vinculación del
El jerarca y los titulares subordinados, según
sus competencias, deben promover un compromiso institucional con la calidad y
apoyarse en el
1.10
Aplicación de las normas generales en instituciones de menor tamaño
Se consideran instituciones de menor tamaño
aquellas que dispongan de un total de recursos que ascienda a un monto igual o inferior
a seiscientas mil unidades de desarrollo y que cuenten con menos de treinta
funcionarios, incluyendo al jerarca, los titulares subordinados, y todo su
personal.
En el caso de tales instituciones, el jerarca y
los titulares subordinados, según sus competencias, deben procurar la
observancia de las características del
Estas instituciones no están obligadas a contar
con una auditoría interna, sin perjuicio de que por decisión propia o por
disposición específica de la Contraloría General, se establezca dicha unidad,
se implanten controles alternos, o se emprendan ambas medidas.
Por su parte, las instituciones que, disponiendo
de un presupuesto según la magnitud indicada, tengan treinta funcionarios o
más, incluyendo al jerarca, los titulares subordinados, y todo su personal,
deben contar, al menos, con una auditoría interna que funcione con jornada de
medio tiempo.
En todo caso, las instituciones de menor tamaño
deben fortalecer los componentes funcionales del
CAPÍTULO II:
NORMAS SOBRE AMBIENTE DE CONTROL[3]
[3]Este Capítulo
incorpora lo establecido en los artículos 2 e) y 13 de la LGCI
2.1
Ambiente de control El jerarca y los titulares subordinados, según sus
competencias, deben establecer un ambiente de control que se constituya en el
fundamento para la operación y el fortalecimiento del
a. El compromiso superior con el
b. El fortalecimiento de la ética institucional
que contemple elementos formales e informales para propiciar una gestión
institucional apegada a altos estándares de conducta en el desarrollo de las
actividades.
c. El mantenimiento de personal comprometido y
con competencia profesional para el desarrollo de las actividades y para
contribuir a la operación y el fortalecimiento del
d. Una apropiada estructura organizativa acorde
con las necesidades y la dinámica de las circunstancias institucionales.
2.2
Compromiso superior El jerarca y los titulares subordinados, según sus
competencias, deben apoyar constantemente el
a. La definición y divulgación de los alcances
del
b. Una actuación que demuestre su compromiso y
apego al
c. El fomento de la comunicación transparente y
de técnicas de trabajo que promuevan la lealtad, el desempeño eficaz y el logro
de los objetivos institucionales, así como una cultura que incentive, entre los
miembros de la institución, el reconocimiento del control como parte integrante
de los sistemas institucionales.
d. La aplicación de una filosofía y un estilo
gerencial que conlleven la orientación básica de las autoridades superiores en
la conducción de la institución y la forma como se materializa esa orientación
en las actividades.
Ambos elementos deben conducir a un equilibrio
entre eficiencia, eficacia y control, que difunda y promueva altos niveles de
motivación, así como actitudes acordes con la cultura de control.
e. La pronta atención de las recomendaciones,
disposiciones y observaciones de los distintos órganos de control y
fiscalización para el fortalecimiento del
2.3. Fortalecimiento de la ética
institucional.
El jerarca y los titulares subordinados,
según sus competencias, deben demostrar un compromiso activo y sostenido con la
integridad pública y los valores institucionales, propiciando el fortalecimiento
de la ética en la gestión mediante el ejercicio de un liderazgo ejemplar, la
consolidación de una cultura organizacional fundamentada en principios éticos y
la implementación coherente de medidas formales y prácticas informales que
orienten de manera efectiva el comportamiento institucional.
Dichas acciones deben asegurar la integración
efectiva de la ética en los sistemas de gestión institucional, de modo que
constituya un criterio aplicable en la toma de decisiones, en el cumplimiento
de las funciones y el desempeño cotidiano de las personas funcionarias,
contribuyendo al fortalecimiento de la legitimidad institucional, la confianza
pública y la rendición de cuentas.
(Así reformada
la norma 2.3) anterior por el artículo 1° inciso b) de la resolución N° R-DC-00057-2026 del 20 de mayo de
2026)
2.3.1. Factores formales de
la ética institucional.
El jerarca y los titulares
subordinados, según sus competencias, deben establecer, mantener, divulgar y actualizar
factores formales orientados a la promoción, fortalecimiento y sostenibilidad
de la ética institucional. Dichos factores deberán integrarse al marco
estratégico y operativo de la entidad y podrán organizarse en uno o varios
instrumentos, siempre que aseguren de manera verificable el cumplimiento de los
elementos mínimos aquí establecidos y permitan dar seguimiento a su aplicación
en la gestión institucional, evitando duplicidades y atendiendo criterios de
proporcionalidad, eficiencia y efectividad en la gestión. Los factores formales
de la ética institucional deberán contemplar, al menos, los siguientes
elementos:
a) Declaración de visión,
misión y valores institucionales, orientados al principio de probidad, al
cumplimiento de fines institucionales y la generación de valor público, los
cuales deberán revisarse y actualizarse cuando resulte necesario y, al menos,
cada cinco años.
b) Código de ética
institucional o instrumento equivalente, de carácter orientador y aplicable a
toda la institución, aprobado por el jerarca, que guíe la conducta y la toma de
decisiones, incorpore ejemplos prácticos y compromisos éticos, sea revisado y
actualizado cuando resulte necesario y, al menos, cada cinco años.
c) Política institucional
para la gestión ética, que establezca objetivos y responsabilidades
específicas, articule los mecanismos para su implementación, seguimiento y
mejora continua, e incluya un plan de acción con metas, plazo y responsables.
d) Instancias o mecanismos
institucionales de coordinación en materia de ética, tales como comisiones
institucionales de ética y valores, conforme con la estructura organizacional,
el tamaño y las capacidades de cada entidad.
e) Plan de comunicación y
capacitación en ética, que facilite la divulgación oportuna, comprensible y
accesible de los valores institucionales, del código de ética y de los demás
elementos del marco institucional en materia ética, mediante canales y formatos
adecuados a las características de la institución y de sus partes interesadas.
(Así reformada
la norma 2.3.1) anterior por el artículo 1° inciso c) de la resolución N° R-DC-00057-2026 del 20 de mayo de
2026)
2.3.2. Elementos informales
de la ética institucional:
El jerarca y los titulares
subordinados, según sus competencias, deben observar, valorar y fortalecer los
elementos informales que configuran el ambiente ético institucional. Lo
anterior, con el fin de asegurar que respalden efectivamente la aplicación
cotidiana de los factores formales vigentes y contribuyan a una cultura
organizacional coherente con los principios de integridad pública,
transparencia y servicio al interés público.
Dichos elementos deberán
revisarse periódicamente mediante evaluaciones de clima organizacional u otros
instrumentos de naturaleza similar. Para lo cual, se debe considerar, al menos,
la promoción de entornos de confianza y respeto, el estilo de liderazgo
ejercido, los modelos de toma de decisiones, la vivencia de los valores
compartidos, las creencias institucionales, las percepciones sobre el ambiente
ético y los comportamientos observables de las personas funcionarias, en cuanto
influyen en la coherencia entre los valores institucionales y las prácticas
efectivas de gestión, entre otros.
Los resultados obtenidos
deberán analizarse, y comunicarse internamente de forma general, resguardando
la confidencialidad, la protección de datos personales y la información
sensible. Cuando corresponda, deberán traducirse en acciones de mejora
específicas, con responsables y plazos definidos, integradas al seguimiento del
sistema de control interno y a los procesos de gestión institucional, de manera
que contribuyan efectivamente al fortalecimiento del ambiente ético y de la
gestión de la integridad pública.
(Así reformada
la norma 2.3.2) anterior por el artículo 1° inciso d) de la resolución N° R-DC-00057-2026 del 20 de mayo de
2026)
2.3.3
Integración de la ética a los sistemas de gestión
Los sistemas de gestión deben incorporar, como
parte de las actividades de control, consideraciones de tipo ético que
garanticen razonablemente un desempeño ajustado a altos estándares de
comportamiento, que permitan una cabal rendición de cuentas ante los sujetos
interesados. En ese sentido, debe prestarse especial atención a los sistemas de
particular sensibilidad y exposición a los riesgos.
2.3.4 Normativa interna
sobre probidad pública
El jerarca y los titulares
subordinados, según sus competencias, deben establecer, mantener o integrar,
según corresponda, normativa interna específica para tutelar el deber de
probidad en la función pública, adaptada a los riesgos para la integridad
identificados en la gestión institucional y coherente con el marco jurídico
aplicable. Dicha normativa deberá contener disposiciones claras y accesibles
que regulen la conducta de las personas funcionarias, al menos, en relación con
los siguientes aspectos:
a) La obligación de revelar
intereses privados, que puedan comprometer la imparcialidad, objetividad o
independencia en el ejercicio de sus funciones.
b) La prevención,
identificación, revelación, valoración, documentación, gestión y seguimiento de
actividades, relaciones o intereses privados incompatibles con la función
pública, conforme con lo previsto en el ordenamiento jurídico, incluyendo
situaciones de conflicto de interés.
c) El tratamiento
institucional de conductas improbas, fraudulentas o corruptas, incluyendo la
determinación de responsabilidades y la aplicación de las sanciones
correspondientes, de conformidad con la normativa vigente y respetando el
debido proceso.
d) La obligatoriedad de
abstenerse de intervenir en situaciones que generen incompatibilidades éticas o
normativas, o que puedan afectar la objetividad e imparcialidad en la toma de
decisiones.
e) El uso responsable del
cargo, de las potestades asociadas a este y de los fondos públicos, conforme
con los principios de legalidad, eficiencia, transparencia y rendición de
cuentas.
f) Un régimen claro y
restrictivo sobre la recepción de donaciones, obsequios, beneficios o favores
que puedan dar lugar a influencias indebidas o a la percepción de estas.
g) Otras situaciones,
prácticas o conductas que, según la naturaleza y riesgos de la institución,
puedan comprometer la integridad institucional o los valores del servicio
público.
Esta normativa deberá
revisarse y actualizarse cuando resulte necesario y, al menos, cada cinco años,
mediante un proceso participativo y técnico que considere los cambios
normativos, los resultados del diagnóstico institucional en materia de ética y
las lecciones aprendidas en la implementación de los elementos de la gestión de
la integridad pública.
Asimismo, deberá
articularse con los mecanismos internos de capacitación, documentación,
prevención, control y seguimiento, así como con los procedimientos del sistema
disciplinario, con el fin de asegurar su aplicación efectiva, coherente
trazable y oportuna ante eventuales incumplimientos o infracciones al deber de
probidad, sin perjuicio de las responsabilidades que correspondan por otras
vías.
La normativa deberá
divulgarse de forma accesible y efectiva, tanto a lo interno como a lo externo
de la institución. En lo que resulte aplicable, sus disposiciones deberán
reflejarse en los mecanismos de relación con terceros, incluyendo contratistas,
consultores, personas proveedoras y otras figuras externas vinculadas al
quehacer institucional, de manera remunerada o ad honorem, como parte del
fortalecimiento de la integridad en las relacionescon partes interesadas.
(Así adicionada
la norma 2.3. 4) anterior por el artículo 2° inciso a) de la resolución N° R-DC-00057-2026 del 20 de mayo de
2026)
2.4. Idoneidad del
personal.
El personal debe reunir las
competencias y valores requeridos para el desempeño de sus funciones, de
conformidad con los manuales de puestos institucionales. Para ese propósito, el
jerarca y los titulares subordinados, según sus competencias, deben asegurar
que las políticas y prácticas de gestión del talento humano se orienten a la
planificación, reclutamiento, selección, inducción, desarrollo, evaluación y
retención del personal idóneo, en número y con las condiciones requeridas para
el logro de los objetivos institucionales, el fortalecimiento del control
interno y la adecuada gestión de los riesgos asociados al personal, incluidos
aquellos que puedan afectar la probidad y la integridad pública.
