Procuraduría General de la
República
(Esta
norma fue derogada por el artículo 33 de la Política de acceso a la información
de interés público y manejo de información confidencial y datos personales,
aprobada mediante directriz N° 001 del 8 de agosto de 2025)
Política para garantizar
contenidos confidenciales de información de manejo institucional
1. Introducción...................................................................................................... 3
2. Objetivo
General................................................................................................ 4
3. Alcance............................................................................................................. 5
4. Responsabilidades
............................................................................................. 5
5. Sanciones
......................................................................................................... 5
6. Política
para garantizar contenidos confidenciales de manejo institucional........ 5
La Procuraduría General
de la República, como toda administración, en el ejercicio de su gestión, debe
manejar ciertos contenidos de información calificada de confidencial por la ley
o la Constitución Política.
El tratamiento de dicha
información debe garantizar el acceso, únicamente, de parte de quién autorice
la ley y evitar el acceso de terceros no autorizados.
La presente política
pretende guiar a los servidores de la Institución en el manejo de algunos de
estos contenidos de información, y de esta forma, ofrecer mayores garantías a
su debido resguardo.
La Ley General de
Control Interno (artículo 6) y la Ley contra la Corrupción y el Enriquecimiento
Ilícito en la Función Pública (artículo 8) establecen el deber de guardar
confidencialidad de la identidad de los denunciantes de hechos irregulares
atribuidos a servidores que laboran en el sector público; deber que resulta
aplicable a la Administración en general y a toda instancia de recepción de
denuncia.
A partir del artículo 8
supra citado de la Ley contra la Corrupción y el Enriquecimiento Ilícito en la
Función Pública y el numeral 273 de la Ley General de Administración Pública,
quedan regulados otros supuestos de confidencialidad, también de importancia
dentro de la gestión ordinaria de la Institución, que refieren a limitaciones
en el acceso a los expedientes de las investigación preliminares y los
procedimientos administrativos, y de los proyectos de resolución, informes para
órganos consultivos y dictámenes antes de que hayan sido rendidos.
Finalmente, resulta de
relevancia la regulación del manejo de los datos personales de los
administrados, prevista en la Ley de Protección de la Persona frente al
tratamiento de sus datos personales.
Con el fin de
garantizar el cumplimiento de las disposiciones de confidencialidad comentadas,
la Procuraduría General de la República (PGR) establece la presente política de
"CONFIDENCIALIDAD", que enfatiza en los términos de dichas
obligaciones, además de ofrecer apoyo adicional en el cumplimiento de los
objetivos de la PGR.
Esta política está
fundamentada en la normativa siguiente:
1. Constitución Política de Costa Rica.
2. Ley Orgánica de la Procuraduría General de la
República N° 6815, del 27 de septiembre de 1982
y sus reformas.
3. Ley Orgánica del Ministerio de Justicia y Paz
N° 6739, del 28 de abril de 1982 y sus reformas.
4. Ley General de la
Administración Pública N° 6227, del 02 de mayo de 1978 y sus
reformas.
5. Ley General de Control Interno N° 8292, del 31
de julio del 2002.
6. Ley de la Administración Financiera de la
República y Presupuestos Públicos N° 8131, del
18 de setiembre del 2001 y su Reglamento Decreto Ejecutivo 32988, del 31
de enero del 2006 y sus reformas.
7. Ley
Contra la Corrupción y Enriquecimiento Ilícito en la Función Pública N° 8422, del 06 de octubre del 2004 y su Reglamento Decreto
Ejecutivo 32333, del 12 de abril del 2005.
8. Ley de
protección de la persona frente al tratamiento de sus datos personales N° 8968, del 07 de julio de 2011.
9. Normas
de Control Interno para el Sector Público (N-2-2009-CO-DFOE).
10. Normas
Generales de Auditoría para el Sector Público (NGASP), resolución R-DC-064-
2014 del 11 de agosto de dos mil catorce
2
Objetivo General
Ofrecer el marco de
actuación relacionado con las obligaciones legales de reserva de información
referidas a la identidad de los denunciantes de buena fe, las investigaciones
preliminares, los expedientes de procedimientos administrativos en trámite, los
proyectos de documentación generados aún no rendidos, y los datos personales de
los administrados.
Se aplica en todo el ámbito
institucional, sin excepción alguna, en estricto apego a la obligación
funcional y legal que debe observar el funcionario público.
