Artículo 2º-Gastos Autorizados. La Caja Chica central del Poder Judicial se subdivide en Cajas Chicas Auxiliares, y con ellas se podrán sufragar los siguientes gastos:

Tribunales de Justicia:

a.   Adquisición de bienes y servicios menores, indispensables para la buena marcha de la oficina, de verdadera urgencia y que se presenten en forma ocasional.

b.  Bienes y servicios que por lo limitado de su monto o por su naturaleza resultare más dificultoso hacerlo mediante el trámite de factura de gobierno.

Despachos Adscritos al Organismo de Investigación Judicial:

a.   Pago de viáticos a los investigadores del Organismo de Investigación Judicial.

b.  Adquisición de otros bienes y servicios menores con cargo a las partidas 1 "Servicios no personales" y 2 "Materiales y suministros", indispensables para la buena marcha de la oficina, de verdadera urgencia y que se presentan en forma ocasional y cuyo suministro no esté a cargo del Departamento de Proveeduría.

c.   Bienes y servicios que por lo limitado de su monto o por su naturaleza resultare más dificultoso hacerlo mediante el trámite de factura de gobierno.

Unidades Administrativas:

a.   Pago de viáticos y gastos de transporte a los servidores judiciales.

b.  Gasto de alimentación para los detenidos, cuando por lo limitado de su monto o por el tipo de servicios de que se trata y de las personas que lo prestan resultare más dificultoso hacerlo mediante el trámite de factura de gobierno.

c.   Adquisición de otros bienes y servicios menores con cargo a las partidas 1 "Servicios no personales" y 2 "Materiales y suministros", indispensables para la buena marcha de la oficina, de verdadera urgencia y que se presentan en forma ocasional y cuyo suministro no esté a cargo del Departamento de Proveeduría.

d.  Pago de servicios municipales

e.   Reintegros a otras cajas chicas de menor cuantía a cargo de las oficinas judiciales adscritas a la Unidad Administrativa Regional u otras Centros de Responsabilidad locales.

f.   Adquisición de derechos telefónicos con cargo a la subpartida 5.99.03 "Bienes Intangibles"

Departamento Financiero Contable:

a.   Pago de gastos de viajes al interior y exterior del país.

b.  Pago de ayuda económica, según programas de capacitación y aprendizaje.

c.   Pago de gastos menores, al igual que para la adquisición de bienes y servicios indispensables, que se presenten en forma ocasional y que justifiquen su pago fuera de los trámites ordinarios establecidos.

Departamento de Proveeduría:

d.  Pago de gastos menores, al igual que para la adquisición de bienes y servicios indispensables, que se presenten en forma ocasional y que justifiquen su pago fuera de los trámites ordinarios establecidos.

e.   Adquisición de mobiliario y equipo de oficina, equipo de comunicación y equipos varios, hasta por la suma que como gasto menor establezca la Dirección Ejecutiva.

Otras Cajas Chicas Auxiliares:

Adquisición de otros bienes y servicios menores con cargo a las partidas 1 "servicios no personales" y 2 "materiales y suministros", indispensables para la buena marcha de la oficina, de verdadera urgencia y que se presentan en forma ocasional y cuyo suministro no esté a cargo del Departamento de Proveeduría."

(Así reformado en sesión de Corte Plena Nº 06-04 celebrada el 23 de febrero de 2004, artículo XVI. Tal modificación fue comunicada mediante Circular Nº 41-2005, publicada en el Boletín Judicial Nº 84 del 3 de mayo de 2005).

CAPÍTULO II

Funcionamiento

Artículo 4º-Fondo Fijo. Los fondos de las Cajas Chicas Auxiliares operarán por medio del sistema de Fondo Fijo, lo que implica que los encargados de éstos, tendrán en todo momento, la suma total asignada, representada por uno o varios de los siguientes conceptos:

a)  Efectivo.

b)  Depósitos en cuenta corriente.

c)  Documentos originales (facturas, anticipos, liquidaciones, otros).

d)  Solicitudes de reintegro en trámite.

e)  Cheques de reintegro sin cambiar.

f)   Otros comprobantes.

Cuando el monto del fondo fijo supere la suma de ¢200.000.00 se deberá abrir una cuenta corriente en uno de los Bancos del Sistema Bancario. En el Manual de Procedimientos se regularán todas las actividades para el manejo y control de las Cajas Chicas Auxiliares, y se establecerá, según las características de cada oficina el porcentaje que se mantendrá en efectivo y en cuenta corriente.

