Texto Completo acta: BBE1E
DECRETOS
Nº 34195-MAG
EL
PRESIDENTE DE LA
REPÚBLICA
Y EL
MINISTRO DE AGRICULTURA Y GANADERÍA
Con
fundamento en las atribuciones y facultades conferidas en los artículos 140,
incisos 3), 18) y 20) y 146 de la Constitución Política y numerales 25, 27,
párrafo primero, 28, párrafo 2, inciso b) y 103, párrafo primero de la Ley Nº
6227, Ley General de la Administración Pública, del 2 de mayo de 1978; artículo
22, siguientes y concordantes de la Ley Nº 8292, Ley General de Control Interno
del 31 de julio del 2002; artículo 62 de la Ley Nº 7428, Ley Orgánica de la
Contraloría General de la República del 7 de setiembre de 1994; el Manual de
Normas para el Ejercicio de la Auditoría Interna en el Sector Público, emitido
por la Contraloría General de la República y publicado en el Diario Oficial La
Gaceta Nº 246 del 16 de diciembre del 2004; la Ley Nº 7064 del 29 de abril
de 1987, que incorpora la Ley Orgánica del Ministerio de Agricultura y
Ganadería; Decreto Nº 26431-MAG, Reglamento a la Ley Orgánica del MAG,
publicado en el Diario Oficial La Gaceta Nº 213 del 5 de noviembre de
1997; y
Considerando:
I.-Que el
marco legal que rige la actividad de la Auditoría Interna ha tenido cambios
significativos desde la emisión de la Ley Nº 7428, Ley Orgánica de la
Contraloría General de la República, del 7 de setiembre de 1994, y
fundamentalmente con la emisión de la Ley Nº 8292, Ley
General de Control Interno, del 31 de julio del 2002, así como con el Manual de
Normas Generales de Control Interno emitido por la Contraloría General de la
República, publicado en el Diario Oficial La Gaceta Nº 107 del 5 de
junio del 2002 y la Ley Nº 8422, Ley Contra la Corrupción y el Enriquecimiento
Ilícito en la Función Pública, del 6 de octubre de 2004.
II.-Que
acorde con este nuevo marco legal, la Contraloría General de la República
emitió el Manual de Normas para el Ejercicio de la Auditoría Interna en el
Sector Público, publicado en el Diario Oficial La Gaceta Nº 246 del 16
de diciembre del 2004.
III.-Que el inciso h) del artículo 22 de la Nº 8292, Ley
General de Control Interno, establece literalmente como parte de las
competencias de la Auditoría Interna el "Mantener debidamente actualizado el
Reglamento de organización y funcionamiento de la Auditoría Interna".
IV.-Que la Auditoría Interna es parte fundamental del Sistema
de Control Interno institucional y del Sistema de Control y Fiscalización
Superiores de la Hacienda Pública y su acción fiscalizadora requiere ser
reforzada conforme con el marco legal y técnico que regula su gestión, en
defensa del interés público; por lo que es necesario que disponga de un
Reglamento de Organización y Funcionamiento actualizado, acorde con la
normativa que rige su actividad.
V.-Que de
conformidad con las Directrices Generales relativas al Reglamento de
Organización y Funcionamiento de las Auditorías
Internas del Sector Público (D-2-2006-CO-DFOE-DAGJ) emitidas por la Contraloría
General de la República mediante Resolución R-CO-93-2006 de fecha 8 de
diciembre del 2006, se establece que las Auditorías
Internas que, a la fecha de entrada en vigencia de estas directrices cuenten
con un reglamento de organización y funcionamiento, deberán verificar el
cumplimiento de lo regulado en ese cuerpo normativo y que si determinan que el
mismo no cumple cabalmente los requisitos mínimos aquí establecidos, deberán
realizar los ajustes pertinentes y someter el reglamento modificado a la
aprobación del jerarca y luego de la Contraloría General de la República,
observando el trámite señalado en las citadas Directrices.
VI.-Que de la revisión que se efectuó al actual Reglamento de
Organización y Funcionamiento de la Auditoría Interna del MAG se determinó la
necesidad de realizar ajustes conforme a la nueva normativa que regula la
materia.
VII.-Que de acuerdo con el artículo 23 de la Ley Nº 8292, Ley
General de Control Interno, dicho Reglamento deberá ser aprobado por la
Contraloría General de la República, publicarse en el Diario Oficial y
divulgarse en el ámbito institucional.
VIII.-Que la Contraloría General de la República, mediante
oficio Nº 12269 (DAGJ-1272-2007) de fecha 17 del mes de octubre de 2007 dio su
aprobación al presente Reglamento. Por tanto,
DECRETAN:
Reglamento
de Organización y Funcionamiento
de la Auditoría Interna del Ministerio
de Agricultura y Ganadería
Presentación
El
presente Reglamento se formula en cumplimiento con las Directrices Generales
relativas al Reglamento de Organización y Funcionamiento de las Auditorías Internas del Sector Público emitidas por la
Contraloría General de la República mediante Resolución R-CO-93-2006. Este
documento está dispuesto en cuatro capítulos. El primero involucra aspectos
generales respecto del objeto y ámbito de aplicación del reglamento,
responsabilidad sobre la elaboración del reglamento y algunas definiciones y
siglas para una mejor comprensión del documento. El segundo capítulo se refiere
a la organización de la Auditoría Interna haciendo mención al concepto de
Auditoría Interna, el proceso de planeamiento estratégico, enunciados éticos, independencia
y objetividad, ubicación y estructura organizativa, requisitos y funciones de
los cargos de Auditor y Subauditor Internos,
rendición de cuentas, pericia y debido cuidado profesional, programa de
calidad, aspectos relacionados con el personal de la Auditoría Interna, ámbito
de acción y relaciones y coordinaciones de la Auditoría Interna a lo interno y
externo del Ministerio. En el tercer capítulo se tratan temas sobre las
competencias de la Auditoría Interna, prohibiciones y deberes del personal de
la Auditoría Interna, potestades de la Auditoría Interna; se desarrollan
también los diversos servicios que conforme al marco legal y técnico compete
brindar a la Auditoría Interna así como aspectos relacionados con el
procesamiento de la información, la comunicación de resultados y emisión de
informes, denuncias y el establecimiento de un plan para el seguimiento de
disposiciones y recomendaciones emitidas por la Auditoría Interna y otros
órganos de fiscalización según corresponda. Finalmente en el cuarto capítulo se
incluye la derogatoria del reglamento actual y la vigencia del documento
propuesto.
