Texto Completo acta: 1163AF
N° 39996-MOPT
EL PRIMER
VICEPRESIDENTE
EN EJERCICIO DE LA
PRESIDENCIA DE LA REPÚBLICA
Y EL MINISTRO a. í.
DE OBRAS PÚBLICAS Y TRANSPORTES
En el ejercicio de las facultades
que les confieren los artículos 140 incisos 3) y 18) y 146 de la Constitución Política;
la Ley de Creación del Ministerio de Obras Públicas y Transportes, Nº 3155 del
5 de agosto de 1963 y sus reformas; la Ley General de la Administración Pública
Nº 6227 del 2 de mayo de 1978 y sus reformas, la Ley General de Control Interno
Nº 8292 del 31 de julio del 2002; la Ley del Sistema Nacional de Archivos Nº
7202 del 24 de octubre de 1990; el Decreto Ejecutivo Nº 24023 del 30 de enero
de 1995 y sus reformas, Reglamento a la Ley del Sistema Nacional de Archivos y
el Decreto Ejecutivo Nº 32758 del 23 de setiembre del 2005 Reglamento de la
Comisión Interinstitucional de Jefes o Encargados de los Archivos Centrales del
Sector Público (CIAP).
CONSIDERANDO
1º-Que los Archivos del Sector
Público deben ajustarse a lo establecido en la Ley del Sistema Nacional de
Archivos Nº 7202 y su Reglamento, al Decreto Ejecutivo 32758, a la Ley General
de Control Interno Nº 8292, a las Normas de Control Interno para el Sector
Público, aprobadas mediante Resolución del Despacho de la Contralora General de
la República R-CO-9-2009 del 26 de enero del 2009, publicadas en La Gaceta Nº
26 del 6 de febrero del 2009 y demás normativa reguladora de la materia.
2°-Que mediante el Decreto
Ejecutivo Nº 32758 "Reglamento de la Comisión Interinstitucional de Jefes
o Encargados de los Archivos Centrales del Sector Público", se creó la
Comisión Interinstitucional de Jefes o Encargados de los Archivos Centrales de
la Administración Pública (CIAP), la cual está conformada por los jefes o
encargados de los Archivos Centrales del sector público y tiene como principal
objetivo el fortalecimiento de los archivos de las instituciones que la
integran, por medio de actividades de participación, información y proyección.
3º-Que es responsabilidad del
Ministerio de Obras Públicas y Transportes reunir, conservar, clasificar,
ordenar, describir, seleccionar, administrar y facilitar la información
generada en los diferentes procesos técnicos y administrativos de dicho
Ministerio.
4°-Que es necesario establecer y
fortalecer sistemas que permitan almacenar, organizar y custodiar la
información generada por la Institución, con la finalidad de facilitarla a los
usuarios internos y externos en forma ágil y oportuna; así como de mantenerla
en un adecuado estado de conservación, evitando su pérdida o deterioro.
5º- Que el Archivo Central del
Ministerio de Obras Públicas y Transportes es el encargado de centralizar todo
el acervo documental de las dependencias de la Institución, de acuerdo con los
plazos de emisión de documentos, por lo que se hace necesario dictar una
normativa para la organización interna de los documentos que custodia.
6°-Que se procedió a llenar el
Formulario de Evaluación Costo Beneficio que establece el artículo 12 bis del
Decreto Ejecutivo Nº 37045-MP-MEIC, en la Sección I "Control Previo de
Mejora Regulatoria", siendo que el mismo dio resultado negativo y que este
Reglamento no contiene trámites ni requisitos.