La incorporación de
criterios de ética y valores institucionales en los procesos de gestión del
talento humano deberá realizarse mediante criterios objetivos, verificables y
debidamente documentados, aplicados de manera uniforme y según los principios
de mérito, igualdad, legalidad y debido proceso, a fin de que contribuyan a
orientar conductas coherentes con la función pública y a prevenir riesgos para
la integridad.
(Así reformada
la norma 2.4) anterior por el artículo 1° inciso e) de la resolución N° R-DC-00057-2026 del 20 de mayo de
2026)
2.5
Estructura organizativa El jerarca y los titulares subordinados, según sus
competencias y de conformidad con el ordenamiento jurídico y las regulaciones
emitidas por los órganos competentes, deben procurar una estructura que defina
la organización formal, sus relaciones jerárquicas, líneas de dependencia y
coordinación, así como la relación con otros elementos que conforman la
institución, y que apoye el logro de los objetivos. Dicha estructura debe ajustarse
según lo requieran la dinámica institucional y del entorno y los riesgos
relevantes.
2.5.1
Delegación de funciones
El jerarca y los titulares subordinados, según
sus competencias, deben asegurarse de que la delegación de funciones se realice
de conformidad con el bloque de legalidad, y de que conlleve la exigencia de la
responsabilidad correspondiente y la asignación de la autoridad necesaria para
que los funcionarios respectivos puedan tomar las decisiones y emprender las
acciones pertinentes.
2.5.2
Autorización y aprobación
La ejecución de los procesos, operaciones y
transacciones institucionales debe contar con la autorización y la aprobación
respectivas de parte de los funcionarios con potestad para concederlas, que
sean necesarias a la luz de los riesgos inherentes, los requerimientos
normativos y las disposiciones institucionales.
2.5.3
Separación de funciones incompatibles y
del procesamiento de transacciones
El jerarca y los titulares subordinados, según
sus competencias, deben asegurarse de que las funciones incompatibles, se
separen y distribuyan entre los diferentes puestos; así también, que las fases
de autorización, aprobación, ejecución y registro de una transacción, y la
custodia de activos, estén distribuidas entre las unidades de la institución,
de modo tal que una sola persona o unidad no tenga el control por la totalidad
de ese conjunto de labores.
Cuando por situaciones excepcionales, por
disponibilidad de recursos, la separación y distribución de funciones no sea
posible debe fundamentarse la causa del impedimento. En todo caso, deben
implantarse los controles alternativos que aseguren razonablemente el adecuado
desempeño de los responsables.
2.5.4
Rotación de labores
El jerarca y los titulares subordinados, según
sus competencias, deben procurar la rotación sistemática de las labores entre
quienes realizan tareas o funciones afines, siempre y cuando la naturaleza de
tales labores permita aplicar esa medida.
2.6
Ambiente de control en instituciones de menor tamaño
El jerarca y los titulares subordinados de las
instituciones de menor tamaño, según sus competencias, deben demostrar su apoyo
constante al
2.7 Comité
de Auditoría
El
Comité de Auditoría es un órgano técnico con juicio independiente que brinda asesoría técnica y estratégica no
vinculante al jerarca institucional, en materia de fortalecimiento del SCI,
gestión integral de riesgos y análisis de resultados derivados de la auditoría
interna, auditorías externas y demás instancias de control.
El
Comité no ejerce funciones operativas ni de supervisión directa, ni sustituye a
la Auditoría Interna, cuya independencia funcional y de criterio está garantizada
conforme a lo dispuesto en la Ley N.° 8292. En consecuencia, no revisará ni
aprobará los productos emitidos por la Auditoría Interna; su rol es analítico y
asesor, orientado a valorar la coherencia entre los riesgos, los controles y
las decisiones del jerarca.
El Comité actúa como instancia de apoyo al
jerarca para la articulación estratégica de la gestión de riesgos y la
coordinación con los mecanismos de aseguramiento independiente, sin generar
estructuras paralelas ni duplicar funciones existentes.
(Así adicionado
el punto 2.7) anterior por el artículo 1° de la resolución N° R-DC-00123-2025 del 30 de octubre
del 2025)
2.7.1
Establecimiento del Comité de Auditoría
Deberán
constituir de manera permanente un Comité de Auditoría aquellas instituciones
públicas que gestionen activos totales iguales o superiores a 50.560.000
unidades de desarrollo (UD) según su valor al 31 de diciembre del año anterior
al ejercicio fiscal vigente1.
1Unidad de cuenta que incorpora mensualmente los cambios en el IPC del
mes inmediato anterior, según lo indicado por el Banco Central al 30 de
diciembre del periodo anterior.
La
Contraloría General podrá, mediante resolución motivada, ajustar el umbral y
aplicar criterios complementarios relacionados con la criticidad del servicio,
la complejidad operativa y el perfil de riesgos institucional, a efectos de
determinar la obligatoriedad de constituir ese Comité.
Las
entidades que cuenten con una instancia existente que ejerza funciones
equivalentes a las del Comité de Auditoría podrán mantenerla o adaptarla,
siempre que se acredite su correspondencia funcional con las responsabilidades
establecidas en estas Normas; se formalice mediante acto administrativo
debidamente motivado la equiparación o adecuación respectiva, y se garantice la
independencia funcional e idoneidad técnica de sus integrantes.
En
todo caso, la institución deberá ajustar su normativa interna para asegurar que
ese Comité o la instancia equivalente opere de conformidad con los principios,
funciones y responsabilidades previstos en estas Normas.
Cada
institución deberá verificar anualmente, con base en el total de activos
reflejados en sus estados financieros aprobados, si alcanza el umbral
establecido. En caso de descender por debajo de dicho monto, el Comité o la
instancia equivalente deberá mantenerse como órgano técnico permanente, con el
fin de preservar la continuidad, madurez y estabilidad del SCI.
El Comité o su instancia equivalente se
constituirá como un órgano técnico de asesoría estratégica no vinculante al
jerarca institucional, sin duplicar las funciones de la Auditoría Interna ni de
otras unidades de control interno, y respetando su independencia funcional y de
criterio. La constitución del Comité no implicará la creación de plazas
adicionales, sino la formalización de un órgano técnico con personal existente,
procurando la disponibilidad de tiempo y recursos para el cumplimiento de sus
funciones.
(Así adicionado
el punto 2.7.1) anterior por el artículo 1° de la resolución N° R-DC-00123-2025 del 30 de octubre
del 2025)
2.7.2 Estructura técnica del Comité de Auditoría
El Comité de
Auditoría o su instancia equivalente será designado por el jerarca
institucional, mediante un proceso formal que verifique los requisitos
técnicos, éticos e independencia de sus integrantes, y estará conformado por al
menos tres (3) miembros con idoneidad técnica comprobada en auditoría, control
interno, gestión de riesgos, finanzas públicas o gobierno corporativo, de manera
que sus integrantes no participen en la ejecución directa de procesos
operativos, a fin de resguardar su independencia técnica.
El
Comité de Auditoría podrá integrarse con personal institucional de áreas
estratégicas transversales -planificación, gestión de riesgos, asesoría
jurídica, cumplimiento o gobierno corporativo-, siempre que dichas personas no
tengan responsabilidad directa en la ejecución de los procesos revisados por el
Comité y no comprometa la imparcialidad técnica de éste.
El
Reglamento de Funcionamiento del Comité de Auditoría definirá los criterios
objetivos mínimos -formación, experiencia y certificaciones- que acrediten la
idoneidad requerida para sus miembros.
Cada integrante deberá suscribir anualmente una declaración jurada de independencia
y de ausencia de conflictos de interés, conforme a los lineamientos
institucionales de ética y transparencia.
El
jerarca institucional no integrará el Comité, a fin de preservar la objetividad
e independencia de sus análisis. Podrá asistir a las sesiones por invitación,
con derecho a voz pero sin voto.
La
Auditoría Interna no formará parte del Comité de Auditoría ni ejercerá
funciones decisorias. No obstante, participará de forma continua en las
sesiones en calidad de asesora técnica e invitada, con acceso a la información
necesaria para el cumplimiento de sus funciones, con voz pero sin voto, y sin
asumir responsabilidades operativas dentro del Comité. En todo momento deberá
preservarse la independencia funcional y de criterio de la Auditoría Interna.
No
procederá el reconocimiento de dietas ni de remuneraciones adicionales a los
miembros que integren el Comité de Auditoría. Podrá considerarse la
participación de expertos externos ad honorem, siempre que cuenten con
idoneidad técnica debidamente acreditada y suscriban las declaraciones de
confidencialidad e independencia correspondientes.
(Así adicionado
el punto 2.7.2) anterior por el artículo 1° de la resolución N° R-DC-00123-2025 del 30 de octubre
del 2025)
2.7.3 Funciones del Comité de Auditoría
El
Comité de Auditoría ejercerá las siguientes funciones de asesoría técnica y
estratégica, sin ejecución operativa, supervisión directa ni sustitución de las
metodologías o procedimientos a cargo de otras unidades de control interno o de
la Auditoría Interna:
1. Asesorar al jerarca
institucional en los temas relacionados con el funcionamiento del SCI, la
gestión integral de riesgos y el fortalecimiento del Gobierno Corporativo, con
el propósito de promover una conducción institucional efectiva, transparente y
orientada a resultados.
2. Analizar
periódicamente la confiabilidad, oportunidad, integridad y trazabilidad de la
información financiera presentada al jerarca, valorando su utilidad para la
toma de decisiones estratégicas y la rendición de cuentas institucional.
3. Identificar y
analizar riesgos críticos y sus causas estructurales con base en los insumos
técnicos de la Auditoría Interna, las unidades de control interno, las áreas de
gestión de riesgos, las auditorías externas, la Contraloría General y otros
órganos de supervisión externa, sin sustituir las funciones propias de dichas
instancias.
4.
Alertar
al jerarca institucional sobre riesgos o situaciones que requieran atención inmediata,
cuando puedan comprometer la legalidad, continuidad del servicio, objetivos
estratégicos o integridad del patrimonio público.
5. Recomendar medidas
estratégicas y de fortalecimiento del control interno, cuando identifique
deficiencias sistemáticas o riesgos de incumplimiento en la atención de
disposiciones, recomendaciones o alertas.
6. Cuando el Comité
identifique inacción, demora indebida o urgencia significativa en la atención
de alertas críticas por parte del jerarca, deberá comunicar directamente dichos
resultados a las instancias externas competentes, conforme al marco legal
vigente, incluyendo órganos de control, supervisión o autoridades judiciales.
7. Conocer el plan
anual de auditoría interna y sus eventuales modificaciones, únicamente con el
propósito de asesorar al jerarca sobre su alineación con los riesgos
estratégicos institucionales y con las actividades de otras instancias de
control, sin intervenir en su aprobación ni ejecución.
8. Dar seguimiento
estratégico al cumplimiento de las recomendaciones, disposiciones y solicitudes
emitidas por la Auditoría Interna, las auditorías externas, la Contraloría
General y otros entes de supervisión, identificando su grado de avance,
antigüedad, riesgos de incumplimiento y obstáculos críticos. Este seguimiento
no sustituye la labor metodológica ni el monitoreo técnico a cargo de las
unidades de control interno o de la Auditoría Interna; su finalidad es
fortalecer la trazabilidad, efectividad y coordinación del Sistema de
Control Interno.
9.
Emitir
un informe anual dirigido al jerarca institucional, que incluya los principales
análisis realizados, el estado de cumplimiento de las recomendaciones
formuladas por el propio Comité, las acciones sugeridas para fortalecer el
Sistema de Control Interno y el Gobierno Corporativo, así como las medidas
adoptadas por el jerarca para su atención. Dichos informes deberán documentarse
en actas digitales que aseguren su integridad, trazabilidad, confidencialidad y
conservación, conforme al marco legal vigente y a los principios de
transparencia y rendición de cuentas.