4
Responsabilidades
4.1 El
Procurador General y el Procurador (a) General Adjunto (a), en adelante
Jerarquía:
Son responsables
de oficializar esta política con el fin de que sea de acatamiento obligatorio.
4.2
Las Direcciones Sustantivas, la Dirección de Desarrollo Institucional y las
Jefaturas de las Unidades:
Son
responsables de implementar, mantener y difundir la política, con el fin de que
esta sea aplicada por población institucional.
4.3
Todo el personal:
Debe acatar las
disposiciones emitidas en esta política y proponer acciones que garanticen la
mejora continua.
5
Sanciones
Quién incumpla las
acciones las obligaciones legales de confidencialidad aquí referidas, será
sancionado según lo establecido en la legislación nacional vigente, pudiendo
incurrir tanto en responsabilidad administrativa como penal.
6.1 Confidencialidad
de la identidad del denunciante de buena fe.
6.1.1
El artículo 6 de la Ley General de Control Interno y el artículo 8 de la Ley
contra la Corrupción y el Enriquecimiento Ilícito en la Función Pública imponen
el deber de guardar confidencialidad sobre la identidad de las personas
denunciantes.
De
igual manera, en el Reglamento de la Contraloría de Servicios, DE-43201- MJP,
se define en el artículo 17 el deber de mantener la confidencialidad de
la persona que presenta una gestión ante esta instancia, si así es
solicitado.
6.1.2
La reserva sobre la identidad del denunciante es obligatoria durante la
investigación preliminar de la denuncia y el procedimiento administrativo que
corresponda y debe mantenerse, aún y cuando éstos hayan culminado y con
independencia de su resultado.
6.1.3
De acuerdo con el deber funcional citado, no puede darse acceso al nombre ni a
ningún otro dato o información que permita la identificación del denunciante.
Dicha obligación se impone frente al funcionario denunciado o que está siendo
investigado como consecuencia de la gestión.
6.1.4
En razón del deber de confidencialidad apuntado, no puede hacerse constar el
nombre y demás datos del denunciante en oficios o resoluciones de acceso público
o en el informe final de la investigación preliminar.
6.1.5
Todos los funcionarios de la Procuraduría General de la República que de una
u otra forma manejen información o documentación en la cual conste el
nombre del denunciante, quedan obligados a tomar las medidas necesarias para
evitar la divulgación y garantizar la protección de este dato confidencial.
6.1.6
El artículo 8 supra citado contempla como única excepción al mandato
de confidencialidad, la posibilidad de las autoridades judiciales de solicitar
la información por disposición legal u orden judicial, ante la posible
existencia de un delito contra el honor de la
persona denunciada.
6.2 Confidencialidad
de la información de las investigaciones preliminares.
6.2.1
El artículo 8 de la Ley contra la Corrupción y el Enriquecimiento Ilícito
ordena guardar confidencialidad sobre la información, la documentación y otras
evidencias de las investigaciones preliminares, cuyos resultados puedan
originar la apertura de un procedimiento administrativo.
6.2.2
Los contenidos de información indicados son confidenciales durante la
formulación del informe de la investigación preliminar. Una vez notificado el
informe correspondiente y hasta la resolución final del procedimiento
administrativo, mantienen el carácter confidencial, excepto para las partes
involucradas.
6.2.3
Todos los funcionarios de la Procuraduría General de la República que de una u otra forma manejen información o documentación de
investigaciones preliminares seguidas en la Institución, quedan obligados a
adoptar las medidas necesarias para evitar la divulgación y garantizar la
protección de este dato confidencial.
6.2.4
El artículo 8 supra citado contempla como única excepción al mandato
de confidencialidad, la posibilidad de las autoridades judiciales de
solicitar la información por disposición legal u
orden judicial, ante la posible existencia de un delito contra el honor
de la persona denunciada.
6.3 Reglas
de confidencialidad aplicables para los expedientes de los procedimientos administrativos
ordinarios.
6.3.1
Los expedientes de los procedimientos administrativos ordinarios no son de
acceso de terceros, mientras se encuentren en trámite y no se haya dictado la
resolución final (artículo 8 de la Ley contra la Corrupción y el Enriquecimiento
Ilícito).
6.3.2
Las partes, los representantes de las partes y los abogados sí tienen libre
acceso al expediente administrativo, con excepción de las piezas cuyo
conocimiento pueda comprometer secretos de Estado o información confidencial de
la contraparte o, en general, cuando el examen de dichas piezas confiera a la
parte un privilegio indebido o una oportunidad para dañar ilegítimamente a la
Administración, a la contraparte o a terceros, dentro o fuera del expediente.