Por tanto,
DECRETAN:
REGLAMENTO DEL SISTEMA INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS DEL
MINISTERIO DE OBRAS PÚBLICAS Y TRANSPORTES
CAPÍTULO I
Disposiciones Generales
Artículo 1°-Glosario
Para los efectos de la correcta
aplicación del presente reglamento, los siguientes términos se definen así:
a) Archivo Central: Es el que centraliza la documentación tramitada
por todas las dependencias del Ministerio de Obras Públicas y Transportes, que
ya ha cumplido con el trámite administrativo que le dio origen.
b) Archivos de Gestión: Son los archivos de cada una de las
dependencias del Ministerio de Obras Públicas y Transportes.
c) Clasificación: Es una técnica que tiene como objetivo separar o
dividir en conjuntos los documentos, estableciendo clases, grupos o series, de
manera, que dichos grupos queden organizados formando parte de la estructura de
un todo.
d) Conservar: Es el conjunto de acciones que tienen como objetivo
evitar, detener y reparar el deterioro y daños sufridos por los documentos,
incluyendo métodos y técnicas de preservación y restauración y las medidas
necesarias para evitar su destrucción. Tiene dos elementos importantes: la restauración
y preservación.
e) Descripción: La descripción documental es el medio que se usa
para obtener la información contenida en los documentos y ofrecerla a los
interesados; por tanto lo que pretende es facilitar esta tarea a través del uso
de varios instrumentos.
f) Facilitación: Consiste en poner los documentos a disposición del
ente productor, los usuarios y público en general.
g) Fondo documental: Es la totalidad de documentos custodiados por
cada dependencia del Ministerio de Obras Públicas y Transportes.
h) Mando técnico: Potestad que tiene el Archivo Central para emitir
lineamientos de acatamiento obligatorio, en lo atinente a la materia de su
competencia, a los Archivos de Gestión; los cuales se dan a conocer por medio
de circulares, notas técnicas, oficios o informes técnicos.
i) Ordenación: Es unir un conjunto de documentos relacionándolos
unos con otros, de acuerdo con una unidad de orden establecida de antemano.
j) Tablas de plazos de conservación de documentos: Es un instrumento
en el que constan todos los tipos documentales producidos o recibidos en una
oficina o institución, en el cual se anotan todas sus características y se fija
el valor administrativo y legal.
k) Documento de archivo: Es una expresión testimonial, textual,
gráfica, manuscrita o impresa, en cualquier lenguaje natural o codificado, así
como en cualquier soporte: sonoro, en imagen o electrónico; que ha sido
producida o recibida en la ejecución o realización de las actividades
institucionales y que engloba el contenido, el contexto y la estructura,
permitiendo probar la existencia de esa actividad.
l) Tipo documental: Unidad documental producida o recibida por un
organismo en el desarrollo de sus funciones·, cuyo formato, contenido y el
soporte son homogéneos. Puede presentarse en forma individual (carta, circular)
o compuesto (expediente, acta, licitación).
Ficha articulo
Artículo 2 °- Ámbito de
Aplicación
El presente Reglamento regula la
organización y administración del Archivo Central y de los Archivos de Gestión
del Ministerio de Obras Públicas y Transportes y sus disposiciones son de
aplicación obligatoria.
Ficha articulo
Artículo 3 °- Sistema
Institucional de Archivos
Se denominará Sistema
Institucional de Archivos del Ministerio de Obras Públicas y Transportes al
conjunto formado por el Archivo Central y los Archivos de Gestión de dicho
Ministerio.
El Archivo Central ejercerá el
mando técnico en lo que respecta a las funciones archivísticas a realizar en la
organización de los archivos y será el responsable de reunir los documentos que
le son transferidos por los Archivos de Gestión, conforme las disposiciones
establecidas en el ordenamiento jurídico.
Ficha articulo
Artículo 4°- Atinencia de la
especialidad del personal del Archivo Central
El Archivo Central estará a cargo
de un profesional en Archivística, además de los profesionales, técnicos y
asistentes necesarios para el cumplimiento de sus objetivos y funciones.
Ficha articulo
CAPITULO II
Objetivo y funciones del Archivo Central y de los Archivos de Gestión
Artículo 5°- Objetivo del Archivo
Central
El Archivo Central del Ministerio
de Obras Públicas y Transportes tiene como objetivo reunir, conservar, clasificar,
ordenar, describir,. seleccionar, administrar y facilitar el acervo documental
transferido por las diferentes dependencias del Ministerio de Obras Públicas y
Transportes, que se ha gestado en el ejercicio de sus funciones y que se
conservan debidamente organizados para su utilización en la gestión administrativa,
la investigación y la información a los ciudadanos y la cultura.
