DIRECCIÓN GENERAL DE ADUANAS

RES-DGA-247-2019.—Dirección General de Aduanas.— San José, a las once horas veinticinco minutos del día dieciséis de setiembre de dos mil diecinueve.

Considerando:

I.—El Segundo Protocolo de Modificación del Código Aduanero Uniforme Centroamericano (CAUCA III), Ley Nº 8360 del 24 de junio del 2003, publicada en el Diario Oficial La Gaceta Nº 130 del 08 de julio del 2003, establece la obligación de los Auxiliares de la Función Pública Aduanera de conservar y mantener a disposición del Servicio Nacional de Aduanas, los documentos y la información relativa a su gestión por un plazo de cuatro años, salvo que la legislación nacional establezca un plazo mayor.

II.—La Ley General de Aduanas, Nº 7557 del 20 de octubre de 1995, publicada en el Diario Oficial La Gaceta Nº 212 del 08 de noviembre de 1995 y sus reformas, dispone en el artículo 30 incisos b) y m) respectivamente: la obligación de los auxiliares de la función pública aduanera de conservar durante un plazo de cinco años los documentos y la información fijada reglamentariamente para los regímenes en los que intervengan, salvo que exista regulación especial en contrario que exija un plazo mayor. Los documentos y la información deberán conservarse aún después de ese plazo, hasta la finalización del proceso judicial o administrativo cuando exista algún asunto pendiente de resolución, asimismo el deber de indicar a la Dirección General, bajo declaración jurada rendida ante notario público, el lugar donde se custodian los documentos originales y la información fijados reglamentariamente, para los regímenes en que intervengan. En el caso de personas jurídicas, dicha declaración deberá ser realizada por el representante legal.

III.—Agrega, el artículo 30 de la Ley citada incisos a) y h), también como obligaciones básicas de los auxiliares, las siguientes: llevar registros de todas sus actuaciones y operaciones ante el Servicio Nacional de Aduanas, en la forma y condiciones que establezca la Dirección General de Aduanas. Los registros estarán a disposición de las autoridades aduaneras competentes cuando los soliciten, en cumplimiento de sus facultades de control y fiscalización; así como cumplir con las demás obligaciones que les fijan esta ley y sus reglamentos y con las disposiciones que establezca la autoridad aduanera, mediante resolución administrativa o convenio.

IV.—El artículo 9 de la Ley General de Aduanas, dispone que son funciones del Servicio Nacional de Aduanas, actualizar los procedimientos aduaneros y proponer las modificaciones de las normas, para adaptarlas a los cambios técnicos y tecnológicos y a los requerimientos del comercio internacional.

V.—Conforme a lo dispuesto en el artículo 11 de la Ley General de Aduanas, la Dirección General de Aduanas es el órgano superior jerárquico nacional en materia aduanera, y en el uso de esta competencia, le corresponde la dirección técnica y administrativa de las funciones aduaneras que esta ley y las demás disposiciones del ramo le conceden al Servicio Nacional de Aduanas, así como la emisión de políticas y directrices para las actividades de las aduanas y dependencias a su cargo.

VI.—El Reglamento a la Ley General de Aduanas, Decreto Ejecutivo Nº 25270-H del 14 de junio de 1996, publicado en el Diario Oficial La Gaceta Nº 123 del 28 de junio de 1996, en sus artículos 115, 127, 132, 135, 147, 152 bis, 156 bis, 165, 173, 185, 347, 548 señala los documentos que deben ser conservados por los diferentes auxiliares de la función pública aduanera.

VII.—Mediante oficio DGAN-DG-597-2017 del 03 de octubre del 2017, la Dirección General del Archivo Nacional señala que aunque no se pueden catalogar como documentos públicos los documentos que producen los auxiliares de la función pública aduanera, ni esta figura se encuentra bajo el ámbito de aplicación de la Ley 7202 del Sistema Nacional de Archivos, la Dirección General de Aduanas tiene plenas potestades y facultades para definir mediante resolución administrativa disposiciones aplicables a los auxiliares de la función pública aduanera en el tema de destrucción de documentos que éstos deben conservar.