(Así adicionado
el punto 2.7.3) anterior por el artículo 1° de la resolución N° R-DC-00123-2025 del 30 de octubre del
2025)
2.7.4 Reglamento de organización y funcionamiento del Comité de
Auditoría
El
Comité de Auditoría operará conforme a un reglamento formal, elaborado y
aprobado por el jerarca institucional, en el cual se establecerán, como mínimo,
los siguientes elementos:
a) Aspectos organizativos:
·
El objetivo y alcance del
Comité, en el marco del Sistema de Control Interno y del Gobierno Corporativo
institucional.
·
La estructura y composición
del Comité según las necesidades y características de la entidad.
·
Los criterios objetivos
mínimos para acreditar la idoneidad técnica de sus miembros, incluyendo
formación, experiencia y certificaciones.
b) Designación y permanencia:
·
Los procedimientos de
designación, remoción y sustitución, asegurando la transparencia y trazabilidad
del proceso.
·
La duración de la
designación y los períodos de renovación, procurando asegurar la continuidad
operativa sin comprometer la independencia y objetividad del Comité.
c) Independencia y ética:
·
La obligación de suscribir
anualmente una declaración jurada de independencia y ausencia de conflictos de
interés, así como la sujeción al código de ética institucional.
·
Los mecanismos de gestión
de conflictos de interés, incluyendo la presentación y actualización de
declaraciones, así como su resolución oportuna.
d) Funcionamiento operativo:
·
La frecuencia mínima de
reuniones, las reglas de convocatoria y la definición del quórum requerido para
deliberar válidamente.
·
Los mecanismos de
deliberación y adopción de acuerdos, respetando su naturaleza de órgano asesor,
no decisor.
·
Los procedimientos para la
documentación de las sesiones, garantizando la trazabilidad, integridad,
confidencialidad y conservación de la información, conforme a la normativa
aplicable.
·
Metodología para evaluar el
impacto de las recomendaciones emitidas por el Comité, asegurando que se
determinen las mejoras efectivas y medibles aportadas al Sistema de Control
Interno.
e) Interacción y
coordinación institucional:
·
Los criterios y condiciones para la participación y coordinación
con el Auditor Interno, respetando sus
funciones legales y su independencia técnica.
·
Los mecanismos de articulación y coordinación técnica con las Unidades
de Control Interno institucionales y con los órganos de control y supervisión
externos.
f) Comunicación y
transparencia:
·
El proceso para la elaboración y remisión de informes técnicos al
jerarca institucional, incluyendo la periodicidad y los requisitos mínimos de contenido.
·
La
publicación anual de un resumen ejecutivo de los temas tratados por el Comité,
los principales avances y las métricas de seguimiento en el portal
institucional, salvaguardando la confidencialidad de la información sensible.
g) Revisión
periódica y mejora continua:
·
El
reglamento deberá garantizar que el Comité mantenga su carácter técnico y su rol exclusivo de
asesoría al jerarca, sin ejercer funciones operativas, de ejecución,
supervisión directa o control sobre la Auditoría Interna, conforme a la Ley N.º 8292.
·
El jerarca institucional deberá revisar periódicamente la vigencia y
pertinencia del reglamento, considerando la evolución del entorno de riesgos, los cambios organizativos o los
resultados de las evaluaciones sobre el desempeño del Comité.
(Así
adicionado el punto 2.7.4) anterior por el artículo 1° de la resolución N° R-DC-00123-2025 del 30 de octubre
del 2025)
2.7.5 Constitución o
adecuación del Comité de Auditoría
Las entidades que, al 31 de diciembre del año
anterior al ejercicio fiscal vigente, gestionen activos totales iguales o
superiores al umbral establecido en la norma 2.7.1 y no cuenten con un Comité
de Auditoría ni con una instancia
equivalente conforme a lo dispuesto en estas Normas, dispondrán de un plazo
máximo de doce (12) meses, contados a partir de la entrada en vigencia de la
presente resolución, para constituir el Comité y aprobar su reglamento de funcionamiento.
Para las
instituciones que alcancen el umbral de activos en ejercicios fiscales
posteriores, el plazo de doce (12) meses se contará a partir de la fecha de
aprobación de los estados financieros en los cuales se determine que la entidad
alcanzó el umbral previsto en la norma 2.7.1.
La constitución e implementación
del Comité deberá desarrollarse de forma proporcional y gradual, según la
complejidad organizativa y las capacidades institucionales, conforme a las
siguientes fases:
a) Fase 1 -
Constitución del Comité de Auditoría (hasta 6 meses)
·
Elaborar y aprobar el
reglamento de funcionamiento del Comité de Auditoría.
·
Designar a sus integrantes,
verificando su idoneidad técnica, independencia y ausencia de conflictos de
interés.
·
Constituir e instalar
formalmente el Comité mediante la primera sesión, dejando constancia en acta de
su conformación, acuerdos iniciales y compromisos de operación.
b) Fase 2 -
Entendimiento institucional y plan de implementación (hasta 9 meses).
·
Desarrollar un diagnóstico
integral del SCI y del Gobierno Corporativo institucional, identificando las
instancias que intervienen en la gestión de riesgos, la Auditoría Interna y
otras funciones de supervisión, a fin de articular armónicamente el Comité con
las estructuras existentes, evitando duplicidades y promoviendo coherencia y
coordinación institucional.
·
Elaborar un plan de
implementación del funcionamiento continuo, que defina mecanismos,
responsables, cronograma y metas de corto plazo orientadas a garantizar su
operatividad efectiva, la articulación con las demás instancias de control y la
generación de valor estratégico.
·
Ajustar normativa interna
para asegurar que ese Comité o la instancia equivalente opere de conformidad
con los principios, funciones y responsabilidades previstos en estas Normas.
·
Presentar al jerarca institucional un primer
informe de avance del plan de implementación, en el que se detallen los
progresos alcanzados y las acciones pendientes para el funcionamiento sostenido
del Comité.
c) Fase 3
Operatividad plena (hasta 12 meses).
·
Definir y formalizar el plan anual de trabajo del Comité.
·
Implementar
en su totalidad los mecanismos para el funcionamiento continuo y coordinación
con el resto de instancias de control.
·
Presentar al jerarca un informe de cierre del plan
de implementación, que documente el
estado operativo del Comité, los resultados alcanzados y las acciones
pendientes.
El
jerarca institucional deberá asegurar la viabilidad operativa del Comité de
Auditoría, velando por disponer el tiempo, los medios y el respaldo
administrativo necesario para el cumplimiento de sus funciones.
En
casos debidamente justificados, el jerarca podrá solicitar a la Contraloría
General de la República una prórroga de hasta tres (3) meses, presentando la
solicitud con al menos treinta (30) días hábiles de antelación al vencimiento
del plazo original, acompañada de una justificación razonada, el detalle de las
acciones ejecutadas y un cronograma actualizado.
La presente norma será aplicable tanto a las
instituciones que, al momento de entrada en vigencia de esta reforma, alcancen
el umbral de activos establecido para la constitución obligatoria del Comité de
Auditoría, como a aquellas que en ejercicios posteriores lleguen a dicho umbral
o decidan constituirlo voluntariamente, conforme a los principios de gradualidad,
proporcionalidad y mejora continua.
(Así adicionado
el punto 2.7.5) anterior por el artículo 1° de la resolución N° R-DC-00123-2025 del 30 de octubre
del 2025)
2.7.6 Evaluación del
Comité de Auditoría
El
jerarca institucional deberá evaluar al menos anualmente la eficacia,
independencia y aporte estratégico del Comité de Auditoría, con el fin de
asegurar su desempeño continuo, su coherencia con las funciones definidas en
estas Normas y su contribución efectiva al fortalecimiento del Sistema de Control
Interno.
La evaluación podrá
realizarse internamente o con apoyo de instancias externas especializadas, e
incluirá, como mínimo, los siguientes ámbitos
de análisis:
a) Composición e
independencia:
·
La idoneidad técnica y
diversidad profesional de sus integrantes, con base en los criterios definidos
en el Reglamento de Funcionamiento y su capacidad para emitir juicios
independientes.
·
El nivel de independencia,
imparcialidad y objetividad demostrado por el Comité en sus análisis y
recomendaciones.
b) Calidad técnica
y relevancia estratégica:
·
La calidad técnica de su
asesoría al jerarca, evaluada según criterios de rigor, pertinencia y
oportunidad.
·
La relevancia y
aplicabilidad práctica de sus recomendaciones, especialmente en relación con
los riesgos y prioridades estratégicas.
·
El grado de cumplimiento
efectivo de sus funciones conforme a la normativa y al reglamento de
funcionamiento.
c) Contribución al
fortalecimiento del Sistema de Control Interno:
·
La contribución efectiva
del Comité al fortalecimiento y madurez del Sistema de Control Interno, y a la
toma de decisiones estratégicas institucionales, demostrada por el impacto y
aplicabilidad de sus recomendaciones.
·
La evaluación deberá
considerar el contexto institucional y los recursos disponibles, con el fin de
determinar si las deficiencias observadas son atribuibles a la gestión del
Comité o a limitaciones impuestas por la Administración.
El jerarca
institucional deberá documentar los resultados de esta evaluación y utilizarlos
como insumo para la mejora continua del Comité, su composición o su reglamento
de funcionamiento, según corresponda.
Cuando se
identifiquen deficiencias relevantes en el funcionamiento del Comité, el
jerarca deberá adoptar medidas correctivas oportunas, incluyendo, cuando sea
necesario, la sustitución de integrantes, la revisión de su perfil técnico o el
rediseño del esquema de trabajo del Comité.
(Así adicionado
el punto 2.7.6) anterior por el artículo 1° de la resolución N° R-DC-00123-2025 del 30 de octubre
del 2025)
CAPÍTULO
[5]Este
Capítulo incorpora lo establecido en los artículos 2 f), 14, 18 y 19 de la
LGCI.
3.1. Valoración del riesgo.
El jerarca y los titulares subordinados,
según sus competencias, deben definir, implantar, verificar y perfeccionar un
proceso permanente, participativo, documentado y proporcional de valoración del
riesgo institucional como componente funcional del SCI, el cual deberá
considerar todos aquellos riesgos que puedan afectar el cumplimiento de los
objetivos institucionales, incluidos los riesgos para la integridad, tales como
vulnerabilidades frente a actos de corrupción, conflictos de interés o uso
indebido de recursos públicos.
Las autoridades indicadas deben constituirse
en parte activa del proceso, asegurando que la valoración de riesgos se
encuentre alineada con la misión institucional, la cultura organizacional y los
principios de legalidad, transparencia, probidad y rendición de cuentas, y que
sirva como insumo efectivo para la definición de controles, la priorización de
acciones y la toma de decisiones institucionales orientadas a la prevención y
mitigación de los riesgos identificados.
(Así reformada
la norma 3.1) anterior por el artículo 1° inciso f) de la resolución N° R-DC-00057-2026 del 20 de mayo de
2026)
3.2. Sistema específico de
valoración del riesgo institucional (SEVRI).
El jerarca y los titulares
subordinados, según sus competencias, deben establecer y mantener en
funcionamiento un sistema específico de valoración del riesgo institucional
(SEVRI), conforme con la normativa aplicable, como parte integrante del sistema
de control interno.
El SEVRI debe presentar las
características e incluir los componentes y las actividades que define la
normativa específica aplicable. Asimismo, debe someterse a las verificaciones y
revisiones que correspondan, a fin de corroborar su efectividad continua y
promover su perfeccionamiento, considerando dentro de los riesgos
institucionales aquellos que puedan afectar la integridad pública, el deber de
probidad y el uso adecuado de los fondos públicos.
(Así reformada
la norma 3.2) anterior por el artículo 1° inciso g) de la resolución N° R-DC-00057-2026 del 20 de mayo de
2026)
3.3. Valoración de riesgos para
la integridad
El jerarca y los titulares
subordinados, según sus competencias, deben incorporar la valoración de los
riesgos para la integridad dentro del marco orientador, los componentes y las
actividades del Sistema Específico de Valoración del Riesgo Institucional
(SEVRI), de conformidad con la normativa específica aplicable.