CAPÍTULO I
Disposiciones
generales
Artículo
1º-Objeto y ámbito de aplicación. El presente Reglamento, en forma
conjunta con las disposiciones contenidas en la Ley General de Control Interno,
la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República así como los
manuales, las disposiciones, normas, políticas, lineamientos y directrices
emitidas por el órgano contralor en al ámbito de su competencia de fiscalización
de las Auditorías Internas, constituye el marco de
organización y funcionamiento de la Auditoría Interna del Ministerio de
Agricultura y Ganadería.
Este
Reglamento es de acatamiento obligatorio para todos los funcionarios de la
Auditoría Interna y para el resto de servidores y funcionarios de la
Administración Activa en lo que resulte aplicable.
Ficha articulo
Artículo 2º-Definiciones y
siglas. Para efectos del presente Reglamento se entiende por:
a) Ministerio o MAG:
El Ministerio de Agricultura y Ganadería.
b) Ministro: El
Ministro de Agricultura y Ganadería.
c) Auditoría Interna:
Auditoría Interna del MAG, misma que dentro de la organización institucional
corresponde a la Unidad a la que se refiere el
artículo 20 de la LGCI.
d) Auditor Interno:
Funcionario o funcionaria que ostenta el cargo de Jefatura de
la Auditoría Interna del MAG.
e) CGR:
Contraloría General de la República.
f) LGCI: Ley
Nº 8292, Ley General de Control Interno.
g) LCCEI: Ley Nº
8422, Ley Contra la Corrupción y el Enriquecimiento Ilícito
en la Función Pública.
h) Manual
Institucional de Cargos: Manual Institucional de Cargos para los Puestos
excluidos del Régimen del Servicio Civil del MAG y sus Órganos adscritos.
i) MEAI:
Manual para el Ejercicio de
la Auditoría Interna en el Sector Público emitido
por la CGR y publicado en
la
Gaceta Nº 246 del 16 de diciembre del 2004.
j) MNGCI:
Manual de Normas Generales de Control Interno para
la Contraloría General de
la República y las Entidades y Órganos sujetos a su fiscalización
emitido por la CGR y publicado en
La
Gaceta Nº 107 del 5 de junio del 2002.
k) MNGA: Manual de
Normas Generales de Auditoría para el Sector Público emitido por
la CGR y publicado en
la
Gaceta Nº 236 del 8 de diciembre del 2006.
l) Servicios de
Auditoría: Están referidos a los distintos tipos de auditoría, incluidos
los estudios especiales.
m) Servicios Preventivos:
Incluyen la asesoría, advertencia y autorización de libros.
n) Conferencia final:
Medio verbal de efectuar la comunicación de resultados que se realiza antes de
remitir oficialmente la comunicación escrita relativa a los servicios de
auditoría.
Ficha articulo
Artículo 3º-Responsabilidad
sobre la elaboración del reglamento. Corresponde al Auditor Interno la
elaboración del presente Reglamento y para ello se apoyará de ser necesario en
los diferentes unidades internas del MAG.
Ficha articulo
CAPÍTULO II
Organización de
la Auditoría Interna
Artículo 4º-Concepto de
auditoría interna. La Auditoría Interna es la actividad independiente,
objetiva y asesora, que proporciona seguridad al MAG, puesto que se crea para
validar y mejorar sus operaciones. Contribuye a que se alcancen los objetivos
institucionales, mediante la práctica de un enfoque sistémico y profesional
para evaluar y mejorar la efectividad de la administración del riesgo, del
control y de los procesos de dirección. Dentro del Ministerio,
la Auditoría Interna proporciona a la ciudadanía
una garantía razonable que la actuación del jerarca y la del resto de la
administración, se ejecuta conforme al marco legal y técnico y a las prácticas
sanas. Lo anterior en conformidad con lo que establece el artículo 21 de
la
LGCI
sus modificaciones y reformas.
Ficha articulo
Artículo 5º-Planeamiento
estratégico. El Auditor Interno definirá, pondrá en práctica y liderará el
proceso de planificación estratégica de
la Auditoría Interna, de conformidad con la
normativa legal y técnica aplicable. Como parte de dicho proceso, es su
obligación establecer y mantener actualizada la visión, misión y principales
políticas que regirán el accionar de
la Auditoría Interna.
Asimismo definirá y documentará
la planificación de corto plazo mediante un Plan Anual Operativo, congruente
con la planificación estratégica y la normativa reglamentaria y técnica
pertinente, a fin de asegurar el desarrollo de sus procesos con alta calidad,
basados en el conocimiento y la comprensión del Ministerio y su entorno.
Ficha articulo
Artículo 6º-Enunciados
éticos. El Auditor y Subauditor Internos y demás personal de
la Auditoría Interna, deberán mantener elevados
valores de conducta para ejercer la actividad de la auditoría interna, entre
otros, los de justicia, equidad, oportunidad, servicio, lealtad, objetividad,
independencia, integridad, respeto y motivación para el aprendizaje y la mejora
continua. Tales valores habrán de ponerse de manifiesto en sus actuaciones
internas y externas y prevenir cualquier posibilidad de duda en su gestión.
