Artículo 2º-Todo proceso de matrícula en una institución educativa está sujeto al cumplimiento de los requisitos, condiciones y procedimientos que se establecen en este Reglamento.

            Artículo 3º-Se entiende por matrícula ordinaria al conjunto de procedimientos tendientes a la inscripción de una persona como estudiante regular en una institución educativa pública (IEP), en las fechas establecidas en el Calendario Escolar.

            Artículo 4º-Se entiende por matrícula extraordinaria el proceso tendiente a inscribir aquellos estudiantes que no pudieron matricularse ordinariamente, según la fecha establecida en el Calendario Escolar.

            Artículo 5º-En la Educación Preescolar, así como en los primeros y sétimos años de la Educación General Básica y el Programa Nuevas Oportunidades Educativas para Jóvenes (PNOEJ), previo a la matrícula ordinaria, se realizará un proceso de inscripción en las fechas que establece el Calendario Escolar.

SECCIÓN II

De la competencia

            Artículo 6º-Corresponde al director de cada institución educativa la responsabilidad de organizar los procesos de prematrícula, matrícula ordinaria y extraordinaria en las fechas y los períodos establecidos en el calendario escolar. Asimismo, le corresponde determinar la capacidad locativa de su institución, de conformidad con los criterios previamente establecidos.

            Artículo 7º-Le corresponde al Supervisor de cada circuito escolar: supervisar, asesorar y verificar que los procesos de matrícula se realicen adecuadamente en todas las instituciones educativas y en todas las modalidades de su circuito, con la finalidad de garantizar el derecho a la educación de los estudiantes.

            Artículo 8º-Cuando una institución educativa presente limitaciones locativas para matricular estudiantes, corresponde al respectivo Supervisor en asocio con los directores de instituciones educativas de su jurisdicción, adoptar las medidas necesarias que garanticen el ingreso y la permanencia de los estudiantes en el sistema educativo. En caso de no resolverse, le corresponderá al Director Regional resolver.

SECCIÓN III

Del procedimiento y los requisitos de matrícula

            Artículo 9º-Corresponde formalizar la matrícula de un estudiante menor de edad, al padre o madre de familia, al representante legal o a quien ejerza la guarda y crianza, quienes mediante esta gestión asumen la responsabilidad inherente a la educación del alumno, así como los daños que por dolo, negligencia o imprudencia ocasione éste a las personas, instalaciones físicas, equipo, laboratorio y en general, a los bienes de la institución educativa. El estudiante mayor de edad gestiona su propia matrícula y asume personalmente las responsabilidades descritas en el párrafo anterior. Los estudiantes de Educación Especial mayores de edad, gestionarán su matrícula por sí mismos o acompañados de una persona, cuando así se requiera. También asumirán las responsabilidades dadas.

            Artículo 10.-La matrícula ordinaria o extraordinaria se debe formalizar en los casos siguientes:

a) Educación Preescolar.

b) En el Primer año de la Educación General Básica.

c) En el Sétimo año de la Educación General Básica.

d) En el Décimo año de Educación Diversificada.

e) En las Instituciones de Educación Especial, en sus diversas modalidades.

f)  En las Instituciones de Educación de Adultos, Institutos Profesionales de Educación Comunitaria (IPEC), Centros Integrados de Educación de Adultos (CINDEA), Programa Nuevas Oportunidades Educativas para Jóvenes (PNOEJ), Colegios y Escuelas Nocturnas.

g) En todos aquellos casos en los que el estudiante se traslade de una institución educativa a otra, independientemente del año que vaya a cursar.

