Artículo 13° De la Adscripción e identificación Los servicios de Registros y Estadísticas de Salud son los
responsables de realizar, verificar y asegurar la calidad de los datos
relativos al registro de la adscripción e identificación de las personas
en el sistema de información Institucional.
A) De los requisitos para la
adscripción o la identificación.
Para formalizar la adscripción o identificación, la persona
usuaria deberá aportar:
i. Declaración jurada para establecer el lugar de
adscripción cuando no se pueda verificar este dato a través de otros medios
(aplica únicamente para el proceso de adscripción).
ii. Documento de identidad según lo siguiente:
• Persona
costarricense mayor de edad: Presentar la cédula de identidad vigente y en
buen estado.
• Persona
costarricense menor edad: Presentar la Tarjeta de Identificación del Menor
(TIM), preferiblemente en el caso de los usuarios mayores de 12 años y menores
de 18 años.
• Persona
extranjera mayor de edad: Presentar DIMEX (incluye las categorías de
Solicitante de Refugio y Permiso Laboral) o Pasaporte vigente y en buen estado,
según corresponda. En el caso de la persona extranjera cubierta por medio de
algún convenio suscrito por parte de la Institución, deberá presentar el
documento de identificación dispuesto para tales efectos, así mismo, tomar en
consideración todas aquellas regulaciones suscritas por parte de la CAJA y el
marco jurídico vigente para la identificación de personas extranjeras.
Cuando la persona extranjera esté en proceso de regularización
y su documento de identidad se encuentre vencido, deberá presentar
adicionalmente, resolución de aprobación de residencia, “Previo a la Caja” o
categoría especial, las anteriores extendidas por la Dirección General de
Migración y Extranjería (DGME), en el tanto no se cuente con los medios
tecnológicos para la verificación de forma directa con la DGME.
• Persona
extranjera menor de edad: Preferiblemente certificado de nacimiento,
traducido al español, o mediante el llenado de la declaración jurada que le
facilite la CAJA para los efectos. El trámite deberá ser realizado por el
representante legal del menor.
iii. Otros datos que la CAJA considere necesarios para
completar el registro de la adscripción.
iv. Otro requisito establecido a través de convenios, leyes
u otra figura de carácter legal que así lo establezca expresamente.
En el caso que la Administración cuente con los mecanismos
tecnológicos disponibles para verificar la identidad de la persona usuaria, se
prescindirá de la solicitud de documento adicional para el registro de
adscripción o identificación.
B) De las vías de formalización para
la adscripción.
La persona usuaria que requiera formalizar su adscripción
ante la CAJA, deberá hacerlo por los medios que esta disponga, sea presencial,
a través de un medio virtual, persona garante para la igualdad jurídica o por
un tercero autorizado.
Cuando la formalización de la adscripción se realice a
través de un tercero, aparte de los requisitos mencionados en el inciso A), el
representante o tercero deberá presentar:
i. Documento de identidad vigente y en buen estado (según
sea nacional o extranjero).
ii. Copia del documento de identificación de la persona
interesada.
En el caso que la CAJA suscriba convenios con otras
instituciones, se deberá coordinar lo relativo a la adscripción de las personas
usuarias amparados por estos. Cuando el convenio omita requisitos o
procedimientos, se aplicará lo establecido en este reglamento.
C) Determinación del lugar de
adscripción.
Para determinar el lugar de la adscripción, el usuario
deberá proporcionar los datos exactos relativos al lugar de residencia o lugar
donde habita, los cuales tendrán carácter de declaración jurada y los mismos
podrán ser verificados por la CAJA por los medios que disponga. Cuando por motivos
de traslado de residencia o habitación, la persona usuaria deba cambiar el
lugar de adscripción, deberá informarlo a la CAJA, para que se proceda a
realizar el traslado de adscripción correspondiente.
En caso de que la persona usuaria tenga dos o más lugares
donde cumpla la definición para ser adscrito, este último se reserva el derecho
de escoger el que más considere conveniente.
En todo caso, la persona usuaria deberá tener un único lugar
de adscripción.
D) Actualización de datos.
