2. De la solicitud: El municipio que solicite a RECOPE la donación de asfalto y/o emulsión asfáltica, deberá presentar ante la Presidencia solicitud formal suscrita por el Alcalde Municipal o en su ausencia por el Alcalde Suplente, a la cual se deberá adjuntar lo siguiente:

a) El acuerdo firme tomado por el Concejo Municipal mediante el cual se solicita la donación de asfalto y/o emulsión asfáltica determinada en libros.

b) La descripción del proyecto que se desea ejecutar, ya sea de mantenimiento o de mejora de calles y caminos en sus cantones. Deberá incluirse copia certificada de los planos de la respectiva localidad.

c) El cronograma de ejecución de dicha obra.

3. Del trámite:

3.1 Recibida la solicitud por el funcionario designado por la Presidencia, este procederá en el término de tres días hábiles, a efectuar la revisión preliminar de la misma y de los documentos adjuntos, corroborando que se cumplan los requisitos establecidos en el apartado anterior. Encontrándose incompleta la documentación, deberá comunicar al Alcalde Municipal dentro de los siguientes treinta días hábiles el rechazo de la solicitud, indicando las omisiones o defectos de los documentos, previniendo que dentro de los cinco días hábiles siguientes al recibo de la comunicación, subsane los defectos, en caso de no hacerlo, la solicitud será archivada.

3.2 Presentada la solicitud y cumpliendo con los requisitos enunciados en el punto dos o bien subsanados los defectos apuntados por RECOPE, el funcionario designado por la Presidencia deberá en el término de ocho días hábiles, recomendar al Presidente la aprobación o improbación de la solicitud.

4. De la aprobación.

4.1 Recibida la recomendación indicada en el punto anterior, la Presidencia procederá a acoger la recomendación remitida; o bien en caso de que se aparte de ésta consignará las razones en las que fundamenta su negativa.

4.2 En caso de resultar acogida la recomendación, en el acto de notificación la Presidencia indicará a la Corporación Municipal que cuenta con cuarenta y cinco días hábiles para el retiro del producto. Si transcurrido dicho término la Municipalidad no realizare el retiro, se tendrá por caduca la autorización de la donación.

4.3 Asimismo y para el caso indicado en el punto anterior, la Municipalidad deberá indicar dentro de los siguientes veintidós días hábiles el nombre de la empresa que llevará a cabo el retiro del producto en el plantel de distribución correspondiente.

4.4 El importe máximo susceptible de donar a cada municipalidad, no podrá ser superior a un 10% del presupuesto anual, que la empresa haya destinado para tales efectos.

4.5 Comunicado por parte del municipio el nombre de la empresa que retirará el producto donado, la Presidencia solicitará al Departamento de Relaciones Comerciales la confección de la respectiva nota de crédito.

5. Informes periódicos y finalización del proyecto. La Municipalidad deberá rendir a la Presidencia, de conformidad con los parámetros de periodicidad que ésta última determine según el caso concreto, informes sobre el avance de la obra. Asimismo, cuando haya finalizado la obra deberá presentar un informe de finalización del proyecto".

6. De la supervisión y control del proyecto. La Presidencia encargará a un funcionario la supervisión del proyecto, entendida esta como una visita al sitio de la obra durante la ejecución del proyecto y finalizado el mismo, con el fin de verificar que el producto donado efectivamente se esté utilizando o se utilizó, según sea el caso en la mejora o el mantenimiento de las calles o caminos, conforme a lo indicado en la solicitud.

7. Prohibiciones.

7.5 El asfalto y/o emulsión asfáltica donados no podrán ser vendidos, cedidos, donados, prestados, canjeados. En suma no podrán ser objeto de ningún contrato traslativo de dominio de hecho o de derecho.

7.6 Los productos asfálticos no podrán ser utilizados en proyecto diferente al descrito en la solicitud de donación.

8. Responsabilidad y sanciones. La desviación del producto donado, hacia fines diversos del consignado en el documento de aprobación, aún cuando sean éstos de interés público, facultará a RECOPE para suspender o revocar el beneficio concedido. De conformidad con lo expuesto, RECOPE no tramitará posteriores solicitudes de las municipalidades donde se haya detectado alguna anomalía en el manejo de la donación. Asimismo, denunciará ante la Contraloría General de la República las irregularidades cometidas por el municipio en la utilización de los productos donados. Los servidores de RECOPE, serán responsables por las conductas indebidas, dolosas, o gravemente culposas derivadas del ejercicio de los controles tendientes a garantizar el cumplimiento del fin autorizado por esta empresa, al producto concedido.

9. De la vigencia: Rige a partir de su aprobación por parte de la Junta Directiva.

San José, 12 de setiembre del 2000.—