Artículo 2.- De la posibilidad de arrendar. Cuando el Conapdis, con motivo de los fines y funciones de establecidos por la Ley N° 9303, no cuente con vehículos institucionales suficientes para solventar los requerimientos estatuidos en dicha norma, podrá contratar el arrendamiento de vehículos propiedad de sus funcionarios, con el correspondiente reconocimiento de pago por el kilometraje recorrido de acuerdo con las tarifas fijadas por la Contraloría General de la República.

Artículo 3.- De la exclusión. Quedan excluidas de este régimen por disposición legal, según lo dispuesto en el artículo 22 bis de la Ley de Contratación Administrativa, las siguiente personas:

a)  Miembros de Junta Directiva.

b) Director Ejecutivo

c) Directores Técnico, Operaciones Regionales, Administrativo   Financiero

d) Rectores.

Sin perjuicio de la lista anterior, serán excluidos, además, todos aquellos funcionarios que, en los términos del artículo citado, puedan tener poder de decisión que indica en la contratación.

CAPITULO II

DE LA SOLICITUD

Artículo 4.- Del registro de elegibles. El funcionario que tenga interés en que se incluya su vehículo en este sistema de arrendamiento, deberá completar un formulario de solicitud y aportar la documentación que acredite su cumplimiento con los requisitos establecidos en este reglamento o cualquier otra que a discreción del Director (a) Ejecutivo (a) se le solicite.

Artículo 5.- Requisitos. Para poder dar en arrendamiento su vehículo bajo este sistema, se deberá cumplir los siguiente requisitos:

a) El funcionario oferente deberá ser el propietario único del vehículo, lo que acreditará aportando la certificación registral respectiva.

b) El funcionario deberá tener licencia de conductor vigente que lo faculte para conducir el vehículo arrendado, lo que se acreditará aportando copia del documento respectivo.

c) Que el vehículo se encuentre al día en el pago de derechos de circulación y requisitos colaterales debiendo aportar copia de todos aquellos documentos que así lo acrediten.

d) Que el vehículo se encuentre en buenas condiciones mecánicas y de carrocería, y sea adecuado para la clase de trabajo que se va a ejecutar.

e) Que el modelo del vehículo no sea inferior a modelos 2000 al momento de completar el formulario establecido en este reglamento, siendo posible la dispensa de este requisito cuando exista inopia y sea necesaria y urgente la contratación, siempre y cuando se demuestre el buen funcionamiento automotor.

f) El vehículo deberá contar con las pólizas de seguros pertinentes cuyas coberturas respondan en forma suficiente a juicio de la administración; dichas pólizas deberán ser cubiertas en su totalidad por el funcionario y como mínimo contendrán las siguientes coberturas:

Cobertura "A" Responsabilidad Civil Contractual por lesión y/o muerte de personas. Cobertura "C" Responsabilidad Civil Extracontractual por daños a la propiedad de terceras persona.

La póliza de robo de vehículo será opcional. En caso de que el funcionario no adquiera esta última, deberá aportar una declaración jurada donde manifieste que no hará responsable al Conapdis en caso de robo, tacha o daños al vehículo.

Se deberá presentar la fotocopia de la respectiva póliza la cual deberá mantenerse vigente durante el plazo correspondiente a la contratación.

Artículo 6.- De la aprobación. Corresponderá al Encargado de la Unidad de Servicios Generales recibir el formulario de solicitud y verificar que le acompañe la documentación que acredite el cumplimiento de los requisitos establecidos en este reglamento. La Dirección Ejecutiva aprobará dicha solicitud y elaborará el respectivo contrato, una vez que acredite el cumplimiento de los requisitos previstos en este reglamento.

CAPITULO III

DEL CONTRATO

Artículo 7.- Suscripción del contrato. Una vez aprobada la solicitud de arrendamiento del vehículo, el funcionario deberá suscribir un contrato que formalizará ante la Dirección Ejecutiva quien firmará en representación del Conapdis.

Artículo 8.- Vigencia. El contrato tendrá una vigencia anual prorrogable tácitamente por tres periodos anuales.

Artículo 9.- De la ejecución. La ejecución del contrato deberá ajustarse a los planes de trabajo de cada dirección y demás controles previamente establecidos y aprobados por la Dirección Ejecutiva.