La persona usuaria está en la obligación de mantener al día
los datos suministrados a la CAJA, por lo cual en el momento de que algún dato
se modifique, el usuario titular deberá de comunicarlo oportunamente a la
Institución, especialmente el correo electrónico y teléfono como medios de
comunicación entre la persona usuaria y la Institución.
Además, será responsabilidad de los servicios de Registros y
Estadísticas de Salud, velar por la oportuna actualización de los datos relativos
a la adscripción e identificación de las personas en el sistema de información.
La persona usuaria podrá realizar la actualización o
modificación de datos de su adscripción a través de los medios que la CAJA
ponga a su disposición según la normativa vigente.
E) Consecuencias de falsedad en los
datos y la no actualización.
Los datos aportados por parte de los usuarios en la
adscripción o identificación serán consignados bajo el principio de buena fe y
se consideran datos aportados mediante declaración jurada, es decir, que se
considera como una manifestación personal realizada mediante fe de juramento,
sin vicios de voluntad o consentimiento, realizada por medio escrito, de forma
personal, mediante apoderado o a través de medios tecnológicos dispuestos, en
el que se proporciona datos reales y veraces relacionados con toda la
información que requiera la CAJA en registros administrativos o de salud. Mismo
que advierte a la persona de la sanción que impone el artículo 318 y 322 del
Código Penal por delito de perjurio, declara bajo fe de juramento, que lo
manifestado en él es cierto.
La CAJA se reserva el derecho de determinar por los medios
que estén a su alcance, la veracidad de los datos suministrados por parte del
usuario en la adscripción e iniciará las gestiones administrativas pertinentes,
a través del debido proceso, para determinar alguna irregularidad de los datos
aportados guardándose el derecho de rectificar y corregir los datos
suministrados por parte de los usuarios en el presente proceso.
La persona usuaria, en caso de no actualizar de manera
inmediata, a través de los medios que la Institución ponga a disposición,
cualquier dato relacionado con la adscripción o identificación que haya
cambiado respecto a la declaración inicial, se verá afectado directamente a
falta de información para efectos de ser notificado acerca de las gestiones que
así lo ameriten, asumiendo las consecuencias propias de no actualizar los
datos.
F) De la obligación de estar
Adscrito.
Es deber de toda persona usuaria contar con un único un
lugar de adscripción, de acuerdo con su lugar de residencia o habitación, en el
primer nivel de atención, para la identificación de la red de servicios de
salud o en su defecto identificado, de previo a recibir la atención en salud.
G) Del tratamiento de los datos
suministrados en el registro de adscripción e identificación.
La CAJA basada en las regulaciones establecidas en la Ley de
Protección de la Persona Frente al Tratamiento de sus Datos Personales Ley N.º
8968, se reserva el derecho de realizar tratamiento de los datos de la
adscripción e identificación para fines de la propia Institución, protegiendo
en todo momento la identidad del usuario, establecido también en el artículo 7°
de la Ley del Expediente Digital Único de Salud N° 9162.
La CAJA podrá requerir a las personas usuarias en el proceso
de adscripción, la incorporación de la fotografía definiendo el proceso para
tal efecto. También podrá disponer de otros mecanismos de seguridad de
identificación de los usuarios como lo es la incorporación de registros
biométricos, entre otros que considere pertinentes, esto con el objetivo de
fortalecer la seguridad en relación con la identidad de las personas.
La CAJA se guarda el derecho de identificar a través de su
sistema de información, personas que requieran, mediante regulaciones
específicas determinadas por parte de la propia Institución, ser identificadas
para efectos internos, administrativos y de la prestación de los servicios de
salud.
El tratamiento de los datos personales de los usuarios será
únicamente con fines relacionados con los cuidados de salud de los usuarios,
como así también para trámites administrativos de la propia CAJA”. (Así
reformado en el artículo 37° de la sesión número 9090 del 02 de abril
del año 2020)
(Así reformado
mediante sesión N° 9090 del 2 de abril del 2020 y corregido mediante Fe de
Erratas y publicada en el Alcance Digital N° 212 a La Gaceta N° 199 del 11 de
agosto del 2020, página N° 42)