Para tales efectos, la
política de valoración del riesgo institucional, la estrategia del SEVRI y la
normativa interna que lo regule deberán contemplar criterios para la identificación,
análisis, evaluación, administración, revisión, documentación y comunicación de
los riesgos para la integridad, con un nivel de detalle razonable y
proporcional a la naturaleza,complejidad, competencias y exposición al riesgo
de la entidad.
La valoración de los
riesgos para la integridad deberá realizarse bajo criterios de priorización,
materialidad y criticidad, concentrándose en aquellos procesos, actividades,
decisiones y relaciones institucionales con mayor exposición a actos de
corrupción, fraude, conflictos de interés, faltas al deber de probidad, uso
indebido de recursos públicos u otras situaciones que puedan comprometer la
integridad pública.
Asimismo, dicha valoración
deberá integrarse en la planificación estratégica, la toma de decisiones, el
diseño y ajuste de controles internos, la gestión de procesos y el seguimiento
del SCI, considerando la cultura organizacional, la legalidad, la probidad, la
transparencia y la rendición de cuentas.
Los resultados de dicha
valoración deberán servir de base para definir, ajustar o fortalecer medidas
preventivas y correctivas de control interno, así como salvaguardas
institucionales proporcionales y efectivas, cuya implementación y efectividad
puedan verificarse.
El análisis de los riesgos
para la integridad deberá actualizarse periódicamente, considerando la
efectividad de los controles existentes y los cambios en, al menos, los
procesos críticos de gestión del talento humano, contratación pública,
administración financiera, transferencia de actividades y fondos públicos,
prestación de servicios, trámites administrativos, acceso a la información y,
sus respectivas condiciones, así como en las,actividades, decisiones o
relaciones institucionales que incidan en dichos riesgos.
(Así adicionada
la norma 3.3) anterior por el artículo 2° inciso b) de la resolución N° R-DC-00057-2026 del 20 de mayo de
2026)
3.4
Vinculación con la planificación institucional
La valoración del riesgo debe sustentarse en un proceso
de planificación que considere la misión y la visión institucionales, así como
objetivos, metas, políticas e indicadores de desempeño claros, medibles,
realistas y aplicables, establecidos con base en un conocimiento adecuado del
ambiente interno y externo en que la institución desarrolla sus operaciones, y
en consecuencia, de los riesgos correspondientes.
Asimismo, los resultados de la valoración del
riesgo deben ser insumos para retroalimentar ese proceso de planificación,
aportando elementos para que el jerarca y los titulares subordinados estén en
capacidad de revisar, evaluar y ajustar periódicamente los enunciados y
supuestos que sustentan los procesos de planificación estratégica y operativa
institucional, para determinar su validez ante la dinámica del entorno y de los
riesgos internos y externos.
(Así modificada
la numeración de la norma anterior por el artículo 3° de la resolución N° R-DC-00057-2026 del 20 de mayo de
2026, que la modificó de la norma 3.3) a la 3.4))
3.5
Valoración del riesgo en instituciones de menor tamaño
El jerarca y los titulares subordinados de las
instituciones de menor tamaño, según sus competencias, deben instaurar
prácticas sistemáticas que permitan evaluar según los errores y logros pasados,
las eventuales situaciones que puedan afectar el desempeño de la institución,
las cuales deben analizarse y priorizarse considerando su importancia y
posibilidades de que se vayan a volver a presentar. Con base en ello, deben
adoptar las políticas, procedimientos y mecanismos que permitan el manejo
apropiado de esas situaciones.
(Así modificada
la numeración de la norma anterior por el artículo 3° de la resolución N° R-DC-00057-2026 del 20 de mayo de
2026, que lamodifico de la norma 3.4) a la 3.5))
CAPÍTULO
IV: NORMAS SOBRE ACTIVIDADES DE CONTROL[7]
[7]Este
Capítulo incorpora lo establecido en los artículos 2 g) y 15 de la LGCI.
4.1
Actividades de control. El jerarca y los titulares subordinados, según
sus competencias, deben diseñar, adoptar, evaluar y perfeccionar, como parte
del
El ámbito de aplicación de tales actividades de
control debe estar referido a todos los niveles y funciones de la institución.
En ese sentido, la gestión institucional y la operación del
4.2
Requisitos de las actividades de control
Las actividades de control deben reunir los
siguientes requisitos:
a.
Integración a la gestión. Las actividades de control diseñadas deben ser
parte inherente de la gestión institucional, e incorporarse en ella en forma
natural y sin provocar menoscabo a la observancia de los principios
constitucionales de eficacia, eficiencia, simplicidad y celeridad, y evitando
restricciones, requisitos y trámites que dificulten el disfrute pleno de los
derechos fundamentales de los ciudadanos.
b.
Respuesta a riesgos. Las actividades de control deben ser congruentes
con los riesgos que se pretende administrar, lo que conlleva su dinamismo de
acuerdo con el comportamiento de esos riesgos.
c.
Contribución al logro de los objetivos con un costo razonable. Las
actividades de control deben presentar una relación satisfactoria de
costo-beneficio, de manera que su contribución esperada al logro de los
objetivos, sea mayor que los costos requeridos para su operación.
d.
Viabilidad. Las actividades de control deben adaptarse a la capacidad de la
institución de implantarlas, teniendo presente, fundamentalmente, la
disponibilidad de recursos, la capacidad del personal para ejecutarlas correcta
y oportunamente, y su ajuste al bloque de legalidad.
e. Documentación. Las actividades de control
deben documentarse mediante su incorporación en los manuales de procedimientos,
en las descripciones de puestos y procesos, o en documentos de naturaleza
similar. Esa documentación debe estar disponible, en forma ordenada conforme a
criterios previamente establecidos, para su uso, consulta y evaluación.
f. Divulgación. Las actividades de control deben
ser de conocimiento general, y comunicarse a los funcionarios que deben
aplicarlas en el desempeño de sus cargos. Dicha comunicación debe darse
preferiblemente por escrito, en términos claros y específicos.
4.3
Protección y conservación del patrimonio
El jerarca y los titulares subordinados, según
sus competencias, deben establecer, evaluar y perfeccionar las actividades de
control pertinentes a fin de asegurar razonablemente la protección, custodia,
inventario, correcto uso y control de los activos pertenecientes a la
institución, incluyendo los derechos de propiedad intelectual. Lo anterior,
tomando en cuenta, fundamentalmente, el bloque de legalidad, la naturaleza de
tales activos y los riesgos relevantes a los cuales puedan verse expuestos, así
como los requisitos indicados en la norma 4.2.
Las subnormas que se incluyen a continuación no
constituyen un conjunto completo de las actividades de control que deba ser
observado por la totalidad de las instituciones del sector público con ese
propósito; por consiguiente, corresponde a los jerarcas y titulares
subordinados determinar su pertinencia en cada caso y establecer las demás
actividades que sean requeridas.
4.3.1
Regulaciones para la administración de activos
El jerarca y los titulares subordinados, según
sus competencias, deben establecer, actualizar y comunicar las regulaciones
pertinentes con respecto al uso, conservación y custodia de los activos
pertenecientes a la institución.
Deben considerarse al menos los siguientes
asuntos:
a. La programación de las necesidades de
determinados activos, tanto para efectos de coordinación con las instancias
usuarias, como para la previsión de sustituciones, reparaciones y otros
eventos.
b. La asignación de responsables por el uso,
control y mantenimiento de los activos, incluyendo la definición de los
deberes, las funciones y las líneas de autoridad y responsabilidad pertinentes.
c. El control, registro y custodia de la
documentación asociada a la adquisición, la inscripción, el uso, el control y
el mantenimiento de los activos.
d. El control de los activos asignados a
dependencias desconcentradas o descentralizadas.
e. El cumplimiento de requerimientos legales
asociados a determinados activos, tales como inscripción, placas y distintivos.
f. Los convenios interinstitucionales para
préstamo de activos, así como su justificación y autorización, las cuales deben
constar por escrito.
g. El tratamiento de activos obsoletos, en
desuso o que requieran reparaciones costosas.
4.3.2
Custodia de activos La custodia
de los activos que cada funcionario utilice normalmente en el desarrollo de sus
labores, debe asignársele formalmente. En el caso de activos especialmente
sensibles y de aquellos que deban ser utilizados por múltiples funcionarios, la
responsabilidad por su custodia y administración también debe encomendarse
específicamente, de modo que haya un funcionario responsable de controlar su
acceso y uso.
4.3.3
Regulaciones y dispositivos de seguridad
El jerarca y los titulares subordinados, según
sus competencias, deben disponer y vigilar la aplicación de las regulaciones y
los dispositivos de seguridad que se estimen pertinentes según la naturaleza de
los activos y la relevancia de los riesgos asociados, para garantizar su
rendimiento óptimo y su protección contra pérdida, deterioro o uso irregular,
así como para prevenir cualquier daño a la integridad física de los funcionarios
que deban utilizarlos.
4.4
Exigencia de confiabilidad y oportunidad de la información
El jerarca y los titulares subordinados, según
sus competencias, deben diseñar, adoptar, evaluar y perfeccionar las
actividades de control pertinentes a fin de asegurar razonablemente que se
recopile, procese, mantenga y custodie información de calidad sobre el
funcionamiento del
Las subnormas que se incluyen a continuación no
constituyen un conjunto completo de las actividades de control que deba ser
observado por la totalidad de las instituciones del sector público con ese
propósito; por consiguiente, corresponde a los jerarcas y titulares subordinados
determinar su pertinencia en cada caso y establecer las demás actividades que
sean requeridas.
4.4.1
Documentación y registro de la gestión institucional
El jerarca y los titulares subordinados, según sus
competencias, deben establecer las medidas pertinentes para que los actos de la
gestión institucional, sus resultados y otros eventos relevantes, se registren
y documenten en el lapso adecuado y conveniente, y se garanticen razonablemente
la confidencialidad y el acceso a la información pública, según corresponda.
4.4.2
Formularios uniformes
El jerarca y los titulares subordinados, según
sus competencias, deben disponer lo pertinente para la emisión, la
administración, el uso y la custodia, por los medios atinentes, de formularios
uniformes para la documentación, el procesamiento y el registro de las
transacciones que se efectúen en la institución. Asimismo, deben prever las
seguridades para garantizar razonablemente el uso correcto de tales formularios.
4.4.3
Registros contables y presupuestarios
El jerarca y los titulares subordinados, según
sus competencias, deben emprender las medidas pertinentes para asegurar que se
establezcan y se mantengan actualizados registros contables y presupuestarios
que brinden un conocimiento razonable y confiable de las disponibilidades de
recursos, las obligaciones adquiridas por la institución, y las transacciones y
eventos realizados.
4.4.4
Libros legales El jerarca y los titulares
subordinados, según sus competencias, deben asegurar que se disponga de los
libros contables, de actas y otros requeridos por el bloque de legalidad, según
corresponda, y que se definan y apliquen actividades de control relativas a su
apertura, mantenimiento, actualización, disponibilidad, cierre y custodia.
4.4.5
Verificaciones y conciliaciones periódicas
La exactitud de los registros sobre activos y
pasivos de la institución debe ser comprobada periódicamente mediante las
conciliaciones, comprobaciones y otras verificaciones que se definan,
incluyendo el cotejo contra documentos fuentes y el recuento físico de activos
tales como el mobiliario y equipo, los vehículos, los suministros en bodega u
otros, para determinar cualquier diferencia y adoptar las medidas procedentes.
4.5
Garantía de eficiencia y eficacia de las operaciones
El jerarca y los titulares subordinados, según
sus competencias, deben establecer actividades de control que orienten la
ejecución eficiente y eficaz de la gestión institucional. Lo anterior, tomando
en cuenta, fundamentalmente, el bloque de legalidad, la naturaleza de sus
operaciones y los riesgos relevantes a los cuales puedan verse expuestas, así
como los requisitos indicados en la norma 4.2.
Las subnormas que se incluyen a continuación no
constituyen un conjunto completo de las actividades de control que deba ser
observado por la totalidad de las instituciones del sector público con ese
propósito; por consiguiente, corresponde a los jerarcas y titulares
subordinados determinar su pertinencia en cada caso y establecer las demás
actividades que sean requeridas.