Ficha articulo
Artículo 7º-Independencia y
objetividad. La Auditoría Interna en el desarrollo de sus
actividades ejecutará su trabajo con total independencia funcional y de
criterio respecto del Ministro y demás órganos de la administración activa,
según lo dispuesto en el artículo 25 de
la
LGCI,
sus modificaciones y reformas, normativa técnica emitida por
la CGR y el presente Reglamento. Esta
disposición también deberá observarse respecto a funcionarios de entes públicos
y personeros de entes privados cuando administren fondos públicos sujetos a la
competencia de la Auditoría Interna del MAG.
A efectos de proteger su
independencia y objetividad, el personal de
la Auditoría Interna deberá en el desempeño de sus
funciones observar y cumplir las regulaciones sobre incompatibilidades y
prohibiciones contempladas en la LGCI, LCCEI y su Reglamento, el
MEAI, sus modificaciones y reformas, así como regulaciones y normas conexas. Si
la independencia u objetividad se viesen comprometidas de hecho o en
apariencia, los detalles del impedimento deberán comunicarse por escrito al
Auditor Interno y si corresponden a este último, éste lo hará ante el Ministro;
y en todo caso deberán abstenerse de auditar, asesorar o brindar cualesquiera
de los servicios de auditoría interna respecto de operaciones específicas de
las cuales hayan sido previamente responsables como funcionarios de la
administración activa o hayan tenido algún tipo de relación, así como respecto
de proveedores u otras relaciones en que exista algún conflicto de intereses
que afecte la independencia u objetividad. Los funcionarios de
la Auditoría Interna deberán tener y demostrar una
actitud imparcial, neutral y evitar conflictos de intereses para proteger su
independencia y la imagen de
la Auditoría Interna conforme lo establece el MEAI
sus modificaciones y reformas, sobre atributos. Corresponde al Auditor Interno
establecer las medidas para controlar y administrar lo regulado en el presente
artículo.
La participación permanente del
Auditor Interno en reuniones o sesiones del jerarca no deberán ser la regla
salvo disposición legal y su eventual actuación será como asesor, en
conformidad con la normativa vigente y criterios establecidos por
la
CGR. El Auditor Interno y demás funcionarios de
la Auditoría Interna no deben participar en grupos
de trabajo o comisiones que ejerzan función propia de la administración activa.
Cuando el jerarca solicite la participación de los funcionarios de
la Auditoría Interna, ésta será como asesor en
asuntos de su competencia sin carácter permanente; lo anterior en resguardo de
la independencia y objetividad de
la Auditoría Interna.
Ficha articulo
Artículo 8º-Ubicación y
estructura organizativa.
La Auditoría Interna es un órgano asesor de alto
nivel del MAG con dependencia orgánica del Ministro. Corresponde al Auditor
Interno el máximo nivel de competencia, responsabilidad y autoridad de
la Auditoría Interna.
Corresponderá al Auditor
Interno proponer la estructura organizativa y funcional para la efectividad del
cumplimiento de las obligaciones legales y técnicas de
la Auditoría Interna, concordante con la razón de
ser y la normativa que regula al MAG.
La Auditoría Interna estará organizada como unidad
funcional por procesos a cargo del Auditor Interno, con apoyo del Subauditor
Interno y equipos de trabajo, con el propósito de garantizar la efectividad en
el cumplimiento de sus competencias y una administración eficaz, eficiente y
económica de sus recursos. Dichos procesos son los siguientes: Servicios de
Auditoría, Servicios Preventivos, Servicios Técnicos y Servicios
Administrativos. Lo anterior sin menoscabo de que dicha organización se
establezca con mayor detalle por parte del Auditor Interno y sea aprobada en
documento separado. La jornada laboral del Auditor Interno, Subauditor Interno
y demás funcionarios de la Auditoría Interna será de tiempo completo.
Ficha articulo
Artículo 9º-Del Auditor y
Subauditor Internos. Los nombramientos por recargo de funciones, interino y
por tiempo indefinido en los cargos de Auditor y Subauditor Internos los
realizará el Ministro en estricto apego a lo dispuesto en el artículo 31 de
la
LGCI,
las directrices que emita la CGR y los requisitos que tanto el
órgano contralor como el Manual Institucional de Cargos establezcan para estos
cargos y clases de puestos en el Ministerio.
Cuando se trate de la
contratación interina o a plazo indefinido del Subauditor Interno, el jerarca
tomará en cuenta el criterio no vinculante del Auditor Interno respecto de las
valoraciones de los postulantes que
la Administración ha identificado como idóneos
para el cargo.
Estos funcionarios solamente
podrán ser suspendidos o removidos del cargo por justa causa, conforme a
dictamen previo favorable de la CGR, según lo dispuesto en el
artículo 15 de la Ley Orgánica de
la CGR sus modificaciones y reformas
y directrices que al respecto emita el órgano contralor.
Las regulaciones de tipo
administrativo para el Auditor y Subauditor Internos las establecerá el
Ministro de quien dependerán jerárquicamente. Salvo lo estipulado en el artículo
5, inciso l) del Estatuto del Servicio Civil, Ley Nº 1581 del 30 de mayo de
1953 y sus reformas, le serán aplicables a ambos cargos en el caso de ausencia
de norma o insuficiencia, lo que establece el Reglamento Autónomo de Servicio
del MAG. Las regulaciones mencionadas no deberán afectar negativamente la
actividad de auditoría interna, la independencia funcional y de criterio del
Auditor y Subauditor Internos y su personal, según lo dispuesto en el artículo
24 de la LGCI.