Ficha articulo
Artículo 6°- Funciones del
Archivo Central
El Archivo Central del Ministerio
de Obras Públicas _y Transportes tendrá las siguientes funciones y actividades:
a) Coordinar con la Dirección
General del Archivo Nacional, la ejecución de las políticas archivísticas de la
Institución, emitidas por la Junta Administrativa del Archivo Nacional,
conforme lo dicta la Ley Nº 7202, Ley del .sistema Nacional de Archivos.
b) Comunicar a los Archivos de
Gestión las políticas archivísticas, velar por su aplicación en el Ministerio
de Obras Públicas y Transportes y asesorar técnicamente al personal de la
Institución que labore en dichos archivos.
c) Coordinar con las diferentes
instancias institucionales la organización y administración de los Archivos de
Gestión, que son la fuente primaria de información para alimentar el Archivo
Central.
d) Reunir todo el acervo
documental de las dependencias y oficinas del MOPT, de acuerdo con los plazos
de remisión de documentos establecidos.
e) Mantener técnicamente
organizados y conservados todos los documentos a su cargo.
f) Ejercer los controles
necesarios para el adecuado manejo, seguridad y conservación de la documentación
custodiada.
g) Facilitar el acceso a la
información a funcionarios del Ministerio, investigadores y ciudadanos en general,
salvo los documentos declarados secretos de estado, de acceso restringido o de
carácter confidencial, a los cuales se aplicará la normativa reguladora de la
materia.
h) Velar porque el Archivo
disponga de los medios técnicos que faciliten su labor.
i) Extender certificaciones o
constancias con base en los fondos documentales disponibles en el Archivo
Central.
j) Solicitar asesorías técnicas y
capacitación a la Dirección General del Archivo Nacional para evacuar dudas
cuando sea necesario.
k) Velar por la aplicación de
políticas archivísticas implementadas por la Junta Administrativa del Archivo
Nacional.
l) Coordinar con estudiantes que
realicen trabajos finales, prácticas supervisadas o trabajos comunales universitarios
en el campo de los archivos, dentro del Ministerio de Obras Públicas y
Transportes en beneficio del Archivo Central.
m) Ejecutar los acuerdos que el
Comité Institucional de Selección y Eliminación le designe.
n) Asistir a la Comisión
Interinstitucional de Jefes y Encargados de los Archivos Públicos (CIAP).
o) Designar a un representante al
Congreso Archivístico Nacional.
p) Elaborar un Plan Anual para
ser presentado al Jefe Inmediato Superior.
q) El encargado del Archivo
Central deberá ser integrante del Comité Institucional de Selección y Eliminación
de Documentos.
r) Proponer ante la Dirección de
Capacitación y Desarrollo, planes de capacitación necesarios para el personal a
cargo de los Archivos de Gestión y Archivo Central.
s) Realizar las transferencias de
documentos del Archivo Central a la Dirección General del Archivo Nacional,
siguiendo los procedimientos establecidos al efecto en el ordenamiento
jurídico.
t) Rendir un informe anual a la
Dirección General del Archivo Nacional, sobre el desarrollo archivístico del
Ministerio de Obras Públicas y Transportes y atender las consultas que le
formulen.
u) Solicitar las transferencias
de los Archivos de Gestión.
v) Realizar diagnósticos sobre la
información archivística en los Archivos de Gestión, con el objetivo de
verificar el cumplimiento de la legislación y normativa vigentes, a fin de
promover la eficiencia y la transparencia administrativa de la Institución.
w) Coordinar con la unidad
administrativa competente, la oficialización de un Manual de Procedimientos en
lo que respecta a los trámites a cargo del Archivo Central y los Archivos de Gestión.
x) Cualquier otra función que por
disposición de su superior jerárquico se le asignen y sean afines a su
competencia.