4.5.1
Supervisión constante El jerarca y los titulares subordinados, según sus
competencias, deben ejercer una supervisión constante sobre el desarrollo de la
gestión institucional y la observancia de las regulaciones atinentes al
4.5.2
Gestión de proyectos El jerarca
y los titulares subordinados, según sus competencias, deben establecer, vigilar
el cumplimiento y perfeccionar las actividades de control necesarias para
garantizar razonablemente la correcta planificación y gestión de los proyectos
que la institución emprenda, incluyendo los proyectos de obra pública relativos
a construcciones nuevas o al mejoramiento, adición, rehabilitación o
reconstrucción de las ya existentes.
Las actividades de control que se adopten para
tales efectos deben contemplar al menos los siguientes asuntos:
a. La identificación de cada proyecto, con
indicación de su nombre, sus objetivos y metas, recursos y las fechas de inicio
y de terminación.
b. La designación de un responsable del proyecto
con competencias idóneas para que ejecute las labores de planear, organizar,
dirigir, controlar y documentar el proyecto.
c. La planificación, la supervisión y el control
de avance del proyecto, considerando los costos financieros y los recursos
utilizados, de lo cual debe informarse en los reportes periódicos
correspondientes. Asimismo, la definición de las consecuencias de eventuales
desviaciones, y la ejecución de las acciones pertinentes.
d. El establecimiento de un sistema de
información confiable, oportuno, relevante y competente para dar seguimiento al
proyecto.
e. La evaluación posterior, para analizar la
efectividad del proyecto y retroalimentar esfuerzos futuros.
4.5.3
Controles sobre fondos concedidos a sujetos privados[8]
[8]Ver
Anexo 2, punto 3.1.
El jerarca y los titulares subordinados, según
sus competencias, deben establecer los mecanismos necesarios para la asignación,
el giro, el seguimiento y el control del uso de los fondos que la institución
conceda a sujetos privados. Lo anterior, para asegurar el debido cumplimiento
del destino legal y evitar abusos, desviaciones o errores en el empleo de tales
fondos; todo lo cual deberá contemplarse en las regulaciones contractuales,
convenios, acuerdos u otros instrumentos jurídicos que definan la relación
entre la administración que concede y los sujetos privados.
Al respecto, se debe considerar que esos fondos
se utilicen conforme a criterios de legalidad, contables y técnicos, para lo
cual, entre otros, deben verificarse los requisitos sobre la capacidad legal,
administrativa y financiera, y sobre la aptitud técnica del sujeto privado; así
también, para comprobar la correcta utilización y destino de todos los fondos
que se les otorga, deben definirse los controles que se ejercerán y los
informes periódicos que deberá rendir el sujeto privado.
En todo caso, debe documentarse la gestión
realizada por la institución que concede, con respecto a tales fondos por parte
de los sujetos privados.
4.5.4
Controles sobre fondos girados a fideicomisos
El jerarca y los titulares subordinados, según
sus competencias, deben establecer, mantener, perfeccionar y evaluar las actividades
de control necesarias en relación con la planificación, la asignación, el giro
y la verificación del uso de los recursos administrados bajo la figura del
fideicomiso[9].
Como
parte de ello, se deben definir los mecanismos de seguimiento y rendición de
cuentas periódicos, que se aplicarán a los fideicomisarios, para comprobar el
logro de los objetivos planteados y su conformidad con las regulaciones
atinentes, así como para la determinación de los riesgos asociados a dichos
fondos. Todo lo anterior deberá contemplarse en las regulaciones contractuales,
convenios, acuerdos u otros instrumentos jurídicos que definan la relación
entre la administración fideicomitente y los fideicomisarios.
[9]Ver
Anexo 2, punto 3.2.
4.5.5
Control sobre bienes y servicios provenientes de donantes externos
El jerarca y los titulares subordinados, según
sus competencias, deben establecer, mantener, perfeccionar y evaluar las
actividades de control necesarias en relación con los bienes y servicios
provenientes de donantes externos, sean estos obtenidos bajo la modalidad de
donación, cooperación técnica o cooperación financiera no reembolsable. Lo
anterior, de manera que sobre esos bienes o servicios se ejerzan los controles
de legalidad, contables, financieros y de eficiencia que determina el bloque de
legalidad.
Como parte del control ejercido, deben velar
porque tales bienes y servicios cumplan con la condición de satisfacer fines
públicos y estén conformes con los principios de transparencia, rendición de
cuentas, utilidad, razonabilidad y buena gestión administrativa.
4.6
Cumplimiento del ordenamiento jurídico y técnico
El jerarca y los titulares subordinados, según
sus competencias, deben establecer las actividades de control que permitan
obtener una seguridad razonable de que la actuación de la institución es
conforme con las disposiciones jurídicas y técnicas vigentes. Las actividades
de control respectivas deben actuar como motivadoras del cumplimiento, prevenir
la ocurrencia de eventuales desviaciones, y en caso de que éstas ocurran,
emprender las medidas correspondientes. Lo anterior, tomando en cuenta,
fundamentalmente, el bloque de legalidad, la naturaleza de sus operaciones y
los riesgos relevantes a los cuales puedan verse expuestas, así como los
requisitos indicados en la norma 4.2.
Las subnormas que se incluyen a continuación no
constituyen un conjunto completo de las actividades de control que deba ser
observado por la totalidad de las instituciones del sector público con ese
propósito; por consiguiente, corresponde a los jerarcas y titulares
subordinados determinar su pertinencia en cada caso y establecer las demás
actividades que sean requeridas.
4.6.1
Control sobre la rendición de cauciones
El jerarca y los titulares subordinados, según
sus competencias, deben establecer, actualizar y divulgar las regulaciones y
demás actividades de control pertinentes para promover y vigilar el
cumplimiento, en todos sus extremos, de las obligaciones relacionadas con la
rendición de garantías a favor de la Hacienda Pública o de la institución por
los funcionarios encargados de recaudar, custodiar o administrar fondos y
valores institucionales.[10]
[10]Ver
Anexo 2, punto 3.3.
4.6.2
Informe de fin de gestión
El jerarca y los titulares subordinados deben
presentar a las instancias pertinentes, un informe de fin de gestión, donde se
resuman entre otros asuntos, las actividades realizadas durante su período de
funciones, los logros obtenidos-incluyendo los relativos al
[11]Ver
Anexo 2, punto 3.4.
4.7
Actividades de control en instituciones de menor tamaño
El jerarca y los titulares subordinados de las
instituciones de menor tamaño, según sus competencias, deben establecer las
políticas, procedimientos y mecanismos correspondientes para obtener una
seguridad razonable de que el
a. Manejo y protección de activos.
b. Uso de documentos y registros para la debida
anotación de las operaciones, incluyendo los libros legales que correspondan.
c. Verificaciones y comprobaciones periódicas de
la exactitud de los registros, incluyendo arqueos, inventarios, conciliaciones
u otros similares.
d. Controles atinentes al uso de sistemas
computadorizados, cuando corresponda.
e. La rendición de las cauciones, la
presentación de los informes de fin de gestión y la entrega formal del ente u
órgano a sus sucesores.
CAPÍTULO
V: NORMAS SOBRE SISTEMAS DE INFORMACIÓN[12]
[12] Este Capítulo incorpora lo establecido
en el artículo 16 de la LGCI.
5.1
Sistemas de información
El jerarca y los titulares subordinados, según
sus competencias, deben disponer los elementos y condiciones necesarias para
que de manera organizada, uniforme, consistente y oportuna se ejecuten las actividades
de obtener, procesar, generar y comunicar, en forma eficaz, eficiente y
económica, y con apego al bloque de legalidad, la información de la gestión
institucional y otra de interés para la consecución de los objetivos
institucionales. El conjunto de esos elementos y condiciones con las
características y fines indicados, se denomina sistema de información, los
cuales pueden instaurarse en forma manual, automatizada, o ambas.
5.2
Flexibilidad de los sistemas de información
Los sistemas de información deben ser lo
suficientemente flexibles, de modo que sean susceptibles de modificaciones que
permitan dar respuesta oportuna a necesidades cambiantes de la institución.
5.3
Armonización de los sistemas de información con los objetivos
La organización y el funcionamiento de los
sistemas de información deben estar integrados a nivel organizacional y ser
coherentes con los objetivos institucionales y, en consecuencia, con los
objetivos del
La adecuación de tales sistemas a los objetivos
institucionales involucra, entre otros, su desarrollo de conformidad con el
plan estratégico institucional, y con el marco estratégico de las tecnologías
de información, cuando se haga uso de estas para su funcionamiento.
5.4
Gestión documental El jerarca
y los titulares subordinados, según sus competencias, deben asegurar
razonablemente que los sistemas de información propicien una debida gestión
documental institucional, mediante la que se ejerza control, se almacene y se
recupere la información en la organización, de manera oportuna y eficiente, y
de conformidad con las necesidades institucionales.
5.5
Archivo institucional El jerarca
y los titulares subordinados, según sus competencias, deben implantar,
comunicar, vigilar la aplicación y perfeccionar políticas y procedimientos de
archivo apropiados para la preservación de los documentos e información que la
institución deba conservar en virtud de su utilidad o por requerimiento técnico
o jurídico. En todo caso, deben aplicarse las regulaciones de acatamiento
obligatorio atinentes al Sistema Nacional de Archivos.
Lo anterior incluye lo relativo a las políticas
y procedimientos para la creación, organización, utilización, disponibilidad,
acceso, confidencialidad, autenticidad, migración, respaldo periódico y
conservación de los documentos en soporte electrónico, así como otras
condiciones pertinentes.
5.6
Calidad de la información
El jerarca y los titulares subordinados, según
sus competencias, deben asegurar razonablemente que los sistemas de información
contemplen los procesos requeridos para recopilar, procesar y generar
información que responda a las necesidades de los distintos usuarios. Dichos
procesos deben estar basados en un enfoque de efectividad y de mejoramiento
continuo.
Los atributos fundamentales de la calidad de la
información están referidos a la confiabilidad, oportunidad y utilidad.
5.6.1
Confiabilidad La información debe poseer las
cualidades necesarias que la acrediten como confiable, de modo que se encuentre
libre de errores, defectos, omisiones y modificaciones no autorizadas, y sea
emitida por la instancia competente.
5.6.2
Oportunidad Las actividades de recopilar,
procesar y generar información, deben realizarse y darse en tiempo a propósito
y en el momento adecuado, de acuerdo con los fines institucionales.
5.6.3
Utilidad La información debe poseer
características que la hagan útil para los distintos usuarios, en términos de
pertinencia, relevancia, suficiencia y presentación adecuada, de conformidad
con las necesidades específicas de cada destinatario.
5.7
Calidad de la comunicación
El jerarca y los titulares subordinados, según
sus competencias, deben establecer los procesos necesarios para asegurar
razonablemente que la comunicación de la información se da a las instancias
pertinentes y en el tiempo propicio, de acuerdo con las necesidades de los usuarios, según los
asuntos que se encuentran y son necesarios en su esfera de acción. Dichos
procesos deben estar basados en un enfoque de efectividad y mejoramiento
continuo.
5.7.1. Canales y medios de
comunicación e información
Deben establecerse y
mantenerse canales y medios de comunicación, que permitan trasladar la
información de manera transparente, ágil, segura, correcta y oportuna, a las
partes interesadas dentro y fuera de la institución, favoreciendo la
transparencia activa y la rendición de cuentas, sin perjuicio de las
limitaciones legales aplicables en materia de confidencialidad, protección de
datos personales o información legalmente reservada.
Dichos canales y medios
deberán diseñarse y utilizarse de manera que contribuyan al fortalecimiento del
control interno y de la gestión de la integridad pública, facilitando el acceso
a información relevante para la toma de decisiones y el control social, de
conformidad con las capacidades y características de cada institución.