Ficha articulo
Artículo 10.-Funciones del
Auditor y Subauditor Internos. La naturaleza de estos puestos es de
carácter estratégico, en consecuencia quienes los ocupen deben llevar a cabo
labores profesionales de alto nivel, realizando funciones de planeación,
organización, dirección, supervisión, coordinación y control propios de los
procesos técnicos y administrativos de auditoría interna.
El Auditor y Subauditor
Internos deben poseer cualidades que les permitan relacionarse de manera
apropiada con diversas instancias dentro de la organización y fuera de ella
cuando ello sea necesario, a fin de que tales interacciones sucedan de forma
armoniosa y respetuosa, resulten efectivas, agreguen valor a los procesos
institucionales y contribuyan a satisfacer las necesidades que en materia de su
competencia se presenten. Deberán observar las funciones establecidas en el
Manual Institucional de Cargos y ambos puestos se ajustarán a los requisitos
establecidos por la CGR en la normativa respectiva.
El Auditor Interno es el
encargado de la Auditoría Interna de
la Institución y es el responsable final del logro de los objetivos de
la
Unidad, por lo que requiere compromiso con las políticas y directrices
emanadas del nivel superior, y lealtad absoluta hacia la institución y sus
valores. Le corresponderá entre otras tareas, las siguientes:
a) Planear, organizar,
dirigir, coordinar, supervisar, evaluar, controlar y ejecutar procesos
profesionales, técnicos y administrativos relativos a la actividad de
la Auditoría Interna.
b) Definir y mantener
actualizado en medio idóneo, los órganos y entes sujetos al ámbito de
competencia de la Auditoría Interna en concordancia con lo que
establece el artículo 22 de la LGCI, sus modificaciones y reformas
y normativa legal y técnica.
c) Liderar el proceso de
planificación estratégica y operativa de
la Auditoría Interna en concordancia con la
normativa legal y técnica aplicable y las políticas y objetivos
organizacionales.
d) Definir, establecer,
implementar y mantener actualizadas las políticas, directrices, normas, métodos
y procedimientos para el ejercicio de los deberes, las competencias y las
atribuciones en la prestación de los servicios de auditoría y los servicios
preventivos conforme la normativa legal y técnica.
e) Definir, establecer y
mantener actualizadas las políticas y procedimientos para la administración,
acceso y custodia de la documentación de
la Auditoría Interna, en especial de la información
relativa a los asuntos de carácter confidencial que estipulan los artículos 6
de la LGCI y el 8 de la LCCEI, sus reglamentos,
modificaciones y reformas.
f) Identificar y
cuantificar los recursos humanos, materiales y financieros necesarios para el
cumplimiento de las funciones, competencias y atribuciones de
la Auditoría Interna, formulando los requerimientos
correspondientes al jerarca y demás autoridades administrativas del Ministerio,
definiendo y comunicando la exposición del riesgo que conlleva su limitación.
g) Establecer, mantener,
perfeccionar y evaluar el sistema de control interno de los procesos de
auditoría para asegurar la calidad de los servicios y el logro de sus
objetivos.
h) Formular, presentar,
ejecutar y evaluar el plan anual operativo, el plan anual de trabajo y el
presupuesto correspondiente para el adecuado desempeño de la gestión de
la Auditoría Interna, de conformidad con la
normativa legal y técnica aplicable; y emitir un informe anual sobre su
desempeño.
i) Administrar los
recursos humanos, materiales y financieros asignados a
la Auditoría Interna con eficiencia, eficacia y
legalidad.
j) Delegar funciones
en el personal a su cargo, utilizando criterios de idoneidad y conforme lo
establece la Ley General de Administración Pública.
k) Establecer y mantener
actualizado un sistema de seguimiento sobre el estado de las recomendaciones,
observaciones y demás resultantes de su gestión. Asimismo, de aquellas
recomendaciones y disposiciones emitidas por órganos externos de fiscalización
y control y recomendaciones formuladas por auditores externos; cuando sean de
su conocimiento. De ello informará anualmente al jerarca y cuando las
circunstancias lo ameriten.
l) Mantener
actualizado el Reglamento de Organización y Funcionamiento de
la Auditoría Interna del MAG, cumplir y hacer
cumplir el Reglamento.
m) Establecer un programa de
aseguramiento de la calidad para
la Auditoría Interna.
n) Mantener las
relaciones y coordinaciones necesarias tanto a nivel interno como externo que
le garanticen un buen desempeño en la gestión de
la Auditoría Interna.
o) Las demás funciones y
competencias que contemplen la normativa legal, reglamentaria y técnica
aplicable a la función de auditoría interna.
Al Subauditor Interno le
corresponderá apoyar al Auditor Interno en el descargo de sus funciones y lo
sustituirá en sus ausencias temporales.
Ficha articulo
Artículo 11.-Rendición de
cuentas. El Auditor Interno responderá por su gestión ante el jerarca y
ante éste presentará, al menos, el informe de labores previsto en el artículo
22, inciso g) de la LGCI, sus modificaciones y
reformas, y otras disposiciones que dicte al respecto
la CGR, sin perjuicio de que se
elaboren informes y se presenten al jerarca cuando las circunstancias lo
ameriten.
El Subauditor responderá ante
el Auditor Interno por su gestión. El Auditor y Subauditor Internos rendirán un
informe final de su gestión conforme el marco legal y técnico.
Ficha articulo
Artículo 12.-Pericia y
debido cuidado profesional. Los funcionarios de
la Auditoría Interna deberán reunir los
conocimientos, las aptitudes, la experiencia y otras competencias necesarias
para cumplir con sus responsabilidades individuales, observando en la ejecución
del trabajo el debido cuidado profesional conforme lo dispuesto en el MEAI sus
modificaciones y reformas.
