Artículo 5º—Definiciones y siglas. Para efectos del presente
Reglamento se entiende por:
Administración
Activa: Uno de los dos componentes orgánicos del control
interno. Desde el punto de vista funcional, es la función decisoria, ejecutiva,
resolutoria, directiva u operativa de la Administración. Desde el punto de
vista orgánico, es el conjunto de órganos de la función administrativa que
deciden y ejecutan, incluyendo al jerarca, como última instancia.
Advertencia: Observación que hace la Auditoría Interna a
los órganos pasivos que fiscaliza (incluyendo al jerarca), con el fin de
prevenir sobre las posibles consecuencias de determinadas conductas o
decisiones, cuando sean de su conocimiento.
Asesoría: Criterio, opinión u observación que comunica
el Auditor Interno al jerarca u otro nivel de la Administración, para coadyuvar
a la toma de decisiones o fortalecer el sistema de control interno
institucional; lo anterior, en materia de su competencia y sin manifestar
inclinación por una posición determinada, ni hacer sugerencia o recomendación.
Las asesorías brindadas no son vinculantes para la administración activa, pero
las actuaciones de este componente orgánico deben estar ajustadas al
ordenamiento jurídico.
Auditor Interno: Funcionario que ostenta el cargo de Jefatura
de la Auditoría Interna del SFE.
Auditoría Interna: Componente orgánico del sistema de control interno que integra el
Sistema de Fiscalización Superior de la Hacienda Pública; según lo dispuesto en
la LGCI.
(Así reformada la definición anterior por el
artículo 1° del decreto ejecutivo N° 40986 del 23 de febrero de 2018)
CGR: Contraloría General de la República.
Conferencia final: Medio verbal de efectuar
la comunicación de resultados que se realiza antes de remitir oficialmente la
comunicación escrita relativa a los servicios de auditoría.
Director: El Director del Servicio Fitosanitario del
Estado.
Directrices Generales: (Derogado por el por el
artículo 3° del decreto ejecutivo N° 40986 del 23 de febrero de 2018)
Informe de auditoría: Documento impreso o electrónico mediante el cual, la Auditoría Interna
comunica formalmente a la Administración Activa los resultados de un estudio de
auditoría efectuado, el cual, responde a una estructura definida y aprobada por
el Auditor Interno.
(Así reformada la definición anterior por el
artículo 1° del decreto ejecutivo N° 40986 del 23 de febrero de 2018)
Investigaciones de hechos irregulares: Comprenden las investigaciones de hechos irregulares que podrían
generar algún tipo de responsabilidad (administrativa, civil y/o penal).
(Así adicionada la definición anterior por el
artículo 2° del decreto ejecutivo N° 40986 del 23 de febrero de 2018)
Jerarca: Superior jerárquico del
SFE que debe cumplir con lo dispuesto en la LGCI; quien ejerce la máxima
autoridad dentro de la organización. También entendiéndose Director.
(Así reformada la definición anterior por el
artículo 1° del decreto ejecutivo N° 40986 del 23 de febrero de 2018)
LCCEI: Ley Nº 8422 del 6 de octubre de 2004, Ley
Contra la Corrupción y el Enriquecimiento Ilícito en la Función Pública
(incluye sus modificaciones y reformas).
LGCI: Ley Nº 8292 del 31 de julio de 2002, Ley
General de Control Interno (incluye sus modificaciones y reformas).
Lineamientos Generales: “Lineamientos sobre los
requisitos de los cargos de auditor y subauditor internos, las condiciones para
las gestiones de nombramiento, suspensión y destitución de dichos cargos, y la
aprobación del reglamento de organización y funcionamiento de las auditorías
internas del Sector Público” (L-1-2006-CO-DAGJ).
(Así adicionada la definición anterior por el
artículo 2° del decreto ejecutivo N° 40986 del 23 de febrero de 2018)
Manual Institucional de Cargos: Manual
Institucional de Cargos para los Puestos excluidos del Régimen del Servicio Civil
del MAG y sus Órganos adscritos (incluye sus modificaciones y reformas).
MNEAI: (Derogado
por el por el artículo 3° del
decreto ejecutivo N° 40986 del 23 de febrero de 2018)
Ministerio o MAG: El Ministerio de
Agricultura y Ganadería.