Se autoriza a los encargados de las Cajas Chicas Auxiliares a mantener una diferencia de más o menos en el efectivo, de hasta cincuenta colones, con ocasión de los faltantes o sobrantes debidamente justificados, que por diferencia, en el cambio de cheques y pago en efectivo se produzcan. En caso de sobrantes mayores a la suma supra indicada deberán ser depositados en la cuenta Nº 20192-8 de la Contaduría Judicial."

(Así reformado en sesión de Corte Plena 38-08 del 10 de noviembre de 2008, artículo XI)

    Artículo 5º-Autorización del Fondo. El monto del fondo fijo con el que operarán las Cajas Chicas Auxiliares, lo establecerá la Dirección Ejecutiva mediante resolución.

Artículo 6º-Monto máximo de compra. La suma máxima de compra se establece conforme a la siguiente tabla:

                              Monto Autorizado                         Porcentaje

                     Hasta ¢40.000.00                                50 %

            De ¢50.000.00 a ¢100.000.00                      40 %

            De ¢150.000.00 a 200.000.00                      30 %

            De ¢300.000.00 a 400.000.00                      20 %

             De ¢500.000.00 en adelante                        15 %

    Para realizar adquisiciones superiores a las sumas antes indicadas, deberá contarse con la autorización de la Dirección Ejecutiva.

Artículo 7º-Comprobantes autorizados. Todo pago por medio de Caja Chica Auxiliar, deberá estar respaldado por una factura comercial registrada ante el Ministerio de Hacienda, lo que se verificará con el timbraje correspondiente o dispensa emitida por dicho Ministerio.

Se aceptarán tiquetes de caja registradora únicamente acompañados de la respectiva factura comercial, la cual las empresas están en obligación de suministrar, al tenor de lo establecido en la resolución Nº 11-97 de 12-08-97 de la Dirección General de la Tributación Directa.

Si en razón del servicio, no existiera factura que justifique el gasto, se hará un comprobante o boleta donde conste el servicio prestado, el nombre del proveedor, el monto correspondiente y el visto bueno del jefe de la oficina respectiva. Podrán autorizarse para el efecto los siguientes gastos: limpieza de lotes, lavado de ropa y cortinas y otros sumamente calificados a juicio de la administración. Sin embargo, si dichos servicios son prestados por técnicos colegiados o profesionales que ejercen en forma liberal, los justificantes deberán estar sellados por la Tributación Directa.

Artículo 8º-Requisitos de los comprobantes. Toda factura comercial que respalde la compra de bienes y servicios a pagar por medio del fondo de Caja Chica Auxiliar, deberá cumplir con los siguientes requisitos:

a.   Confeccionada en original, a nombre del Poder Judicial, indicando claramente el monto, los bienes y servicios suministrados y la fecha de emisión.

b.  Tener el sello de cancelado, firma y número de cédula jurídica de la casa comercial proveedora o de la persona que suministra el bien o el servicio prestado. Además, debe poseer el nombre o firma de la persona que autoriza el gasto, así como el sello de la Oficina.

c.   No deben contener borrones, tachaduras, ni alteraciones que hagan dudar de su veracidad. La cantidad indicada debe coincidir tanto en número como en letras.

Artículo 9º-Viáticos. Los pagos por concepto de gastos de viaje y transporte para servidores judiciales se regirán por lo dispuesto en el «Reglamento de Gastos de Viaje y de Transporte para Funcionarios Públicos» o las disposiciones que al efecto emita la Corte Plena.

Artículo 10.-Emisión de cheques. Todo cheque que emita una Caja Chica Auxiliar, será girado a nombre de una persona física o jurídica determinada. Queda prohibido el giro de cheques «al portador» o «caja».

El autorizado para girar contra la cuenta corriente será el Jefe de Oficina, quien deberá registrar su firma en el Banco.

Artículo 11.-Autorización de anticipos. Los adelantos de dinero que se tramiten por Caja Chica Auxiliar deberán ser aprobados por el jefe de la oficina respectiva.

Artículo 12.-Formularios para anticipos. Las solicitudes de adelanto de dinero para gastos de viaje (transporte, alimentación y alojamiento) se tramitarán en un formulario diseñado para tales propósitos, el cual se enumerará consecutivamente y en él se consignará la fecha, oficina, nombre del solicitante, número de cédula, objeto del viaje, lugares a visitar, fecha de partida y de regreso, días que estima durar, suma solicitada, sellos y firma del servidor que autoriza el viaje.