El personal de Auditoría
Interna, colectivamente, deberá reunir u obtener conocimientos, experiencia y
aptitudes necesarias para cumplir con sus funciones y atribuciones, tales como
auditoría, contabilidad, administración, finanzas, derecho administrativo,
tecnologías de la información y demás áreas del conocimiento relacionadas con
las competencias del Ministerio y
la Administración Pública.
Ficha articulo
Artículo 13.-Programa de
calidad. El Auditor Interno establecerá y mantendrá en ejecución un
programa de aseguramiento de la calidad de conformidad con lo dispuesto en
la
Norma 210 del MNGA y la Norma 1.4 del MEAI, sus
modificaciones y reformas y otras disposiciones que dicte al respecto
la
CGR. El programa de calidad consistirá en evaluaciones internas
relativas a revisiones continuas del desempeño y revisiones periódicas mediante
la autoevaluación anual y la evaluación externa cada tres años. Los resultados
de la revisión de la calidad deberán constar en un informe con sus respectivos
planes de mejora cuando así se requiera, lo cual será comunicado, cuando
corresponda o se considere conveniente, al Ministro.
Ficha articulo
Artículo 14.-Del personal de
la Auditoría Interna. El Auditor Interno tiene la
potestad de:
a) Autorizar movimientos
de personal en la auditoría interna de conformidad con lo que establecen los
artículos 24 y 28 de la Ley General de Control Interno y demás
normas aplicables.
b) Gestionar
oportunamente lo relativo a las plazas vacantes de
la
Unidad a su cargo.
c) Vigilar y tomar las
decisiones que correspondan para que los funcionarios de
la Auditoría Interna cumplan en el ejercicio de sus
competencias, con la normativa jurídica y técnica pertinente, así como con las
políticas, procedimientos, prácticas y demás disposiciones administrativas
institucionales y de la Auditoría Interna que les sean aplicables.
Los funcionarios de
la Auditoría Interna ejercerán sus funciones,
competencias y atribuciones y ejecutarán su trabajo conforme el presente
Reglamento y lo dispuesto en la LGCI, sus modificaciones y
reformas, la Ley Orgánica de
la
CGR Nº 7428, el MNGCI, el MNGA y el MEAI, sus modificaciones y
reformas así como otras disposiciones, normas, políticas, lineamientos y
directrices dictadas por la CGR; y en forma complementaria las
normas adoptadas por el Instituto de Auditores Internos de Costa Rica y el
Colegio de Contadores Públicos de Costa Rica y demás normativa internacional
aplicable.
Ficha articulo
Artículo 15.-Ámbito de
acción. El ámbito de acción de
la Auditoría Interna está conformado por el MAG y
por los entes y órganos públicos y privados sujetos a su competencia
institucional en conformidad con el artículo 22, inciso a) de
la
LGCI,
sus modificaciones y reformas. Se excluye de su ámbito de acción, los órganos
del Ministerio que cuenten con una unidad de auditoría interna propia conforme
a lo dispuesto en la LGCI.
Con ese propósito y en el marco
de la planificación estratégica, al Auditor Interno le corresponde determinar y
mantener actualizado el universo auditable, para lo cual considerará entre
otros, los siguientes elementos:
a) Marco de juridicidad
que regula y asigna funciones y competencias al Ministerio.
b) Plan Nacional de
Desarrollo.
c) El planeamiento
estratégico y operativo del Ministerio.
d) Organización del
Ministerio.
e) La evaluación de
resultados de la planificación institucional de períodos anteriores, de
conformidad con los indicadores de gestión en vigor.
f) Los resultados
que se han obtenido con el sistema institucional de valoración del riesgo y
autoevaluación del sistema de control interno.
g) Información
presupuestaria y financiera del Ministerio, programas, proyectos y
administradores privados de fondos públicos originados por transferencias,
convenios y contratos con terceros incluyendo fideicomisos, donaciones y
cualquier otro recurso sobre el cual el Ministerio tenga derechos, obligaciones
o potestades de control y tutela, independientemente de la naturaleza jurídica
del ente u órgano administrador con las limitaciones que el ordenamiento
jurídico establezca.
h) Su propia valoración
de riesgos.
i) Cualquier otra
información que resulte relevante.
Ficha articulo
Artículo 16.-Relaciones y
coordinaciones. La Auditoría Interna mantendrá las relaciones y
coordinaciones necesarias para el buen desempeño de la labor de auditoría:
a) Pautas internas. El
Auditor Interno deberá establecer y regular a lo interno de
la Auditoría, las pautas principales sobre las relaciones y coordinaciones
de sus funcionarios con los auditados.
b) Relaciones externas.
Es facultad del Auditor Interno, proveer e intercambiar información con
la Contraloría General de
la República, así como con otros entes y órganos de control que
conforme a la ley correspondan y en el ámbito de sus competencias; sin
perjuicio de la coordinación interna que al respecto deba darse, sin que ello
implique limitación para la efectiva actuación de
la Auditoría Interna.
c) Registro
presupuestario. El Departamento Financiero Contable del MAG mantendrá un
registro del presupuesto anual asignado a
la Auditoria Interna, detallado por objeto del
gasto, de manera que se controlen la ejecución y las modificaciones de los
recursos presupuestados para esa Unidad.
d) Asesoría. Es obligación
de la Asesoría Legal del Ministerio, brindar el
oportuno y efectivo servicio mediante los estudios jurídicos que requiera
la Auditoría Interna, a fin de establecer
adecuadamente su ámbito de acción y atender sus necesidades de orden jurídico,
conforme lo estipula el artículo 33, inciso c), de
la
LGCI.
e) Apoyo técnico.
La Auditoría Interna podrá solicitar, cuando lo
estime necesario, la asesoría o la incorporación de profesionales y técnicos en
las diferentes disciplinas, funcionarios o no del Ministerio, para que realicen
labores de su especialidad en apoyo a su actividad. La incorporación de mérito,
será requerida por el Auditor Interno al Ministro, o a la jefatura de Dirección
o Programa cuando exista anuencia previa de dichos titulares subordinados con
competencia y autoridad para ordenar la atención del requerimiento.