            Artículo 11.-Para ingresar a la Educación Preescolar y al primer año del Primer Ciclo de la Educación General Básica y al Programa de Nuevas Oportunidades Educativas para Jóvenes (PNOEJ), Institutos Profesionales de Educación Comunitaria (IPEC), Centros Integrados de Educación de Adultos (CINDEA), Colegios y Escuelas Nocturnas, se establece como requisito indispensable de matrícula las siguientes edades mínimas:

a) Ciclo Materno Infantil, Grupo Interactivo II de la Educación Preescolar: edad mínima de cuatro años y tres meses cumplidos al 15 de febrero del curso lectivo en que se desea matricular.

b) Ciclo de Transición de la Educación Preescolar: edad mínima de cinco años y tres meses cumplidos al 15 de febrero del curso lectivo donde se desea matricular.

c) Primer año del Primer Ciclo de la Educación General Básica: edad mínima de seis años y tres meses cumplidos al 15 de febrero del curso lectivo que se desea matricular.

d) Programa Nuevas Oportunidades Educativas para Jóvenes: edad mínima de quince años cumplidos al inicio del período lectivo que se desea matricular. En este programa no podrán matricular jóvenes con edades superiores a los 18 años, salvo aquellos que hubieren estado previamente matriculados en este programa antes de cumplir esa edad.

e) Institutos Profesionales de Educación Comunitaria (IPEC), y Centros Integrados de Educación de Adultos (CINDEA): edad mínima de quince años cumplidos al inicio del período lectivo que se desea matricular.

f)  Colegios y Escuelas Nocturnas: edad mínima de quince años cumplidos al inicio del período lectivo que se desea matricular.

g) En atención a los niños y niñas de altas capacidades, el Ministerio de Educación Pública, les aplicará una prueba de aptitud para que puedan ingresar a la educación formal con una edad menor a la establecida según el nivel correspondiente: entre los cuatro y cuatro años y menos de tres meses, entre los cinco y los cinco años y menos de tres meses, y entre los seis y los seis años y menos de tres meses. El objetivo de dicha prueba de aptitud será identificar si las características cognitivas, socio afectivas y psicomotrices de la persona menor de edad le permiten incorporarse y desempeñarse con un grado mínimo de acierto en dichas áreas comprensivas del sistema educativo formal.

            Estos instrumentos se aplicarán, como medida de excepción, a aquellas personas menores de edad, que hayan sido previamente inscritos por sus padres o encargados en las fechas establecidas por la Administración en el Calendario Escolar para tal efecto, ante la Dirección Regional de Enseñanza respectiva.

            Artículo 12.-La gestión y formalización de la matrícula deben realizarla en forma personal los responsables que se indican en el artículo 9º de este Reglamento, quienes, para tal efecto y en todos los casos, deben presentar algún documento idóneo que compruebe el lugar de la residencia del padre de familia, del encargado o del propio estudiante, en caso de que éste sea mayor de edad.

a) En los casos de Educación Preescolar y del Primer Año del Primer Ciclo de la Educación General Básica, la matrícula requerirá de un documento probatorio oficial que demuestre la edad del estudiante. Cuando sea imposible contar con el documento probatorio oficial deberá presentar Declaración Jurada rendida ante Notario Público, tal declaración se tendrá como indicio, únicamente a efecto de verificar la edad mínima de ingreso establecida para los niveles indicados en el artículo 11 de este Reglamento.

b) En el caso del primer año del primer ciclo de la Educación General Básica: además de lo señalado en el inciso anterior, se debe presentar original y fotocopia del Certificado de Asistencia al Ciclo de Transición correspondiente a la Educación Preescolar, cuando haya cursado este nivel.

c) En el caso del sétimo año de la Educación General Básica: se debe presentar original y copia del Certificado de Conclusión de Estudios de II Ciclo de la Educación General Básica copia de la solicitud de traslado del expediente del estudiante de la institución de procedencia a la institución donde solicita matrícula, original y copia del Informe al Hogar del sexto año. En caso de que no se cuente con este último documento o el mismo presente alteraciones, se debe presentar una certificación de notas, cumpliendo con lo establecido en el artículo 29 de este Reglamento.

d) En caso del décimo año de la Educación Diversificada: se deberá presentar original y copia del Certificado de Conclusión de Estudios del III Ciclo de la Educación General Básica, copia de la solicitud de traslado del expediente del estudiante de la institución de procedencia a la institución donde solicita matrícula y el original y copia del Informe al Hogar del año inmediato anterior. En caso de que no se cuente con este último documento o el mismo presente alteraciones, se debe presentar una certificación de notas, cumpliendo con lo establecido en el artículo 29 de este Reglamento.