Cuando se trate de
consultas, denuncias o reportes relacionados con el deber de probidad, deberán
contemplarse medidas que aseguren la confidencialidad de la persona que
consulta, reporta o denuncia, medidas razonables para prevenir represalias,
conforme con el marco jurídico aplicable y la trazabilidad de la información,
como salvaguardas esenciales para la detección temprana de riesgos y el
fortalecimiento de la confianza institucional.
(Así reformada la
norma 5.7.1) anterior por el artículo 1° inciso h) de la resolución N° R-DC-00057-2026 del 20 de mayo de
2026)
5.7.2
Destinatarios La información debe comunicarse
a las instancias competentes, dentro y fuera de la institución, para actuar con
base en ella en el logro de los objetivos institucionales.
5.7.3
Oportunidad La información debe comunicarse
al destinatario con la prontitud adecuada y en el momento en que se requiere,
para el cumplimiento de sus responsabilidades.
5.7.4
Seguridad Deben instaurarse los controles que aseguren que la información que se
comunica resguarde sus características propias de calidad, y sea trasladada
bajo las condiciones de protección apropiadas, según su grado de sensibilidad y
confidencialidad. Así también, que garanticen razonablemente su disponibilidad
y acceso por parte de los distintos usuarios en la oportunidad y con la
prontitud que la requieran.
5.7.5 Acceso a la
información de interés público
El jerarca y los titulares subordinados,
según sus competencias, deben promover y garantizar, de conformidad con el
marco jurídico vigente, el acceso libre, oportuno y comprensible a la
información de interés público relacionada con el ingreso, presupuestación,
custodia, fiscalización, administración, inversión y gasto de los fondos
públicos, sin perjuicio de las limitaciones legales aplicables en materia de
confidencialidad, privacidad, protección de datos personales, información
legalmente reservada u otras restricciones previstas en el ordenamiento
jurídico.
La institución deberá
asegurar la publicación, actualización y divulgación accesible de dicha
información, al menos a través de su sitio web institucional, así como
habilitar mecanismos accesibles, claros y seguros para la presentación de
solicitudes de información, peticiones y sugerencias ciudadanas, como parte de
su compromiso con la participación ciudadana, latransparencia y la rendición de
cuentas.
Respecto de las actas de
los órganos colegiados institucionales, deberá observarse lo dispuesto en la
Ley General de Administración Pública, n.° 6227, así como las demás
disposiciones aplicables en materia de acceso, publicidad, confidencialidad o
reserva de la información.
La información puesta a
disposición del público deberá presentarse de forma veraz, clara, comprensible
y en formatos que faciliten su consulta y reutilización, de manera que la
ciudadanía y las partes interesadas, tanto internas como externas, puedan
ejercer efectivamente su derecho de acceso a la información.
La gestión y divulgación de
la información de interés público deberá priorizar, según la naturaleza,
complejidad y riesgos de cada entidad, aquellos procesos, decisiones y
actuaciones de mayor sensibilidad para la integridad pública y el uso de los
fondos públicos, asegurando su trazabilidad, comprensión y oportunidad,
mediante formatos y lenguajeaccesibles que faciliten el control social y el
seguimiento de los compromisos institucionales.
(Así adicionada
la norma 5.7.5) anterior por el artículo 2° inciso c) de la resolución N° R-DC-00057-2026 del 20 de mayo de
2026)
5.8 Procedimiento y canales
para la presentación y gestión de denuncias
El jerarca y los titulares
subordinados, según sus competencias, deben establecer, mantener, integrar o ajustar,
según corresponda, un procedimiento institucional para la presentación y
gestión de denuncias relacionadas con presuntos actos de corrupción, fraude o
faltas al deber de probidad u otros hechos irregulares que puedan afectar la
integridad pública, así como comunicarlo, vigilar su adecuada aplicación y
promover su mejora continua, como parte del sistema de control interno y de la
gestión de la integridad pública.
Dicho procedimiento deberá
garantizar un trámite célere, objetivo, transparente, trazable e imparcial , y
contemplar canales debidamente identificados, confiables y de fácil acceso para
la recepción de denuncias, utilizando los medios institucionales disponibles.
Asimismo, deberá asegurar la confidencialidad de la persona denunciante, la reserva
de información cuando corresponda y la custodia segura de la información de
conformidad con el marco jurídico aplicable.
El procedimiento deberá
contemplar medidas razonables para prevenir, identificar y gestionar
represalias contra quienes denuncien de buena fe, conforme con el marco
jurídico aplicable, así como medidas para orientar a las personas denunciantes
sobre el uso adecuado de los canales institucionales.
El procedimiento deberá
incorporar salvaguardas mínimas que garanticen la objetividad e imparcialidad
en su gestión, incluyendo la adecuada separación de funciones entre la
recepción de denuncias, el análisis preliminar, la investigación y la
resolución, la administración controlada de accesos, la documentación de
actuaciones relevantes; y la prevención de conflictos de interés de las
personas que intervengan en su trámite.
La institución deberá
divulgar de manera accesible, clara y permanente los medios y formas para la
presentación de denuncias, tanto a lo interno como a lo externo, así como
información general sobre su trámite, garantías de confidencialidad y medidas
de protección aplicables, como parte de su compromiso con la transparencia, la
participación ciudadana y la rendición de cuentas.
Las denuncias presentadas
de forma anónima podrán dar lugar a investigación preliminar cuando contengan
elementos suficientes y razonables, que permitan orientar la actuación
institucional. La tramitación de las denuncias deberá respetar la independencia
entre los regímenes de responsabilidad administrativa, civil y penal, así como
los principios de legalidad, debido proceso, imparcialidad, objetividad y
presunción de inocencia.
(Así adicionada
la norma 5.8) anterior por el artículo 2° inciso d) de la resolución N° R-DC-00057-2026 del 20 de mayo de
2026)
5.9. Control de sistemas de
información.
El jerarca y los titulares
subordinados, según sus competencias, deben disponer y verificar periódicamente
los controles pertinentes para que los sistemas de información institucionales
garanticen razonablemente la calidad, trazabilidad, oportunidad y protección de
la información y la comunicación, como soporte esencial del sistema de control
interno y de la gestión de la integridad pública.
Dichos controles deberán
asegurar la confidencialidad, integridad, disponibilidad y seguridad de la
información, así como la clara asignación de responsabilidades y la adecuada
administración de los niveles de acceso a la información y datos sensibles, de
conformidad con el marco jurídico aplicable, la naturaleza de los procesos
institucionales y los riesgos asociados al uso indebido, alteración, pérdida o
divulgación no autorizada de la información.
(Así reformada
la norma 5.9) anterior por el artículo 1° inciso i) de la resolución N° R-DC-00057-2026 del 20 de mayo de
2026)
(Así modificada
la numeración de la norma anterior por el artículo 3° de la resolución N° R-DC-00057-2026 del 20 de mayo de
2026, que la modifico de la norma 5.8) a la 5.9))
5.10 Tecnologías de
información
El jerarca y los
titulares subordinados, según sus competencias, deben propiciar el
aprovechamiento de tecnologías de información que apoyen la gestión
institucional mediante el manejo apropiado de la información y la
implementación de soluciones ágiles y de amplio alcance. En todo caso, deben
instaurarse los mecanismos y procedimientos manuales que permitan garantizar
razonablemente la operación continua y correcta de los sistemas de información.
En esa línea, de conformidad con el perfil tecnológico de la institución,
órgano o ente, en función de su naturaleza, complejidad, tamaño, modelo de
negocio, volumen de operaciones, criticidad de sus procesos, riesgos y su
dependencia tecnológica, el jerarca deberá aprobar el marco de gestión de
tecnologías de información y establecer un proceso de implementación gradual de
cada uno de sus componentes.
Para la
determinación del perfil tecnológico institucional se podrán considerar
variables como las siguientes: marco de procesos para la gestión de TI, mapeo
de procesos y subprocesos de negocio, organigrama de la entidad, conformación
del Comité de TI, proveedores de TI, servicios de TI, inventario y criticidad
de tipos documentales, centros de procesamiento y almacenamiento de datos,
inventario de equipos y sistemas de información que soportan los servicios,
software, proyectos de TI, planes de adquisición sobre TI, canales electrónicos
y riesgos de TI.
(Así
reformado el inciso anterior por el artículo 2° de la resolución N°
R-DC-17-2020 del 17 de marzo del 2020)
[13]Ver Anexo 2, punto 4.
(Así modificada
la numeración de la norma anterior por el artículo 3° de la resolución N° R-DC-00057-2026 del 20 de mayo de
2026, que lamodifico de la norma 5.9) a la 5.10))
5.11 Sistemas de
información y tecnologías de información en instituciones de menor tamaño.
El jerarca y los
titulares subordinados de las instituciones de menor tamaño, según sus
competencias, deben establecer los procedimientos manuales, automatizados o
ambos, necesarios para obtener, procesar, controlar, almacenar y comunicar la
información sobre la gestión institucional y otra relevante para la consecución
de los objetivos institucionales. Dicha información debe ser de fácil acceso y
estar disponible en un archivo institucional que, de manera ordenada y conforme
a las regulaciones que en esa materia establece el Sistema Nacional de
Archivos, pueda ser consultado por usuarios internos o por parte de instancias
externas.
De igual forma,
dichos sujetos, de acuerdo con sus competencias y su perfil tecnológico,
definido en función de su naturaleza, complejidad, tamaño, modelo de negocio,
volumen de operaciones, criticidad de sus procesos, riesgos y su dependencia
tecnológica, deberán aprobar su marco de gestión de tecnologías de información
y establecer un proceso de implementación gradual de cada uno de sus
componentes.
(Así
reformado el inciso anterior por el artículo 2° de la resolución N°
R-DC-17-2020 del 17 de marzo del 2020)
(Así modificada
la numeración de la norma anterior por el artículo 3° de la resolución N° R-DC-00057-2026 del 20 de mayo de
2026, que lamodifico de la norma 5.10) a la 5.11))
CAPÍTULO
VI: NORMAS SOBRE SEGUIMIENTO
[14]Este Capítulo incorpora lo establecido en el
artículo 17, de la LGCI.
6.1
Seguimiento del
6.2
Orientaciones para el seguimiento del
El jerarca y los titulares subordinados, según
sus competencias, deben definir las estrategias y los mecanismos necesarios
para el efectivo funcionamiento del componente de seguimiento del
Dichas orientaciones deben ser congruentes y
estar integradas a las gestiones relacionadas con la operación, mantenimiento y
perfeccionamiento del
Como parte de tales orientaciones, entre otros,
se deben establecer formalmente, mecanismos y canales de comunicación que
permitan la detección oportuna de deficiencias y desviaciones del
6.3
Actividades de seguimiento del
Las actividades de seguimiento del
a) La comprobación durante el curso normal de
las operaciones, de que se estén cumpliendo las actividades de control
incorporadas en los procesos y ordenadas por la jerarquía correspondiente.
b) Autoevaluaciones periódicas en las que se
verifiquen el cumplimiento, validez y suficiencia del
6.3.1
Seguimiento continuo del
Los funcionarios en el curso de su labor
cotidiana, deben observar el funcionamiento del
6.3.2
Autoevaluación periódica del
El jerarca y los titulares subordinados, según
sus competencias,deben disponer la realización, por lo menos una vez al año, de
una autoevaluación del
Las estrategias y los mecanismos para la
autoevaluación periódica, deben estar definidos como parte de las orientaciones
a que se refiere la norma 6.2. En todo caso, se debe procurar que sea ejecutada
sistemáticamente y que sus resultados se comuniquen a las instancias idóneas
para la correspondiente toma de acciones y seguimiento de implementación.
El jerarca y los titulares subordinados, según
sus competencias, deben constituirse en parte activa del proceso que al efecto
se instaure.
6.4
Acciones para el fortalecimiento del
Cuando el
funcionario competente detecte alguna deficiencia o desviación en la gestión o
en el control interno, o sea informado de ella, debe emprender oportunamente
las acciones preventivas o correctivas pertinentes para fortalecer el
En el caso de las disposiciones, recomendaciones
y observaciones emitidas por los órganos de control y fiscalización, la
instancia a la cual éstas son dirigidas debe emprender de manera efectiva las
acciones pertinentes dentro de los plazos establecidos.