Las solicitudes de adelanto de dinero para efectuar la compra de bienes y servicios, se tramitarán mediante formulario, el cual se enumerará consecutivamente y en él se consignará la fecha, oficina, monto solicitado, destino del dinero, visto bueno del jefe de oficina, nombre y firma del servidor que recibe el adelanto.

Dichos formularios se resguardarán adecuadamente y serán liquidados por la persona que realizó la gira o la compra, una vez que proceda a la devolución del dinero que le fue entregado, así como a la presentación de las respectivas facturas originales que respaldan la erogación o en su defecto la constancia de la persona que prestó el servicio.

    Artículo 13.-Fecha límite para liquidación de anticipos. La liquidación correspondiente a los adelantos, deberá presentarse dentro de los siete días hábiles siguientes a la adquisición del bien o servicio, o a la finalización de la gira. No serán reconocidos los gastos, al servidor judicial que presente las liquidaciones en forma extemporánea, sin perjuicio de las sanciones a imponer de conformidad con lo dispuesto en la Ley Orgánica del Poder Judicial, la Ley de la Administración Financiera de la República , el Reglamento de la Contratación Administrativa y demás ordenamientos jurídicos.

    Artículo 14.-Impedimento para un nuevo anticipo. Al servidor judicial que tenga pendiente una liquidación de un anticipo de dinero, no le será tramitado otro hasta tanto no liquide el que tiene pendiente.

Artículo 15.-Trámite de reintegro. El reintegro de las sumas canceladas por las Cajas Chicas Auxiliares, deberá solicitarse como máximo, dentro de los 15 días naturales inmediatos siguientes a la fecha en que se realizó su pago. Para ello deberá presentarse al Departamento Financiero Contable, un detalle impreso de los documentos a reintegrar y un diskette u otro medio de transferencia de datos con esta información, adjuntando las facturas originales canceladas, las que deberán cumplir con lo dispuesto por los artículos 7 y 8 de este Reglamento.

La solicitud de reembolso deberá realizarse en forma independiente y separada de la presentación del arqueo mensual.

En relación con los reintegros de las Unidades y Subunidades Administrativas, y en aquellas oficinas en las cuales exista personal técnico tales como: la Defensa Pública , Ministerio Público, Secretaria General del O.I.J., Servicios Generales, entre otras, la autenticidad, razonabilidad y exactitud aritmética del reembolso es responsabilidad del superior administrativo de estas oficinas.

Donde no existan UARS o en aquellas oficinas que no cuenten con personal especializado en materia financiera-presupuestaria, le corresponderá al Departamento Financiero Contable verificar la autenticidad, razonabilidad y exactitud aritmética del reembolso, sin perjuicio de la responsabilidad que le corresponda al titular de la oficina respectiva, al tenor de lo dispuesto en los artículos 20 y 21 de este Reglamento.

Artículo 16.-Medios de reintegro. La provisión de fondos a las Cajas Chicas Auxiliares, se hará a través de cheque o transferencia electrónica, el cual será girado a favor de la cuenta de la caja chica respectiva, en los casos en que exista cuenta corriente o a favor del encargado en aquellas en que no exista esta. Podrá reintegrarse en efectivo cuando las circunstancias así lo ameriten.

Artículo 17.-Fecha límite de pago. Los comprobantes del período presupuestario que finaliza el 31 de diciembre, deberán ser pagados máximo durante la primera quincena de enero del siguiente año; el Encargado de la Caja Chica no pagará los comprobantes que le presenten con posterioridad a la fecha indicada.

Artículo 18º-Arqueos. El encargado del manejo de la Caja Chica Auxiliar deberá efectuar el último día de cada mes un arqueo, el cual deberá contar con el visto bueno del jefe de la oficina, remitiéndolo al Departamento Financiero Contable con copia a la Auditoria Judicial a más tardar el tercer día del mes siguiente. Este arqueo corresponde enviarlo independientemente si hubo erogación o movimiento alguno durante ese mes.

Artículo 19º-Cierre de Cajas Chicas Auxiliares. El Departamento Financiero Contable en coordinación con la Unidad o Subunidad Administrativa Regional, donde las hubiere, deberá determinar cuando una Caja Chica Auxiliar que no está cumpliendo con los objetivos de su creación, y recomendar a la Dirección Ejecutiva su cierre, la que emitirá la resolución correspondiente.

