Artículo 8º—Son funciones del Departamento de Gestión Administrativa:

1  En materia de recepción de correspondencia:

a) Establecer lineamientos administrativos para facilitar al usuario externo e interno la comunicación telefónica con las diferentes áreas del CONESUP y brindar información sobre las universidades privadas y carreras autorizadas.

b) Determinar los lineamientos administrativos para brindar la atención personalizada, rápida y eficaz, del usuario externo e interno.

c) Establecer los lineamientos administrativos para agrupar la correspondencia recibida por la recepción de CONESUP y desplazarla a la Dirección Ejecutiva.

d) Establecer lineamientos administrativos para registrar y trasladar los documentos que se reciben de las diferentes unidades de este Consejo hacia la Dirección Ejecutiva para su respectiva firma y posterior notificación al interesado.

e) Determinar lineamientos administrativos para mantener un control de la documentación, tramitada por el CONESUP en el Área de análisis y la Asesoría Jurídica.

   2  En materia de secretaría:

a)    Determinar lineamientos administrativos para evacuar todas las consultas que los usuarios realizan en forma telefónica.

b)    Establecer los lineamientos administrativos para llevar el control de toda la documentación que ingresa para la Dirección Ejecutiva.

c)    Implementar los lineamientos administrativos para llevar el control del registro de la asistencia de los funcionarios.

d)    Establecer los lineamientos administrativos para llevar el control de la proveeduría.

    3 En materia de archivo y documentación:

a) Determinar lineamientos administrativos en cuanto al procedimiento seguido con la documentación recibida por parte de la Secretaría de Actas, incluyendo la misma, con todo lo aprobado y denegado en sesión.

b) Establecer lineamientos administrativos en cuanto al procedimiento seguido con el archivo de títulos anulados y declaraciones juradas que envían las universidades.

c) Establecer lineamientos administrativos en cuanto a la evacuación al cliente interno y externo, de todo tipo de consultas referentes a la documentación de las universidades privadas.

d) Determinar lineamientos administrativos en cuanto al procedimiento seguido con el préstamo de documentación a los funcionarios del CONESUP.

e) Determinar lineamientos administrativos en cuanto al procedimiento seguido con el préstamo de documentación a los estudiantes o a los funcionarios de las universidades.

f)  Determinar lineamientos administrativos en cuanto al procedimiento seguido para el archivo de acuerdos tomados en sesión.

g) Determinar lineamientos administrativos para la elaboración de certificaciones.

4  En materia de sistemas de información y estadística:

a) Establecer los lineamientos administrativos para mantener la base de datos consistentes con el fin de brindar ágilmente información precisa y actualizada.

b) Implementar los lineamientos administrativos para mantener en forma consistente y actualizada los datos brindados por la Dirección Ejecutiva para una mejor atención de las consultas realizadas por esta Dirección.

c) Determinar los lineamientos administrativos para mantener de forma consistente y actualizada los datos brindados por la Dirección Ejecutiva para una mejor atención de las consultas realizadas por esta Dirección y público en general.

d) Establecer los lineamientos administrativos para actualizar y mantener de forma consistente los datos suministrados por la Secretaría de Actas y Dirección Ejecutiva para una mejor atención de las consultas realizadas por esta Dirección y público en general.

e) Determinar los lineamientos administrativos para implementar internamente aplicaciones para mantener un formato unificado de los datos entre la oficina de estadísticas y cada universidad.

5  En materia de programación y ejecución presupuestaria:

a) Velar por el cumplimiento del Plan Estratégico y la elaboración, seguimiento y puesta en ejecución del Plan Anual Operativo.

b) Apoyar a la Dirección Ejecutiva en la elaboración del anteproyecto presupuestario.

c) Realizar el control presupuestario definido en las partidas y subpartidas y los bienes adquiridos así como sus controles internos, según los indicadores establecidos por el Ministerio de Hacienda y el Ministerio de Educación Pública.

d) Ejecutar el proceso de compra y abastecimiento amparados a las Leyes y Reglamentos conexos al CONESUP.

e) Mantener el control del inventario de bienes y equipos asignados a esta dependencia.

f)  Llevar controles cruzados entre las dependencias para abastecer o brindar mantenimiento.

g) Supervisar que todo el personal cuente con los materiales necesarios para el desempeño de sus labores.

6  En materia de servicios de apoyo:

a) Supervisar que la ejecución de la limpieza el orden del departamento se lleve de una forma correcta y cumplida.

b) Definir las acciones administrativas de apoyo con el personal de oficina para que las tareas de carácter secretarial se ejecuten y así cumplir con los cronogramas propuestos y atención de recursos, procesos contenciosos, recursos de amparos y otras gestiones afines que requieran una pronta respuesta.

7  En materia de control interno:

a) Coordinar con los departamentos del CONESUP los mecanismos de control interno y correlacionar sus acciones con el plan estratégico para maximizar las funciones.

b) Realizar reuniones periódicas con los departamentos para velar por el cumplimiento del control interno.

c) Elaborar los informes de cumplimiento de avance que se remiten a las autoridades respectivas.

d) Coordinar con la Dirección Ejecutiva sobre las acciones de mejoramiento.