Artículo 2º-Del objeto. El presente Reglamento regula la inclusión de datos de carácter presupuestario disponible para el debido control y fiscalización por parte de la Contraloría General de la República, de manera que se agilice la disponibilidad de esta información para la tramitación de documentos ante el órgano contralor.

Artículo 3º-Definiciones. Para los efectos del presente Reglamento se entiende por:

Sistema de Información sobre Presupuestos Públicos (SIPP): El Sistema computadorizado desarrollado en la Contraloría General de la República que integra la información presupuestaria de los entes y órganos públicos, municipalidades y entidades de carácter municipal, fideicomisos y sujetos privados, que se encuentran bajo su potestad en materia presupuestaria.

Usuario. Persona autorizada por el IFAM para realizar cualquier tipo de consulta o transacción en el sistema de presupuesto de la Sección de Contabilidad y Finanzas y para la digitación de información en el SIPP de la Contraloría General de la República.

Identificación de usuario. Nombre con el que se registra una persona en el Sistema de Información sobre Presupuestos Públicos y que se emplea para identificarla particularmente, suministrado por la Contraloría General de la República.

Clave de acceso. Es la combinación de letras, números y signos que dan acceso, a un usuario en particular, para accesar a las funcionalidades del SIPP, suministrado por la Contraloría General de la República.

Artículo 4º-Ámbito de aplicación. Este reglamento será de aplicación obligatoria para el Instituto de Fomento y Asesoría Municipal (IFAM) de conformidad con la aplicación de las directrices emitidas en materia presupuestaria por la Contraloría General de la República.

Artículo 5º-De las responsabilidades.

a)  Será responsabilidad de la Jefatura de la Sección de Contabilidad y Finanzas en coordinación con la Dirección Ejecutiva o Presidencia Ejecutiva del IFAM, la designación del funcionario que realizará la actividad de digitación y su sustituto, para la incorporación de datos en el SIPP.

b)  Además designar a otro funcionario y su sustituto para que se encargue de validar la información que se registró o se incorporó en el SIPP, con el propósito de garantizar su veracidad y exactitud respecto de la información ingresada al sistema e informar a la Contraloría General de la República para su autorización. Adicionalmente deberá velar por el cumplimiento de actualización de los datos para información presupuestaria requerida por el ente externo.

c)  Es responsabilidad del encargado de digitar, mantener actualizada la información presupuestaria en el SIPP, de manera oportuna y correcta, e informar al encargado de validación de los datos para contar con la información actualizada y disponible para la Contraloría General de la República.

d)  Una vez que ha sido validada la información por el funcionario designado para tal efecto, el encargado de la digitación deberá emitir los reportes que amparan el registro del documento presupuestario en el SIPP y archivar los mismos en el expediente respectivo.

e)  La seguridad de acceso será responsabilidad de los usuarios autorizados y de la Jefatura de la Sección de Contabilidad y Finanzas, ya que las claves son de uso personal y exclusivo, por lo que no se deben facilitar a terceras personas y serán suministradas por la Contraloría General de la República.

f)   Cuando se requiera la sustitución de un responsable de inclusión o validación de datos en el SIPP, la Administración deberá comunicarlo a la Contraloría General de la República, a más tardar cinco días hábiles contados a partir del momento en que se produzca la sustitución, indicando los datos del nuevo funcionario designado para que el órgano contralor pueda realizar los cambios necesarios de la identificación de usuario y clave de acceso.

Artículo 6º-Del acceso al SIPP. El responsable del registro deberá accesar al SIPP, a través de la página web en la dirección electrónica que para estos efectos se disponga. En la actualidad deberá ingresar a la página w w w cgr.go.cr. Presupuestos Públicos, en la barra de información y presionar el ícono SIPP, después presionar el ícono SIPP (Inclusión de información al sistema), finalmente digitar su identificación y clave de acceso.

Artículo 7º-Registro de la información presupuestaria en el SIPP. Aceptado el acceso al usuario, se selecciona la forma de inclusión, ya sea por archivo digital o por registro de datos en forma manual. La información deberá registrarse al mayor nivel de desagregación de los clasificadores de ingresos y por objeto del gasto vigente por programa presupuestario de conformidad con la estructura presupuestaria aprobada. Los montos digitados deberán ser registrados en colones.

Artículo 8º-Sobre el registro o incorporación y validación. La Sección de Contabilidad y Finanzas deberá registrar oportunamente al SIPP la información que se genere durante el proceso presupuestario. En los casos en que la información presupuestaria no requiera de aprobación externa de la Contraloría General de la República, se deberá registrar o incorporar al SIPP a más tardar, dentro de los cinco días hábiles contados a partir de su aprobación por parte de la Junta Directiva. Asimismo, se deberá validar la información registrada dentro de los tres días siguientes a su registro.

Cuando se trate de un documento de aprobación externa, deberá estar digitada y validada de previo al envío a la Contraloría General de la República para su aprobación, indicando en el oficio de remisión que el documento presupuestario se encuentra registrado en el SIPP.

Artículo 9º-Disposiciones finales. "Directrices generales a los sujetos pasivos de la Contraloría General de la República para el adecuado registro o incorporación y validación de información en el sistema de información sobre presupuestos públicos" (SIPP) D-2-2005-CO-DFOE, publicadas en La Gaceta 131 del 7 de julio del 2005, son parte integral del presente Reglamento.

Rige a partir de su publicación en el diario oficial La Gaceta.

Moravia, 19 de agosto del 2008