CAPÍTULO III

DEBERES Y RESPONSABILIDADES

Artículo 20.-Responsabilidad del jefe de oficina. En las oficinas donde opere una Caja Chica, el jefe será el responsable por el cumplimiento de los procedimientos y disposiciones que establece este Reglamento y velará por el correcto uso de esos fondos.

Artículo 21.-Encargados. El manejo de las mismas estará a cargo del jefe de oficina o de la persona en la que este delegue su manejo. Una vez que haya recibido a satisfacción la entrega formal de los recursos, éstos serán los responsables de la correcta operación de los fondos. Lo anterior, sin detrimento de la responsabilidad que el Oficial Presupuestal tiene en el establecimiento de los controles de operación general del fondo asignado, en garantía del adecuado uso de los recursos.

En ningún caso podrá haber dos o más personas encargadas simultáneamente del manejo de la Caja Chica Auxiliar.

Artículo 22.-Custodia de los fondos. Para su debida custodia el encargado de la Caja Chica Auxiliar, deberá mantener en una caja metálica con llavín, el efectivo, los cheques, valores y documentos relacionados con dicha Caja.

Artículo 23.-Funciones del encargado. Son tareas del encargado de la Caja Chica Auxiliar:

a.   Recibir, custodiar y entregar dinero en efectivo o cheques.

b.  Recibir y custodiar comprobantes o facturas de gastos realizados

c.   Verificar que las facturas y comprobantes tengan todos los datos necesarios para su pago conforme a los artículos 7 y 8 de este Reglamento.

d.  Revisar los cálculos aritméticos de toda factura o comprobante que se tramite, así como la razonabilidad de los mismos.

e.   Codificar por subpartida según el objeto del gasto conforme al Diccionario de imputaciones presupuestarias y al Clasificador del gasto, los documentos que sustentan las erogaciones.

f.   Consignar en las facturas y comprobantes de gastos de Caja Chica, el sello de cancelado que corresponda (efectivo, cheque y fecha)

g.   Imprimir el sello «anulado» en los cheques que por una u otra razón no fueron utilizados.

h.  Reportar por escrito a su jefe inmediato los servidores que no hayan liquidado los anticipos en el plazo que establece el presente reglamento.

i.   Llevar los registros y archivos actualizados sobre los movimientos del fondo.

j.   Confeccionar las solicitudes de reintegro conforme a lo establecido en el artículo 15 de este Reglamento.

k.  Realizar mensualmente y en forma conjunta con el superior inmediato el arqueo y la conciliación bancaria del fondo de Caja Chica Auxiliar, dejando constancia por escrito del acto, con la firma de ambos.

l.   Velar por el uso correcto de los fondos.

m. Cualquier otra que le asigne su jefe inmediato.

CAPÍTULO IV

DEL CONTROL DE LAS CAJAS CHICAS AUXILIARES

Artículo 24.-Cambio de encargado. Toda persona que asuma la responsabilidad de operar la Caja Chica Auxiliar, ya sea en forma permanente o transitoria, deberá recibirla previo arqueo, con la presencia y firma de quien entrega y quien recibe y del jefe inmediato de ambos. de dicho arqueo se remitirá copia al Departamento Financiero y a la Auditoría Judicial.

Artículo 25.-Registros y archivos. Como parte del manejo de las Cajas Chicas Auxiliares, cuando el Fondo es superior a los ¢50.000.00, es obligatorio llevar un libro para el manejo del efectivo y otro para el control de la cuenta corriente. Todas las Subcajas Chicas en general deberán llevar los archivos que permitan la evaluación de los componentes del fondo fijo, a saber:

a. Efectivo.

b. Depósito en cuenta corriente.

c. Documentos originales pendientes de reintegrar

d. Solicitudes de reintegro en trámite.

e. Cheques de reintegro sin cambiar.

f. Otros comprobantes.

Es deber del encargado de la Subcaja Chica mantener un archivo con fotocopias de los documentos originales reintegrados o en trámite de reintegro.

Artículo 26.-Arqueos y evaluaciones. Periódicamente y en forma sorpresiva la Tesorería Judicial efectuará arqueos de las Cajas Chicas Auxiliares del Poder Judicial. Las UARS y SUB-UARS a las de la zona de su competencia. Si se detectara alguna irregularidad se informará a la Dirección Ejecutiva , a la Auditoría Judicial y al Tribunal de la Inspección Judicial. Asimismo, sin previo aviso, la Auditoría efectuará evaluaciones que considere pertinentes a dichos fondos.