Ficha articulo
Artículo 7°-Objetivo general de
los Archivos de Gestión
Los Archivos de Gestión tendrán
como objetivos reunir, conservar, clasificar, ordenar, describir, administrar y
facilitar la documentación producida por su unidad, los cuales estarán bajo la responsabilidad
de los Directores y Jefes de éstas.
Ficha articulo
Artículo 8°- Deber de
colaboración de los Archivos de Gestión
Con el objetivo de que el Archivo
Central pueda cumplir con las disposiciones del presente Reglamento, en cuanto
a la organización de los documentos, todas las unidades y dependencias del Ministerio
de Obras Públicas y Transportes deben prestar la colaboración que este les
solicite.
Ficha articulo
Artículo 9°- Designación del
encargado de los Archivos de Gestión
Los Directores y Jefes de cada
una de las divisiones, direcciones, departamentos o unidades del Ministerio de
Obras Públicas y Transportes deberán nombrar un encargado de los Archivos de
Gestión de sus oficinas.
Ficha articulo
Artículo 10 °- De las Funciones
de los Encargados de los Archivos de Gestión:
Corresponderá a los encargados de
los Archivos de Gestión:
a) Aplicar los lineamientos que
emita el Archivo Central en la organización y conservación de documentos,
además podrá solicitarle la asesoría que requieran.
b) Reunir, ordenar, clasificar,
describir y facilitar los documentos conforme la normativa reguladora de la
materia, los lineamientos de la Junta Administrativa del Archivo Nacional y los
lineamientos que emita el Archivo Central.
c) Levantar las tablas de plazos
de conservación y eliminación de documentos.
d) Levantar la información de
aquellos documentos que se encuentran en los Archivos de Gestión y que su plazo
de conservación haya finalizado, según las tablas de plazos de conservación y
remitirla al Archivo Central, todo esto antes de llevar a cabo el proceso de
eliminación de los documentos.
e) Remitir al Archivo Central la
documentación de conformidad con los plazos establecidos en las Tablas de
Plazos de Conservación y Eliminación de Documentos.
f} Remitir los documentos
solicitados por el Archivo Central según lo dispone el Capítulo Quinto de este
Reglamento.
g) Participar de las actividades
de capacitación organizadas por el Archivo Central.
Ficha articulo
CAPITULO III
Edificio e
instalaciones del Archivo Central y de los Archivos de Gestión
Artículo 11 °- Áreas o espacios
físicos del Archivos Central
El lugar destinado para el
Archivo Central del Ministerio de Obras Públicas y Transportes deberá estar situado
en la sede central y contará con tres áreas definidas:
a) Área Administrativa.
b) Área de Consulta.
e) Área de Depósito.
Ficha articulo
Artículo 12 °- Factores a
considerar para la conservación de documentos
En el Archivo Central y en los
Archivos de Gestión se deberá tomar en cuenta para la conservación de sus documentos,
factores físicos, químicos y biológicos que provocan el deterioro del documento
de cualquier soporte, tales como humedad, temperatura, luz, contaminación
atmosférica, insectos, roedores, fuego e inundaciones, entre otros. Para tal
fin contarán con locales adecuados, estantería metálica, cajas libres de ácido
para guardar los documentos, equipo contra incendios, protección contra
inundaciones y los materiales, equipo y mobiliario que permitan una buena
conservación de los documentos; además deberán tener el cuidado necesario en el
manejo de estos.
Ficha articulo
Artículo 13 °.- Medidas de
preservación y control de documentos:
El Archivo Central deberá
observar todas las medidas de preservación y control de los documentos y sus locales
establecidos en el Reglamento a la Ley del Sistema Nacional de Archivos.
Ficha articulo
CAPÍTULO IV
De la Organización de
los Documentos
Artículo 14°- Sistema de
clasificación
El Archivo Central establecerá
los sistemas de clasificación de los documentos, tanto para el Archivo Central
como para los Archivos de Gestión, de conformidad con las necesidades
institucionales, respetando los principios de procedencia, el orden original y
los sistemas de clasificación regulados en el Reglamento a la Ley del Sistema
Nacional de Archivos.