Ficha articulo
CAPÍTULO III
Funcionamiento de
la Auditoría Interna
Artículo 17º-Competencias de
la Auditoría Interna. Compete a la auditoría
interna, primordialmente lo siguiente:
a) Realizar auditorías o
estudios especiales semestralmente, en relación con los fondos públicos sujetos
a su competencia institucional, incluidos fideicomisos, fondos especiales y
otros de naturaleza similar. Asimismo, efectuar semestralmente auditorías o
estudios especiales sobre fondos y actividades privadas, de acuerdo con los
artículos 5 y 6 de la Ley Orgánica de
la Contraloría General de
la República, en el tanto estos se originen en transferencias
efectuadas por componentes de su competencia institucional.
b) Verificar el
cumplimiento, la validez y la suficiencia del sistema de control interno de su
competencia institucional, informar de ello y proponer las medidas correctivas
que sean pertinentes.
c) Verificar que la
administración activa tome las medidas de control interno señaladas en esta
Ley, en los casos de desconcentración de competencias, o bien la contratación
de servicios de apoyo con terceros; asimismo, examinar regularmente la
operación efectiva de los controles críticos, en esas unidades desconcentradas o
en la prestación de tales servicios.
d) Asesorar, en materia
de su competencia, al jerarca del cual depende; además, advertir a los órganos
pasivos que fiscaliza sobre las posibles consecuencias de determinadas
conductas o decisiones, cuando sean de su conocimiento.
e) Autorizar, mediante
razón de apertura, los libros de contabilidad y de actas que deban llevar los
órganos sujetos a su competencia institucional y otros libros que, a criterio
del auditor interno, sean necesarios para el fortalecimiento del sistema de
control interno.
f) Preparar los
planes de trabajo, por lo menos de conformidad con los lineamientos que
establece la Contraloría General de
la República.
g) Elaborar un informe
anual de la ejecución del plan de trabajo y del estado de las recomendaciones
de la auditoría interna, de
la Contraloría General de
la República y de los despachos de contadores públicos; en los
últimos dos casos, cuando sean de su conocimiento, sin perjuicio de que se
elaboren informes y se presenten al jerarca cuando las circunstancias lo
ameriten.
h) Mantener debidamente
actualizado el reglamento de organización y funcionamiento de la auditoría
interna.
i) Las demás
competencias que contemplen la normativa legal, reglamentaria y técnica
aplicable, con las limitaciones que establece el artículo 34 de la LGCI.
Ficha articulo
Artículo 18.-De las
Prohibiciones del Personal de
la Auditoría Interna. El Auditor y Subauditor
Internos y demás funcionarios de
la Auditoría Interna deberán observar las
prohibiciones establecidas en el artículo 34 de
la
LGCI,
sus modificaciones y reformas, LCCEI y otras regulaciones conexas.
Ficha articulo
Artículo 19.-Deberes. El
Auditor y Subauditor Internos y demás funcionarios de
la Auditoría Interna deberán cumplir con las
obligaciones establecidas en el artículo 32 de
la
LGCI,
sus modificaciones y reformas, así como regulaciones conexas; conforme el marco
legal y técnico.
Ficha articulo
Artículo 20.-Potestades de
la Auditoría Interna. El Auditor y Subauditor
Internos y los demás funcionarios de
la Auditoría Interna tendrán las potestades
establecidas en el artículo 33 de la LGCI, sus modificaciones y
reformas, siguiendo los procedimientos establecidos, de acuerdo al siguiente
detalle:
a) Libre acceso, en
cualquier momento, a todos los libros, los archivos, los valores, las cuentas
bancarias y los documentos de los entes y órganos de su competencia
institucional, así como de los sujetos privados, únicamente en cuanto
administren o custodien fondos o bienes públicos de los entes y órganos de su
competencia institucional; también tendrán libre acceso a otras fuentes de
información relacionadas con su actividad. El auditor interno podrá acceder,
para sus fines, en cualquier momento, a las transacciones electrónicas que
consten en los archivos y sistemas electrónicos de las transacciones que
realicen los entes con los bancos u otras instituciones, para lo cual la
administración deberá facilitarle los recursos que se requieran.
b) Solicitar, a cualquier
funcionario y sujeto privado que administre o custodie fondos públicos de los
entes y órganos de su competencia institucional, en la forma, las condiciones y
el plazo razonables, los informes, datos y documentos para el cabal
cumplimiento de su competencia. En el caso de sujetos privados, la solicitud
será en lo que respecta a la administración o custodia de fondos públicos de
los entes y órganos de su competencia institucional.
c) Solicitar, a
funcionarios de cualquier nivel jerárquico, la colaboración, el asesoramiento y
las facilidades que demande el ejercicio de la auditoría interna.
d) Cualesquiera otras
potestades necesarias para el cumplimiento de su competencia, de acuerdo con el
ordenamiento jurídico y técnico aplicable.
Ficha articulo
Artículo 21.-Servicios de
auditoría. Son aquellos referidos a los distintos tipos de auditoría:
auditoría financiera, auditoría operativa, auditoría de control interno y
estudios de carácter especial, considerando como parte de este último, aquellos
de los que puedan derivarse posibles responsabilidades.
Auditoría Financiera: Comprende la auditoría de
estados financieros que tiene por objetivo determinar la razonabilidad de los
mismos, de conformidad con el marco normativo aplicable.
Otros objetivos de las auditorías financieras, con distintos
niveles de seguridad y distintos alcances de trabajo, pueden incluir:
. La
presentación de informes especiales para elementos, cuentas o partidas
específicas de un estado financiero.