Ministro:Jerarca del MAG;
quien tiene la competencia de valorar la atención de los Informes de Relaciones
de Hechos mediante los cuales se recomienda el análisis de eventuales
responsabilidades administrativas, bajo los supuestos del debido proceso.
(Así reformada la definición anterior por el
artículo 1° del decreto ejecutivo N° 40986 del 23 de febrero de 2018)
MNGA: (Derogado
por el por el artículo 3° del
decreto ejecutivo N° 40986 del 23 de febrero de 2018)
NCISP: Normas de Control Interno para el Sector
Público (N-2-2009-CO-DFOE) emitidas por la CGR, y publicadas en la Gaceta Nº 26
del 6 de febrero de 2009 (incluye sus modificaciones y reformas).
NEAI: Normas para el Ejercicio de la Auditoría
Interna en el Sector Público Resolución (R-DC-119-2009) emitidas por la CGR y
publicadas en La Gaceta Nº 28 del 10 de febrero del 2010 (incluye sus
modificaciones y reformas).
NGA: Normas Generales de Auditoría para el Sector
Público (R-DC-064- 2014) emitido por la CGR y publicado en La Gaceta Nº 184 del
25 de setiembre del 2014 (incluye sus modificaciones y reformas).
(Así adicionada la definición anterior por el
artículo 2° del decreto ejecutivo N° 40986 del 23 de febrero de 2018)
Plan Anual de Labores: Cronograma de las
actividades que realizarán los funcionarios de Auditoría Interna durante el año
o en determinado período de tiempo, el cual deberá estar basado en criterios
razonables y fundamentados (especialmente en una valoración de riesgos), para
determinar las prioridades de la actividad de la Auditoría Interna.
Reglamento: Reglamento de Organización y Funcionamiento
de la Auditoría Interna del SFE (incluye sus modificaciones y reformas).
Regulaciones Administrativas: Son regulaciones
administrativas aquellas que norman de manera general, la naturaleza de la relación
entre los funcionarios y su superior desde una perspectiva administrativa. Las
que se refieran al Auditor Interno, al Subauditor Interno y demás personal de
la Auditoría Interna, no deberán afectar el ejercicio de las funciones
legalmente asignadas a la actividad de auditoría interna. Se excluyen las
regulaciones que se refieren al desempeño de las actividades sustantivas de la
Auditoría Interna y de aquellas que, sin formar parte de la gestión sustantiva,
contribuyen a ésta conforme a la normativa específica sobre auditoría en
general y sobre el ejercicio de la actividad de auditoría interna, como son la
planificación, el seguimiento y la evaluación de la calidad de la Auditoría
Interna, que en procura de la independencia funcional y de criterio, competen
exclusivamente al titular de esa unidad.
(Así adicionada la definición anterior por el
artículo 2° del decreto ejecutivo N° 40986 del 23 de febrero de 2018)
Servicio o SFE: Servicio Fitosanitario del Estado, órgano de
desconcentración mínima adscrito al Ministerio de Agricultura y Ganadería.
Servicios Administrativos: abarca entre otros la
administración del personal, ejecución y control del presupuesto,
administración del archivo de gestión, control de activos y la promoción de
actividades de mejora.
Servicios de Auditoría: Están referidos a los distintos tipos de auditorías (auditorías
financieras, operativas y de estudios especiales).
(Así reformada la definición anterior por el
artículo 1° del decreto ejecutivo N° 40986 del 23 de febrero de 2018)
Servicios de Seguimiento: Corresponde al
seguimiento de recomendaciones, de disposiciones y de las observaciones
vinculadas con los servicios preventivos.
(Así reformada la definición anterior por el
artículo 1° del decreto ejecutivo N° 40986 del 23 de febrero de 2018)
Servicios Preventivos: Incluyen las asesorías,
advertencias y autorización de libros (razón de apertura y cierre de libros).
Servicios Técnicos: Abarca los servicios de
auditoría, los servicios preventivos y los servicios de seguimiento.
Titular subordinado: Funcionario de la
administración activa responsable de un proceso, con autoridad para ordenar y
tomar decisiones.
Universo auditable: Conjunto de áreas,
dependencias, servicios, procesos, y sistemas, entre otros, que pueden ser
evaluados por la Auditoría Interna.