REGISTRO NACIONAL
DIRECCIÓN GENERAL
REGLAMENTO DEL
ARCHIVO CENTRAL
INTRODUCCIÓN
La sociedad de la
información en la que vivimos, supone que en las sociedades modernas el eje
principal será el conocimiento teórico y advierte que los servicios basados en
el conocimiento habrán de convertirse en la estructura central de la nueva
economía apuntalada en la generación, almacenamiento y procesamiento de todo
tipo de información. Esta sociedad, se orienta en que todas las personas puedan
crear, consultar, utilizar y compartir la información y el conocimiento.
Mediante
el uso de las tecnologías de la información y la comunicación (TIC).
En
este contexto los documentos se convierten en un peldaño que sirve tanto al
Estado como al ciudadano para formar conocimiento y hacer valer sus derechos,
siendo de vital importancia que las instituciones administren la documentación
en forma adecuada pues esto va a repercutir en forma positiva en la
transparencia de sus funciones y en la rendición de cuentas a la ciudadanía.
La
información contenida en todos los documentos, tiene su génesis en los Archivos
de Gestión, lo que los convierte en las unidades de partida para la gestión de
la información que luego formará parte del patrimonio documental que posee el
Registro Nacional de Costa Rica como institución que registra la inscripción de
documentos públicos, en función de la seguridad registral que deberán ser
conservados a través de los años, en un Archivo Institucional.
El
Registro Nacional ha impulsado el inicio del proceso de creación del Archivo
Central y consecuentemente la normalización en la organización de los
documentos con fundamento en la
Ley Nº 7202 del Sistema Nacional de Archivos y los principios
de la Ley Nº
8292 de Control Interno, en procura de que el acervo documental, el conjunto de
documentos que produce y recibe la institución en función de todas las
actividades que ejecuta; sea debidamente administrado y custodiado por el
Archivo Central para la adecuada administración de la información y el
conocimiento contenido en la documentación.
Considerando:
a) Que es necesario dictar
normas y procedimientos para reunir, conservar y administrar los documentos en
los archivos de gestión y el Archivo Central.
b)
Que existen normas de cumplimiento obligatorio para los archivos centrales del
sector público según lo establece Ley 7202 del Sistema Nacional de Archivos.
c)
Que la Junta Administrativa del Registro Nacional en la sesión Nº 08-2010,
celebrada el 18 de febrero de 2010, aprobó el Reglamento del Archivo Central
del Registro Nacional.
(Corregido
el punto anterior mediante Fe de Erratas, y publicada en La Gaceta N° 81 del 28
de abril de 2010)
CAPÍTULO I
Disposiciones
generales Archivo Central
Artículo 1º—Definición
Archivo Central: El Archivo Central del Registro Nacional es el
departamento que centraliza todo el acervo documental de las dependencias y
oficinas de la institución. Está adscrito jerárquicamente a la Dirección Administrativa.