Artículo 10.- recisión o resolución contractual. Serán causales de terminación anticipada del contrato:

a) El que se configure un interés público superior y contrario a la ejecución contractual particular.

b) Cuando la administración lo considere conveniente y oportuno para sus intereses.

c) Por el incumplimiento de lo establecido en este reglamento.

La relación contractual también se podrá rescindir por mutuo acuerdo de las partes o en forma automática cuando por cualquier causa concluya la relación laboral de empleo público. Queda entendido que en todo caso de resolución o rescisión se le cancelará al funcionario toda suma pendiente de pago por concepto de kilometraje en el tanto se cumpla con los procedimientos previstos en el presente reglamento.

Artículo 11. Resolución de cese. Si se produjeren algunas de las causales anteriores, la Dirección Ejecutiva deberá, mediante resolución motivada, dar por finalizada la relación contractual y notificar de ello al funcionario arrendante.

CAPITULO IV

DEL ARRENDANTE

Artículo 12.- Concepto de arrendador. El arrendador será el funcionario del Consejo Nacional de Personas con Discapacidad que suscribe con la institución el contrato de arrendamiento del vehículo de su propiedad, con el fin de atender las funciones que se deriven de los distintos fines y funciones y en los planes de trabajo institucionales.

Artículo 13.- De los derechos del funcionario arrendador. El funcionario que suscribe el contrato tendrá derecho al reconocimiento de pago de kilometraje, según las normas establecidas en el presente reglamento.

Artículo 14.- Deberes y obligaciones del funcionario arrendante. El funcionario arrendante deberá:

a) Asumir personalmente la conducción del vehículo para las actividades propias del contrato de arrendamiento.

b) Exonerar al Conapdis de cualquier responsabilidad en relación con los daños que sufra su vehículo, mediante declaración jurada que rendirá ante Dirección Administrativo Financiera

c) Asumir la responsabilidad civil y penal que se pudiere derivar de la ejecución del contrato y otros riesgos en que pudiera incurrir por tener el vehículo al servicio de la institución.

d) Asumir todos los gastos de combustible, lubricantes, mantenimiento, reparaciones, el pago de multas de tránsito, así como el pago del deducible en caso de accidente y cualquier otro gasto no cubierto por las pólizas.

e) Completar el formulario "Reporte de Kilometraje" cada vez que finalice una gira.

f) Realizar la gira o servicio autorizado, de acuerdo con las rutas establecidas al efecto.

g) Completar el formulario "Liquidación de pago de kilometraje".

Artículo 15.- De las prohibiciones. Al funcionario arrendador le están prohibidas las siguientes conductas y actividades durante la realización de las giras o la prestación de los servicios que involucren la conducción del vehículo arrendado:

a) Realizar actividades ajenas a las funciones propias del cargo por las cuales fue incluido en este sistema, durante la jornada que tenga establecida.

b) Ceder la conducción del vehículo a otra persona, salvo fuerza mayor debidamente comprobada.

c) Desviarse de la ruta previamente establecida y autorizada, salvo razones que lo justifiquen (caso fortuito o fuerza mayor). De lo contrario no se le reconocerá el pago de kilometraje.

d) Conducir bajo el efecto de bebidas alcohólicas, de drogas  enervantes o sustancias similares.

e) Conducir en forma temeraria y sin apego a las reglas de tránsito.

CAPITULO V

DEL RECONOCIMIENTO ECONÓMICO

Artículo 16.- De reconocimiento. El Conapdis reconocerá al funcionario arrendador el pago por kilometraje recorrido, previa autorización de quien corresponda, basado en las tarifas que establece la Contraloría General de la República, y sólo pagará los kilómetros efectivamente recorridos, de acuerdo con la tabla de distancias elaborada por la Unidad de Transportes para estos efectos.

Artículo 17.- Excepción.- En ningún caso podrá el Conapdis pagar una tarifa superior a la establecida por la Contraloría General de la República, ni tampoco podrá pagar por recorridos excesivos de acuerdo con las rutas idóneas; salvo aquellos casos en que se demuestre fehacientemente que la variación obedeció a desvíos ordenados por la autoridad competente, por cierres de carreteras u otras causas ajenas al funcionario, en cuyos casos el funcionario arrendador deberá contar previamente con la autorización del encargado del Coordinador de la Unidad de Servicios generales o en su defecto el Director Administrativo Financiero. Deberá adjuntar la debida justificación por escrito.