Ficha articulo
Artículo 15° - Ordenación
documental
La ordenación es la asignación de
números o letras que se da a los documentos, así como su colocación en el
espacio correspondiente. En el Archivo Central y en los Archivos de Gestión la
ordenación se efectuará en· forma alfabética, cronológica o numérica.
Ficha articulo
Artículo 16°- Descripción
documental
Para la descripción de los
documentos del Archivo Central se utilizarán inventarios, registros, tablas de plazos
de conservación y listas de remisión.
Ficha articulo
Artículo 17º . Tabla de Plazos de
Conservación y Eliminación de Documentos.
Los plazos de transferencia de
los Archivos de Gestión a los Archivos Centrales y de éstos a la Dirección General
del Archivo Nacional, se fijarán en las tablas de plazos de conservación,
conforme los parámetros establecidos en el Reglamento a la Ley del Sistema
Nacional de Archivos; según corresponda según el valor administrativo y legal
asignado en dicha Tabla.
Ficha articulo
CAPÍTULO V
Del Ingreso de
Documentos al Archivo Central
Artículo 18 °- Transferencia de
documentos al Archivo Central
El encargado del Archivo Central
deberá solicitar a los Directores y encargados de las dependencias del Ministerio
de Obras Públicas y Transportes, la transferencia de los documentos con valor
administrativo y legal al depósito del Archivo Central, para lo cual
establecerá un cronograma anual de transferencias, de conformidad con los
plazos de conservación establecidos en la Tabla de Plazos de Conservación y Eliminación
de Documentos.
Ficha articulo
Artículo 19°- Requisitos para la
remisión de documentos al Archivo Central
Los encargados de los Archivos de
Gestión deberán enviar los documentos al Archivo Central debidamente organizados,
numerados, acompañados de una lista de remisión, en unidades de conservación
rotuladas, las cuales deben venir guardadas en cajas debidamente identificadas,
todo· según se establezca en el Manual de Procedimientos respectivo.
Ficha articulo
Artículo 20°- Rechazo
El Archivo Central no aceptará
remisiones de documentos que no cumplan con lo indicado en los artículos 18 y
19 del presente Reglamento, además se recibirá solamente la documentación que
haya cumplido con su vigencia administrativa- legal, según las tablas de plazos
de conservación de cada una de las dependencias.
Ficha articulo
Artículo 21 °- Transferencia de
documentos por eliminación o fusión de dependencias
En caso que alguna dependencia
del Ministerio de Obras Públicas y Transportes sea eliminada de la estructura
orgánica, la documentación será transferida en su totalidad al Archivo Central,
para lo cual el jerarca institucional deberá comunicar dicha disposición de
forma oportuna.
En caso de fusión de una o varias
unidades, la unidad receptora asumirá la totalidad de la documentación que se integra,
y con ello la administración y responsabilidad sobre la información contenida.
La transferencia de la información se realizará según los procedimientos
establecidos en el artículo 19 de este Reglamento.
Ficha articulo
CAPITULO VI
Consulta de
documentos
Artículo 22 °- Préstamo de
documentos y sus limitaciones
Todos los ciudadanos podrán
consultar los documentos que se custodian en los archivos del Ministerio de Obras Públicas y Transportes, salvo los que
constituyan secretos de Estado, conforme lo establece el artículo 30 de la
Constitución Política y el inciso 1) del artículo 273 de la Ley General de la
Administración Pública; también se exceptúa los documentos de acceso
restringido o bien de carácter confidencial, según lo establecido en el citado
artículo 273, en la Ley Nº 8422 "Ley contra la Corrupción y el
Enriquecimiento ilícito en la Función Pública", en la Ley N º 8968
"Protección de la persona frente al tratamiento de sus datos personales"
y/o cualquier otra normativa vigente.