e) En caso de la Educación Especial: el padre de familia o encargado debe presentar la boleta de referencia emitida por el director de la institución educativa en que está matriculado el estudiante y el documento de ubicación del alumno, emitido por la Asesoría Regional de Educación Especial para matricular al alumno en el nivel y especialidad que le corresponda.

f)  En el caso del Tercer Ciclo de Educación Especial: el padre o encargado deberá contar con la boleta de ubicación del estudiante, expedida por la Asesoría Regional de Educación Especial o la Sección de Desarrollo Vocacional del Departamento de Educación Especial, cuando no exista la primera.

g) Es responsabilidad del director de la institución educativa de donde procede el estudiante, trasladar el expediente y demás documentos del alumno a la institución educativa receptora. Cumpliendo con el procedimiento que establezca la Administración; así como de darle el debido seguimiento a toda la gestión requerida, ante las instancias correspondientes.

            Artículo 13.-El estudiante adquiere la condición de alumno regular en la institución educativa, siempre y cuando cumpla con el acto de ratificación de matrícula en la forma y oportunidad que indique la institución.

            Artículo 14.-El estudiante que hubiere sido aplazado en una o más asignaturas, se debe matricular en el mismo año en que se encuentra aplazado. Su ubicación definitiva se hará hasta tanto se defina su condición, una vez conocidos los resultados de las dos convocatorias.

            Artículo 15.-La aprobación definitiva de la matrícula le otorga al estudiante la condición de alumno regular de la institución educativa, con todos los derechos y las obligaciones que establecen las Leyes y Reglamentos. Esta condición se perderá en los siguientes casos:

a) Pérdida de las aptitudes requeridas para la modalidad que cursa, en cuyo caso debe optar por otra modalidad que el sistema educativo ofrezca y en la que el estudiante esté en condiciones de desempeñarse, de acuerdo con sus capacidades, habilidades y destrezas.

b) Traslado o retiro voluntario expreso, gestionado por el propio alumno cuando sea mayor de 18 años, o por el padre de familia o encargado cuando el estudiante fuese menor de edad.

c) La no asistencia a lecciones sin causa justificada, debidamente comprobada, por un período mayor a un mes calendario.

d) Incumplimiento del acto de ratificación de matrícula, según lo establecido en el artículo 10 de este Reglamento.

            Artículo 16.-La matrícula que se realice con base en documentos o información falsa suministrada por el alumno o padre de familia, será absolutamente nula.

SECCIÓN IV

De la matrícula de estudiantes procedentes del extranjero

            Artículo 17.-Para matricular a un estudiante procedente del extranjero en cualquiera de los niveles y modalidades educativas, es estrictamente necesario cumplir con los requisitos generales y particulares que se señalan en los artículos anteriores. Además deberá presentar ante el director de la institución educativa, los documentos que se indican a continuación:

a) Para matricularse en Educación Preescolar o en el primer año de la Educación General Básica, se debe cumplir con los correspondientes requisitos establecidos en el artículo 12 de este Reglamento.

b) Para matricularse en segundo, tercero, cuarto, quinto o sexto año de la Educación General Básica, debe presentarse certificación oficial del último año cursado y aprobado, con el correspondiente plan de estudios, las calificaciones obtenidas y las equivalencias de notas en el país de procedencia. Toda la documentación deberá estar debidamente legalizada.

c) La gestión para matricularse en el III Ciclo de la Educación General Básica y en la Educación Diversificada, debe realizarse ante el director de la institución educativa; se debe adjuntar, certificación oficial del plan de estudios, calificaciones obtenidas y equivalencias de todos los años cursados y aprobados. Toda la documentación deberá estar debidamente legalizada.

            Artículo 18.-Una vez presentados por los interesados los documentos señalados en el artículo 17, el director de la institución educativa los revisa, verifica y resuelve en un plazo no mayor a un mes calendario. En caso de requerirlo podrá solicitar criterio al Departamento de Asesorías Pedagógicas de la Dirección Regional de Educación respectiva.