Artículo 18.- Reconocimiento de otro rubros.- Adicionalmente, se reconocerá el pago por concepto de peajes, utilización de trasbordadores y estacionamiento que deba pagar el funcionario, debiendo presentar el respectivo comprobante.

Artículo 19.- De la no calificación como salario. El pago de kilometraje y de los otros rubros regulados en este reglamento no será considerado como beneficio o mejora salarial, salario en especie o parte del contrato de trabajo y no generará derechos adquiridos a favor de quien suscribe el contrato de arrendamiento.

CAPITULO VI

DE LOS FORMULARIOS

Artículo 20.- Del formulario "Reporte de kilometraje". El funcionario arrendador deberá llenar el formulario denominado "Reportaje de kilometraje" que incluye los siguientes datos:

a) Número del consecutivo del formulario.

b) Fecha de la solicitud.

c) Nombre del funcionario arrendante.

d) Número de cédula de identidad.

e) Puesto o cargo que desempeña.

f) Unidad administrativa rectoría a la que pertenece.

g) Número de placa del vehículo.

h) Inicio del viaje indicando lugar, día y hora.

i) Término del viaje indicando lugar, día y hora.

j) Detalle de cada una de las giras especificando el kilometraje total recorrido.

k) Otros gastos (peaje, transbordo, estacionamiento u otros)

l) Firma del arrendante.

m) Nombre y firma del que autoriza las giras (Coordinador de la Unidad Administrativa, Director correspondiente y/o rector)

Artículo 21.- Del formulario "liquidación de pago de kilometraje"

Para hacer efectivo el cobro por kilometraje recorrido, el funcionario arrendador deberá confeccionar la respectiva liquidación mediante el formulario denominado "Liquidación del pago de kilometraje". El formulario deberá contener los siguientes datos:

a) Número del consecutivo del formulario.

b) Fecha de liquidación

c) Código presupuestario

d) Nombre del funcionario arrendante.

e) Número de cédula de identidad.

f) Puesto o cargo que desempeña.

g) Unidad Administrativa o rectoría a la que pertenece.

h) Número de placa del vehículo.

i) Fecha del contrato.

j) Inicio del viaje indicando lugar, día y hora.

k) Término del viaje indicando lugar, día y hora.

l) Detalle de cada una de las giras, especificando el kilometraje recorrido por cada gira por día, el kilometraje total recorrido  el monto total a pagar de acuerdo con la tarifa vigente.

m) Otros gastos (peajes, transbordo, estacionamiento, u otros).

n) Valor total en letras

o) ñ) Firma del arrendador

p) Nombre y firma del que autoriza las giras (Coordinador de la Unidad Administrativa, Director correspondiente y/o rector).

q) Nombre y firma del encargado de la Unidad de Servicios Generales.

Artículo 22.- Procedimiento. El funcionario arrendador deberá realizar el siguiente procedimiento:

a) Completará un formulario de #Reporte de kilometraje" por cada gira que pretenda realizar y lo presentará al Encargado de la Unidad Administrativa para su visto bueno en conjunto con la Dirección respectiva, posterior se tramitará ante la Unidad de Servicios Generales.

b) Posteriormente, el funcionario arrendante completará el formulario denominado "Liquidación de pago de kilometraje" con todas las indicaciones ahí establecidas y lo trasladará a cada uno de los encargados de otorgar los respectivos visados.

c) Una vez que el reporte de liquidación se encuentre visado tanto por el encargado de la Unidad Administrativa y la Dirección respectiva se remitirá a la Unidad Financiero Contable para el respectivo trámite de pago.

CAPITULO VII

DEL PAGO

Artículo 23.- Contenido presupuestario. Corresponderá al Director Administrativo Financiero presupuestar los recursos necesarios para el pago de kilometraje.

Artículo 24.- Del trámite de pago. La Contaduría institucional será la encargada de gestionar los respectivos pagos, previa verificación de los controles establecidos y vistos buenos.

Artículo 25.- Del plazo. Las liquidaciones deberá realizarse mensualmente.

Artículo 26.- Del no pago. No se tramitarán aquellas liquidaciones que no cumplan con los requisitos establecidos o que no cuenten con los respectivos visados.