Ficha articulo
Artículo 23°- Limitaciones para
la salida de documentos del Ministerio de Obras Públicas y Transportes
La documentación no podrá salir
del Ministerio de Obras Públicas y Transportes, salvo en los siguientes casos:
a) Solicitados por el Archivo
Nacional.
b) Exposiciones del Ministerio de
Obras Públicas y Transportes, con fines ilustrativos en las diferentes instituciones
públicas o privadas.
c) Requeridos por los Tribunales
de Justicia de la República, la Contraloría General de la República, la Procuraduría
General de la República u otras instituciones públicas en el ejercicio de sus
competencias.
d) Casos muy calificados mediante
acto razonado y por escrito, para lo cual deberá contar con el visto bueno del
Despacho de Ministro y del encargado del Archivo Central.
El préstamo se hará previo recibo
de la petición expresa efectuada por la Institución interesada, en la que se consignará
el nombre, número de cédula y el puesto que desempeña el funcionario que se
hará presente para retirar la documentación requerida, así como el número de teléfono
y la extensión en que puede ser localizado el solicitante. Para tales efectos
se deberá llenar una boleta de préstamo, la cual deberá confeccionarse según lo
estipulado en el Manual de Procedimientos oficializado por el Ministerio de
Obras Públicas y Transportes
Ficha articulo
Artículo 24 °- Boletas de
préstamo
Para solicitar el préstamo de
documentos para consulta, el interesado mostrará su documento de identificación
y completará la Boleta respectiva, con la información que se citan en el
artículo 30 del presente Reglamento. Todo usuario deberá respetar las
condiciones que se establecen en el numeral 28 de este cuerpo normativo.
En el caso de servidores de la
Institución, estos podrán llevar la documentación a sus oficinas, dejando constancia
del préstamo al firmar la boleta respectiva.
Ficha articulo
Artículo 25 °- Devolución de
documentos
Cuando los funcionarios no
efectúen la devolución de los documentos o expedientes al vencimiento del plazo
conferido, se solicitará por escrito la entrega de los mismos, la cual deberá
efectuarse dentro de los siguientes tres días. Vencido el término del nuevo
plazo, sin que el funcionario haga entrega de la documentación, se remitirá el
caso al Departamento de Relaciones Laborales, a fin de que establezca las responsabilidades
disciplinarias respectivas, previo debido proceso.
Si la documentación no es
devuelta, se interpondrán las denuncias penales respectivas, tomando en cuenta que
los documentos son patrimonio de la Institución.
Ficha articulo
CAPITULO VII
De la consulta de
documentos del Archivo Central
Artículo 26 °- Acceso a los
documentos
Todos los ciudadanos tendrán
acceso a la información contenida en los documentos del Archivo Central del Ministerio
de Obras Públicas y Transportes, con las limitaciones establecidas en el
artículo 22 de este Reglamento.
Ficha articulo
Artículo 27°- Acceso a la
información para investigaciones
Los investigadores que realicen
trabajos con información del Archivo, estarán obligados a entregar una copia
del trabajo realizado para incorporarlo al patrimonio del Archivo Central del
Ministerio de Obras Públicas y Transportes, si así se considera conveniente.
Ficha articulo
Artículo 28°- Condiciones a
respetar por los usuarios del Archivo Central
Los usuarios del Archivo Central
del Ministerio de Obras Públicas y Transportes no podrán fumar, beber o comer en
el área de consulta; tampoco se permitirá rayar, calcar, cortar, doblar,
arrugar, perforar, escribir sobre los documentos o sacarlos de los expedientes.
Ficha articulo
Artículo 29°- Limitaciones para
la reproducción de documentos
Se podrán hacer reproducciones de
los documentos mientras el Archivo Central del Ministerio de Obras Públicas y
Transportes no haya declarado lo contrario, o mientras el Archivista no indique
oposición a favor de la conservación de los mismos.