            Artículo 19.-Cuando un estudiante procedente del extranjero no pudiera, por razones excepcionales, presentar los documentos oficiales probatorios de los cursos o niveles que ha aprobado, su matrícula se definirá mediante la aplicación de pruebas especiales de ubicación que contemplen los objetivos y contenidos del programa de estudios del último año que afirma haber cursado y aprobado. Estas pruebas de ubicación serán preparadas, aplicadas y revisadas por los docentes de la institución educativa en la que solicita matrícula, de acuerdo con los lineamientos técnicos y administrativos que establezca el director de la institución. Dicho proceso aplica a I, II, III Ciclos de la Educación General Básica y la Educación Diversificada.

            Artículo 20.-Un estudiante de III Ciclo que no cursó el sétimo año en Costa Rica, deberá aprobar una prueba que contemple los objetivos y los contenidos de los programas de estudio de Estudios Sociales y Educación Cívica de 7º Año en el colegio donde obtuvo matrícula. Esto será condición para poder obtener la conclusión de la Educación General Básica.

            Artículo 21.-El período de matrícula ordinaria para estudiantes procedente del extranjero es definido por el Ministerio de Educación Pública y publicado en el Calendario Escolar.

            Artículo 22.-El estudiante procedente del extranjero que ingrese antes del 30 de mayo, según lo que señala el artículo anterior, debe definir su condición académica en el primer período. La institución educativa correspondiente le brindará los objetivos y contenidos de cada asignatura en los que se debe examinar, para establecer las calificaciones de ese primer período.

            Artículo 23.-Después del 30 de mayo del año respectivo, se autoriza la matrícula del estudiante procedente del extranjero para que complete el período del año cursado en el país de procedencia en el caso de que en su país el Calendario Escolar sea similar al de Costa Rica. En este caso, para su promoción se toman las calificaciones reconocidas y se promedian con el rendimiento obtenido en nuestro país. En los casos en los que el Calendario Escolar no sea similar, el Director deberá realizar un estudio detallado para analizar las condiciones de ingreso.

            Artículo 24.-El director de una institución educativa no puede conceder matrícula ordinaria, ni extraordinaria a un estudiante procedente del extranjero que no haya cumplido con los requisitos planteados en los artículos 17 y 19 de este Reglamento.

            Artículo 25.-Las disposiciones de este Reglamento, referentes a la matrícula ordinaria o extraordinaria de estudiantes procedentes del extranjero, son de acatamiento obligatorio para todas las instituciones educativas del país (Públicas y Privadas).

CAPÍTULO II

De los traslados

SECCIÓN I

Disposiciones generales

            Artículo 26.-Se entiende por traslado, la gestión que realiza personalmente el padre o madre de familia, encargado o representante legal de un estudiante menor de edad o directamente un estudiante mayor de edad, tendiente a matricularse y continuar estudios en una institución educativa diferente de la institución nacional en el que venía cursando sus estudios.

            Artículo 27.-El traslado del estudiante de una institución educativa a otra, procede únicamente en los siguientes casos:

a) Cuando se dé, debidamente comprobado, el cambio de residencia del estudiante.

b) Cuando el padre, madre o representante legal lo soliciten con la debida justificación ante el director institucional y, posteriormente, ante el respectivo Supervisor para obtener el visto bueno correspondiente.

            Artículo 28.-Para que un estudiante pueda trasladarse al inicio del curso lectivo de una institución educativa a otra, es condición previa indispensable que haya definido totalmente su promoción en la institución de procedencia, ya sea ésta pública o privada. Ninguna institución puede aplicar pruebas de aplazados a alumnos que provengan de otras instituciones.

            Artículo 29.-Para realizar la matrícula ordinaria o extraordinaria en la nueva institución educativa al que se traslada, el estudiante debe presentar la certificación de calificaciones correspondiente, con el visto bueno del Supervisor del Circuito Escolar donde esté ubicada la institución de procedencia, sea éste público o privado.

            Artículo 30.-Para efectos de realizar el análisis respectivo en relación con los traslados, deben tomarse en cuenta los planes de estudio aprobados por el Consejo Superior de Educación.