CAPITULO VIII

DE LOS MECANISMOS DE CONTROL

Artículo 27.- De los controles generales. Corresponderá a los Encargados de Unidad, Direcciones respectiva y la Unidad Financiero Contable de acuerdo a las actividades propias de su cargo, velar por los mecanismos de control establecidos en esta normativa.

Artículo 28.- De los controles de cada dependencia

1. Encargado de la Unidad Administrativa. Le corresponderá:

a. Aprobar las solicitudes planteadas.

b) Otorgar el respectivo visto bueno de los formularios denominados "Reporte de Kilometraje" y "Liquidación de pago de kilometraje"

2. Dirección Ejecutiva. Corresponderá al director:

a. Realizar y firmar la suscripción del respectivo contrato.

3. Unidad de Servicios Generales. Le corresponderá:

a. Velar por el adecuado y estricto cumplimiento de los objetivos de la figura del arrendador.

b. Recibir la documentación solicitada.

c. Dar trámite a todas las denuncias planteadas por el mal uso del recurso, por incumplimiento contractual o cualquier otra causa que afecte el Conapdis.

d. Elaborar un expediente administrativo con la documentación correspondiente.

e. Confrontar y verificar que el reporte de "Liquidación de pago de kilometraje" emitido por el funcionario arrendante sea congruente con el recorrido planteado en el reporte de kilometraje pudiendo verificar dichas distancias con el apoyo de sistemas de posicionamiento global en uso por la institución.

f. Rendir informes periódicos sobre la gestión de dichos arrendamientos.

g. Cualquier otra función que el Conapdis le encomiende.

3) De los Directores Técnicos, Operaciones y Administrativo Financiero.

Corresponderá a los Directores:

a) Garantizar el cumplimiento de los planes de trabajo del programa o actividades a su cargo.

b) Controlar e inspeccionar el buen aprovechamiento del recurso.

c) Comprobar la veracidad de los reportes de los recorridos efectuados por los funcionarios arrendadores a su cargo.

d) Verificar que el reporte de kilometraje presentado por el funcionario arrendador sea congruente con lo establecido en el plan de trabajo aprobado previamente para el efecto.

e) Otorgar el respectivo visto bueno a los formularios denominados "Reporte de kilometraje" y "Liquidación de pago de kilometraje".

f) Denunciar ante el Encargado de la Unidad de Servicios Generales cualquier irregularidad que presente el funcionario incluido en este régimen.

CAPITULO IX

DEL RÉGIMEN SANCIONATORIO

Artículo 29.- De las sanciones. Los funcionarios incluidos en este sistema que violenten las prohibiciones contenidas en el artículo 15 de este reglamento o que incurran en irregularidades en los reportes o liquidaciones de kilometraje, serán sancionados previo procedimiento administrativo, con lo que establece el Reglamento Interno de Trabajo y el Bloque de legalidad vigente del Consejo Nacional de Personas con Discapacidad, sin perjuicio de las eventuales responsabilidades que se establezcan en sede jurisdiccional.

CAPITULO X

DISPOSICIONES FINALES

Artículo 30.- En caso de sustracción de bienes institucionales que se encuentren dentro del vehículo arrendado, se dará apertura al procedimiento administrativo de rigor con el fin de determinar la responsabilidad disciplinaria del caso, sin perjuicio de las medidas civiles y penales que correspondan.

Artículo 31.- Será aplicable a esta figura en forma supletoria la Ley de Tránsito por vías públicas terrestres y seguridad vial 9078 de 26 de octubre de 2012 y sus reformas, el Reglamento para el uso de vehículos propiedad del Consejo Nacional de Personas con Discapacidad y Registro Civil, Reglamento Orgánico de Conapdis, así como cualquier otra normativa.

Transitorio Único

En un plazo no mayor a 30 días hábiles la Asesoría Jurídica del Conapdis, se analice la inclusión a este Reglamento el coordinador del COINDIS.

Rige a partir de su publicación oficial en el Diario Oficial la Gaceta.

Dado en Heredia, a los veintiocho días del mes de julio del dos mil dieciséis.

Este Reglamento fue debidamente aprobado mediante Acuerdo Firme JD-290-2016, tomado por la Junta Directiva, en sesión ordinaria N° 34 , celebrada el día 28 de julio del 2016.