Ficha articulo
Artículo 30°- Trámite para la
consulta de documentos
Para la consulta de los
documentos en el Archivo Central, tanto por funcionarios como también por particulares,
el interesado presentará su documento de identificación y completar con letra
legible la boleta de préstamo con la siguiente información:
a) Fecha del préstamo
b) Cantidad de documentos
c) Descripción del material o
documentación solicitada
d) Dependencia que generó el
documento.
e) Año del documento
f) Número de expediente
g) Nombre completo del
solicitante
h) Firma del solicitante
i) Nombre de la dirección,
departamento o sección al cual pertenece el solicitante, cuando sea funcionario
de la Institución.
j) Fecha de entrega en que se
hace efectivo el préstamo del documento
k) Fecha de devolución, en los
casos en que proceda.
l)Firma del funcionario que
entrega.
Ficha articulo
Artículo 31 °-Expedientes de
exfuncionarios
Los expedientes de los
exfuncionarios no son de acceso público, por lo cual se facilitarán solamente
al ex servidor interesado o a los funcionarios del Ministerio de Obras Públicas
y Transportes que necesiten resolver algún proceso relacionado con el
exfuncionario, así como a las instituciones estatales y judiciales competentes
para tal fin, previa solicitud formal. Cualquier otro interesado en requerir
información de interés público relacionada con ex servidores, la solicitará a
las dependencias competentes, quienes determinarán la procedencia de
suministrarla, a la luz de la normativa que regula lo atinente a la confidencialidad
de datos personales.
Ficha articulo
Artículo 32° -Responsabilidades
de los prestatarios
Los expedientes o documentos
devueltos al Archivo Central serán revisados por el personal de éste, para constatar
su estado. En caso que algún documento presente daños, deberá notificársele al
Jefe del Archivo Central para que se realicen las gestiones correspondientes
ante el prestatario, a fin de que asuma el costo de la reparación o reposición
y si es un funcionario del MOPT, para que se establezca las gestiones respectivas
a fin de que se determinen las responsabilidades disciplinarias que procedan.
Ficha articulo
Artículo 33°.- Propiedad de la
documentación
Los documentos producidos o
recibidos en el Ministerio de Obras Públicas y Transportes como producto de su
gestión, cualquiera que sea su soporte: papel, película, cintas, disquetes,
serán propiedad de esta Institución durante su gestión y su permanencia en los
respectivos Archivos de Gestión y en el Archivo Central, salvo lo dispuesto en
el artículo 53 la Ley del Sistema Nacional de Archivos. Ninguna persona, funcionario
o no, podrá apropiarse de ellos. Conforme lo dispuesto. en dicha Ley, quien
transgrediere lo anterior, será sancionado de acuerdo con lo dispuesto en los
artículos 208 y 209 del Código Penal. En cualquier caso, además, se le obligará
a devolver los documentos.
Ficha articulo
Artículo 34 °.- Devolución
anticipada de documentación por parte de funcionarios del MOPT
Los funcionarios que sean
removidos de sus puestos, deberán devolver al Archivo Central todo documento que
hayan solicitado, antes de dejar su puesto de trabajo.
Cuando un funcionario se ausente
por un periodo mayor al del tiempo otorgado para el préstamo de la documentación,
ya sea por vacaciones, licencias o permisos, deberá devolver al Archivo Central
los documentos prestados, con la debida anticipación.
Ficha articulo
CAPITULO VIII
De la selección de
documentos
Artículo 35° - Comité
Institucional de Selección y Eliminación de Documentos:
El Comité Institucional de
Selección y Eliminación de Documentos estará integrado por:
a) El Encargado del Archivo
Central
b) El Director de la Dirección
Jurídica o su representante
c) El Director de la División
Administrativa o su representante
Las funciones del Comité son las
siguientes:
a. Evaluar y determinar la
vigencia administrativa y legal de los documentos de la institución. Para ello promoverá
la elaboración de tablas de plazos de conservación en los Archivos de Gestión y
en el Archivo Central.
b. Someter a la aprobación de la
Comisión Nacional de Selección y Eliminación, las tablas de plazos aprobadas
por el Comité Institucional.
c. Consultar a la Comisión
Nacional de Selección y Eliminación de Documentos, cuando se deban eliminar documentos
que hayan finalizado su trámite administrativo, y no existan tablas de plazos
aprobadas.