6.5
Contratación de auditorías externas
El jerarca y los titulares subordinados, según
sus competencias y con fundamento en las necesidades, posibilidades y
características de la institución y los riesgos que enfrenta, deben contratar
auditorías externas que lleven a cabo evaluaciones con base en las cuales se
establezca la calidad de la información
recopilada, procesada y comunicada, así como sobre la validez,
suficiencia y cumplimiento del
6.6
Seguimiento del
El jerarca y los titulares subordinados de las
instituciones de menor tamaño, según sus competencias, deben vigilar que las
políticas, los procedimientos y los mecanismos establecidos sean aplicados por
todos los funcionarios en la gestión diaria, instaurar la práctica anual de
autoevaluar el estado del
ANEXO
1: GLOSARIO
Término Concepto
Actividades de
control Uno de los cinco componentes funcionales del control interno.
Corresponde a las políticas y los procedimientos
que el jerarca y los titulares subordinados deben diseñar, adoptar, evaluar y
perfeccionar para asegurar razonablemente la operación y el fortalecimiento del
Administración
activa Uno de los dos componentes
orgánicos del control interno. Desde el punto de vista funcional, es la función
decisoria, ejecutiva, resolutoria, directiva u operativa de la Administración.
Desde el punto de vista orgánico, es el conjunto de órganos de la función
administrativa que deciden y ejecutan, incluyendo al jerarca.
Ambiente de
control Uno de los cinco componentes
funcionales del control interno.
Comprende el conjunto de factores organizacionales
que propician una actitud positiva y de apoyo al
Ambiente ético: Conjunto de factores informales en materia ética
vigentes en la organización que influyen en la forma en que las personas
actúan, toman decisiones y justifican su comportamiento. Incluye, entre otros
factores, los valores compartidos, las creencias institucionales, el clima
organizacional, el estilo de liderazgo, los modelos de toma de decisiones, las
manifestaciones verbales y los comportamientos observables de los diferentes
integrantes de la organización.
(Así reformada
la definición anterior por el artículo 1° inciso j) de la resolución N° R-DC-00057-2026 del 20 de mayo de
2026)
Auditoría
interna Uno de los dos componentes
orgánicos del
Bloque de
legalidad Comprende el ordenamiento
jurídico y el marco técnico aplicable a un determinado tema.
Canales de denuncia: Mecanismos formales, seguros, accesibles y
confidenciales mediante los cuales se pueden reportar, dentro o fuera de la
institución, presuntos hechos irregulares relacionados con corrupción, fraude o
faltas al deber de probidad.
(Así adicionada
la definición anterior por el artículo 2° inciso e) de la resolución N° R-DC-00057-2026 del 20 de mayo de
2026)
Caución Garantía que
los funcionarios encargados de recaudar, custodiar o administrar fondos y valores
institucionales, deben rendir a favor de la Hacienda Pública o de la entidad u
órgano correspondiente.
Clima
organizacional Conjunto de características
medibles del ambiente laboral, percibidas directamente o indirectamente por los
empleados, que inciden sobre la satisfacción del personal con su trabajo y, en
consecuencia, influyen en su motivación, en su comportamiento y en su
contribución a la operación y el fortalecimiento del
Código de ética: Instrumento orientador aprobado por el jerarca que
establece los principios o valores y conductas esperadas de las personas
funcionarias en el ejercicio de sus funciones, y que sirve como referencia
práctica para la toma de decisiones, la gestión de dilemas éticos y la relación
con actores internos y externos. Se fundamenta en valores institucionales y
comportamientos observables aplicables a la gestión cotidiana.
(Así reformada
la definición anterior por el artículo 1° inciso j) de la resolución N° R-DC-00057-2026 del 20 de mayo de
2026)
Competencias
del personal Conjunto de atributos que una
persona posee y le permiten desarrollar una acción efectiva en determinado
ámbito. Es la interacción armoniosa de las habilidades, conocimientos, valores,
motivaciones, rasgos de personalidad y aptitudes propias de cada persona que
determinan y predicen el comportamiento que conduce a la consecución de los
resultados u objetivos a alcanzar en la organización.
Componentes del
Control interno
Ver
"Sistema de control interno (SCI)"
Conflicto de interés: Situación en la que se encuentra una persona servidora
pública cuando sus intereses privados pueden influir indebidamente, o generar
una percepción razonable de influencia indebida, en el ejercicio objetivo,
imparcial e independiente de sus deberes y responsabilidades públicas.
(Así adicionada
la definición anterior por el artículo 2° inciso e) de la resolución N° R-DC-00057-2026 del 20 de mayo de
2026)
Creencias Presunciones básicas compartidas por todos
los miembros de la organización, que sustentan el modelo de organización e
inciden, conjuntamente con los valores, en los comportamientos individuales y
colectivos.
Criterios
fundamentales de control Orientaciones
básicas emitidas por el jerarca para el funcionamiento de cada uno de los
componentes del
Cumplimiento
del
Declaración de valores: Conjunto explícito de valores institucionales que
orientan el comportamiento de las personas funcionarias y la toma de decisiones
organizacionales. Constituye un referente transversal para la gestión
institucional, forma parte del marco ético de la entidad y sirve de base para
la cultura de integridad.
(Así reformada
la definición anterior por el artículo 1° inciso j) de la resolución N° R-DC-00057-2026 del 20 de mayo de
2026)
Deber de probidad: Para efectos de estas normas, se entiende por deber
de probidad lo dispuesto en el artículo 3 de la Ley contra la Corrupción y el
Enriquecimiento Ilícito en la Función Pública y el artículo 1° inciso 14) de su
Reglamento.
(Así adicionada
la definición anterior por el artículo 2° inciso e) de la resolución N° R-DC-00057-2026 del 20 de mayo de
2026)
Efectividad: Grado en que las actividades o iniciativas planificadas se implementan y
en que se alcanzan los objetivos y resultados esperados.
(Así adicionada
la definición anterior por el artículo 2° inciso e) de la resolución N° R-DC-00057-2026 del 20 de mayo de
2026)
Eficacia de las
operaciones Capacidad de las operaciones
para contribuir al logro de los objetivos institucionales de conformidad con
los parámetros establecidos.
Eficiencia de
las OperacionesAprovechamiento racional de los recursos disponibles en el desarrollo de
las operaciones institucionales, en procura del logro de los objetivos
institucionales, asegurando la optimización de aquéllos y evitando dispendios y
errores.
Estilo
administrativo (o estilo gerencial) (Derogada
por el artículo 4° de la resolución N° R-DC-00057-2026 del 20 de mayo de 2026).
Estilo de liderazgo: Forma en que las autoridades ejercen la función
directiva para orientar a la institución hacia el cumplimiento de su marco
estratégico, integrando los requerimientos de las partes interesadas y
modelando comportamientos coherentes con los valores institucionales, mediante
la motivación, el acompañamiento, el reconocimiento y el empoderamiento del
personal.
(Así adicionada
la definición anterior por el artículo 2° inciso e) de la resolución N° R-DC-00057-2026 del 20 de mayo de
2026)
Ética: Proceso reflexivo mediante el cual las personas analizan, justifican y
orientan su comportamiento y sus decisiones. En la Administración Pública, este
proceso se fundamenta en los valores institucionales, el interés público, el
deber de probidad y el cumplimiento de los fines públicos, y se manifiesta en
conductas coherentes, responsables y transparentes.
(Así reformada
la definición anterior por el artículo 1° inciso j) de la resolución N° R-DC-00057-2026 del 20 de mayo de
2026)
Filosofía
administrativa. (Derogada por el artículo 4° de
la resolución N° R-DC-00057-2026 del 20 de mayo de
2026)
Fondos públicos: Recursos, valores, bienes y derechos propiedad
del Estado, de órganos, empresas o entes públicos, cualquiera sea su
naturaleza, origen o forma de administración.
(Así adicionada
la definición anterior por el artículo 2° inciso e) de la resolución N° R-DC-00057-2026 del 20 de mayo de
2026)
Funciones
incompatibles Tareas cuya concentración en
las competencias de una sola persona, podría permitir la realización o el
ocultamiento de fraudes, errores, omisiones o cualquier tipo de
irregularidades, y en consecuencia debilitar el
Gestión
documental Conjunto de actividades
realizadas por la institución con el fin de controlar, almacenar y recuperar,
de manera oportuna y eficiente, la información producida o recibida en el
desarrollo de sus actividades.
Gestión ética: Dimensión transversal de la gestión institucional
que incorpora principios y valores éticos en los sistemas y procesos,
orientando las decisiones, los comportamientos y las relaciones institucionales
hacia el cumplimiento del interés público y la legitimidad de la función
pública.
(Así adicionada
la definición anterior por el artículo 2° inciso e) de la resolución N° R-DC-00057-2026 del 20 de mayo de 2026)
Gestión de la integridad: Conjunto de políticas, prácticas,
estructuras, controles y mecanismos orientados a asegurar que las instituciones
públicas actúen de manera coherente con los principios, valores y normas que
priorizan el interés público. Implica prevenir, detectar, gestionar y responder
a los riesgos para la integridad, articularse con los mecanismos correctivos y
sancionatorios correspondientes, y promover una cultura organizacional basada
en la transparencia, el enfoque de riesgo, la legalidad, la rendición de
cuentas, la participación y la probidad.
(Así adicionada
la definición anterior por el artículo 2° inciso e) de la resolución N° R-DC-00057-2026 del 20 de mayo de
2026)
Gobierno
corporativo Es
el marco mediante el cual una institución pública dirige, supervisa y controla
su gestión, con el propósito de garantizar una administración efectiva,
íntegra, transparente y sujeta al principio de legalidad, orientada al cumplimiento de sus objetivos
institucionales y a la creación y preservación de valor público.
Este marco establece
las reglas, estructuras, roles y procesos que delimitan y articulan las
funciones de gestión, supervisión y aseguramiento, determinando la forma en que
se adoptan las decisiones estratégicas, la participación de los distintos
actores institucionales, cómo se supervisa su implementación y las
responsabilidades derivadas de la rendición de cuentas sobre los resultados y
el uso de los recursos públicos.
El Gobierno Corporativo articula e integra el SCI la gestión de riesgos,
la Auditoría Interna como componente orgánico independiente de ese Sistema, el
cumplimiento normativo y los demás mecanismos de supervisión estratégica.
(Así reformada la
definición anterior por el artículo 2° de la resolución N° R-DC-00123-2025 del 30 de octubre del 2025)
Impacto De la gestión institucional: Efecto que
la gestión de una entidad pública debe genera en la sociedad a la cual se debe,
mediante la consecución de los fines encomendados. Las entidades públicas deben
priorizar sus actividades en función de su impacto en el logro de esos fines.
Integridad pública: Adhesión consistente a valores éticos comunes y al
conjunto de principios y normas destinadas a proteger, mantener y priorizar el
interés público sobre los intereses privados.
(Así adicionada
la definición anterior por el artículo 2° inciso e) de la resolución N° R-DC-00057-2026 del 20 de mayo de
2026)
Del riesgo: Medida
cuantitativa o cualitativa de la consecuencia de un riesgo sobre el logro de
los objetivos institucionales.
Jerarca Superior jerárquico del órgano o ente y quien
ejerce la máxima autoridad dentro del órgano o ente; puede ser unipersonal o
colegiado.
Marco institucional en materia ética: Conjunto articulado de factores formales e
informales mediante los cuales una institución define, gestiona e integra la
ética en su quehacer. Incluye instrumentos, prácticas, liderazgos y procesos
orientados a promover la integridad pública, prevenir riesgos para la
integridad y asegurar la coherencia entre los valores institucionales y la
gestión cotidiana, integrándose a los sistemas de gestión institucional.
(Así reformada
la definición anterior por el artículo 1° inciso j) de la resolución N° R-DC-00057-2026 del 20 de mayo de
2026)
Materialidad Montos financieros involu crados, priorizados
de acuerdo con su cuantía, ya sean cuentas de balance o presupuestarias;
conjuntos de cuentas; actividades; procesos o proyectos. La administración
activa deberá hacer su gestión de control interno de acuerdo con las
prioridades establecidas.