Artículo 27.-Faltantes y sobrantes. Si en el arqueo practicado se determinan faltantes, éstos deberán ser cubiertos en forma inmediata por el encargado de la Caja Chica Auxiliar. En caso de no cubrirse el faltante se comunicará a la Inspección Judicial para lo que corresponda. Si se presentan sobrantes, deberán ser depositados inmediatamente en la cuenta 20192-8 "Contaduría Judicial", consignando en forma clara el detalle del mismo, copia del depósito deberá remitirse a la Auditoría Judicial para los fines que interesan a esta oficina.

Artículo 28.-Prohibiciones. Los fondos de las Cajas Chicas Auxiliares, no se deben utilizar para cambios monetarios, cambio de cheques u operaciones distintas a las que se destinan dichos fondos.

No deben mezclarse con la Caja Chica Auxiliar, dinero, cheques, valores, otros documentos y objetos que no tengan relación con el fondo.

CAPÍTULO V

DISPOSICIONES FINALES

Artículo 29.-Sanciones. Cualquier infracción a las disposiciones contenidas en este reglamento, dará lugar a la aplicación del régimen disciplinario, sin perjuicio de lo dispuesto por los artículos 6 y 7 de la Ley de Administración Financiera de la República.

Artículo 30.-Capacitación. El Departamento Financiero Contable en coordinación con la Comisión de capacitación del sector administrativo y la Escuela Judicial mantendrá un programa de capacitación permanente para todos aquellos servidores que tengan relación con el manejo y control de las Cajas Chicas Auxiliares.

Artículo 31.-Manual de Procedimientos. La Dirección Ejecutiva a través de su Departamento Financiero Contable, elaborará el Manual de Procedimientos correspondiente a todas las actividades y tareas a realizar en los diferentes procesos que involucren el manejo y control de las cajas chicas auxiliares, el cual será de acatamiento obligatorio. Corresponde al Departamento Financiero Contable, velar y procurar porque el manual se mantenga actualizado y acorde con los cambios que exige la dinámica administrativa, sin perjuicio de las iniciativas y sugerencias que surjan de los responsables de las Cajas Chicas Auxiliares, para ello enviarán los respectivos proyectos de modificación a la Dirección Ejecutiva.

Artículo 32.-Lineamientos y directrices. El Departamento Financiero Contable por medio de su Sección de Tesorería, velará por la actualización del presente reglamento y tendrá la competencia por especialización para dictar los lineamientos y directrices generales para el correcto uso y adecuado control de los fondos asignados a las Cajas Chicas Auxiliares. Tendrá el deber de evacuar con prontitud las consultas que en la materia se le realicen. Sus lineamientos escritos serán de acatamiento obligatorio.

Artículo 33.-Responsabilidad. Será responsabilidad del jefe de la oficina y del encargado directo de la Caja Chica Auxiliar, el cumplimiento de las disposiciones contempladas en este Reglamento, en el Manual de Procedimientos y los demás instructivos y circulares que se emitan al respecto.

Corresponde al Departamento Financiero Contable, a las UARS y SUB-UARS velar por el cumplimiento de las disposiciones estipuladas establecidas en este reglamento.

Artículo 34.-Evaluaciones. La Auditoría Judicial velará, mediante las intervenciones y medios que considere oportunos, el cumplimiento de lo dispuesto en este reglamento, manual de procedimientos y demás normativa relacionada, conforme a las potestades que le otorga el Reglamento de la Auditoria interna del Poder Judicial.

Artículo 35.-Aplicación de otras normativas. Para resolver los casos no contemplados en este reglamento, se aplicarán supletoriamente el Reglamento General de Cajas Chicas, la Ley de la Administración Financiera de la República , el Reglamento de Contratación Administrativa y el Reglamento de Gastos de Viaje y Transporte para Funcionarios Públicos.

Artículo 36.-Derogaciones. Se deroga el Reglamento de Cajas Chicas aprobado por el Consejo Superior en sesión celebrada el veinticuatro de marzo de mil novecientos noventa y cuatro, y sus reformas, así como cualquier otra disposición que se le oponga.

Artículo 37.-Vigencia. Este reglamento entrará en vigencia a partir de su publicación en el Boletín Judicial.