El proceso de selección y
eliminación de documentos deberá estar regulado por el Comité Institucional de Selección
y Eliminación de Documentos. Ningún funcionario podrá eliminar documentos sin
la aprobación de la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos.
En todo caso se actuará con
sustento en la resolución que emita la Comisión Nacional de Selección y Eliminación
de Documentos.
Ficha articulo
Artículo 36°-Acuerdos del Comité
Institucional de Selección y Eliminación de Documentos
Los acuerdos del Comité se
tomarán por mayoría y se consignarán en un libro de actas. Tales actas se formalizarán
según el inciso 1 del artículo 56 de la Ley General de la Administración
Pública y el inciso e) del artículo 22 de la Ley General de Control Interno.
Ficha articulo
Artículo 37°-Conservación,
custodia y eliminación de documentos
La conservación y la custodia de
los documentos de valor permanente y la eliminación de aquellos que lo han
perdido, se realizará de acuerdo con lo dispuesto en la Ley del Sistema
Nacional de Archivos Nº 7202 y en el Reglamento a dicha Ley, por tanto no se
podrán eliminar documentos que hayan sido declarados de valor
científico-cultural, o que no hayan cumplido su plazo de vigencia legal y
administrativa, de acuerdo con las tablas de plazos de conservación aprobadas.
El acto de eliminación de
documentos que carezcan de valor administrativo y legal por parte de los
Archivos de Gestión, una vez que se cuente con las autorizaciones respectivas,
será fiscalizado por el Archivo Central, el cual, previo al acto, deberá
verificar que los documentos a eliminar hayan perdido su vigencia. El acto de eliminación
se hará constar en una Acta que será suscrita por los funcionarios presentes.
La eliminación de documentos
custodiados por el Archivo Central, también se hará constar en un Acta, que suscribirá
el Encargado del Archivo y los funcionarios que participen en el proceso.
En todo proceso de eliminación de
documentos estos deben convertirse en material no legible, a fin de garantizar
la confidencialidad de la información contenida en ellos.
Ficha articulo
Artículo 38°-Traspaso de
documentos a la Dirección General del Archivo Nacional
El Archivo Central remitirá a la
Dirección General del Archivo Nacional, aquellos documentos que tengan valor
científico-cultural, previa determinación de la Comisión Nacional de Selección
y Eliminación de Documentos. Lo anterior conforme los plazos fijados en las
tablas de plazos de conservación. La remisión de tales documentos deberá estar
acompañada de la declaratoria de valor científico-cultural extendida por la
citada Comisión y se efectuará conforme lo establecido en el Reglamento a la
Ley del Sistema Nacional de Archivos.
Ficha articulo
CAPITULO IX
Sanciones
Disciplinarias
Artículo 39 °-Daños a los
documentos
En caso que algún documento que
haya sido prestado a un funcionario del MOPT sea devuelto dañado, se remitirá un
informe con los elementos probatorios correspondientes al Departamento de
Relaciones Laborales, para que conforme lo dispuesto en el artículo 41 inciso
9) del Reglamento Autónomo de Servicios del Ministerio de Obras Públicas y Transportes,
se establezcan las responsabilidades disciplinarias correspondientes, previo
debido proceso.
Ficha articulo
Artículo 40.- No devolución de
documentos otorgados en préstamo
Cuando un funcionario no efectúe
la entrega de documentos prestados en la
fecha y hora de vencimiento establecidos, vencido el término del nuevo plazo otorgado
para tales efectos, conforme lo establecido en el artículo 25 del presente
Reglamento, sin que haga entrega de la documentación, se remitirá el caso al Departamento
de Relaciones Laborales, para que tomando en cuenta que los documentos son
patrimonio de la Institución, se establezcan las responsabilidades
disciplinarias correspondientes, previo debido proceso.
Ficha articulo
Artículo 41 °- Vigencia. Rige a
partir de su publicación.
Dado en la Presidencia de la
República.-San José, a los 13 días del mes de octubre del dos mil dieciséis.
Ficha articulo
Fecha de generación: 26/4/2024 02:10:40
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