. La revisión
de información financiera intermedia.
. El análisis
de otros aspectos específicos relacionados con la información financiera.
Auditoría Operativa: Es el examen objetivo,
sistemático y profesional de evidencias, realizado con el fin de evaluar en
forma independiente el desempeño de una entidad, programa o actividad, a efecto
de mejorar la eficacia, eficiencia y economía en el manejo de los recursos
públicos, para coadyuvar en la toma de decisiones por parte de los responsables
de adoptar acciones correctivas.
Auditoría de Control Interno: Comprende estudios relativos a
evaluaciones del sistema de control interno para determinar su cumplimiento,
validez y suficiencia; pueden versar sobre uno o todos sus componentes
funcionales y puede ser aplicado sobre un objeto de fiscalización en particular
o a todo el Ministerio en este último caso en cuanto al diseño y aplicación del
modelo legal y técnicamente establecido; todo lo cual estará definido en los
planes anuales así como delimitado en el alcance de cada estudio particular.
Auditoría de Carácter Especial: Comprende aquellos estudios
independientes encaminados al examen de aspectos específicos, de orden
contable, financiero, presupuestario, administrativo, económico, jurídico, y
operaciones de otra naturaleza ligadas al manejo de fondos públicos y que son
originados, por denuncias; por el estudio de irregularidades determinadas al ejecutar
auditorías operativas o financieras; y por aquellos asuntos planificados que no
se enmarcan en los propósitos de las auditorías Financieras, Operativas y de
Control Interno.
Ficha articulo
Artículo 22.-Servicios
preventivos. Corresponden a las competencias establecidas para las
auditorías internas en los incisos d) y e) del artículo 22 de
la
LGCI
sus modificaciones y reformas, que se refiere a los servicios de asesoría,
advertencia y de autorización de libros. Estos servicios se pueden brindar en
forma independiente o al tomar conocimiento durante la realización de un
servicio de auditoría en concordancia con el MEAI sus modificaciones y
reformas.
. Advertencia:
Es un servicio preventivo que brinda
la Auditoría Interna al Ministro y a los órganos
pasivos que fiscaliza, por medio del cual realiza observaciones en forma
escrita para prevenir lo que legal, administrativa y técnicamente corresponde
sobre un asunto determinado o sobre situaciones, decisiones o conductas, cuando
sean de su conocimiento, a fin de prevenir posibles consecuencias negativas de
su proceder o riesgos en la gestión.
. Asesoría:
Es un servicio preventivo que brinda el Auditor Interno oportunamente al
jerarca en materia de su competencia, sin perjuicio de las asesorías en esa
materia que a criterio del Auditor Interno correspondan a otros niveles de la
organización; las cuales pueden ser verbales o escritas. Con la asesoría
el Auditor Interno emite su criterio, opinión u observación sobre
asuntos estrictamente de su competencia y sin que menoscabe o comprometa la
independencia y objetividad en el desarrollo posterior de sus demás
competencias, sin manifestar inclinación por una posición determinada ni
sugerir o recomendar.
. Autorización
de libros: Es un servicio preventivo que consiste en la fiscalización
periódica de la efectividad del manejo, autorización y control de libros o
registros relevantes y necesarios para el fortalecimiento del sistema de
control interno. Incluye autorizar mediante razón de apertura y cierre de
libros de contabilidad y de actas que llevan las diferentes dependencias del
Ministerio, así como otros libros que a criterio del Auditor Interno sean
necesarios para el fortalecimiento del sistema de control interno. El proceso
de autorización se realiza de conformidad con las normas técnicas emitidas por
la CGR específicas para ese servicio
y con los procedimientos definidos al respecto por
la Auditoría Interna.
Ficha articulo
Artículo 23.-Del
procesamiento y acceso de la información. La obtención, registro, acceso,
procesamiento, análisis y custodia de la información requerida como evidencia
para sustentar la gestión y supervisión de los servicios de auditoría y
servicios preventivos, se realizará en conformidad con lo dispuesto en la norma
2.4 del MEAI y las normas 207, 208 y 210 del MNGA, sus modificaciones y
reformas y los procedimientos de
la Auditoría Interna.
Las relaciones de hechos y toda
la información y documentación de sustento producto de la investigación de
la Auditoría Interna, en su poder, son de acceso
restringido durante: la investigación, la elaboración de la relación de hechos
y su expediente y el traslado al jerarca u órgano competente y, aún posterior a
ello hasta que la instancia competente dicte el acto final. Los demás informes,
asesorías y advertencias de auditoría, una vez puestos en conocimiento de la
administración activa, son de libre acceso por parte de cualquier persona
pública o privada.
Ficha articulo
Artículo 24.-Requerimientos
de información y comunicación de resultados. Los requerimientos de
información producto de la gestión de auditoría se suministrarán a
la Auditoría Interna en los plazos y condiciones
por ella establecidos, considerando la complejidad del asunto en cuestión, así
como la importancia y urgencia que representa para la oportuna ejecución de sus
funciones y empezarán a contar a partir del día siguiente del recibo de la
solicitud. Cuando el requerimiento hecho por
la Auditoría Interna no pueda ser atendido dentro
del plazo establecido, el responsable de suministrarlo deberá informarlo dentro
de los dos primeros días hábiles siguientes al recibo de la petición para su
correspondiente resolución.
Los resultados, conclusiones y
recomendaciones de los estudios de auditoría, salvo los que puedan generar
posibles responsabilidades administrativas o civiles, se comentarán, previo a
su comunicación oficial, con el funcionario a quien se dirigen las
recomendaciones, poseedor de la competencia y autoridad para ordenar su
implantación, a quien se le solicitará una audiencia para efectuar la
conferencia final, la cual se concederá dentro de los cinco días hábiles
siguientes al recibo de la solicitud, salvo excepciones debidamente
justificadas por escrito ante
la Auditoría Interna durante los dos días hábiles
siguientes al recibo de la solicitud. En función de dicha justificación,
la Auditoría Interna concederá si lo estima
pertinente, una única prórroga. Los hallazgos obtenidos en el transcurso de la
auditoría o estudio especial de auditoría se suministrarán conjuntamente con la
solicitud de audiencia para la realización de la conferencia final.