(artículos 272 y 273 de la Ley General de la Administración Pública).
6.3.3
Todos los funcionarios de la Procuraduría que de una u otra forma manejen los
expedientes de los procedimientos administrativos ordinarios seguidos en la
Institución, quedan obligados a aplicar las medidas necesarias para hacer
respetar las reglas de confidencialidad mencionadas en los puntos anteriores.
6.4 Confidencialidad
de los proyectos de resolución, informes para órganos consultivos y sus
dictámenes antes de que hayan sido rendidos.
6.4.1
No se debe dar acceso a terceros de los proyectos o borradores mientras se
encuentren en la fase de preparación y elaboración.
6.4.2
Los documentos descritos en el punto anterior no son de acceso para ninguna
persona, incluidas, las partes y sus representantes en los procedimientos
administrativos y sus abogados.
6.4.3
Todos los funcionarios de la Procuraduría que, de una u otra forma, manejen la
documentación referida anteriormente, quedan obligados a tomar las medidas
necesarias para resguardar la reserva de la información.
6.5 Tratamiento
de los datos personales de los administrados
6.5.1
La Ley de protección de las personas frente al tratamiento de sus datos
personales impone una serie de obligaciones a las administraciones públicas.
6.5.2
Los datos personales son definidos como cualquier dato relativo a una persona
física identificada o identificable.
La Ley citada clasifica
los datos personales en tres categorías, para efectos de regular su
tratamiento:
a) Datos personales de
acceso irrestricto: los contenidos en bases de datos públicas de acceso
general, según dispongan leyes especiales y de conformidad con la finalidad
para la cual estos datos fueron recabados.
b) Datos personales de
acceso restringido: los que, aun formando parte de registros de acceso al
público, no son de acceso irrestricto por ser de interés solo para su titular o
para la Administración Pública.
c) Datos sensibles:
información relativa al fuero íntimo de la persona, como por ejemplo los que
revelen origen racial, opiniones políticas, convicciones religiosas o
espirituales, condición socioeconómica, información biomédica o genética, vida
y orientación sexual, entre otros.
6.5.3 El tratamiento de
datos sensibles está prohibido por el artículo 9 de la Ley citada, salvo en los
siguientes supuestos:
a) El tratamiento de
los datos sea necesario para salvaguardar el interés vital del interesado o de
otra persona, en el supuesto de que la persona interesada esté física o
jurídicamente incapacitada para dar su consentimiento.
b) El tratamiento de
los datos sea efectuado en el curso de sus actividades legítimas y con
las debidas garantías por una fundación, una asociación o cualquier otro
organismo, cuya finalidad sea política, filosófica, religiosa o sindical,
siempre que se refiera exclusivamente a sus miembros o a las personas que
mantengan contactos regulares con la fundación, la asociación o el organismo,
por razón de su finalidad y con tal de que los datos no se comuniquen a
terceros sin el consentimiento de las personas interesadas.
c) El tratamiento se
refiera a datos que la persona interesada haya hecho públicos voluntariamente o
sean necesarios para el reconocimiento, el ejercicio o la defensa de un derecho
en un procedimiento judicial.
d) El tratamiento de los
datos resulte necesario para la prevención o para el diagnóstico médico, la
prestación de asistencia sanitaria o tratamientos médicos, o la gestión de
servicios sanitarios, siempre que dicho tratamiento de datos sea realizado por
un funcionario o funcionaria del área de salud, sujeto al secreto profesional o
propio de su función, o por otra persona sujeta, asimismo, a una obligación
equivalente de secreto.
6.5.4 El tratamiento de
los datos personales de acceso restringido, conforme al artículo noveno supra
citado, es permitido únicamente para fines públicos si se cuenta con el
consentimiento expreso del titular.
6.5.5 Los datos
personales solicitados o contenidos en los documentos de manejo institucional
sólo podrán ser utilizados para el fin para el cual fueron facilitados, y no
serán de acceso público.
6.5.6 Todos los
funcionarios de la Procuraduría General de la República que de una u otra forma
manejen información o documentación que contenga datos personales de carácter
sensible o de acceso restringido, quedan obligados a implementar las medidas
necesarias para evitar la divulgación hacia terceros y garantizar la protección
de este dato confidencial.