SECCIÓN II

De los traslados entre instituciones de I y II ciclos

de la Educación General Básica

            Artículo 31.-Cuando un estudiante se encuentre cursando cualquier nivel del I o II Ciclo de la Educación General Básica y deba trasladarse a otra institución educativa, debe cumplirse con lo siguiente:

a) El padre o madre de familia, el representante legal que ejerza la guarda, crianza y educación, o el mismo estudiante en caso de ser mayor de edad; deberá realizar el trámite completo de matrícula en la institución educativa a la que desea trasladar al estudiante, para ello debe presentar la certificación de notas extendida por la institución educativa, o el Informe al Hogar (original y fotocopia), así como la solicitud de traslado del expediente del estudiante y el informe del proceso de evaluación. Si se traslada antes de terminar el período (semestre o trimestre), debe presentar la certificación de calificaciones correspondiente, con el visto bueno del Supervisor del Circuito Escolar, tal y como lo establece el artículo 29 del presente Reglamento.

b) La institución educativa debe garantizar lo establecido en el artículo 12 de este reglamento, incisos d), y e), donde se dará por completo dicho proceso con una comunicación por escrito del Director al padre o madre de familia, al representante legal o a quien ejerza la guarda, crianza y educación, o el mismo estudiante en caso de ser mayor de edad.

SECCIÓN III

De los traslados entre instituciones de III Ciclo y de Educación

Diversificada Académica y Técnica, Diurna y Nocturna

            Artículo 32.-El estudiante que esté cursando sétimo, octavo o noveno año en un colegio académico diurno y que desee trasladarse a otro colegio académico similar, continúa con el plan de estudios respectivo. Si se trasladara a un colegio académico de especialidad diferente, deberá ajustarse al plan de estudios y a los períodos de evaluación de la institución educativa receptora.

            Artículo 33.-El estudiante con sétimo año aprobado en un colegio académico que desee trasladarse a un colegio técnico profesional, ingresa al año inmediato superior y debe cursar el plan de estudios respectivo.

            Artículo 34.-El estudiante con sétimo, octavo o noveno año aprobado en un colegio técnico profesional, que se traslade a un colegio académico, diurno o nocturno, ingresa al año inmediato superior y debe cursar el plan de estudios respectivo.

            Artículo 35.-El estudiante que se encuentre cursando el sétimo, octavo o noveno año en un Colegio Técnico Profesional y desea trasladarse a otra institución educativa, se le aplican las siguientes disposiciones:

a) Si ingresa a otro Colegio Técnico Profesional continúa con el plan de estudios correspondiente y, en caso de que no se impartan los mismos talleres exploratorios, el director de la institución educativa receptora girará las instrucciones para que se le realice la nivelación necesaria para su plena incorporación al nuevo plan de estudios. Todos estos procesos deben ser autorizados por el director de la institución receptora y deben aplicarse en un período no mayor a un mes después de aceptado el traslado.

b) Si ingresa a un colegio académico debe ajustarse al plan de estudios correspondiente.

c) Si ingresa a un colegio nocturno, Instituto Profesional de Educación Comunitaria (IPEC), Centro Integrado de Educación de Adultos (CINDEA) o Programa Nuevas Oportunidades Educativas para Jóvenes (PNOEJ), debe necesariamente cumplir con el requisito de edad establecido para estas instituciones y ajustarse al plan de estudios respectivo.

            Artículo 36.-Se entenderá por nivelación, el proceso pedagógico mediante el cual el estudiante tiene la posibilidad de adquirir los conocimientos correspondientes con los objetivos y contenidos del plan de estudios, que le permitan continuar satisfactoriamente con la especialidad o modalidad respectivas, a la cual se incorpora.

El proceso de nivelación deberá:

a) Ser ejecutado por el profesor (a) que imparte al estudiante, la asignatura que corresponde nivelar.

b) Llevarse a cabo en un plazo máximo de 2 meses, prorrogable por un mes más previa justificación docente.

            Artículo 37.-El estudiante con décimo año aprobado en un colegio técnico profesional que se traslade a un colegio académico, ingresa a undécimo año y debe cursar el plan de estudios respectivo.