La comunicación de resultados
de los servicios de auditoría se efectuará de conformidad con lo dispuesto en
el Capítulo IV de la LGCI y en dichas comunicaciones se
incluirá la transcripción de los artículos correspondientes relativos a
trámites y plazos. En cuanto a los servicios de asesoría y advertencia, el
Auditor Interno definirá el contenido y la forma de los informes, oficios u
otros medios de comunicación sobre los resultados de este tipo de servicios
preventivos conforme a la naturaleza de los estudios y los criterios
pertinentes.
La conferencia final y la
comunicación de resultados se regulará además por lo indicado en
la
Norma 205 del MNGA y la Norma 2.5 del MEAI, sus
modificaciones y reformas y otras disposiciones que dicte al respecto el órgano
contralor.
Ficha articulo
Artículo 25º-De las
denuncias. Toda denuncia que se presente ante
la Auditoría Interna podrá efectuarse en forma
escrita, verbal o por cualquier otro medio.
La Auditoría Interna deberá valorar los hechos
denunciados con el propósito de determinar la atención, el traslado o la
desestimación de la misma, observando lo dispuesto en
la Constitución Política,
la
LGCI,
la LCCEI; los reglamentos, sus modificaciones y reformas y lo que
disponga al respecto la CGR, así como los procedimientos
que implemente el Ministerio.
Dentro de los criterios de
admisibilidad se establecen los siguientes:
a) Los hechos denunciados
deberán ser expuestos en forma clara, precisa y circunstanciada, brindando el
detalle suficiente que permita realizar la investigación, así como el momento y
lugar en que ocurrieron tales hechos y el sujeto que presuntamente los realizó.
b) Se deberá señalar la
posible situación irregular a investigar, que afecta los recursos del Estado
sobre los cuales el MAG tiene competencia.
c) El denunciante deberá
indicar cuál es su pretensión en relación con el hecho denunciado.
d) El denunciante también
deberá brindar información complementaria respecto a la estimación del
perjuicio económico producido a los fondos públicos en caso de conocerlo, la
indicación de probables testigos y el lugar o medio para citarlos, así como la
aportación o sugerencia de otras pruebas.
Las denuncias anónimas serán
atendidas en el tanto aporten elementos de convicción suficientes y se encuentren
soportadas en medios probatorios idóneos que permitan iniciar la investigación,
de lo contrario se archivará la denuncia.
Al denunciante se le deberá
comunicar cualquiera de las siguientes resoluciones que se adopte de su
gestión:
§
La decisión de desestimar la denuncia y de archivarla.
§
La decisión de trasladar la gestión para su atención a lo
interno del MAG o al Ministerio Público.
§
El resultado final de la investigación que se realizó con motivo
de su denuncia. En caso de que tales resultados puedan originar la apertura de
un procedimiento administrativo o la interposición de un proceso judicial, se
le comunicará que se realizó el estudio correspondiente y de su remisión a la
autoridad competente, sin aportar información, documentación u otras evidencias
inherentes a la investigación.
Las anteriores comunicaciones
se realizarán en el tanto haya especificado en dicho documento su nombre,
calidades y lugar de notificación.
La custodia, acceso de la
información y comunicación de resultados, se regirán por lo establecido en los
artículos 23 y 24 de este Reglamento y lo dispuesto en artículo 6 de
la
LGCI
y en el artículo 8 de la LCCEI, sus reglamentos,
modificaciones y reformas; y los procedimientos que establezca el Auditor
Interno en concordancia con dicha normativa y la que emita el Ministerio.
Ficha articulo
Artículo 26.-Seguimiento de
recomendaciones. La Auditoría Interna deberá establecer y mantener,
como parte vital y permanente de su actividad, un sistema de seguimiento de las
recomendaciones, observaciones y demás resultantes de su gestión, para
asegurarse la oportuna, adecuada y eficaz atención por parte de la
administración activa, sin menoscabo de la responsabilidad que a esta última le
compete en la debida atención de las mismas conforme lo establece
la
LGCI.
Ficha articulo
Artículo 27.-Seguimiento de
disposiciones y recomendaciones.
La Auditoría Interna deberá establecer y mantener,
como parte vital y permanente de su actividad, un sistema de seguimiento de los
resultados de las evaluaciones realizadas por los auditores externos, las
disposiciones emitidas por la CGR y recomendaciones dadas por
las demás instituciones de control y fiscalización que correspondan, cuando
sean de su conocimiento. Ello para asegurarse la oportuna, adecuada y eficaz
atención por parte de la administración activa, sin menoscabo de la
responsabilidad que a esta última le compete en la debida atención de las
mismas conforme lo establece la LGCI.
Ficha articulo
CAPÍTULO IV
Disposiciones finales
Artículo 28.-Derogatoria.
El presente Reglamento deroga el Decreto Ejecutivo Nº 29344-MAG, Reglamento de
Organización y Funciones de
la Auditoría Interna del Ministerio, publicado en
el Diario Oficial La Gaceta Nº 50 del 12 de marzo del 2001.
Ficha articulo
Artículo 29.-Vigencia.
Rige a partir de su publicación en el Diario Oficial
La
Gaceta.
Dado en
la
Presidencia de la República.-San José, a los siete días del mes
de diciembre del dos mil siete.
Ficha articulo
Fecha de generación: 19/4/2024 01:01:59
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