Modelo de toma
de decisiones Toda metodología relativa a los procesos para realizar elecciones que
conduzcan a la resolución de situaciones de índole administrativo, sobre los
cuales tienen incidencia los valores, las creencias y otros aspectos de la
cultura organizacional, así como el ejemplo superior.
Nivel de riesgo
aceptable Nivel de riesgo que la institución está dispuesta y en capacidad
de retener para cumplir con sus objetivos, sin incurrir en costos ni efectos
adversos excesivos en relación con sus beneficios esperados o ser incompatible
con las expectativas de los sujetos interesados.
Normativa interna sobre probidad pública: Conjunto de
disposiciones específicas que regulan la conducta de las personas funcionarias
en relación con conflictos de interés, uso del cargo público, recepción de
beneficios, deber de abstención, y otras prácticas o situaciones que resguardan
la probidad institucional.
(Así adicionada
la definición anterior por el artículo 2° inciso e) de la resolución N° R-DC-00057-2026 del 20 de mayo de
2026)
Parte interesada externa: Persona, grupo de personas, organizaciones o
instituciones que tienen interés o sobre los cuales inciden las actividades,
productos, servicios o el desempeño de una institución pública.
(Así adicionada
la definición anterior por el artículo 2° inciso e) de la resolución N° R-DC-00057-2026 del 20 de mayo de
2026)
Políticas Criterios o directrices de acción elegidas
como guías en el proceso de toma de decisiones al poner en práctica o ejecutar
las estrategias, programas y proyectos específicos del nivel institucional.
Sirven como base para la implementación de los procedimientos y la ejecución de
las actividades de control atinentes.
Programa ético (Derogada por el artículo 4° de la resolución N° R-DC-00057-2026 del 20 de mayo de
2026).
Proceso de gestión ética: Conjunto articulado de elementos normativos,
organizacionales y formativos orientados al fortalecimiento de la ética y la
integridad pública institucional. Incluye el posicionamiento, el diagnóstico y
definición del marco institucional en materia ética, la comunicación y
formación, el alineamiento de la ética en los sistemas de gestión institucional
y el seguimiento y evaluación.
(Así adicionada
la definición anterior por el artículo 2° inciso e) de la resolución N° R-DC-00057-2026 del 20 de mayo de
2026)
Rendición de
cuentas Deber de responder o rendir
cuentas ante una autoridad superior o ante la ciudadanía por la responsabilidad
conferida, que comprende la obligación legal que tiene un servidor público de
informar periódicamente sobre cómo utiliza los fondos que le fueron dados por
el pueblo para buscar el bienestar de la colectividad, y así satisfacer las
necesidades con apego a criterios de eficiencia, eficacia, transparencia y
legalidad.
Riesgo Probabilidad
de que ocurran eventos de origen interno o externo, que tendrían consecuencias
sobre el cumplimiento de los objetivos institucionales.
Riesgo para la integridad: Posibilidad de ocurrencia de acciones u
omisiones, o de existencia de condiciones o vulnerabilidades institucionales,
que desvíen o puedan razonablemente percibirse, con base en hechos, contexto,
patrones o condiciones verificables, como desviaciones de la gestión de lo
público hacia intereses particulares o privados, en beneficio propio o de
terceros, y que generen impactos adversos sobre el interés público, la
legalidad, la integridad, la confianza pública o el uso de los fondos públicos.
Estos riesgos incluyen, entre otros, los asociados a corrupción, fraude,
conflictos de interés, faltas contra la probidad y uso indebido de recursos, y
pueden presentarse en todos los niveles de las organizaciones públicas,
involucrando a actores públicos o privados.
(Así adicionada
la definición anterior por el artículo 2° inciso e) de la resolución N° R-DC-00057-2026 del 20 de mayo de
2026)
Seguimiento Uno de los cinco componentes funcionales del
Seguridad
razonable El
concepto de que el control interno, sin importar cuán bien esté diseñado y sea
operado, no puede garantizar que una institución alcance sus objetivos, en
virtud de limitaciones inherentes a todos los sistemas de control interno,
errores de juicio, la disponibilidad de recursos, la necesidad de considerar el
costo de las actividades de control frente a sus beneficios potenciales, la
eventualidad de violaciones del control, y la posibilidad de colusión y de
infracciones por parte de la administración, entre otros.
Sistema de
control interno(
Sistema de
gestión Sistemas y procedimientos
utilizados en el desarrollo de los diferentes procesos y actividades de una
organización.
Sistema
específico de valoración del riesgo institucional (SEVRI) Conjunto organizado de componentes que
interactúan en la ejecución de las actividades correspondientes, para producir
información que apoye la toma de decisiones orientada a ubicar a la institución
en un nivel de riesgo aceptable y a promover el logro de los objetivos
institucionales.
Sistemas de
información Uno de los cinco componentes funcionales del
Suficiencia del
Sujetos
interesados Personas físicas y jurídicas,
internas o externas a la institución, que pueden afectar o ser afectadas
directamente por las decisiones y acciones institucionales.
Titular
subordinado Funcionario
de la administración activa responsable de un proceso, con autoridad para
ordenar y tomar decisiones. Ejemplo: gerentes y jefes de unidad.
Validez del
Valoración del
riesgo Uno de los cinco componentes
funcionales del control interno.
Corresponde a la identificación, el análisis, la
evaluación, la administración, la revisión, la documentación y la comunicación
de los riesgos, su importancia y la probabilidad e impacto de su
materialización; y la toma de acciones para operar y fortalecer el
Valores: Ideas y principios éticos fundamentales que orientan el comportamiento
de las personas funcionarias y la toma de decisiones institucionales, y que
sirven como referencia para actuar de manera coherente con el interés público,
la probidad y el marco institucional.
(Así reformada
la definición anterior por el artículo 1° inciso j) de la resolución N° R-DC-00057-2026 del 20 de mayo de
2026)
Valores compartidos Constituyen las
ideas generalizadas acerca de cómo debe actuarse en el desarrollo de las
actividades, y por ello se traducen en comportamientos que se consideran
positivos desde el punto de vista de su contribución a una gestión éticamente
correcta y que, por ende, contribuya al logro de los objetivos institucionales
sin perder de vista el bien común.
ANEXO
2: NORMATIVA EMITIDA POR LA CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA EN MATERIA DE
CONTROL INTERNO
1.
Normativa relacionada con ambiente de control
En relación con la ética institucionall[15], considerar:
[15]Adicionalmente, como instrumento de apoyo sin
carácter normativo, puede tomarse como referencia la "Guía técnica para el
desarrollo de auditorías de la ética" que está disponible en la página de
Internet de la Contraloría General de la República (www.cgr.go.cr).
"Directrices generales sobre principios y
enunciados éticos a observar por parte de los jerarcas, titulares subordinados,
funcionarios de la Contraloría General de la República, auditorías internas y
servidores públicos en general" (D-2-2004-CO), aprobadas mediante
resolución del Contralor General del 12 de noviembre de 2004, y publicadas en
el Diario Oficial "La Gaceta" Nº 228 del 22 de noviembre de 2004.
2.
Normativa relacionada con valoración del riesgo
"Directrices
generales para el establecimiento y funcionamiento del Sistema Específico de
Valoración del Riesgo Institucional (SEVRI)" (D-3-2005-CO-DFOE), aprobadas
mediante resolución R-CO-64-2005 del 1º de julio de 2005, y publicadas en el
Diario Oficial "La Gaceta" Nº 134 del 12 de julio de 2005.
3. Normativa relacionada con actividades de
control
3.1 Sobre control de sujetos privados que reciben transferencias del sector público, de forma gratuita y sin
contraprestación.
(Así reformado el punto
anterior por el artículo 5° de la resolución N° R-DC-00010-2023 del 31 de enero
del 2023, "Normas
para el control de fondos y actividades públicos que son custodiados o
administrados por sujetos privados")
a) Resolución N° R-DC-00122-2019 "Normas Técnicas sobre
el presupuesto de los beneficios patrimoniales otorgados mediante transferencia
del Sector Público a Sujetos Privados".
(Así reformado el inciso
anterior por el artículo 5° de la resolución N° R-DC-00010-2023 del 31 de enero
del 2023, "Normas
para el control de fondos y actividades públicos que son custodiados o
administrados por sujetos privados")
b)
"Regulaciones sobre la fiscalización y el control de los beneficios
patrimoniales, gratuitos o sin contraprestación alguna, otorgados a sujetos
privados" - Circular 14299 (DFOE-188) del 18 de diciembre de 2001,
dirigida a Presidentes Ejecutivos, el Regulador General de los Servicios
Públicos, Gerentes Generales, Directores Ejecutivos, Rectores de las
Universidades Estatales, Decanos de los Colegios Universitarios, Alcaldes
Municipales, Ejecutivos Distritales y Presidentes de Comités Cantonales de
Deportes.
c) "Reglamento sobre la calificación de
sujetos privados idóneos para administrar fondos públicos"
(R-2-2005-CO-DFOE), emitido mediante resolución R-CO-33 del 25 de abril de
2005, publicado en el Diario Oficial "La Gaceta" Nº 91 del 12 de mayo
de 2005. Ver "Fe de erratas" en "La Gaceta" Nº 168 del 1º
de setiembre de 2005, y modificación parcial efectuada mediante resolución
R-CO-14-2008 del 1º de abril de 2008, publicada en el Diario Oficial "La
Gaceta" Nº76 del 21 de abril de 2008.
d) "Directrices sobre los requisitos
mínimos que deben presentar los sujetos privados para obtener la calificación
de idoneidad para administrar fondos públicos" (D-1-2005-DFOE), emitidas
mediante resolución DFOE-0141 del 10 de junio de 2005 y publicadas en el Diario
Oficial "La Gaceta" Nº 123 del 27 de junio de 2005.
Considerar Anexos.
3.2
Sobre control de fondos públicos administrados en fideicomisos
a) Puntos 5.2 y 5.3 de las "Directrices
generales para la presentación de los documentos presupuestarios de los
fideicomisos cuyos presupuestos deben ser aprobados por la Contraloría General
de la República" (D-3-2002-CO-DFOE), emitidas el 30 de agosto de 2002, y
publicadas en La Gaceta Nro. 173 del 10 de setiembre del 2002.
b) "Directrices generales que deben
observar las instituciones fideicomitentes en el proceso presupuestario
relacionado con los fideicomisos sujetos a la aprobación presupuestaria de la
Contraloría General de la República" (D-3-2006-CO-DFOE), emitidas mediante
resolución N° R-CO-103-2006 de 22 de diciembre de 2006, y publicadas en el
Diario Oficial "La Gaceta" N° 28 del jueves 8 de febrero del 2007.
3.3
Sobre el control sobre la rendición de cauciones
"Directrices que deben observar la
Contraloría General de la República y las entidades y órganos sujetos a su
fiscalización para elaborar la normativa interna relativa a la rendición de
garantías o cauciones" (D-1-2007-CO), emitidas mediante resolución Nº R-CO-10-2007
del 19 de marzo de 2007, y publicadas en el Diario Oficial "La
Gaceta" Nº 64 del 30 de marzo de 2007.
3.4 Sobre
informes de fin de gestión
"Directrices que deben observar los
funcionarios obligados a presentar el informe de fin de gestión, según lo
dispuesto en el inciso e) del artículo 12 de la Ley General de Control
Interno" (D-1-2005-CO-DFOE), emitidas mediante resolución R-CO-61 del 24
de junio de 2005, y publicadas en el Diario Oficial "La Gaceta" Nº
131 del 7 de julio de 2005.
4.
Normativa relacionada con sistemas de información
"Normas técnicas para la gestión y el
control de las tecnologías de información", (N-2-2007-CO-DFOE), aprobadas
mediante resolución R-CO-26-2007 del 7 de junio de 2007, y publicadas en el
Diario Oficial "La Gaceta" N° 119 del 21 de junio de 2007.