            Artículo 38.-El estudiante que haya aprobado el noveno año de la Educación General Básica y desee ingresar al décimo año de la Educación Técnica, deberá cumplir con los requisitos de matrícula y de ubicación en una de las especialidades de la oferta educativa institucional a la cual desee ingresar. Dichos requisitos serán establecidos por la institución educativa, según sus áreas de especialización y aprobados por la Dirección General de Educación Técnica y Capacidades Emprendedoras, la que hará oportunamente la divulgación pertinente de los requisitos.

            Artículo 39.-El estudiante que se encuentra cursando el décimo año en un Colegio Técnico Profesional y que desee trasladarse a otra institución educativa, se rige por las siguientes disposiciones:

a) Si ingresa a otro Colegio Técnico Profesional continúa con el plan de estudios respectivo, con la misma especialidad y énfasis cuando exista. En caso que en el colegio receptor no se imparta la misma especialidad, el estudiante deberá optar por cualquier otra de las especialidades que ofrece la institución educativa. El director de la institución receptora definirá, en este último caso, las estrategias que favorezcan la integración del estudiante al nivel respectivo y su permanencia en el sistema educativo.

b) Si ingresa a un colegio académico diurno o nocturno, Instituto Profesional de Educación Comunitaria (IPEC) o Centro Integrado de Educación de Adultos (CINDEA) o Programa Nuevas Oportunidades Educativas para Jóvenes (PNOEJ), continúa con el plan de estudios respectivo.

c) Los casos no contemplados en los incisos anteriores o que ofrezcan duda sobre el procedimiento de ubicación, serán resueltos por el Director de la institución educativa con la obligada participación del Supervisor del circuito escolar correspondiente.

            Artículo 40.-El estudiante de Colegio Técnico Profesional con asignaturas reprobadas en décimo o undécimo año, que desee trasladarse a una institución académica, deberá repetir las asignaturas académicas reprobadas.

            Artículo 41.-El estudiante que se encuentra cursando undécimo año en un colegio técnico profesional, y se traslade a un colegio académico diurno o nocturno, Instituto Profesional de Educación Comunitaria (IPEC) o Centro Integrado de Educación de Adultos (CINDEA) o Programa Nuevas Oportunidades Educativas para Jóvenes (PNOEJ), debe continuar con el plan de estudios respectivo de la institución educativa receptora.

            Artículo 42.-El estudiante que haya reprobado asignaturas de duodécimo año en un Colegio Técnico Profesional y desee matricularse en otro colegio, se rige por las siguientes disposiciones:

a) Si se matricula en un Colegio Técnico Profesional debe repetir las asignaturas tanto académicas como técnicas reprobadas, siempre que sea de la misma especialidad.

b) Si se matricula en un Colegio Académico deberá repetir a nivel de undécimo año las asignaturas académicas de duodécimo año reprobadas.

            Artículo 43.-El estudiante que se encuentre matriculado en sétimo, octavo o noveno año de un colegio académico diurno o nocturno, Instituto Profesional de Educación Comunitaria (IPEC) o Centro Integrado de Educación de Adultos (CINDEA) o Programa Nuevas Oportunidades Educativas para Jóvenes (PNOEJ), que desee trasladarse a otra institución educativa, continúa con el respectivo plan de estudios de la institución receptora.

            Artículo 44.-Los casos no contemplados en este Reglamento, deben ser resueltos por el Supervisor del Circuito Escolar respectivo, a solicitud escrita del director institucional y en común acuerdo con el Asesor de Evaluación regional o nacional, si fuere necesario. En todos los casos, los planes de estudio aprobados por el Consejo Superior de Educación, deberán ser las premisas básicas para la toma de decisiones.

            Artículo 45.-El presente Reglamento deroga el Decreto Nº 31663-MEP, del 24 de febrero de 2004.

            Artículo 46.-Rige a partir de su publicación en el Diario Oficial La Gaceta.

            Dado en la ciudad de San José, a los 9 días del mes de setiembre del 2009.