VIII.—De conformidad con lo dispuesto en la Ley para la Gestión Integral de Residuos y sus reformas, Nº 8839 del 24 de junio del 2010 publicada en el Diario Oficial La Gaceta Nº 135 del 13 de julio del 2010 y su Reglamento General Decreto Nº 37567-S-MINAET-H del 02 de noviembre del 2012, publicado en el Diario Oficial La Gaceta Nº 55 del 19 de marzo del 2013, ambas disposiciones deben ser observadas por todas las personas, físicas o jurídicas, públicas o privadas, generadoras de residuos de toda clase, salvo aquellos que se regulan por legislación especial.

IX.—Con base en las consideraciones anteriores, resulta necesario establecer con claridad la disposición final de la documentación aduanera que debe ser conservada por los distintos auxiliares de la Función Pública Aduanera, y cuyo plazo de conservación supera las regulaciones establecidas en la legislación aduanera vigente. Por tanto,

EL DIRECTOR GENERAL DE ADUANAS, RESUELVE:

PAUTAS SOBRE DISPOSICIÓN DE DOCUMENTOS

ADUANEROS CUSTODIADOS POR LOS

AUXILIARES DE LA FUNCIÓN

PÚBLICA ADUANERA

Primero.—Transcurrido el plazo de conservación de cinco años establecido en el artículo 30 inciso b) de la Ley General de Aduanas, los auxiliares de la función pública aduanera podrán disponer de los documentos aduaneros establecidos en los artículos 115, 127, 132, 135, 147, 152 bis, 156 bis, 165, 173, 185, 347, 548 el Reglamento a la Ley General de Aduanas, Decreto Ejecutivo Nº 25270-H del 14 de junio de 1996, publicado en el Diario Oficial La Gaceta Nº 123 del 28 de junio de 1996, y cualquier otro que por disposición normativa deba ser custodiado por los Auxiliares de la Función Pública Aduanera.

Segundo.—Se exceptúa la disposición final de los documentos descritos luego de transcurrido el plazo de cinco años, cuando se encuentren en al menos una de las siguientes circunstancias:

1. Los documentos sean objeto de una regulación especial que exija un plazo mayor, pudiéndose destruir hasta el fenecimiento del mismo.

2. Los documentos que sean objeto de un proceso judicial o administrativo pendiente de resolución, pudiéndose destruir hasta su finalización. Para tales efectos, el conocimiento de la existencia de tales causas por parte del auxiliar, se verifica con la debida notificación en su condición de parte o con el conocimiento que éste tenga de la tramitación del proceso judicial o administrativo, cuando no sea parte.

3. Las declaraciones aduaneras a las que se les aplicó una nota de exoneración de tributos. En estos casos su conservación y destrucción se encuentran asociadas a su posible posterior uso ante el fenecimiento del régimen exonerativo y liquidación de impuestos o liberación de los bienes importados.

Tercero.—La disposición de los documentos citados en el punto primero, ya sea en formato impreso o electrónico, debe ser efectuada en observancia a Ley para la Gestión Integral de Residuos y sus reformas, su Reglamento y sus reformas, y demás disposiciones aplicables al efecto.

Cuarto.—Efectuada la disposición de los documentos, y con el fin de que dejar constancia en el expediente del auxiliar de la función pública aduanera, se deberá remitir al correo electrónico NotificaRegistro@ hacienda.go.cr del Departamento de Estadística y Registros, una nota firmada digitalmente por el representante legal debidamente acreditado (en el caso de personas jurídicas) o por el auxiliar persona física, en la que se informe de la decisión de la destrucción y se adjunte lo siguiente:

1. Nombre completo y cédula física o jurídica del Auxiliar de la Función Pública Aduanera.

2. Categoría y código del Auxiliar.

3. Número de documento (DUA, comprobante de viaje, etc.), así como el Régimen aduanero y modalidad.

4. Método de disposición de los documentos y los comprobantes de su destrucción.

5. Fecha y lugar de disposición final.

Quinto.—Se deja sin efecto la resolución RES-DGA-305-2014 del 24 de octubre del 2014, por medio de la cual se aprobó el “ Procedimiento para la Eliminación de Documentos Aduaneros”, que a su vez dejó sin efecto las resoluciones RES-DGA-089-2004 de fecha 18/08/2004 y RES-DGA-079-2004 de fecha 13/07/2004 mediante la cual también se dejó sin efecto la Directriz DIRAL- 001-2004 del 07/01/2004 que obligaba a los auxiliares a remitir a la administración aduanera, la documentación para la cual ha transcurrido el plazo de cinco años bajo su custodia.

La presente resolución rige a partir de su publicación en el Diario Oficial La Gaceta.