Artículo
6°—Deberá existir al menos un expediente original por investigación, ubicado en
el Archivo correspondiente de la sede de trabajo del investigador responsable.
En el
caso de los investigadores que pertenezcan administrativamente a la Dirección
Regional, el Comité Técnico respectivo
enviará copia del proyecto, del informe final y del resumen, una vez
aprobados, al coordinador del Archivo Técnico de la DIA, para ser incluidos en el Archivo
Técnico de la misma.
En el caso de los investigadores que pertenezcan administrativamente a la DIA, el Comité Técnico de esa Dirección, enviará copia del proyecto, del informe final y del resumen, una vez aprobados
al responsable del Archivo Técnico Regional o de la Estación Experimental para ser incluido en el archivo respectivo.
El investigador debe mantener copia de todos los documentos que entrega al expediente de Archivos Técnicos, como
respaldo personal ante cualquier siniestro,
pérdida, destrucción mal uso u otros.
El
coordinador de archivos técnicos de la DIA enviará periódicamente al
Coordinador Nacional de Archivos Técnicos, copia de los proyectos, informes finales y resúmenes en
ejecución y terminados de todo el país, así como los expedientes
completos una vez cumplida su vigencia
administrativa, para ser incluidos en el Archivo Central del MAG,
el cual será administrado por el
SUNII.
La
vigencia administrativa y los plazos de conservación de los expedientes en las
diferentes instancias serán definidos por el Comité Institucional de Selección
y Eliminación y aprobado por la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de
Documentos de acuerdo a los artículos 33 y
35 de la Ley N° 7202.
El coordinador de Archivos Técnicos de la DIA enviará trimestralmente al Coordinador Nacional de Archivos
Técnicos en el SUNII la información de los
proyectos aprobados a nivel de todo el país.
La
información mínima requerida incluirá: código, título, objetivo, nombre completo de responsables, provincia y
cantón donde se ejecuta, fecha de inicio, fecha probable de término
(entrega informe final), estado o avance (sin iniciar, proceso), ubicación de
expediente, fecha de la información y
observaciones.